2026年蔬菜种植公司批发商经销商合作管理制度

2026年蔬菜种植公司批发商经销商合作管理制度第一章总则第一条制度目的为规范公司与批发商、经销商（以下统称“合作方”）的合作全流程，明确合作双方的权利与义务，保障公司鲜菜（叶菜类、瓜果类、根茎类等）供应的稳定性、品质安全性及市场价格秩序，减少合作纠纷，提升合作效率与双方经济效益，结合公司鲜菜销售业务实际，制定本制度。第二条适用范围本制度适用于公司与所有从事鲜菜批发、零售分销业务的合作方开展的合作，包括：区域性农产品批发市场批发商、连锁商超合作经销商、社区团购平台供应商等；涉及合作方筛选、合作协议签订、产品供应、质量管控、结算付款、合作评估与退出等全流程；不适用于公司直销客户（如大型餐饮企业、单位食堂）及个人消费者。第三条管理部门销售部为合作方管理的归口部门，负责牵头开展合作方筛选、合作协议洽谈与签订、日常合作对接、订单协调及合作评估；质量管控部负责提供鲜菜质量标准，配合销售部开展合作方资质审核，监督鲜菜交付质量；物流部负责按合作协议要求，协调鲜菜冷链配送，确保按时交货；财务部负责合作方结算对账、货款回收，监督付款合规性；各部门需协同配合，保障合作顺畅。第二章合作方筛选管理第四条合作方筛选标准资质合规要求：合作方需具备合法经营资质，提供营业执照（经营范围包含“农产品批发/零售”）、食品经营许可证（若经营预包装鲜菜需额外提供）；从事鲜菜批发业务3年以上的，需提供近2年无食品安全违法违规记录的承诺书（可通过当地市场监管部门查询验证）；若合作方为连锁商超经销商，需提供商超品牌授权合作证明。经营能力要求：批发商需具备稳定的销售渠道（如覆盖3个及以上农贸市场摊位、日均鲜菜销售量不低于500公斤），拥有自有或合作的仓储设施（需符合鲜菜临时存储要求，配备降温设备，存储温度≤15℃）；经销商需具备完善的分销网络（如覆盖10个及以上社区门店、具备30分钟内响应订单的能力），拥有配送车辆（优先选择具备冷藏功能的车辆）。信誉与合作意愿要求：合作方需无严重商业失信记录（如拖欠货款、虚假宣传），近1年无客户重大投诉（可通过行业协会或合作方现有客户了解）；需认同公司鲜菜品质标准与合作理念，愿意配合公司开展质量追溯（如提供销售流向记录），接受公司对市场价格的合理管控。第五条合作方筛选流程初步筛选：销售部通过行业展会、农产品批发市场推荐、现有合作方介绍等渠道收集合作方信息，填写《合作方信息登记表》，根据本制度第四条标准进行初步审核，筛选出符合基础条件的候选合作方。实地考察：销售部联合质量管控部，对候选合作方开展实地考察，考察内容包括：仓储设施条件（如存储面积、温度控制、卫生状况）、销售渠道真实性（如实地走访合作农贸市场/社区门店）、物流配送能力（查看配送车辆数量及冷藏设备）、内部质量管控流程（如是否有鲜菜验收、存储记录），填写《合作方实地考察表》，记录考察结果。综合评估与确定：考察完成后，销售部组织质量管控部、财务部开展综合评估，从资质合规性（30分）、经营能力（40分）、信誉与合作意愿（30分）三个维度打分，总分80分及以上的合作方可纳入“合格合作方名录”；评估通过的，由销售部报分管领导审批后，正式建立合作意向；评估未通过的，需书面告知原因，6个月内不得再次申请合作。第三章合作协议管理第六条合作协议内容核心条款需明确：①合作期限（原则上1-2年，可约定期满自动续期条件）；②产品供应范围（明确合作的鲜菜品种，如“上海青、樱桃番茄、胡萝卜”，约定每个品种的最低月采购量，避免订单波动过大）；③质量标准（参照公司鲜菜质量标准，明确外观要求（无黄叶、无虫蛀、无破损）、农残标准（符合GB2763《食品安全国家标准食品中农药最大残留限量》）、验收方式（如“到货后2小时内抽样检测，检测合格后方可接收”））；④价格与结算（约定定价机制，如“按当日市场行情浮动，上浮/下浮不超过基准价的5%”，明确结算周期（如“月结，每月5日前对账，15日前付款”）、付款方式（银行转账、承兑汇票等）及逾期付款违约金（如“按日0.05%计算”））；⑤交货与售后（约定交货地点（如“合作方仓储点”“指定批发市场摊位”）、交货时间（如“每日6:00前到货”）、质量问题处理（如“到货后发现质量问题，24小时内反馈，公司无条件退换货”））。附加条款：需约定市场管控要求（如合作方不得低于约定底价销售，防止恶性竞争）、信息保密（合作方不得泄露公司产品成本、供应渠道等敏感信息）、合作终止条件（如“连续3个月未达到最低采购量”“累计2次出现重大质量问题”）。第七条协议签订与备案协议洽谈：销售部根据评估结果，与合作方就协议条款进行洽谈，重点确认价格、结算、质量责任等核心内容，洽谈过程需形成《协议洽谈记录》，双方签字确认；涉及特殊条款（如独家代理、大额授信），需报公司总经理审批。协议签订：协议条款确认无误后，由销售部拟定正式合作协议（一式三份，公司留存两份，合作方留存一份），经销售部负责人、法务专员（若有）审核后，由公司法定代表人或授权代表与合作方签字盖章；协议签订后，销售部需在3个工作日内将协议副本抄送质量管控部、物流部、财务部备案，作为后续合作执行的依据。第四章合作执行管理第八条订单与供应管理订单对接：合作方需提前24小时通过公司指定渠道（如订单系统、微信对接群、电话）提交鲜菜采购订单，订单需明确品种、数量、交货日期及特殊要求（如“番茄需7成熟”“叶菜类需小包装”）；销售部需在2小时内确认订单，若公司库存不足或无法满足特殊要求，需立即与合作方沟通调整，避免订单延误。供应保障：销售部根据订单需求，协调生产基地安排鲜菜采收、预冷与包装，对接物流部确定配送方案；若遇特殊情况（如恶劣天气导致采收延迟、交通管制影响配送），需提前6小时告知合作方，协商调整交货时间；每月需确保订单满足率不低于95%（因合作方自身原因取消订单除外）。第九条质量管控与验收质量标准告知：合作协议签订后，销售部需向合作方提供《公司鲜菜质量标准手册》，明确各品种验收细则（如“上海青单株重量≥30克，黄叶率≤5%”“番茄直径≥5厘米，畸形果率≤3%”）；首次合作前，需组织合作方开展质量标准培训，确保其了解验收流程。交货验收：物流部按订单要求将鲜菜送达指定地点后，合作方需在2小时内完成验收，验收内容包括：数量核对（允许误差±2%）、外观检查（按质量标准筛选不合格品）、温度检查（冷链配送的鲜菜中心温度需符合约定，如叶菜类≤4℃）；验收合格的，合作方需在《鲜菜交货验收单》上签字确认；验收不合格的，需立即拍照取证，24小时内书面反馈销售部，销售部联合质量管控部核实后，安排退换货或折价处理，不得拖延。第十条结算与付款管理对账：每月5日前，销售部需与合作方核对上月订单明细、交货验收记录、质量问题处理情况，形成《月度对账确认单》，明确应付货款金额（扣除不合格品退款、违约金等）；合作方需在3个工作日内确认对账结果，无异议则签字盖章回传，有异议需及时沟通调整。付款：财务部根据确认的《月度对账确认单》，按合作协议约定的结算周期（如“月结15天”）安排付款，付款前需核实合作方发票（需提供合法有效的增值税发票）；若合作方存在逾期付款（超过约定付款时间7天），财务部需暂停付款，销售部需督促合作方付款，逾期期间按协议约定收取违约金；对长期合作、信誉良好的合作方，可申请适当延长付款周期（最长不超过30天），需报总经理审批。第五章合作维护与评估第十一条合作维护定期沟通：销售部需与合作方建立月度沟通机制（如每月10日召开线上会议），了解合作方销售情况、市场反馈（如客户对鲜菜品质的意见）、后续订单需求，及时解决合作中出现的问题（如配送延迟、包装改进）；遇重大节日（如春节、国庆）或销售旺季，需提前15天沟通备货计划，保障供应稳定。售后支持：合作方在销售过程中遇到鲜菜质量投诉（如客户反映农残超标），需第一时间告知销售部，销售部需联合质量管控部在24小时内开展调查，核实责任（属公司质量问题的，无条件协助合作方处理投诉，承担赔偿责任；属合作方存储不当的，指导其改进存储方式）；定期向合作方提供鲜菜种植技术、保鲜知识培训，提升其销售能力。第十二条合作评估评估周期与内容：销售部每季度对合作方开展一次评估，年度进行综合评估；评估内容包括：①采购量达标率（实际采购量/约定最低采购量×100%）；②订单响应率（按时确认订单次数/总订单次数×100%）；③质量投诉率（质量投诉次数/总交货次数×100%）；④付款及时率（按时付款次数/总付款次数×100%）；⑤市场管控合规性（是否存在低价倾销、窜货等违规行为）。评估结果应用：评估结果分为“优秀（90分及以上）”“合格（70-89分）”“不合格（70分以下）”；优秀合作方可享受激励政策（如“下季度采购价下浮3%”“优先供应稀缺品种”）；合格合作方需针对薄弱环节（如“付款及时率低”）制定改进计划，销售部跟踪改进效果；不合格合作方需暂停合作1个月，整改后重新评估，仍不合格的，终止合作协议。第六章合作终止与责任追究第十三条合作终止流程主动终止：合作期满，公司或合作方需终止合作的，需提前30天书面通知对方，明确终止日期；合作期内，因一方原因（如公司停止某品种种植、合作方转型不再经营鲜菜）需提前终止的，需提前45天通知，双方协商处理剩余订单、库存清理及货款结算，避免产生纠纷。强制终止：合作方出现以下情况，公司可强制终止合作，无需提前通知：①连续3个月采购量未达到约定最低采购量的50%；②累计2次出现鲜菜农残超标等重大质量问题；③逾期付款超过30天，经催告后仍不付款；④违反市场管控要求，低价倾销或窜货，严重影响公司品牌形象；强制终止后，销售部需出具《合作终止通知书》，明确终止原因及后续处理要求（如“15日内结清所有货款”）。终止后交接：合作终止后，双方需在15日内完成交接，包括：剩余鲜菜退货（未拆封、仍在保质期内的可协商退货）、货款结清、公司提供的资料（如质量标准手册）回收；销售部需及时将合作终止信息告知质量管控部、物流部、财务部，停止后续订单与配送。第十四条责任追究合作方责任：①合作方未按协议约定采购，导致公司鲜菜积压变质的，需按鲜菜成本价赔偿损失；②合作方违反质量约定，擅自更改鲜菜包装、掺杂劣质鲜菜销售，损害公司品牌形象的，需承担品牌修复费用（按实际支出计算），同时公司有权追究其法律责任；③合作方逾期付款的，需按协议约定支付违约金，逾期超过60天的，公司有权通过法律途径追讨货款。公司内部责任：①销售部未按协议保障供应，导致合作方缺货损失的，追究相关负责人责任，扣减当月绩效工资；②质量管控部未严格把控鲜菜质量，导致合作方因质量问题被投诉的，追究检测人员责任，扣减季度绩效工资；③财务部未按协议及时付款，导致合作方不满的，追究结算人员责任，限期整改。第七章附则第十五条制度解释权本制度的制定、解释