汽车维修公司维修合同管控制度

汽车维修公司维修合同管控制度

第一章总则第一条为加强汽车维修合同管理，规范合同订立、履行、存档等全流程操作，防范经营风险，维护公司与客户合法权益，提升服务质量与品牌信誉，依据《中华人民共和国民法典》《中华人民共和国消费者权益保护法》及国家有关汽车维修行业管理规定，结合公司实际，制定本制度。第二条本制度适用于公司所有汽车维修业务（含整车维修、零部件更换、保养服务、应急救援等）涉及的书面合同、电子合同及补充协议的管理。第三条合同管理应遵循合法合规、平等自愿、公平诚信、权责清晰、风险可控的原则，确保合同内容真实准确，履行过程可追溯。第四条公司行政部牵头负责合同管理制度的制定、修订及监督执行；业务部门（维修接待部、技术部）负责合同的初步拟定与履行；法务部负责合同的法律审核与风险评估；财务部负责合同款项的结算与监督。第二章合同订立第五条合同订立前，业务部门应核实客户身份信息（个人客户需留存身份证复印件，企业客户需留存营业执照副本复印件），明确客户需求，填写《维修需求确认单》，经客户签字确认后作为合同附件。第六条维修合同需采用书面形式（含符合《电子签名法》规定的电子合同），合同文本应使用公司统一制定的标准模板。特殊业务需调整条款的，须经法务部审核同意。第七条合同应包含以下核心条款：（一）双方基本信息：公司名称、地址、联系方式；客户姓名（或单位名称）、身份证号（或统一社会信用代码）、联系方式、车辆牌照号。（二）维修项目：明确维修内容、工时定额及费用、材料清单（含品牌、规格、型号、数量、单价，注明原厂或副厂配件）。（三）质量标准：参照国家汽车维修技术标准及公司服务规范，约定质保期限（如整车维修质保期不少于3个月或5000公里，以先到为准）。（四）履行期限：预计维修开始及完成时间，因不可抗力或客户原因延误的，应书面告知并协商调整。（五）付款方式：明确预付款比例、结算方式（现金、转账、电子支付等）及付款期限。（六）违约责任：双方违约情形及责任承担方式（如公司逾期交付车辆的赔偿标准、客户逾期付款的违约金比例）。（七）争议解决：约定协商、调解、仲裁或诉讼的解决途径（优先选择属地仲裁或诉讼）。第八条合同拟定后，业务部门需提交法务部审核，审核通过后由授权代表签字并加盖公司合同专用章；客户签字（或电子签名）确认后生效。严禁无授权签署合同。第三章合同履行第九条业务部门应严格按照合同约定执行维修任务，不得擅自变更维修项目或配件。确需调整的，须以书面形式（含微信、短信等可追溯方式）通知客户，经客户确认并签署补充协议后方可实施。第十条维修过程中，应做好全程记录（含维修工单、配件领用单、检测报告等），相关单据需客户签字确认，作为合同履行的佐证材料。第十一条车辆维修完成后，业务部门应通知客户验收。验收内容包括维修项目完成情况、车辆性能测试结果等，验收合格后客户签署《维修验收单》，作为结算依据。第十二条财务部应依据合同及验收单办理结算，确保款项收取符合合同约定；客户逾期付款的，业务部门应及时催收，并按合同约定追究违约责任。第四章合同存档与查阅第十三条合同生效后，业务部门应在3个工作日内将合同原件（或电子合同存档件）提交行政部存档。存档材料包括合同正文、补充协议、需求确认单、验收单、配件清单等全套资料。第十四条行政部应建立合同台账，记录合同编号、客户信息、合同金额、履行状态、存档位置等信息，实现动态管理。合同存档期限不少于5年（自合同履行完毕之日起计算），涉及重大争议的合同需永久存档。第十五条公司内部人员查阅合同需填写《合同查阅申请表》，经部门负责人批准后方可查阅，严禁私自复制或泄露合同信息；外部单位查阅需经总经理批准，并办理登记手续。第五章风险管控第十六条建立合同风险识别机制，重点关注以下风险点：客户信息不实、维修项目约定模糊、配件质量争议、付款延迟、违约责任不明确等。第十七条风险防范措施：（一）业务部门应严格核实客户身份及车辆信息，确保合同主体真实有效；（二）法务部应定期修订合同模板，完善风险防控条款；（三）维修过程中，对关键环节（如配件更换、故障检测）进行拍照或视频留痕，保存证据；（四）对大额合同或新客户合同，可要求客户提供担保或预付款，降低履约风险。第十八条发生合同纠纷时，业务部门应及时上报法务部，共同制定处理方案。优先通过协商解决，协商不成的，按合同约定启动仲裁或诉讼程序，最大限度维护公司权益。第六章监督与考核第十九条行政部每季度对合同管理情况进行检查，重点检查合同订立规范性、履行完整性、存档及时性等，形成检查报告并通报各部门。第二十条建立合同管理考核机制，将合同履约率、纠纷发生率、存档合格率等指标纳入业务部门绩效考核。对合同管理优秀的部门或个人予以奖励，对违规操作造成损失的，追究相关人员责任。第七章附则第二十一条本制度由公司行政部负责解释。第二十二条本制度自发布之日起施