销售合同评审及签订流程规范

销售合同评审及签订流程规范一、规范适用范围与应用目标本规范适用于企业所有销售合同的评审、签订及后续管理全流程，涉及销售部、法务部、财务部、业务负责人及公司管理层等相关部门及人员。旨在通过标准化流程，保证合同条款合法合规、权责清晰，有效防范经营风险，保障企业合法权益，同时提高合同处理效率，促进销售业务有序开展。二、合同评审及签订全流程操作细则（一）需求发起与合同草拟责任部门/人：销售部（业务经理*）操作说明：（1）业务经理*与客户就销售产品/服务、价格、交付方式、付款条件、违约责任等核心条款达成初步共识后，根据公司《销售合同模板》起草合同文本，保证内容完整、表述准确。（2）合同应包含但不限于以下核心要素：合同编号（按“年份+部门简称+序号”规则编制，如“2024XS001”）、合同双方基本信息（名称、地址、法定代表人等）、标的物名称/规格型号、数量、单价及总价、质量标准、交付时间与地点、验收方式、付款进度与账户、违约责任、争议解决方式、合同生效条件等。输出文件：《销售合同（草案）》《合同评审发起表》（附件1）。（二）多部门联合评审责任部门/人：销售部（业务经理）、法务部（法务专员）、财务部（财务经理）、业务负责人（销售总监）操作说明：（1）销售部初审：业务经理*核对合同内容与客户沟通结果是否一致，保证产品/服务描述、价格、交付日期等关键信息无误，填写《合同评审发起表》中“销售部意见”栏，提交至法务部。（2）法务部评审：法务专员*重点审核合同合法性、合规性及条款完整性，包括：主体资格（对方营业执照、授权委托书等是否有效）；条款合法性（如违约责任、知识产权归属是否符合法律法规）；权责对等性（双方权利义务是否明确，是否存在显失公平条款）；风险点提示（如不可抗力、争议解决方式约定是否明确）。法务部需在1个工作日内完成评审，填写“法务部评审意见”，对存在问题的条款提出修改建议，反馈至销售部。（3）财务部评审：财务经理*审核合同中的付款方式、收款账户、税费承担、信用政策（如账期、额度）等财务相关条款，评估企业资金风险及客户信用状况，填写“财务部评审意见”，重点关注：付款进度与企业现金流是否匹配；是否存在预付款、质保金等约定，比例是否合理；对方账户信息是否完整准确（需核对开户许可证或银行开户证明复印件）。（4）业务负责人审批：销售总监*结合业务需求及各部门评审意见，对合同的商业可行性、利润空间及风险可控性进行综合评估，签署“业务负责人审批意见”，确认是否推进签订。输出文件：《合同评审发起表》（各部门评审意见完整版）、修订后的《销售合同（修订稿）》。（三）合同修订与二次确认责任部门/人：销售部（业务经理）、法务部（法务专员）、财务部（财务经理*）操作说明：（1）销售部根据法务部、财务部及业务负责人的评审意见，与客户沟通修订合同条款，形成《销售合同（修订稿）》。（2）若评审过程中存在重大分歧（如对方不接受违约责任条款、付款条件无法达成一致），销售部需组织召开专题协调会（参会人员包括业务经理、法务专员、财务经理、销售总监），与客户协商解决方案，保证争议条款达成一致。（3）修订完成后，销售部将《销售合同（修订稿）》及《合同评审发起表》再次提交法务部、财务部确认，保证所有风险点已妥善处理。输出文件：《销售合同（最终版）》《合同评审发起表》（最终确认版）。（四）最终审批与用印申请责任部门/人：销售部（业务经理）、总经理办公室（行政专员）、总经理操作说明：（1）销售部将最终版合同及完整的《合同评审发起表》提交至总经理办公室，申请用印审批。（2）总经理办公室审核合同审批流程是否完整（销售部初审、法务部评审、财务部评审、业务负责人审批均已完成）、合同份数是否符合要求（正本2份，双方各执1份；副本根据部门需求确定份数）。（3）总经理对合同进行最终审批，重点评估重大合同（金额超过[具体金额，如50万元]）的战略影响及整体风险，签署《合同用印申请表》（附件2）。输出文件：《合同用印申请表》（总经理审批签字版）、最终版合同文本。（五）合同签订与交付责任部门/人：销售部（业务经理）、总经理办公室（行政专员）操作说明：（1）行政专员*凭审批完成的《合同用印申请表》，在合同指定盖章位置加盖公司公章（或合同专用章），保证“骑缝章”齐全（多页合同需逐页加盖骑缝章）。（2）业务经理*负责与客户签订合同，核对双方签字/盖章是否完整（对方需加盖公章及法定代表人签字或授权代表签字，并留存对方授权委托书原件），签订完成后及时将正本合同收回1份，副本分至销售部、财务部、法务部存档。（3）签订后1个工作日内，业务经理*在CRM系统中更新合同状态，并将合同扫描件至公司共享文档，保证相关部门可查阅。输出文件：已签订的《销售合同》（正本、副本）、CRM系统合同状态更新记录。（六）合同归档与后续管理责任部门/人：销售部（业务经理）、法务部（档案管理员）、财务部（档案专员*）操作说明：（1）销售部将收回的合同正本、合同评审资料（含《合同评审发起表》《用印申请表》）、对方资质文件（营业执照复印件、授权委托书等）整理成册，于签订后3个工作日内提交至法务部归档。（2）法务部档案管理员*对合同资料进行编号、登记，存入公司合同档案柜，电子版同步存入档案管理系统，保证“档账一致”。（3）财务部根据合同条款约定，跟踪付款进度、开具发票及收款情况，定期与销售部核对合同履行状态，对逾期未付款或未履行义务的合同，及时上报业务负责人及法务部处理。输出文件：合同档案（纸质+电子版）、合同履行跟踪记录表。三、合同评审及签订常用模板表格附件1：合同评审发起表合同编号合同名称销售方客户名称标的物数量合同金额（元）付款方式交付日期业务经理评审部门评审意见评审人日期销售部法务部财务部业务负责人备注附件2：合同用印申请表合同编号合同名称用印份数申请部门用印原因申请人审批流程销售部意见：签字：日期：法务部意见：签字：日期：财务部意见：签字：日期：业务负责人意见：签字：日期：总经理审批：签字：日期：四、合同评审及签订关键注意事项（一）条款完整性风险合同必须包含本规范“二、（一）”中列明的核心要素，避免因条款遗漏（如争议解决方式、违约责任）导致纠纷。例如质量标准需明确国家标准、行业标准或具体参数，避免模糊表述如“符合行业要求”。（二）评审时效性管理各部门需在规定时限内完成评审（法务部、财务部为1个工作日，业务负责人为2个工作日），保证合同流程高效推进。若遇紧急合同（如客户要求3日内签订），需提前向总经理申请“加急评审流程”，明确各部门完成时间。（三）用印与档案规范合同用印必须凭审批完整的《合同用印申请表》，严禁在空白合同或未审批合同上盖章；签订合同时需核对对方主体资格，留存对方营业执照复印件（加盖公章）、法定代表人身份证明及授权委托书（如由授权代表签订），避免因“假章”“假人”导致法律风险；合同档案需长期保存，保存期限不少于合同履行完毕后5年，电子档案需定期备份，防止数据丢失。（四）风险动态跟踪合同签订后，销售部需每月跟踪履行情况（如交付进度、验收确认、付款状态），对可能存在的履约风险（如客户延迟付款、原材料涨价导致交付困难）及时上报，并协同法务部、财务部制定应对方案。（五）特殊情况处理合同变更：若履行过程中需变更合同内容（如数量、价格、交付日期），需参照原评审流程签订《补充协议