2025年行政执法案卷质量自查报告

2025年行政执法案卷质量自查报告为全面规范行政执法行为，提升执法案卷质量，切实保障行政相对人合法权益，我单位严格对照《中华人民共和国行政处罚法》《XX省行政执法案卷评查办法》等法律法规及上级部门关于执法案卷质量的具体要求，于2025年X月至X月组织开展了为期X个月的行政执法案卷质量专项自查工作。本次自查覆盖2024年度1月1日至2024年12月31日期间办结的全部一般程序行政处罚案卷、行政许可案卷及行政检查案卷，通过“全面普查+重点抽查”“人工评查+系统核验”“问题倒查+整改复查”相结合的方式，对案卷的程序合法性、实体准确性、文书规范性及归档完整性进行了全流程、全要素梳理。现将自查情况报告如下：一、自查工作开展情况为确保自查工作严谨有序，我单位成立了由分管法治工作的副局长任组长，法规科、执法监督科、各业务执法大队负责人为成员的专项自查领导小组，制定《2025年行政执法案卷质量自查工作方案》，明确“问题零遗漏、整改零拖延、责任零模糊”的工作目标。自查范围涵盖市场监管、城市管理、生态环境、交通运输4个主要执法领域，共抽取一般程序行政处罚案卷327份（占同期结案总数的85%）、行政许可案卷186份（占同期办结总数的90%）、行政检查案卷152份（占同期检查总数的70%）。评查标准严格依据《XX省行政处罚案卷评查标准（2023修订版）》《行政许可文书格式规范（2024）》等文件，从“程序合规性、事实认定、法律适用、文书制作、立卷归档”5个维度设置28项具体评分指标，其中程序合规性占比40%、实体内容占比30%、文书规范占比20%、归档管理占比10%。自查过程中，采取“三步评查法”确保结果客观公正：第一步由各执法大队开展内部交叉互评，每队抽取20%案卷进行初评并形成问题清单；第二步由法规科组织专业法制审核人员进行二次复核，重点核查初评中遗漏的程序瑕疵、法律适用错误等问题；第三步通过行政执法综合管理监督信息系统调取电子案卷数据，与纸质案卷比对，核查执法流程线上线下同步性、信息录入完整性。同时，针对2024年省、市两级案卷评查中反馈的12项问题开展“回头看”，确保历史问题整改到位。二、存在的主要问题经全面梳理，当前执法案卷质量主要存在以下问题：（一）程序合法性方面存在的问题一是部分行政处罚案件立案程序不规范。抽查的327份行政处罚案卷中，有18份存在立案超期问题，占比5.5%。其中，某市场监管大队办理的“XX超市销售过期食品案”，现场检查发现违法线索时间为2024年3月15日，但立案审批表填写的立案时间为3月28日，超出《市场监督管理行政处罚程序规定》要求的“7个工作日内立案”时限。二是调查取证程序存在瑕疵。42份案卷（占比12.8%）存在取证方式单一、证据链不完整问题，如某城管大队办理的“XX工地施工噪声扰民案”，仅以周边居民口头投诉作为主要证据，未调取噪声监测报告、执法记录仪视频等客观证据；11份案卷（占比3.4%）存在询问笔录制作不规范问题，询问人与记录人为同一人，且未在笔录中注明原因。三是听证程序执行不到位。2024年共发出听证告知书9份，但实际组织听证仅3次，其余6起案件虽当事人未申请听证，但案卷中未留存当事人放弃听证的书面声明或记录，存在程序瑕疵风险。四是法律文书送达不规范。23份案卷（占比7.0%）存在送达回证填写不全问题，其中15份未注明送达方式（直接送达/邮寄送达），8份未填写送达日期；3份通过邮寄送达的案卷未附邮政回执单，无法证明送达有效性。（二）实体内容方面存在的问题一是事实认定不够严谨。56份行政处罚案卷（占比17.1%）存在违法事实描述模糊问题，如某生态环境执法大队办理的“XX企业超标排放案”，仅记录“排放废水污染物浓度超过标准”，未具体说明超标因子（如COD、氨氮）、超标倍数（如1.5倍）及持续时间（如连续3日），导致违法情节认定缺乏依据。二是法律适用存在偏差。29份案卷（占比8.9%）存在法律条款引用错误或不完整问题，其中12份将“责令改正”与“行政处罚”合并表述时，未明确引用《行政处罚法》第二十八条关于责令改正的具体规定；7份引用已废止的地方性法规（如《XX市市容管理条例（2018）》），未更新为2023年新修订版本；10份未在处罚决定书中列明裁量基准依据，仅笼统表述“依据相关规定”。三是自由裁量权行使不够规范。41份案卷（占比12.5%）存在裁量说理不充分问题，如某交通执法大队办理的“XX货运公司超载案”，违法超载30%以上（属较重情节），但处罚金额仅按一般情节确定，案卷中未说明从轻处罚的具体理由（如主动消除危害后果、配合调查等）；6份案卷存在同案不同罚现象，2起违法事实、情节基本相同的“无照经营案”，处罚金额相差40%，且未在案卷中说明差异原因。（三）文书制作与归档方面的问题一是文书格式不统一。受执法人员流动性大、新入职人员培训不足等因素影响，部分案卷存在文书格式混乱问题：19份行政许可案卷（占比10.2%）的《受理通知书》未使用全省统一模板，编号规则不一致；27份行政处罚案卷（占比8.2%）的《行政处罚决定书》未按要求在正文首段列明当事人基本信息（如个体工商户未注明经营者姓名），导致文书辨识度降低。二是文字表述不严谨。38份案卷（占比11.6%）存在表述歧义或语法错误，如某城管大队案卷中“当事人于2024年5月1日至5月3日连续三天未履行门前三包义务”，误写为“2024年5月1日至3日连续三天”，易引发对“3日”是指5月3日还是3天的歧义；12份案卷存在法律术语使用不规范问题，将“行政处罚事先告知书”简写为“处罚告知书”，不符合《XX省行政执法文书基本规范》要求。三是立卷归档不规范。22份案卷（占比6.7%）存在材料缺失问题，其中15份缺少现场检查笔录的当事人签字（或拒签说明），7份缺少案件集体讨论记录；18份案卷（占比5.5%）存在归档顺序混乱问题，将处罚决定书置于证据材料之前，不符合“结论性文书在后”的归档要求；9份案卷（占比2.7%）存在复印件未注明“与原件核对无误”及核对人签名问题，影响证据效力。（四）执法信息化系统应用问题随着2024年全省行政执法综合管理监督信息系统全面上线运行，部分执法人员对系统操作不熟练，导致线上线下案卷数据不同步。抽查的152份行政检查案卷中，有43份（占比28.3%）存在系统录入不及时问题，现场检查完成后3个工作日内未将检查结果、整改要求等信息录入系统；27份行政处罚案卷（占比8.2%）存在电子文书与纸质文书内容不一致问题，如系统中《调查询问笔录》记载的当事人陈述内容与纸质案卷存在3处关键信息差异（时间、数量），主要因执法人员未及时同步修改电子文档所致；11份案卷（占比3.4%）存在电子签章使用不规范问题，部分文书仅加盖电子公章，未按要求由执法人员电子签名，影响文书法律效力。三、问题原因分析深入剖析问题根源，主要存在以下四方面原因：一是执法人员业务能力参差不齐。近年来新招录执法人员占比达35%，部分人员对《行政处罚法》修订内容、新出台的《XX省行政裁量权基准制定和管理办法》等掌握不扎实，尤其在证据规则、法律适用、文书制作等方面缺乏系统训练，导致程序性、实体性问题多发。二是执法制度执行不够严格。虽已制定《行政执法程序规范》《执法文书模板汇编》等制度，但部分执法大队存在“重办案、轻规范”倾向，对制度落实情况缺乏常态化督导，如立案时限、送达程序等规定未严格执行，暴露出内部监督机制的薄弱环节。三是执法培训针对性不足。2024年组织的4次执法培训中，3次以政策解读为主，仅1次涉及案卷制作实务，且培训内容未结合本单位近年案卷评查问题“量身定制”，导致培训与实际需求存在脱节，未能有效提升执法人员的实操能力。四是信息化系统配套保障不到位。全省执法系统上线后，仅开展了1次集中操作培训，后续未针对新功能（如电子签章、数据比对）进行专项指导，加之系统部分模块（如文书模板自动生成）功能不完善，客观上增加了执法人员的操作难度，影响了数据录入的准确性和及时性。四、整改措施及下一步计划针对自查发现的问题，我单位已制定《行政执法案卷质量整改清单》，明确责任部门、整改时限和验收标准，确保问题“清单化管理、销号式整改”。（一）立行立改，全面纠正现存问题对自查中发现的327份行政处罚案卷、186份行政许可案卷、152份行政检查案卷的问题，已分类建立整改台账：-对程序不规范问题（如立案超期、送达回证缺失），要求相关执法大队于2025年X月X日前补充完善程序材料，法规科逐一复核确认；-对实体内容问题（如法律适用错误、裁量说理不充分），组织法制审核人员与办案人员共同梳理案件事实，重新核对法律依据，于X月X日前完成文书修正；-对文书制作与归档问题（如格式不统一、材料缺失），参照全省统一模板重新制作文书，按《XX省行政执法案卷归档办法》调整归档顺序，补充缺失材料，于X月X日前完成案卷重新装订；-对信息化系统问题（如数据不同步、电子签章不规范），组织技术人员对系统数据进行全面核查，修正错误信息，并要求执法人员在案件办理中同步更新线上线下数据，确保“双轨一致”。（二）固本强基，提升执法队伍专业能力一是强化业务培训。制定《2025年执法能力提升培训计划》，每季度开展1次“案卷评查实务”专题培训，邀请法院行政庭法官、高校法学教授针对证据规则、法律适用、文书写作等难点进行案例教学；每月组织“执法微课堂”，由法规科骨干结合近期案卷问题讲解《行政处罚法》《行政许可法》等重点条款，2025年年内实现执法人员轮训全覆盖。二是建立“传帮带”机制。为新入职执法人员配备“导师”（由5年以上执法经验、案卷评查优秀的骨干担任），通过“一对一”指导案件办理、案卷制作，帮助其快速掌握执法规范。三是推行“案例库”建设。收集整理2024年以来评查中发现的典型问题案卷，编制《行政执法常见问题案例汇编》，作为日常学习资料，通过“问题案例+规范指引”的形式，增强执法人员的规范意识。（三）完善机制，强化执法全过程监督一是修订《行政执法程序规范》。针对立案时限、调查取证、听证程序等易出错环节，细化操作标准：明确“线索核查后7个工作日内立案，特殊情况需经分管领导批准并在案卷中注明理由”；规定“调查取证需至少2名执法人员参与，询问笔录需由询问人、记录人分别签名”；要求“当事人放弃听证的，需在听证告知书送达回证中注明‘放弃听证’并签字确认”。二是建立“三级审核”制度。案件办理实行“承办人初审、大队法制员复审、法规科终审”三级审核，重点核查程序合规性、法律适用准确性及文书规范性，未经终审通过的案件不得结案归档。三是完善案卷质量考核机制。将案卷质量纳入执法人员年度考核，占比不低于20%；对连续2次评查中出现严重问题（如法律适用错误、程序重大违法）的执法人员，暂停其办案资格并进行专项培训；对案卷质量优秀的执法人员，在评优评先、职务晋升中予以优先考虑。（四）科技赋能，提升执法信息化水平一是加强系统操作培训。联合省执法监督局技术团队，针对电子签章、文书模板自动生成、数据同步等功能开展2期专项培训，确保执法人员熟练掌握系统操作；在办公平台开设“执法系统答疑专栏”，由技术人员实时解答操作疑问。二是优化系统功能配置。向省执法监督局反馈系统运行中发现的问题（如文书模板更新不及时、数据比对功能不完善），推动开发“法律条款自动检索”“裁量基准智