公司报销制度及流程详解

公司报销制度及流程详解一、引言在公司的日常运营中，报销是一项常见且重要的财务管理活动。合理的报销制度和规范的报销流程，不仅有助于公司有效控制成本，确保资金的合理使用，还能保障员工的合法权益，提高工作效率。本制度及流程将详细阐述公司报销的各个方面，以确保公司报销工作的顺利进行。二、适用范围本制度适用于公司全体员工的各类费用报销，包括但不限于差旅费、办公用品费、业务招待费、通讯费、交通费等。三、报销原则1.真实性原则员工报销的费用必须是实际发生的，且与公司的业务活动相关。严禁虚报、谎报费用，一经发现，将按照公司的相关规定进行严肃处理。2.合理性原则报销的费用应符合公司的业务需求和财务预算，费用支出应合理、必要。对于明显超出正常范围的费用，公司有权拒绝报销。3.合规性原则报销的费用必须符合国家法律法规和公司的财务管理制度。所有报销凭证应真实、合法、有效，且符合税务部门的要求。四、报销凭证要求1.发票-所有报销必须提供正规发票，发票应包含以下基本信息：发票抬头（必须为公司全称）、发票日期、商品或服务名称、数量、单价、金额、销售方名称、发票专用章等。-发票应清晰、完整，不得涂改、刮擦。如有发票丢失，应及时取得原开票单位的发票存根联或记账联复印件，并加盖开票单位的发票专用章，同时提供书面说明，经部门负责人和财务部门审核批准后，方可作为报销凭证。-对于增值税专用发票，应在规定的认证期限内进行认证，逾期未认证的，不得作为进项税额抵扣凭证。2.其他凭证除发票外，根据报销业务的不同，还可能需要提供其他相关凭证，如合同、协议、订单、行程单、住宿费明细单、餐饮消费清单等。这些凭证应与发票相互印证，以证明费用的真实性和合理性。五、各类费用报销制度及流程（一）差旅费报销1.定义差旅费是指员工因工作需要到外地出差所发生的交通费、住宿费、伙食补助费和市内交通费等费用。2.出差申请员工出差前应填写《出差申请单》，详细注明出差地点、出差时间、出差事由、预计费用等信息，并经部门负责人和公司领导审批同意。未经批准的出差，费用不予报销。3.交通费报销-交通工具选择：员工应根据出差任务的紧急程度和实际情况，合理选择交通工具。一般情况下，应优先选择经济实惠的交通工具，如火车、长途客车等。如需乘坐飞机，应提前申请，并经公司领导批准。-报销标准：交通费报销应按照公司规定的标准执行。具体标准如下：-火车：可报销硬卧车票；特殊情况需要乘坐软卧或高铁一等座及以上的，需经公司领导批准。-飞机：经济舱机票可全额报销；如需乘坐商务舱或头等舱，需经公司领导特批，且只能报销经济舱票价标准以内的费用。-长途客车：凭有效车票按实际金额报销。-市内交通费：出差期间的市内交通费可按照每人每天一定金额的标准进行报销，具体标准根据出差地区的不同而定。-报销流程：员工出差结束后，应将交通费发票粘贴在《差旅费报销单》上，并附上《出差申请单》和行程单，经部门负责人审核、财务部门审核后，报公司领导审批。审批通过后，方可办理报销手续。4.住宿费报销-住宿标准：住宿费报销应按照公司规定的标准执行。具体标准根据出差地区的不同分为不同档次，员工应在规定的标准内选择合适的住宿场所。-报销流程：员工应提供住宿费发票和住宿费明细单，发票上应注明住宿日期、住宿人数、单价、金额等信息。住宿费报销应与《出差申请单》和行程单相符，超出标准的部分，费用自理。住宿费报销流程与交通费报销流程相同。5.伙食补助费和市内交通费报销-报销标准：伙食补助费和市内交通费实行定额包干制度，按照出差天数和公司规定的标准进行报销，不再凭票报销。具体标准根据出差地区的不同而定。-报销流程：员工在《差旅费报销单》上填写伙食补助费和市内交通费金额，并经部门负责人审核、财务部门审核后，报公司领导审批。审批通过后，方可办理报销手续。（二）办公用品费报销1.定义办公用品费是指公司为满足日常办公需要而购买的办公用品、办公设备及耗材等费用。2.采购申请各部门需要购买办公用品时，应提前填写《办公用品采购申请单》，注明办公用品的名称、规格、数量、预计金额等信息，并经部门负责人审批同意。办公用品采购应遵循节约、实用的原则，避免浪费。3.采购流程办公用品由公司行政部门统一采购。行政部门根据各部门的采购申请，选择合适的供应商进行采购。采购完成后，应及时办理入库手续。4.报销流程采购人员应将办公用品发票、采购清单和入库单粘贴在《费用报销单》上，并经部门负责人审核、财务部门审核后，报公司领导审批。审批通过后，方可办理报销手续。（三）业务招待费报销1.定义业务招待费是指公司为开展业务活动而发生的招待客户的餐饮费、礼品费、娱乐费等费用。2.招待申请员工因工作需要招待客户时，应提前填写《业务招待申请单》，注明招待对象、招待时间、招待地点、招待事由、预计费用等信息，并经部门负责人和公司领导审批同意。未经批准的业务招待费用，不予报销。3.报销标准业务招待费报销应按照公司规定的标准执行。具体标准根据业务招待的对象和业务性质的不同而定。一般情况下，业务招待费应控制在一定的范围内，不得随意超支。4.报销流程员工应将业务招待费发票、消费清单和《业务招待申请单》粘贴在《费用报销单》上，并经部门负责人审核、财务部门审核后，报公司领导审批。审批通过后，方可办理报销手续。同时，财务部门应按照税法规定，对业务招待费进行纳税调整。（四）通讯费报销1.定义通讯费是指员工因工作需要发生的手机话费、固定电话费等费用。2.报销标准公司根据员工的岗位和工作需要，制定了不同的通讯费报销标准。具体标准如下：-部门经理及以上人员：每月通讯费报销标准为[X]元。-普通员工：每月通讯费报销标准为[X]元。3.报销流程员工应提供通讯费发票，并在发票上注明手机号码或固定电话号码。通讯费报销应按照公司规定的标准执行，超出标准的部分，费用自理。员工将通讯费发票粘贴在《费用报销单》上，并经部门负责人审核、财务部门审核后，报公司领导审批。审批通过后，方可办理报销手续。（五）交通费报销1.定义交通费是指员工在本市内因工作需要发生的公共交通费、出租车费等费用。2.报销标准交通费报销应按照公司规定的标准执行。一般情况下，员工应优先选择公共交通工具出行，如公交车、地铁等。如需乘坐出租车，应注明乘车时间、乘车地点、乘车事由等信息，并经部门负责人审核同意。3.报销流程员工将交通费发票粘贴在《费用报销单》上，并经部门负责人审核、财务部门审核后，报公司领导审批。审批通过后，方可办理报销手续。六、报销审批流程1.员工填写报销单员工根据报销业务的类型，填写相应的报销单，并将报销凭证粘贴在报销单后面。报销单应填写完整、准确，不得涂改。2.部门负责人审核部门负责人对员工的报销申请进行审核，主要审核报销事项的真实性、合理性和必要性，以及报销凭证的完整性和合规性。审核通过后，部门负责人在报销单上签字确认。3.财务部门审核财务部门对报销申请进行审核，主要审核报销凭证的合法性、有效性和准确性，以及报销金额是否符合公司的报销标准和财务预算。审核通过后，财务部门在报销单上签字确认。4.公司领导审批公司领导对报销申请进行最终审批，主要审批报销事项是否符合公司的战略目标和业务需求。审批通过后，公司领导在报销单上签字确认。5.报销支付财务部门根据公司领导审批通过的报销单，办理报销支付手续。报销款项一般通过银行转账的方式支付到员工的个人银行账户。七、报销时间规定1.日常报销员工应在费用发生后的[X]个工作日内办理报销手续。逾期未报销的，需说明原因，并经部门负责人和财务部门审核同意后，方可办理报销手续。2.差旅费报销员工出差结束后，应在[X]个工作日内办理差旅费报销手续。如因特殊情况无法按时报销，应提前向财务部门说明情况。八、监督与处罚1.监督机制公司财务部门应定期对报销业务进行检查和审计，以确保报销制度和流程的执行情况。同时，鼓励员工对违规报销行为进行举报，公司将对举报属实的员工给予一定的奖励。2.处罚措施对于违反报销制度和流程的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚。具体处罚措施如下：-对于