2026年燃气供应公司供应商质量约谈管理制度

2026年燃气供应公司供应商质量约谈管理制度第一章总则第一条为规范本公司供应商质量约谈管理工作，及时处置供应商提供产品或服务的质量问题，保障燃气生产运营所需物资、服务的质量安全，维护公司合法权益和燃气供应稳定，依据《中华人民共和国产品质量法》《中华人民共和国政府采购法》《城镇燃气管理条例》等相关法律法规及本公司供应商管理实际情况，制定本制度。第二条本制度所称供应商质量约谈，是指公司针对合作供应商提供的燃气添加剂、抢修工具、管材配件、检测设备等产品质量不达标，或售后服务、供货及时性不符合合作约定等问题，约见供应商相关负责人沟通核实情况、明确整改要求、督促落实整改的管理活动。第三条本制度适用于本公司所有合作供应商（包括产品供应商、服务供应商）的质量约谈发起、组织、实施、整改跟踪等全流程管理，公司采购部门、质量管理部门、安全生产管理部门及相关业务部门均须严格遵守。第四条供应商质量约谈遵循“实事求是、权责对等、整改闭环、源头管控”的原则，以解决实际质量问题为核心，督促供应商提升产品/服务质量，防范同类问题重复发生。第五条公司建立供应商质量约谈台账，统一记录约谈事由、过程、整改要求及落实情况，将约谈整改结果纳入供应商年度考核评价体系，作为后续合作、招标采购的重要依据。第二章约谈管理职责第六条采购部门是供应商质量约谈的牵头组织部门，负责发起约谈申请、通知供应商参会、组织约谈会议、整理约谈纪要，跟踪整改方案落实情况，对接供应商反馈的整改信息。第七条质量管理部门负责核实供应商产品/服务的质量问题，提供质量检测报告、问题核查记录等佐证材料，提出针对性的整改要求和验收标准，参与约谈会议并监督整改验收。第八条安全生产管理部门参与涉及燃气安全的核心产品（如燃气添加剂、管材、防爆设备）质量问题的约谈，从安全运营角度提出整改要求，评估整改措施的安全性和有效性。第九条法务部门根据需要参与约谈，针对供应商违约行为提出法务意见，明确公司索赔、追责等权利主张，保障公司合法权益。第十条各业务使用部门负责反馈供应商产品/服务的实际使用问题，提供现场使用异常记录，配合核实质量问题成因，参与整改效果的现场验收。第三章约谈情形与启动条件第十一条供应商出现下列情形之一的，启动一般质量约谈：（一）单次抽检中产品关键指标轻微偏离合格标准，不影响安全使用且可快速整改的；（二）供货延迟1-3个工作日，未造成公司运营损失的；（三）售后服务响应不及时，但未影响设备维护、抢修作业的；（四）用户对供应商配套服务的投诉单次发生，且问题可即时解决的。第十二条供应商出现下列情形之一的，启动严重质量约谈：（一）单次抽检中产品核心质量指标不合格，或连续2次抽检出现轻微质量问题的；（二）供货延迟超过3个工作日，或单次供货数量短缺超过10%，影响公司正常运营的；（三）售后服务未按约定时限完成，导致设备维护滞后、抢修作业受阻的；（四）同一类质量问题被公司累计反馈2次仍未整改的；（五）用户对供应商产品/服务的投诉累计达3次及以上的。第十三条供应商出现下列情形之一的，启动重大质量约谈：（一）提供的产品存在重大质量缺陷，引发燃气泄漏、设备故障等安全隐患，或造成安全事故的；（二）提供假冒伪劣产品、无合格证明产品，或篡改产品检测报告的；（三）连续3次及以上抽检产品质量不合格，或严重质量问题整改后仍不达标；（四）因供货中断、产品质量问题导致公司燃气供应中断、大规模用户停气的；（五）拒不配合公司质量核查，或隐瞒产品质量问题的。第十四条一般质量约谈由采购部门直接启动；严重质量约谈须经采购部门申请、质量管理部门审核后启动；重大质量约谈须报公司管理层审批后启动，必要时邀请公司分管领导参会。第四章约谈实施流程第十五条约谈发起：约谈牵头部门填写《供应商质量约谈申请》，明确约谈事由、涉及产品/服务名称、质量问题详情、佐证材料、拟参会人员及约谈时间建议，按审批权限完成审核或审批。第十六条约谈通知：审批完成后，采购部门须提前3个工作日以书面或邮件形式通知供应商，明确约谈时间、地点、参会人员、约谈议题及需供应商准备的材料（如质量问题说明、整改方案初稿等），确保供应商知晓约谈核心事项。第十七条约谈开展：（一）约谈会议由采购部门负责人主持，参会人员核实供应商身份，说明约谈目的和核心议题；（二）质量管理部门、业务使用部门依次陈述质量问题，出示检测报告、现场记录等佐证材料；（三）允许供应商就质量问题作出说明，提供相关证明材料，公司参会人员可就问题细节向供应商提问核实；（四）双方沟通确定整改要求，明确整改期限、整改措施及验收标准，重大质量问题须明确违约责任及索赔要求；（五）专人记录约谈过程，完整记录各方发言要点、达成的整改共识及未达成一致的争议事项。第十八条约谈纪要：约谈结束后2个工作日内，采购部门整理形成《供应商质量约谈纪要》，明确质量问题、整改要求、整改期限、验收标准等核心内容，经公司参会人员签字后送达供应商，供应商须在3个工作日内签字确认并反馈，对纪要内容有异议的可书面说明，无异议的须按纪要落实整改。第五章约谈整改与跟踪第十九条供应商须在约谈纪要确认后5个工作日内，向采购部门提交书面整改方案，明确整改责任人、整改措施、进度安排及保障措施，重大质量问题的整改方案须经公司质量管理部门审核通过后方可实施。第二十条采购部门联合质量管理部门跟踪整改进度，定期向供应商了解整改情况，必要时到供应商生产或服务现场核查整改落实状态，对整改滞后的供应商及时提醒，督促按期完成。第二十一条整改验收：整改期限届满后，质量管理部门按约定验收标准开展整改验收，验收方式包括产品抽检、现场核查、服务回访等；验收合格的，恢复正常合作；验收不合格的，一般质量问题再次约谈督促整改，严重或重大质量问题按约定暂停合作、扣减履约保证金，直至终止合作。第二十二条重大质量问题整改验收不合格的，公司可按合作协议追究供应商违约责任，包括索赔经济损失、终止合作、将供应商纳入黑名单等，必要时通过法律途径解决。第六章档案管理第二十三条公司建立供应商质量约谈档案，由采购部门统一管理，档案内容包括约谈申请、约谈通知、佐证材料、约谈记录、约谈纪要、整改方案、整改验收记录等。第二十四条约谈档案以电子和纸质形式双重保存，电子档案定期备份，纸质档案保存期限不少于5年；涉及重大质量事故或法律纠纷的约谈档案，保存期限延长至纠纷解决后3年。第二十五条采购部门每季度汇总供应商约谈及整改情况，形成《供应商质量约谈季度汇总报告》，报公司管理层，作为供应商评级、淘汰、续合作的重要依据。第七章责任追究第二十六条公司内部人员有下列行为之一的，视情节轻重给予警告、绩效扣分、调离岗位等处理；造成经济损失的，承担相应赔偿责任：（一）发现供应商质量问题未及时上报，或拖延启动约谈导致问题扩大的；（二）约谈过程中弄虚作假、隐瞒关键信息，或泄露公司约谈核心要求的；（三）未按要求跟踪整改进度，或整改验收流于形式导致不合格产品流入运营环节的；（四）收受供应商财物，包庇供应商质量问题的。第二十七条供应商拒不配合约谈、未按要求整改或整改验收不合格的，公司视情节