内部采购会审制度

PAGE内部采购会审制度一、总则（一）目的为加强公司内部采购管理，规范采购流程，提高采购决策的科学性和透明度，防范采购风险，确保采购活动合法合规、公平公正、高效有序进行，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有采购项目，包括但不限于物资采购、服务采购、工程采购等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：采购过程应遵循公平竞争原则，保证所有参与采购的供应商享有平等的机会，不受歧视。3.公开透明原则：采购信息应及时、准确、完整地公开，接受公司内部监督和相关部门的检查。4.效益原则：在保证采购质量的前提下，努力降低采购成本，提高采购效益。二、采购会审组织架构及职责（一）采购会审领导小组1.组成人员：由公司高层管理人员担任，包括总经理、副总经理、财务总监等。2.职责审批采购战略规划和年度采购计划。审议重大采购项目的采购方式、采购预算、采购合同等重要事项。协调解决采购过程中的重大问题和争议。（二）采购会审工作小组1.组成人员：由采购部门、财务部门、法务部门、需求部门等相关人员组成。2.职责负责采购项目的初审工作，对采购需求、供应商资质、采购文件、采购合同等进行审核。收集、整理采购会审相关资料，组织会审会议，记录会审意见和结果。根据会审意见，跟踪采购项目的执行情况，确保采购合同的有效履行。（三）采购部门1.职责负责采购项目的发起和组织实施，制定采购方案和采购文件。对供应商进行调查、评估和选择，建立供应商档案。组织采购谈判，签订采购合同，并负责采购合同的执行和跟踪。定期向采购会审工作小组汇报采购项目进展情况。（四）财务部门1.职责参与采购预算的编制和审核，提供财务专业意见。对采购项目的资金使用情况进行监督和审核，确保资金安全。审核采购合同中的财务条款，防范财务风险。（五）法务部门1.职责审查采购文件和采购合同的合法性和合规性，防范法律风险。为采购活动提供法律咨询和法律支持，处理采购过程中的法律纠纷。（六）需求部门1.职责提出采购需求，明确采购项目的规格、数量、质量要求等。参与供应商的评估和选择，提供需求部门的意见和建议。配合采购部门进行采购项目的验收工作。三、采购会审流程（一）采购申请1.需求部门根据业务需要，填写《采购申请表》，详细说明采购项目的名称、规格、数量、质量要求、预算金额、采购时间等信息，并提交相关证明材料。2.《采购申请表》经需求部门负责人审核签字后，提交至采购部门。（二）采购初审1.采购部门收到《采购申请表》后，对采购需求进行初步审核，核实需求的合理性和必要性。2.采购部门根据采购需求，制定采购方案，包括采购方式、采购预算、采购时间安排等，并组织相关人员对采购方案进行讨论和完善。3.采购部门对供应商进行调查和筛选，收集供应商的资质证明、业绩情况、产品质量等信息，建立供应商备选名单。4.采购部门根据采购方案和供应商备选名单，编制采购文件，包括招标文件、询价文件、谈判文件等，并提交至采购会审工作小组进行初审。（三）会审会议1.采购会审工作小组收到采购文件后，组织召开会审会议。会审会议由采购会审工作小组组长主持，采购部门、财务部门、法务部门、需求部门等相关人员参加。2.采购部门介绍采购项目的基本情况、采购方案、供应商备选名单等内容，并对采购文件进行详细解读。3.财务部门对采购预算的合理性和资金使用情况进行审核，提出财务意见和建议。4.法务部门对采购文件和采购合同的合法性和合规性进行审查，防范法律风险。5.需求部门对采购需求的准确性和完整性进行确认，提出需求部门的意见和建议。6.与会人员对采购文件进行充分讨论，发表意见和建议，对采购项目的采购方式、采购预算、采购合同等重要事项进行审议。7.采购会审工作小组根据会审意见，形成《采购会审意见表》，明确采购项目的审核结果和改进建议。（四）审批决策1.《采购会审意见表》经采购会审工作小组组长签字后，提交至采购会审领导小组进行审批。2.采购会审领导小组根据采购会审意见，对采购项目进行审批决策。对于重大采购项目，需经公司高层管理人员集体研究决定。3.采购项目经审批通过后，采购部门按照审批意见组织实施采购活动。（五）采购执行1.采购部门根据采购合同，与供应商签订采购合同，并按照合同约定组织采购项目的实施。2.采购部门在采购项目实施过程中，应及时跟踪采购进度，协调解决采购过程中出现的问题，确保采购项目按时、按质、按量完成。3.需求部门应配合采购部门做好采购项目的验收工作，对采购项目的质量、数量、规格等进行验收，确保采购项目符合需求部门的要求。（六）采购验收1.采购项目完成后，采购部门应及时组织需求部门、财务部门、法务部门等相关人员进行验收。2.验收人员根据采购合同和相关验收标准，对采购项目的质量、数量、规格等进行验收，并填写《采购验收报告》。3.《采购验收报告》经验收人员签字确认后，提交至采购部门存档。对于验收不合格的采购项目，采购部门应及时与供应商协商解决，要求供应商采取整改措施或重新提供货物，直至验收合格。（七）采购付款1.采购部门根据采购合同和《采购验收报告》，填写《采购付款申请表》，详细说明采购项目的名称、采购金额、付款方式、付款时间等信息，并提交相关证明材料。2.《采购付款申请表》经采购部门负责人审核签字后，提交至财务部门进行审核。3.财务部门对采购付款申请进行审核，核实采购项目的真实性、合法性和合规性，以及采购合同的执行情况和资金使用情况。4.财务部门审核通过后，按照公司财务管理制度和采购合同约定，办理采购付款手续。四、采购会审相关文件管理（一）采购文件管理1.采购部门负责采购文件的编制、审核、发放、回收和存档等工作。2.采购文件应包括采购申请表、采购方案、采购文件、采购合同、采购验收报告等相关资料，确保采购文件的完整性和准确性。3.采购文件应按照公司档案管理制度进行分类、编号、装订和存档，便于查阅和管理。（二）会审记录管理1.采购会审工作小组负责采购会审记录的整理、归档和保管等工作。2.采购会审记录应包括会审会议纪要、采购会审意见表、采购项目审批文件等相关资料，记录采购项目的会审过程和结果。3.采购会审记录应按照公司档案管理制度进行分类、编号、装订和存档，作为采购项目的重要档案资料，保存期限按照公司相关规定执行。五、监督与考核（一）内部监督1.公司内部审计部门负责对采购活动进行定期审计和监督，检查采购项目的合法性、合规性和效益性。2.公司纪检监察部门负责对采购活动中的违规违纪行为进行调查和处理，维护公司的利益和形象。3.采购部门应定期向公司内部审计部门和纪检监察部门汇报采购项目的进展情况和会审结果，接受内部监督检查。（二）外部监督1.公司应积极接受政府相关部门的监督检查，配合政府部门做好采购项目的监管工作。2.公司应建立健全供应商投诉处理机制，及时处理供应商的投诉和举报，维护供应商的合法权益。（三）考核评价1.公司应建立采购工作考核评价制度，对采购部门