学院印章安全管理制度

学院印章安全管理制度一、学院印章安全管理制度

第一章总则

第一条为规范学院印章的使用与管理，确保印章安全，维护学院合法权益，根据《中华人民共和国印章管理条例》及有关规定，结合学院实际情况，制定本制度。

第二条学院印章是指学院依法刻制、具有法律效力的印章，包括学院公章、部门印章及其他专用印章。学院印章是学院行使职权、开展活动的重要凭证，其安全管理应当遵循统一管理、分级负责、严格审批、安全存放的原则。

第三条学院印章管理实行分级负责制。学院办公室负责学院公章和部门印章的统一管理，各部门负责本部门印章的具体使用与管理。任何单位和个人不得擅自刻制、伪造、变造、出卖、赠送学院印章。

第四条学院印章的使用应当严格遵循审批程序，确保印章使用的合法性和规范性。任何单位和个人不得以任何理由私用、滥用、损毁学院印章。

第二章印章的种类及用途

第五条学院印章的种类包括：

（一）学院公章，用于学院对外正式文件、合同、协议等的签署；

（二）部门印章，用于各部门对外正式文件、通知、函件等的签署；

（三）其他专用印章，包括但不限于财务专用章、合同专用章、法定代表人章等，用于特定事项的签署。

第六条学院印章的用途范围：

（一）学院公章用于学院名义的对外文件签署、合同签订、协议签署等；

（二）部门印章用于本部门名义的对外文件签署、通知发布、函件往来等；

（三）其他专用印章用于特定事项的签署，如财务专用章用于财务报销、合同专用章用于合同签订等。

第三章印章的管理机构及职责

第七条学院办公室是学院印章的管理机构，负责学院公章和部门印章的统一管理。学院办公室应当建立健全印章管理制度，明确印章管理人员职责，确保印章安全。

第八条学院办公室印章管理人员的职责包括：

（一）负责学院公章和部门印章的刻制、保管、使用登记等工作；

（二）审核印章使用申请，确保印章使用的合法性和规范性；

（三）定期对印章使用情况进行检查，及时发现并处理印章使用中的问题；

（四）负责印章保管箱的钥匙管理，确保印章存放安全；

（五）定期向学院领导报告印章使用情况。

第九条各部门负责本部门印章的具体使用与管理。部门印章管理人员应当遵守本制度，确保印章使用的合法性和规范性。

第四章印章的使用程序

第十条学院公章的使用程序：

（一）使用单位或个人填写《学院印章使用申请表》，详细说明使用事由、文件内容、签署对象等信息，并加盖申请人单位公章；

（二）申请表经部门负责人审核签字，并报学院办公室审批；

（三）学院办公室审核通过后，安排印章管理人员使用印章；

（四）使用完毕后，申请单位或个人在申请表上签字确认，并注明使用日期、文件份数等信息；

（五）申请表存档备查。

第十一条部门印章的使用程序：

（一）使用单位或个人填写《部门印章使用申请表》，详细说明使用事由、文件内容、签署对象等信息，并加盖申请人部门公章；

（二）申请表经部门负责人审核签字；

（三）使用完毕后，申请单位或个人在申请表上签字确认，并注明使用日期、文件份数等信息；

（四）申请表存档备查。

第十二条其他专用印章的使用程序参照学院公章和部门印章的使用程序执行。

第五章印章的保管及安全措施

第十三条学院公章和部门印章应当存放在保险柜中，保险柜钥匙由学院办公室印章管理人员妥善保管。保险柜密码及钥匙不得泄露，不得擅自复制或转交他人。

第十四条学院办公室应当定期检查保险柜的使用情况，确保保险柜功能完好，锁具安全。每年至少进行一次保险柜安全检查，并做好记录。

第十五条学院印章管理人员应当定期对印章进行检查，确保印章完好无损。发现印章有磨损、变形等情况，应当及时报学院办公室进行处理。

第十六条学院办公室应当制定印章应急管理制度，明确印章丢失、被盗等情况的处理程序。发生印章丢失、被盗等情况，应当立即向学院领导报告，并采取必要措施防止损失扩大。

第六章印章的刻制、变更及销毁

第十七条学院印章的刻制应当符合国家有关规定，由学院办公室统一办理刻制手续。刻制印章应当提供相关证明材料，并经相关部门审核同意。

第十八条学院印章的变更应当符合国家有关规定，由学院办公室统一办理变更手续。印章变更应当提供相关证明材料，并经相关部门审核同意。

第十九条学院印章的销毁应当符合国家有关规定，由学院办公室统一办理销毁手续。印章销毁应当进行登记，并妥善处理印章残片。

第七章责任追究

第二十条违反本制度规定，擅自刻制、伪造、变造、出卖、赠送学院印章的，由学院办公室责令停止违法行为，并视情节轻重给予相应处分。

第二十一条违反本制度规定，擅自使用、私用、滥用、损毁学院印章的，由学院办公室责令停止违法行为，并视情节轻重给予相应处分。

第二十二条学院印章管理人员失职、渎职，造成印章丢失、被盗等严重后果的，由学院办公室责令其辞职，并视情节轻重给予相应处分。

第八章附则

第二十三条本制度由学院办公室负责解释。

第二十四条本制度自发布之日起施行。

二、学院印章使用申请与审批管理

第一节学院公章使用申请与审批

第一条学院公章作为学院的重要标志，其使用必须严格遵守审批程序，确保每一份使用都合法合规。学院公章的使用范围广泛，涉及学院对外的重要文件签署、合同签订、协议签署等多个方面，因此，对其使用申请与审批进行严格管理显得尤为重要。

第二条使用单位或个人在需要使用学院公章时，必须填写《学院印章使用申请表》，详细列明使用事由、文件内容、签署对象等信息。申请表需要加盖申请人单位公章，以表明申请的严肃性和真实性。

第三条申请表填写完毕后，需经部门负责人审核签字。部门负责人对申请表的内容进行初步审查，确保使用事由合理、文件内容合规，并签字确认后，将申请表报学院办公室审批。

第四条学院办公室在收到申请表后，会对申请进行详细审查。审查内容包括使用事由是否符合学院规定、文件内容是否合法合规、签署对象是否正确等。同时，学院办公室还会对申请表的填写情况进行检查，确保申请表填写完整、准确。

第五条审查通过后，学院办公室会安排印章管理人员使用印章。印章管理人员在接到使用指令后，会严格按照申请表上的信息进行盖章，并确保盖章的清晰度和准确性。

第六条使用完毕后，申请单位或个人需要在申请表上签字确认，并注明使用日期、文件份数等信息。这一步骤是为了确保印章使用后的可追溯性，便于后续的核查和管理。

第七条申请表需要存档备查，以备将来需要时进行查阅。学院办公室会对申请表进行分类整理，并建立电子档案，方便查阅和管理。

第二节部门印章使用申请与审批

第八条部门印章作为各部门对外工作的重要凭证，其使用同样需要严格遵守审批程序。部门印章的使用范围相对较为狭窄，主要涉及本部门对外正式文件、通知、函件等的签署，因此，对其使用申请与审批进行严格管理也是必要的。

第九条使用单位或个人在需要使用部门印章时，同样需要填写《部门印章使用申请表》，详细列明使用事由、文件内容、签署对象等信息。申请表需要加盖申请人部门公章，以表明申请的严肃性和真实性。

第十条申请表填写完毕后，需经部门负责人审核签字。部门负责人对申请表的内容进行初步审查，确保使用事由合理、文件内容合规，并签字确认后，将申请表报学院办公室备案。

第十一条学院办公室在收到申请表后，会对申请进行备案处理。备案的主要目的是为了确保部门印章的使用情况得到有效监管，防止滥用和误用。

第十二条使用完毕后，申请单位或个人需要在申请表上签字确认，并注明使用日期、文件份数等信息。这一步骤是为了确保印章使用后的可追溯性，便于后续的核查和管理。

第十三条申请表需要存档备查，以备将来需要时进行查阅。学院办公室会对申请表进行分类整理，并建立电子档案，方便查阅和管理。

第三节其他专用印章使用申请与审批

第十四条其他专用印章，如财务专用章、合同专用章、法定代表人章等，其使用同样需要严格遵守审批程序。这些印章具有特定的使用范围，主要用于特定事项的签署，因此，对其使用申请与审批进行严格管理也是必要的。

第十五条使用单位或个人在需要使用其他专用印章时，需要根据具体印章的种类填写相应的申请表，详细列明使用事由、文件内容、签署对象等信息。申请表需要加盖申请人单位或部门公章，以表明申请的严肃性和真实性。

第十六条申请表填写完毕后，需经相关部门负责人审核签字。相关部门负责人对申请表的内容进行初步审查，确保使用事由合理、文件内容合规，并签字确认后，将申请表报学院办公室审批。

第十七条学院办公室在收到申请表后，会对申请进行详细审查。审查内容包括使用事由是否符合学院规定、文件内容是否合法合规、签署对象是否正确等。同时，学院办公室还会对申请表的填写情况进行检查，确保申请表填写完整、准确。

第十八条审查通过后，学院办公室会安排印章管理人员使用印章。印章管理人员在接到使用指令后，会严格按照申请表上的信息进行盖章，并确保盖章的清晰度和准确性。

第十九条使用完毕后，申请单位或个人需要在申请表上签字确认，并注明使用日期、文件份数等信息。这一步骤是为了确保印章使用后的可追溯性，便于后续的核查和管理。

第二十条申请表需要存档备查，以备将来需要时进行查阅。学院办公室会对申请表进行分类整理，并建立电子档案，方便查阅和管理。

三、学院印章的保管及安全措施

第一节印章的存放管理

第一条学院公章和部门公章作为学院的重要标志，其存放必须符合安全要求，确保印章始终处于安全可控的状态。学院办公室应当为印章配备专用保险柜，保险柜应当具备防盗、防火、防潮等功能，确保印章的安全存放。

第二条保险柜钥匙由学院办公室印章管理人员妥善保管，不得擅自复制或转交他人。印章管理人员应当定期检查保险柜的锁具和内部环境，确保保险柜功能完好，内部环境干燥、整洁。

第三条学院办公室应当制定印章存放管理制度，明确印章存放的地点、责任人、钥匙管理等事项。印章存放管理制度应当张贴在显眼位置，以便相关人员知晓和遵守。

第四条印章管理人员应当定期对印章进行检查，确保印章完好无损。发现印章有磨损、变形等情况，应当及时报学院办公室进行处理，防止印章因损坏而无法使用。

第二节印章的使用管理

第五条学院公章和部门公章的使用必须严格遵守审批程序，未经批准不得擅自使用。使用印章时，必须由印章管理人员亲自操作，确保印章使用的规范性和安全性。

第六条印章管理人员在盖章前，应当仔细核对申请表上的信息，确保使用事由、文件内容、签署对象等与申请表一致。如有不符，应当及时与申请人沟通，确认无误后方可盖章。

第七条印章管理人员在盖章时，应当确保印章印泥干净、清晰，防止印章模糊不清。盖章后，应当在申请表上签字确认，并注明盖章日期。

第八条印章管理人员应当妥善保管印章使用记录，记录应当包括使用日期、使用事由、使用文件、使用人等信息。印章使用记录应当存档备查，以备将来需要时进行查阅。

第三节印章的保管人员管理

第九条学院办公室应当选择责任心强、工作认真的人员担任印章管理人员，确保印章的安全保管。印章管理人员应当经过培训，熟悉印章管理制度和操作流程。

第十条印章管理人员应当定期参加培训，提高自身的业务水平和安全意识。培训内容应当包括印章管理制度、操作流程、安全防范措施等。

第十一条印章管理人员应当严格遵守印章管理制度，不得擅自将印章借给他人使用。如需临时借用印章，必须经学院办公室批准，并办理借用手续。

第十二条印章管理人员应当定期对印章进行盘点，确保印章数量与实际存放数量一致。如发现印章丢失或损坏，应当立即向学院办公室报告，并采取必要措施防止损失扩大。

第四节印章的安全防范措施

第十三条学院办公室应当制定印章安全防范措施，确保印章的安全存放和使用。安全防范措施应当包括防盗、防火、防潮、防破坏等。

第十四条学院办公室应当定期检查印章存放设施的安全状况，确保设施功能完好。如发现设施损坏或存在安全隐患，应当及时进行维修或更换。

第十五条学院办公室应当制定印章应急预案，明确印章丢失、被盗、损坏等情况的处理程序。应急预案应当包括报告程序、处置措施、责任追究等内容。

第十六条学院办公室应当定期组织演练，提高相关人员应对印章突发事件的能力。演练内容应当包括印章丢失、被盗、损坏等情况的处理流程。

第十七条学院办公室应当加强与相关部门的沟通协作，共同做好印章安全管理工作。相关部门应当积极配合学院办公室做好印章安全防范工作，共同维护学院印章的安全。

四、学院印章的刻制、变更及销毁管理

第一节印章的刻制管理

第一条学院印章的刻制必须严格遵守国家有关规定，确保印章刻制的合法性和规范性。学院公章和部门印章的刻制应当由学院办公室统一办理，不得擅自刻制或委托他人刻制。

第二条学院办公室在办理印章刻制手续前，需要准备相关证明材料，包括学院营业执照、组织机构代码证、法定代表人身份证明等。这些材料需要经过相关部门的审核，确保其真实性和有效性。

第三条学院办公室在收到审核通过的材料后，会到指定的公安机关备案，并领取刻制印章的许可证。刻制印章的许可证是办理印章刻制手续的必要条件，没有许可证不得刻制印章。

第四条学院办公室选择具有刻制能力的公安机关进行印章刻制。刻制印章的材料需要符合国家安全标准，确保印章的质量和耐用性。

第五条刻制印章的过程中，学院办公室需要派人现场监督，确保印章刻制的质量和规范性。刻制完成后，需要对印章进行验收，确保印章的清晰度和准确性。

第六条验收合格的印章由学院办公室妥善保管，并办理印章入库手续。印章入库手续需要详细记录印章的名称、规格、刻制日期等信息，并签字确认。

第二节印章的变更管理

第七条学院印章的变更必须符合国家有关规定，不得擅自变更印章。学院公章的变更需要由学院办公室统一办理，部门印章的变更需要由各部门自行办理，并报学院办公室备案。

第八条学院公章的变更需要提供相关证明材料，包括变更后的学院名称、组织机构代码证、法定代表人身份证明等。这些材料需要经过相关部门的审核，确保其真实性和有效性。

第九条学院办公室在收到审核通过的材料后，会到指定的公安机关办理印章变更手续。印章变更手续需要填写相关表格，并提交变更后的印章样本。

第十条部门印章的变更需要由各部门自行办理，并报学院办公室备案。部门印章变更需要提供相关证明材料，包括变更后的部门名称、部门负责人身份证明等。

第十一条学院办公室在收到部门印章变更申请后，会对申请进行审核，审核通过后办理印章变更手续。印章变更手续需要填写相关表格，并提交变更后的印章样本。

第十二条变更完成的印章由相关部门妥善保管，并办理印章入库手续。印章入库手续需要详细记录印章的名称、规格、变更日期等信息，并签字确认。

第三节印章的销毁管理

第十三条学院印章的销毁必须符合国家有关规定，不得擅自销毁印章。学院公章和部门印章的销毁应当由学院办公室统一办理，不得由个人或部门擅自销毁。

第十四条学院印章的销毁需要提供相关证明材料，包括印章的名称、规格、刻制日期、使用情况等。这些材料需要经过相关部门的审核，确保其真实性和有效性。

第十五条学院办公室在收到审核通过的材料后，会到指定的公安机关办理印章销毁手续。印章销毁手续需要填写相关表格，并提交印章样本。

第十六条销毁印章的过程中，学院办公室需要派人现场监督，确保印章销毁的彻底性和规范性。印章销毁完成后，需要对销毁情况进行记录，并签字确认。

第十七条销毁记录需要存档备查，以备将来需要时进行查阅。学院办公室会对销毁记录进行分类整理，并建立电子档案，方便查阅和管理。

第十八条学院办公室应当定期对印章进行盘点，确保印章数量与实际存放数量一致。如发现印章丢失或损坏，应当立即向学院办公室报告，并采取必要措施防止损失扩大。

第十九条学院办公室应当加强与相关部门的沟通协作，共同做好印章销毁管理工作。相关部门应当积极配合学院办公室做好印章销毁工作，共同维护学院印章的安全。

五、学院印章使用监督与责任追究

第一节印章使用监督检查

第一条学院办公室负责对学院公章、部门公章及其他专用印章的使用情况进行监督检查，确保印章使用符合本制度规定。监督检查应当定期进行，每年至少开展一次全面检查。

第二条学院办公室在开展监督检查时，应当查阅印章使用记录、申请表等资料，核对印章使用情况与记录是否一致。同时，还会对印章存放情况进行检查，确保印章存放安全。

第三条监督检查人员应当认真记录检查情况，对发现的问题及时进行汇总，并向学院办公室报告。学院办公室根据检查情况，制定整改措施，并督促相关部门进行整改。

第四条学院办公室应当将监督检查结果进行公示，接受学院师生监督。公示内容包括检查时间、检查内容、检查结果等，公示期限不少于一个月。

第五条学院办公室应当建立监督检查制度，明确监督检查的程序、方法、内容等，确保监督检查工作的规范性和有效性。

第二节印章使用问题整改

第六条学院办公室在监督检查中发现印章使用问题时，应当及时向相关部门或个人发出整改通知，要求其限期整改。

第七条相关部门或个人收到整改通知后，应当认真进行整改，并将整改情况报学院办公室备案。学院办公室对整改情况进行验收，确保问题得到有效解决。

第八条对于情节轻微的印章使用问题，学院办公室可以进行批评教育，责令其改正。对于情节严重的印章使用问题，学院办公室应当进行严肃处理，并追究相关责任人的责任。

第九条学院办公室应当建立问题整改台账，详细记录问题内容、整改措施、整改期限、整改结果等信息，确保问题整改工作的规范性和有效性。

第三节责任追究

第十条对于违反本制度规定，擅自刻制、伪造、变造、出卖、赠送学院印章的，由学院办公室责令停止违法行为，并视情节轻重给予相应处分。情节严重的，可以依法移送司法机关处理。

第十一条对于违反本制度规定，擅自使用、私用、滥用、损毁学院印章的，由学院办公室责令停止违法行为，并视情节轻重给予相应处分。情节严重的，可以依法给予纪律处分。

第十二条学院印章管理人员失职、渎职，造成印章丢失、被盗等严重后果的，由学院办公室责令其辞职，并视情节轻重给予相应处分。情节严重的，可以依法给予纪律处分。

第十三条对于违反本制度规定，造成学院合法权益受到损害的，相关责任人应当承担相应的赔偿责任。赔偿金额由学院办公室根据实际情况进行确定。

第十四条学院办公室应当建立责任追究制度，明确责任追究的程序、方法、内容等，确保责任追究工作的规范性和有效性。

第十五条学院办公室应当将责任追究结果进行公示，接受学院师生监督。公示内容包括责任追究原因、责任追究结果等，公示期限不少于一个月。

第四节印章使用投诉处理

第十六条学院师生对印章使用有异议的，可以向学院办公室进行投诉。学院办公室应当认真受理投诉，并进行调查核实。

第十七条学院办公室在接到投诉后，应当及时进行调查核实，并将调查结果告知投诉人。调查结果应当客观公正，符合事实真相。

第十八条对于投诉人提出的合理诉求，学院办公室应当及时予以解决。对于投诉人提出的不合理诉求，学院办公室应当进行解释说明，并做好安抚工作。

第十九条学院办公室应当建立投诉处理制度，明确投诉处理的程序、方法、内容等，确保投诉处理工作的规范性和有效性。

第二十条学院办公室应当将投诉处理结果进行公示，接受学院师生监督。公示内容包括投诉内容、处理结果等，公示期限不少于一个月。

六、学院印章管理制度的实施与附则

第一节制度的实施与培训

第一条学院印章安全管理制度自发布之日起正式实施。学院办公室负责制度的解释和监督执行，确保制度得到有效落实。

第二条学院办公室应当定期组织相关人员对印章管理制度进行培训，提高相关人员的管理意识和业务水平。培训内容应当包括印章管理制度、操作流程、安全防范措施等。

第三条学院办公室应当将培训情况记录在案