工程项目资料归档管理办法

工程项目资料归档管理办法第一章总则第一条目的与依据为规范工程项目资料的归档管理工作，确保项目建设全过程信息的真实、完整、系统和安全，有效发挥工程档案在项目运营、维护、改扩建及历史追溯中的重要作用，依据国家相关法律法规及行业标准，结合本单位工程项目管理实际情况，特制定本办法。第二条适用范围本办法适用于本单位及所属各部门、参建单位在工程项目从立项、勘察、设计、招投标、施工、监理、竣工验收至项目后评价等各个阶段形成的，具有保存价值的各类工程资料的归档管理。凡参与本单位工程项目建设的各方主体，均须遵守本办法。第三条基本原则工程项目资料归档管理应遵循以下原则：1.真实性原则：归档资料必须真实反映工程项目的实际情况，签署手续完备，不得伪造、篡改。2.完整性原则：归档资料应全面覆盖项目建设全过程，确保各项活动均有相应记录支撑，避免缺漏。3.规范性原则：归档资料的收集、整理、组卷、编目、装订、移交等工作应符合国家及行业相关标准和本办法规定。4.安全性原则：采取有效措施，确保归档资料在存储和利用过程中的实体安全与信息安全，防止失泄密和损坏。5.可追溯性原则：归档资料应具有清晰的形成轨迹和流转记录，便于查阅和追溯。第二章归档范围与责任分工第四条归档范围工程项目资料归档范围主要包括但不限于以下内容：1.项目前期文件：立项批复、可行性研究报告、项目建议书、环境影响评价报告、土地使用相关文件、规划许可等。2.勘察设计文件：勘察报告、初步设计文件、施工图设计文件、设计变更、图纸会审记录等。3.招投标与合同文件：招标文件、投标文件、中标通知书、各类合同（勘察、设计、施工、监理、采购等）及补充协议。4.施工技术文件：施工组织设计、专项施工方案、技术交底记录、测量记录、工程日志、隐蔽工程验收记录、分部分项工程验收记录、质量评定资料、材料设备出厂合格证及检验报告、试验记录等。5.监理文件：监理规划、监理实施细则、监理通知单、监理报告、旁站记录、监理日志、工程款支付证书等。6.竣工验收文件：竣工验收申请、验收报告、竣工图、工程总结、审计报告等。7.项目管理文件：项目管理制度、会议纪要、工作联系单、进度计划及报告、安全文明施工资料、事故处理报告等。8.财务文件：工程概预算、结算书、工程款支付凭证、财务审计报告等（按财务档案管理规定另行归档的除外）。9.声像与电子文件：反映工程建设过程的照片、录像、录音资料，以及各类电子文档、数据库等。10.其他具有保存价值的文件材料。第五条责任分工1.项目经理部：是工程项目资料归档工作的直接责任单位，负责本项目各类资料的收集、整理、审核和移交工作，项目经理为第一责任人。2.各专业工程师/技术人员：负责本专业范围内形成的技术文件、管理文件的及时收集、整理、签署和提交，并对资料的真实性、完整性负责。3.施工单位：负责按合同要求和国家规范，收集、整理、提交完整的施工过程资料及竣工图，并对其质量负责。4.监理单位：负责对施工单位提交的资料进行审核，并收集、整理、提交监理工作资料。5.勘察设计单位：负责提交完整、准确的勘察设计文件、设计变更等资料。6.档案管理部门：负责对工程项目资料归档工作进行业务指导、监督检查和最终接收、保管、利用。第三章归档要求第六条质量要求1.真实性：资料内容必须真实可靠，数据准确，与工程实际情况相符。2.完整性：各项资料齐全，手续完备，无缺页、漏项。3.规范性：文件材料应使用耐久性强的书写材料，字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。复印件应注明原件保管单位或出处，并加盖复制单位公章。外文资料应附有中文译本。4.系统性：资料应按项目阶段、专业、类别等进行系统整理，保持内在联系。第七条整理要求1.分类组卷：按照资料的形成规律和内在联系，结合项目特点进行分类、组卷。卷内文件应排列有序，一般按事项、时间或重要程度排列。2.编目：每卷应编制卷内目录，标明序号、文件编号、文件名称、形成日期、页次等。案卷封面应填写规范，包括项目名称、案卷题名、编制单位、编制日期、保管期限等。3.装订：案卷应采用线装或符合档案管理要求的装订方式，做到整齐、牢固，便于翻阅。图纸应折叠整齐，图标外露。第八条载体要求1.纸质文件：一般使用A4幅面纸张，若为其他幅面，应折叠或裁剪成A4幅面。2.电子文件：应采用通用、稳定的文件格式，确保长期可读。重要电子文件应同时提交纸质备份或采用双套制保管。电子文件的命名应规范统一，便于识别和检索。3.声像文件：照片应附文字说明（注明事由、时间、地点、人物、拍摄者）；录像、录音带应标明内容、时间、长度等。第九条时间要求1.即时归档：对于重要的、具有阶段性特征的文件，应在办理完毕后及时归档。2.阶段归档：项目建设各阶段（如基础、主体、装饰等）完成后，应在规定时间内将该阶段形成的资料整理归档。3.竣工归档：工程项目竣工验收后，项目经理部应在规定期限内（一般为竣工验收后三个月内，具体可根据项目规模和合同约定调整）完成全部竣工资料的整理、审核，并向档案管理部门移交。第四章归档流程第十条文件收集与整理各责任单位及人员应在文件形成后，及时进行收集、筛选、鉴别，按照归档要求进行分类、排序、编目、装订，形成规范的案卷。第十一条审核与移交1.项目经理部或相关责任单位对整理完毕的归档资料进行内部审核，确保符合归档要求。2.审核合格后，填写《工程项目资料移交清单》，连同案卷一并向档案管理部门申请移交。第十二条验收与接收档案管理部门对移交的资料进行验收，重点检查资料的完整性、真实性、规范性和系统性。验收合格的，在《工程项目资料移交清单》上签字确认，办理接收手续；验收不合格的，应一次性告知需补充、完善的内容，退回移交单位限期整改后重新移交。第五章档案保管与利用第十三条档案保管档案管理部门应建立健全档案保管制度，配备必要的档案装具和库房设施，做好防火、防潮、防虫、防盗、防高温、防光、防尘等工作，确保档案安全。对电子档案要定期进行备份和检测，防止数据丢失或损坏。第十四条档案利用1.档案管理部门应建立档案检索体系，方便查阅利用。2.单位内部因工作需要查阅档案，须履行借阅手续，经相关负责人批准后，方可借阅。查阅涉密档案，须严格遵守保密规定。3.外单位查阅档案，须持单位介绍信和有效身份证件，经本单位分管领导批准。4.档案借阅者应爱护档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案内容，不得擅自复制、拍摄、摘录。档案原件一般不得带出档案库房，确需带出的，须经档案管理部门负责人批准，并限期归还。5.归还档案时，档案管理人员应认真核对，确认无误后方可注销借阅手续。第十五条档案复制与销毁1.因工作需要复制档案，须经档案管理部门同意，并由档案管理人员负责复制，复制件须加盖档案证明章。2.档案销毁应严格按照国家有关规定执行，履行审批手续，由两人以上监销，并做好销毁记录。第六章责任与奖惩第十六条责任追究对在工程项目资料归档工作中不认真履行职责，造成资料丢失、损坏、泄密或归档不及时、不规范，影响项目正常进行或造成损失的，将视情节轻重对相关责任人进行批评教育、通报批评直至追究相应责任。第十七条表彰奖励对在