行政机关档案管理制度大全

行政机关档案管理制度大全第一章总则第一条目的与依据为规范本机关档案管理工作，提高档案管理科学化、制度化、规范化水平，有效保护和利用档案资源，为机关各项工作服务，根据国家有关档案管理的法律法规及相关规定，结合本机关实际，制定本制度。第二条适用范围本制度适用于本机关各部门及所属单位的档案收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁、移交等管理工作。机关全体人员均应遵守本制度。第三条管理原则档案管理工作遵循统一领导、分级负责、真实准确、安全保密、规范有序、便于利用的原则。第四条职责分工机关档案工作实行统一管理，由办公室（或指定的档案管理部门，下同）负责统筹规划、组织协调和监督指导。各部门应指定专人（档案员）负责本部门文件材料的收集、整理和向档案管理部门移交工作。第二章档案的收集与归档第五条归档范围凡是本机关在各项工作活动中形成的，具有查考利用价值的各种文字、图表、声像、电子数据等不同形式的历史记录，均属归档范围。主要包括：（一）上级机关颁发的与本机关工作相关的需贯彻执行的文件材料；（二）本机关制定的各类文件、会议材料、工作计划、总结、报告、统计报表等；（三）本机关在行政管理、业务活动中形成的各类请示、批复、通知、函件等；（四）本机关召开会议的会议记录、纪要、议程、发言稿等；（五）本机关与其他单位签订的合同、协议等；（六）反映本机关历史沿革、机构设置、人员编制、干部任免、奖惩等方面的文件材料；（七）本机关重要的外事活动材料；（八）其他具有保存价值的文件材料。第六条归档要求（一）归档的文件材料必须是办理完毕的正式文本，手续齐全，内容真实，字迹清楚，符合归档规定。（二）凡属归档范围的文件材料，应按照规定的份数归档，一般为一份，重要的或利用频繁的可适当增加份数。（三）录音、录像、照片等声像材料，应注明事由、时间、地点、人物、作者等，并配以文字说明一同归档。（四）电子文件的归档，应符合国家有关电子文件归档与管理的规定，确保其真实性、完整性、可用性和安全性。第七条归档时间（一）文书档案一般应在次年上半年完成上一年度文件材料的收集、整理和归档工作。（二）专门档案（如会计档案、人事档案等）应按照相应专业档案管理规定的时间要求进行归档。（三）临时性、专题性工作形成的文件材料，在工作结束后及时整理归档。第三章档案的整理第八条整理原则档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。第九条分类与编号（一）档案分类应按照本机关档案分类方案进行，做到科学合理、层次分明。（二）档案编号应遵循唯一性、系统性原则，便于识别和检索。常用的编号方法有年度-机构-保管期限分类法或年度-问题-保管期限分类法等，具体可根据本机关实际选择。第十条排列与编目（一）归档文件应在分类的基础上，按事由结合时间、重要程度等顺序进行排列。（二）按照排列顺序，对每份文件进行编号，并编制卷内文件目录或归档文件目录。目录项目应包括件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等。第十一条装订与装盒（一）归档文件应去除易锈蚀的金属物，采用符合档案保护要求的装订材料进行装订。（二）整理好的档案应装入规范的档案盒，并填写档案盒封面、盒脊各项内容。第四章档案的保管第十二条库房要求（一）档案库房应符合《档案馆建筑设计规范》要求，具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防光、防尘等“八防”措施。（二）库房内应保持适宜的温湿度，温度一般控制在14℃-24℃，相对湿度控制在45%-60%。（三）库房内严禁存放易燃易爆物品和其他危险品。（四）档案库房应与办公区域分开，并设置必要的安全防护设施。第十三条日常管理（一）建立健全档案库房管理制度，配备专职或兼职档案管理员负责库房的日常管理。（二）档案入库前应进行检查，防止不合格或有问题的档案入库。（三）档案应按照编号顺序排列存放，做到定位管理，便于存取。（四）定期对档案进行清点核对，发现问题及时处理并报告。（五）加强库房环境监测和调控，做好温湿度记录和分析。第十四条保护措施（一）积极采取各种档案保护技术和方法，对破损、褪色、霉变的档案应及时进行修复和复制。（二）对重要档案和利用频繁的档案，可制作副本供利用，以保护原件。（三）定期对档案进行除尘、消毒处理，防止虫蛀、霉变。第五章档案的利用第十五条利用范围与权限（一）本机关工作人员因工作需要，可以查阅本部门形成的档案。查阅非本部门形成的档案，须经本部门负责人批准。（二）外单位人员查阅本机关档案，须持单位介绍信和有效身份证件，经本机关办公室负责人或分管领导批准。（三）查阅涉及党和国家秘密、商业秘密、工作秘密以及个人隐私的档案，必须严格遵守国家有关保密规定，履行严格的审批手续。第十六条利用手续（一）查阅档案须填写《档案查阅利用登记簿》，注明查阅人、单位、事由、查阅档案的年代、编号、内容、查阅日期等。（二）档案一般不得带出档案库房。确因特殊情况需要借出的，须经本机关分管档案工作的领导批准，严格履行借阅登记手续，并限期归还。档案借出期间，借阅人对档案的安全、保密负全部责任。第十七条利用要求（一）查阅档案时，应爱护档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案材料，不得在档案上批注或作任何标记。（二）不得擅自复制、拍摄、摘录档案内容。确需复制的，须经档案管理员同意，并由档案管理员负责复制，复制件须加盖档案证明章。（三）查阅档案时，如发现档案有破损、缺页等情况，应及时向档案管理员报告。（四）利用档案所获得的信息，不得用于与工作无关的活动，不得擅自扩大传播范围。第六章档案的鉴定与销毁第十八条鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由机关分管领导、办公室负责人、档案管理员及相关业务部门人员组成，负责对已到保管期限的档案进行价值鉴定。第十九条鉴定标准档案鉴定应依据国家有关档案保管期限表的规定，结合本机关实际，准确判定档案的保存价值和保管期限。第二十条销毁程序（一）对经鉴定确无保存价值的档案，由档案鉴定工作小组提出销毁意见，填写《档案销毁清册》，报本机关分管领导批准后，方可销毁。（二）销毁档案时，必须有两人以上负责监销。监销人应认真核对销毁档案的数量和内容，确保无误后，在《档案销毁清册》上签字，并注明销毁日期和方式。（三）严禁个人私自销毁档案材料。销毁清册应永久保存。第七章档案的信息化建设第二十一条总体要求积极推进档案信息化建设，逐步实现档案管理现代化。档案信息化建设应遵循统一规划、分步实施、安全保密、确保质量的原则。第二十二条电子文件管理（一）建立健全电子文件形成、流转、归档、保管、利用等各环节的管理制度。（二）电子文件的形成和处理应符合规范，确保其真实性、完整性、可用性和安全性。（三）归档的电子文件应使用符合国家标准的文件格式，并与相应的纸质文件或其他载体文件建立关联。第二十三条档案数字化（一）对馆藏纸质档案，应有计划、分步骤地进行数字化扫描、著录、存储，建立档案数据库。（二）档案数字化工作应符合《纸质档案数字化技术规范》要求，确保数字化成果的质量。（三）数字化档案数据应采取严格的安全保密措施，定期备份，防止数据丢失或泄露。第二十四条系统建设与维护（一）根据档案管理需要，配备或开发符合要求的档案管理软件系统，实现档案的计算机辅助管理。（二）加强档案管理系统的日常维护和升级，保障系统正常运行和数据安全。第八章档案的保密第二十五条保密责任档案工作必须严格遵守国家保密法律法规，建立健全档案保密制度，明确保密责任，确保档案安全。第二十六条涉密档案管理（一）涉密档案的管理应严格按照国家有关保密规定执行，划定密级，专人保管，专柜存放。（二）涉密档案的查阅、复制、传递、销毁等，必须履行严格的审批手续，并采取相应的保密措施。（三）严禁在非保密计算机和网络上处理、存储、传输涉密档案信息。第二十七条人员管理档案管理人员应具备良好的政治素质和保密意识，严格遵守保密纪律，签订保密承诺书。对档案管理人员进行定期保密教育培训。第九章责任追究第二十八条奖励对在档案收集、整理、保管、利用、开发、保密等工作中做出显著成绩或有突出贡献的单位和个人，本机关应给予表彰和奖励。第二十九条处罚对违反本制度规定，有下列行为之一的，视情节轻重，对相关责任人给予批评教育、组织处理或纪律处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任：（一）擅自涂改、抽取、伪造、损毁、丢失、销毁档案材料的；（二）在档案收集、整理、鉴定、销毁等环节中，玩忽职守，造成不良后果的；（三）违反档案保密规定，泄露档案秘密的；（四）擅自提供、复制、摘抄、拍摄、公布档案内容的；（五）档案管理人员因失职渎职导致档案严重损坏或大量丢失的；（六）其他违反档案管理