日事清自动化功能说明

日事清自动化功能一、功能概述日事清的自动化功能，是为了帮助团队把那些重复、琐碎、必须做但很容易忘的工作交给系统来处理。简单理解，它就像给项目加上了“自动驾驶”能力：你先制定规则，系统会按规则自动跑，不会偷懒，也不会出错。当你需要团队协作更顺畅、希望数据变更可监控、也不想因为某个成员忘记提醒、忘记更新、忘记修改而拖慢进度时，自动化就能真正替你顶上。它可以自动发送通知、自动变更任务字段、自动移动任务，甚至能帮你定时检查项目中的所有任务，把该处理的事自动处理掉。它的逻辑只有两步：触发器：什么时候触发？动作：触发后做什么？看起来简单，但能覆盖从“任务提醒”到“任务推进行为”的大量场景。无论是运营、研发、电商、拍摄生产链路、销售团队还是企业管理层，都能够用自动化减少大量重复劳动，让系统替你稳稳托住项目。二、入口与权限说明自动化入口非常明确，就在项目右上角。只要你有权限，就能直接打开。为了确保不会有人误触或误改，系统设置了两个权限：配置自动化：能创建、编辑、删除自动化。手动运行自动化：能运行“一键催办任务”等主动触发类自动化。默认只有项目拥有者与管理员拥有权限，而成员与访客没有。你可以按需要给他们单独开通。这样做的目的是确保项目不会因为某个新手误操作导致大量任务被修改或通知被群发，保证项目的稳定性。智慧果消耗规则为了控制资源消耗，每次自动化成功执行会扣除0.2个智慧果，失败不会扣费。所有新客户默认会获得100个智慧果，用于体验自动化功能。智慧果消耗情况可在运行日志中查看。三、自动化类型与适用范围自动化分成两大类，你可以把它们看作：通知类→帮你“通知到人”操作类→帮你“把事做了”大多数团队都会同时使用这两类，才能真正让项目进入自动执行模式。下面我们会将每一种自动化讲清楚：它是什么它解决什么痛点它适合什么场景它会怎么运行

四、项目自动化4.1任务汇总通知做什么？任务汇总通知是定时查询你所在的全部项目中的特定任务，自动汇总并统一发送一条通知。它能帮助你在固定的时间查看项目中的任务情况，避免手动一个个去检查。为什么有用？如果项目中有大量任务，特别是一些重复性的任务（如每日、每周、每月的任务更新），通过任务汇总通知可以节省时间，并确保团队成员及时了解任务的进展情况。场景每天早上，如果你希望自动接收到

今日到期任务、今日工作任务

或

今日延期任务，你可以选择其中一个作为触发条件。这有助于确保你能专注于当天最紧急和重要的任务，提醒相关负责人。每周一，你可以选择

本周工作任务、本周到期任务

或

本周完成任务，每周自动汇总任务进展，帮团队成员更好地跟踪和规划。每周五下班前，收到下周任务提醒、选择

下周工作任务

或

下周到期任务，确保团队成员能提前准备好接下来的任务，不错过任何截止日期。一句话总结：系统按设定的时间批量汇总任务，自动发送通知，你不需要手动去一个个查看任务进度。如何运行其实很简单，接下来，我带大家用一个例子走一遍配置流程。首先，你需要设置定时配置器。在这里，你可以选择任务汇总通知的发送周期——每日、每周、每月，或者设定一个间隔时间。而且，如果你不想在周末或者节假日打扰大家，你还可以勾选“跳过周末及法定节假日”，确保通知只在工作日生效，避免不必要的打扰。比如我们可以配置一个每周一早上9点的通知接下来，配置计划筛选器。这里只能选择“所有计划”来触发通知。再来看看任务筛选器。默认情况下，系统会触发所有的任务，但你可以根据需求筛选特定的任务类型。例如，你可以设置“今日工作任务”、“今日到期任务”或者“本周完成任务”等，这样就能确保你只接收到需要关心的任务通知。然后是动作配置，任务汇总通知的核心动作就是“发送消息”。这意味着，当满足条件时，系统会自动发送消息给指定的人或群组。你可以选择让消息由项目名称、配置自动化的操作人或者自定义机器人发送。比如，你可以选择让通知发送给项目负责人、任务负责人或其他指定成员，确保信息能迅速传递到需要的人。如果你选择了自定义机器人，通知也可以推送到群机器人（通过Webhook地址），这样可以确保整个团队都能及时接收到相关通知。为了增加灵活性，还支持配置接收人，可以是项目负责人、项目成员等角色，你也可以通过添加成员或角色的方式来设置接收人。接下来，你可以定制通知的内容。你可以输入自定义的标题和内容，还可以使用引用值来动态生成通知内容。例如，你可以引用任务的标题、状态、负责人等信息，这样通知内容会根据实际情况动态变化，确保每个成员收到的消息都是最新最准确的。不仅如此，通知内容还可以加入跳转链接，接收者点击通知后，可以直接跳转到项目或任务的详细信息页面，方便他们快速查看任务进度或进行操作。后面的操作差不多，大家自行按需配置，我们后面以场景讲解为主4.2项目进展通知做什么？项目进展通知在项目状态更新时自动触发通知，实时告知团队成员项目的最新进展。为什么有用？项目进展通知能够在项目状态变化时，及时通知相关人员，确保每个团队成员都能及时了解项目的变化，避免信息滞后和遗漏。场景每当项目填写进展或更新项目状态时，自动通知相关人员项目的最新进度。每次项目发生重要更新，相关成员都会收到通知，确保大家对项目进展有清晰的了解。一句话总结：项目状态更新时，自动生成并发送通知，确保团队成员随时掌握项目进展情况。五、任务-通知类自动化通知类自动化的核心价值是：保证信息一定能同步给需要知道的人，且同步得及时、不遗漏、不依赖任何人的记性。以下是每一种通知自动化的详细说明。5.1

新建任务通知这个功能是做什么的？当任务被创建后，自动把“有新任务”的信息发送给相关人员。什么时候需要这个功能在团队环境下，“任务创建了但负责人不知道”，这是很严重的协作失误之一。新任务创建者往往会忘记通知，或者通知对象太多导致漏掉。有了自动化后，只要任务一创建，系统会自动帮你通知，不需要人为盯着提醒。实际场景运营新建了一个“发布新品文案”任务，需要提醒文案人员马上跟进。电商设计部新建了“拍摄产品图”的任务，需要通知摄影师。项目经理在系统中分配了新任务，希望团队第一时间看到。5.2

任务完成通知这个功能做什么？当任务被标记为完成时，系统自动通知指定对象。为什么有用？项目常常卡在“任务完成了，但上级不知道、审核人不知道、下一步负责人不知道”，于是整体流程被拖住。自动完成通知能确保节点被立刻传递。场景举例下属完成任务时，希望领导立刻收到通知。拍摄团队完成素材，需要通知后端设计团队接手。开发完成模块，需要自动提醒测试人员进行测试。一句话总结：任务完成的消息，不再靠人工传递。5.3

任务完成提醒做什么？任务完成提醒是指在任务结束前（或开始前），系统会提前提醒相关人员，确保他们能按时完成任务，避免延误。价值如果任务的完成时间临近，或者任务的开始时间接近，提前提醒可以避免遗漏，确保团队成员按时完成任务。特别是在多任务的情况下，提醒功能可以有效避免遗漏重要的任务。场景任务开始前的提醒：假设某个任务定于明天开始，系统会在今天提醒负责人，确保他们提前准备好相关工作。任务结束前的提醒：如果任务快到期，系统会提前几天提醒负责人，确保他们按时完成任务并提交。触发器配置：任务筛选器：可以根据任务的不同属性（如任务类型、状态等）来筛选需要提醒的任务，确保只提醒相关的任务。提醒时间配置：你可以设置任务开始前或任务结束前几天进行提醒。你还可以选择跳过周末和节假日，避免在假期时触发不必要的提醒。具体设置选项：任务开始前：提前提醒几天，例如任务开始前1天提醒。任务结束前：提前提醒几天，确保任务按时完成。前几天：可以设置最多提前99天提醒，让用户在较长时间内做好任务准备。提醒时间点：你可以精确设置提醒的时间点，例如每天早上9点提醒明天开始的任务。5.4

任务延期提醒做什么？自动识别哪些任务已经延期（超过结束时间还未完成），再自动通知执行人。为什么有用？任务延期是项目中最容易造成连锁影响的问题。如果你不能第一时间知道哪些任务已经延期，就无法及时处理风险。场景设计任务延迟导致拍摄排期受影响。文案任务延迟导致详情页不能按期上线。开发延期影响测试安排。一句话总结：延期任务不会悄悄躺在那里等你发现，系统会替你盯着。5.5

任务变更通知这个功能是做什么的？当任务的重要字段发生变化（如状态、时间、负责人等），系统会自动通知相关人员。为什么值得用？任务的变化往往意味着方向、优先级、参与成员的调整。如果没有通知，很容易出现团队“信息不同步”的情况，比如执行人换了，但新人不知道；优先级变高了，但团队还按照原计划慢慢做实际场景负责人被更换时，需要马上通知新负责人。任务优先级被改为“紧急”时，需要提醒团队关注。设计任务的截止时间被提前了，需要让执行人立刻调整节奏。

5.6

定时提醒通知这个功能做什么？按照设定周期（每天、每周、每月）自动发送提醒。为什么有用？团队中有大量“固定节奏的工作”，例如每天检查库存、每周提交报表、每月准备数据。这些事情每次都靠人工提醒，很容易忘。自动化可以让流程稳定运行。场景每周三和周四，系统会自动提醒任务更新。筛选条件包括：进度小于等于30%，优先级为最高或较高，且开始时间在过去7天内。符合这些条件的任务会自动触发提醒，确保团队及时更新任务进度。一句话总结：所有周期性工作，都能自动提醒。5.7一键催办任务做什么？用户点击一次【运行】按钮，系统自动扫描所有“未完成任务”，向执行人发送催办通知。为什么有用？这是典型的“节点冲刺工具”。例如项目临近交付，需要一次性催促所有任务进度，而不是一个个去问。场景项目即将结束，需要统一催进度。周会开会前，需要让团队更新任务状态。大促上线前，需要催促各个链路任务的执行情况。一句话总结：关键节点一到，点一次按钮，全体自动催办。六、计划-操作类自动化操作类自动化不只是提醒，而是直接帮你执行动作，让任务本身自动推进。6.1自动完成父任务做什么当所有子任务都已完成时，由系统自动把父任务标记为完成。为什么有用？在多层任务结构下，父任务往往只是一个“大项目”，真正的工作都在子任务里。人工检查父任务是否可完成既耗时又容易出错。自动化能保证任务状态永远统一。场景电商上新项目：拍照、修图、文案、质检都完成后，系统自动把“上新准备”标记为完成。软件研发：子任务都完成后，自动完成主模块。一句话总结：子任务做完了，父任务自动跟上。

6.2自动调整任务进度做什么？在所有计划中，当子任务完成或取消完成时，系统会自动调整父任务的进度。这样，父任务的进度会根据子任务的完成情况实时更新，确保项目进展清晰、准确。为什么有用？在复杂项目中，进度往往是领导最关心的指标，而人工维护非常痛苦。自动化能确保进度反映真实情况。场景直播活动筹备：完成一个子任务进度就往前推。一句话总结：任务进度自动“更新”，完全跟着实际走。6.3自动化更新任务6.4定时更新任务七、数据自动化7.1提交数据通知做什么？当你在多维数据表中提交或更新数据（如客户信息、订单数据、任务状态等），系统会根据设定的条件，自动向相关人员发送通知。比如，新增客户信息或更新订单状态时，系统会触发通知。为什么有用？在很多销售场景中，客户信息、订单、任务进度等数据是不断变化的。通过提交数据通知，销售团队和项目负责人无需手动检查每条数据的更新，系统会自动提醒相关人员，确保信息实时传递，避免遗漏任何重要更新。场景客户管理：假设你在多维表中录入了新的客户信息，系统会自动提醒销售团队成员，让他们可以尽快跟进新的客户需求。问题清单中：风险等级高，优先级为A的问题被记录时，自动通知高级别负责人一句话总结：每次提交数据，系统自动通知相关人员，确保每个数据变动都能及时传达，避免遗漏，提升工作效率。7.2.数据变更通知做什么？当多维数据表表中的某个字段发生变化时，系统会自动触发通知。比如客户联系方式更新、订单金额调整、库存变化等。为什么有用？在销售和客户管理中，数据频繁变化。通过数据变更通知，团队能迅速得知关键字段变化，及时调整工作重心，提升响应速度。场景销售跟进：假设客户的购买金额从“50万”更新为“60万”，销售经理会立即收到通知，快速响应客户需求，制定新的销售策略。订单管理：如果订单状态由“待处理”变为“已发货”，物流团队会立即收到变更通知，避免延误发货。客户服务：如果客户联系信息发生了变更，系统会自动提醒销售人员更新客户资料，确保后续跟进不会有信息遗漏。一句话总结：当多维数据表中的重要数据字段发生变化时，系统会立刻通知相关人员，确保每个变动都能被及时响应，提升团队的反应速度。7.3定时提醒通知做什么？定时提醒通知会在多维表的数据周期性更新时，自动发出提醒通知。比如每天、每周或每月，系统会定时检查数据并通知相关人员，确保每个更新都按时处理。为什么有用？在销售、库存、采购、仓储、合同管理等领域，定期更新数据是常见需求。定时提醒通知确保这些数据按时完成，不会遗漏任何重要信息。场景每日检查：每天系统会自动提醒销售人员检查逾期客户的更新数据，确保及时跟进客户需求。每周数据汇总：每周一，。每月例行检查：每月初，系统会提醒团队审核并更新客户信息，确保所有数据都保持最新状态。一句话总结：系统自动按固定周期提醒你更新多维表中的重要数据，确保数据按时更新，不漏掉任何关键项。7.4.自动处理数据7.5.自动创建任务7.6.提交数据验证做什么？提交数据验证功能会在你提交数据时，自动检查数据是否符合预设条件（例如是否重复）。如果数据不符合条件，系统会自动提醒你进行修改。为什么有用？确保多维表中的数据无误至关重要。提交数据验证能防止错误数据进入系统，避免后期产生混乱。场景客户信息验证：当你在多维数据表中提交新的客户信息时，系统会检查是否有重复客户，确保客户数据不出错。订单金额验证：如果订单金额出现异常（例如低于预期金额），系统会自动提醒，并拒绝提交不符合条件的记录。一句话总结：系统自动验证提交的数据，确保信息无误，避免数据错误或重复提交。7.5自动