合同管理管理办法

第一章总则第一条目的与依据为规范公司合同管理，明确合同管理职责，防范合同风险，保障公司合法权益，提高合同履约效率，依据国家相关法律法规及公司实际情况，特制定本办法。第二条适用范围本办法适用于公司及所属各单位在经营管理活动中与自然人、法人或其他组织之间订立、履行、变更、解除、终止各类合同及相关法律文件的管理。公司内部管理性文件、劳动人事合同等特殊类型文件，若有其他专项规定的，从其规定。第三条基本原则合同管理遵循以下原则：（一）合法性原则：合同的订立、履行、变更、解除等行为必须符合国家法律法规及行业规范的要求。（二）审慎性原则：合同签订前应充分调研，评估风险；合同条款应严谨、明确，避免歧义。（三）效益性原则：在维护公司合法权益的前提下，追求合同利益最大化，降低交易成本。（四）权责对等原则：合同管理各环节的责任应落实到具体部门和人员，确保权责清晰。（五）保密原则：合同涉及的商业秘密及敏感信息，相关人员应严格保密。第二章组织与职责第四条管理部门公司法律事务部门（或指定的合同管理牵头部门，以下统称“合同管理部门”）是合同管理的归口管理部门，负责统筹、指导、监督和检查公司的合同管理工作。第五条相关部门职责（一）业务部门：作为合同的发起和执行主体，负责合同项目的可行性论证、合作方的初步筛选与考察、合同需求的提出、合同谈判、合同履行过程的跟踪与反馈、以及合同纠纷的初步处理。（二）合同管理部门：负责合同管理制度的制定与修订；提供合同法律咨询；审核合同的合法性、合规性、完整性和严谨性；参与重大合同的谈判与起草；管理合同标准文本；监督合同履行；处理或协助处理合同纠纷；组织合同管理培训。（三）财务部门：负责对合同中涉及的价款、支付方式、税务条款等财务相关事项进行审核；根据合同约定办理款项支付；参与合同经济性评估。（四）其他相关部门：根据各自职责范围，参与合同审核、履行或提供必要支持。第六条岗位责任制各部门应指定专人（可兼职）负责本部门合同的初步审核、信息录入、文本流转、台账管理及与合同管理部门的对接工作。重要岗位人员应具备相应的法律和业务素养。第三章合同的发起与准备第七条合同立项业务部门在开展对外经济活动前，应根据业务需要进行合同立项。对于重大或复杂的业务，应进行可行性研究论证。第八条合作方选择与尽职调查业务部门负责对潜在合作方的主体资格、经营范围、商业信誉、财务状况、履约能力、知识产权状况及涉诉情况等进行必要的尽职调查，形成初步评估意见，作为合同签订的重要依据。必要时，可请合同管理部门或外部专业机构协助。第九条合同需求明确业务部门应清晰界定合同的标的、数量、质量、履行期限、价款、履行方式、双方权利义务等核心需求，并准备相关背景资料。第四章合同的谈判与起草第十条谈判组织合同谈判由业务部门牵头组织，根据需要邀请合同管理部门、财务部门及其他相关部门人员参与。重大或复杂合同的谈判，应有合同管理部门人员参与。第十一条谈判内容谈判应围绕合同核心条款及风险点进行，争取有利条件，明确双方权利义务，防范潜在风险。谈判过程中应做好记录。第十二条合同文本起草（一）合同文本原则上应优先采用国家或行业标准文本；没有标准文本的，应采用公司发布的标准合同文本。（二）对于非标合同文本，由业务部门根据谈判结果和合同需求起草，或与合作方协商确定起草方。合同管理部门可提供指导。（三）起草合同应做到条款齐全、内容具体、表述清晰、权责明确、逻辑严谨，符合法律法规规定。第五章合同的审核与审批第十三条审核流程合同文本完成初稿后，业务部门应按照公司规定的审核权限和流程，将合同文本及相关附件提交给相关部门进行审核。审核部门应在规定时限内完成审核并出具明确审核意见。第十四条审核内容（一）业务部门审核：对合同的真实性、必要性、可行性、合作方选择、合同标的、数量、质量、履行期限、技术条款等业务内容的准确性和合理性进行审核。（二）合同管理部门审核：对合同主体的合法性、合同内容的合规性、条款的完整性与严谨性、权利义务的平衡性、违约责任的明确性、争议解决方式的适当性等进行法律审核。（三）财务部门审核：对合同价款的公允性、支付方式、税务处理、票据要求、财务风险等进行审核。（四）其他相关部门审核：根据合同性质和内容，由相应部门对涉及本部门职责的条款进行审核。第十五条审批权限公司根据合同的性质、金额、重要程度等因素，设定不同层级的合同审批权限。审批人应在其授权范围内审批合同，对合同的合规性、经济性和风险控制负责。第十六条合同修改对于审核过程中提出的修改意见，业务部门应与合作方协商，并根据协商结果修改合同文本。修改后的合同文本需重新履行审核审批程序。第六章合同的签署与用印第十七条签署要求合同经最终审批通过后，方可签署。法定代表人、授权代表应在授权范围内签署合同。签署应使用不易褪色的笔，字迹清晰，并注明签署日期。第十八条用印管理合同签署后，业务部门凭完整的审批手续到公司印章管理部门办理用印手续。印章管理部门应对用印合同的审批完整性进行复核。合同文本应加盖公司合同专用章或公章，确保印章清晰、位置规范。第十九条合同份数合同签署份数应根据实际需要确定，一般应至少留存两份原件，公司留存的原件由合同管理部门或档案管理部门统一归档。第二十条特殊情况处理对于紧急情况下需先行履行的合同，应按公司特别规定办理审批手续，并在事后及时补办合同签署及其他相关手续。第七章合同的履行与监控第二十一条履行原则合同生效后，业务部门是合同履行的第一责任人，应严格按照合同约定全面、及时、适当地履行己方义务，并积极督促合作方履行合同义务。第二十二条履行跟踪业务部门应建立合同履行跟踪机制，定期检查合同履行情况，记录履行过程中的重要节点和数据，及时发现并处理履行中出现的问题。第二十三条合同变更与解除在合同履行过程中，因客观情况发生变化需要变更或解除合同的，应经双方协商一致，并签订书面变更或解除协议，按原合同审批流程履行审核审批手续。第二十四条违约处理发现合作方可能或已经发生违约行为时，业务部门应立即采取措施防止损失扩大，并及时将情况报告合同管理部门及相关领导，共同研究应对方案，依法维护公司权益。第二十五条合同付款财务部门应根据合同约定及履行情况，严格审核付款条件，按审批流程办理付款手续。第八章合同的归档与保管第二十六条归档要求合同履行完毕或终止后，业务部门应将合同原件及相关附件（包括但不限于谈判记录、审批文件、履行过程中的往来函件、变更协议、验收证明、付款凭证等）整理齐全，在规定时限内移交合同管理部门或档案管理部门归档。第二十七条档案管理合同档案应按照公司档案管理规定进行分类、编号、登记、装订和保管，确保档案的完整、安全和可查阅。电子合同的归档管理应符合相关法律法规及公司信息化管理要求。第二十八条查阅与保密查阅合同档案需履行审批手续，查阅人员应遵守档案管理规定和保密义务，不得擅自复制、摘录、传播合同内容。第九章合同纠纷的处理第二十九条纠纷报告发生合同纠纷时，业务部门应立即向合同管理部门及公司领导报告，并提交纠纷情况说明、合同文本及相关证据材料。第三十条处理原则合同纠纷的处理应遵循合法、及时、高效、有利于维护公司权益的原则。可采取协商、调解、仲裁或诉讼等方式解决。第三十一条处理权限与程序合同管理部门负责统筹合同纠纷的处理工作。重大或复杂的纠纷，应成立专项处理小组。在纠纷处理过程中，未经授权，任何部门或个人不得擅自对外作出承诺或接受调解方案。第十章监督与责任第三十二条监督检查合同管理部门会同公司相关监督部门，定期或不定期对公司各部门合同管理情况进行监督检查，对发现的问题及时提出整改意见。第三十三条责任追究对于在合同管理工作中违反本办法规定，导致公司遭受损失的，公司将根据情节轻重及损失程度，对相关责任人进行问责；涉嫌违法犯罪的，移交司法机关处理。第三十四条考核与奖惩公司将合同管