《会计电算化》-第六章

第六章会计报表管理系统第一节UFO报表管理系统概述第二节报表格式设计第三节报表数据处理第四节系统模块自动生成报表及报表模板返回第一节UFO报表管理系统概述UFO报表是用友软件股份有限公司开发的电子表格软件，可单独使用，用于处理日常办公事务，包括制作表格、数据运算、图形制作、打印等电子表的所有功能；也可以和其他模块结合使用，作为通用财务报表系统使用，广泛使用于各行业的财务、会计、人事、计划、统计、税务等部门。一、UFO报表系统的主要功能UFO与其他电子表软件的最大区别在于它是真正的三维立体表，在此基础上提供了丰富的实用功能，完全实现了三维立体表的四维处理能力。下一页返回第一节UFO报表管理系统概述UFO报表系统的主要功能有文件管理、格式管理、数据处理、图表功能、打印功能和二次开发功能，提供各行业报表模板（包括现金流量表）。（一）文件管理功能对报表文件的创建、读取、保存和备份进行管理，并且能够进行不同文件格式的转换。UFO报表系统提供的文件形式有：报表文件（*.rep）、文本文件（*.TXT）、Access文件（*.MDB）、数据库文件（*.DBF）、Excel文件（*.XLS）、LOTUS1-2-3（4.0版）、（*.wk4）文件。支持多个窗口同时显示和处理，可同时打开的文件和图形窗口多达40个。上一页下一页返回第一节UFO报表管理系统概述提供了标准财务数据的“导入”和“导出”功能，可以和其他流行财务软件交换数据。（二）格式管理功能提供了丰富的格式设计功能，如设置组合单元、画表格线（包括斜线）、调整行高列宽、设置字体和颜色、设置显示比例等，可以制作各种要求的报表。（三）数据处理功能UFO以固定的格式管理大量不同的表页，能将多达99999张具有相同格式的报表资料统一在一个报表文件中管理，并且在每张表页之间建立有机的联系。上一页下一页返回第一节UFO报表管理系统概述提供了排序、审核、舍位平衡、汇总功能；提供了绝对单元公式和相对单元公式，可以方便、迅速地定义计算公式；提供了种类丰富的函数，可以从账务处理、应收管理、应付管理、工资管理、固定资产管理、销售管理、采购管理、库存管理等子系统中提取数据，生成财务报表。（四）图表功能采用“图文混排”，可以很方便地进行图形数据组织，制作包括直方图、立体图、圆饼图、折线图等10种图式的分析图表；可以编辑图表的位置、大小、标题、字体、颜色等，并打印输出图表。（五）打印功能上一页下一页返回第一节UFO报表管理系统概述采用“所见即所得”的打印，报表和图形都可以打印输出；提供“打印预览”，可以随时观看报表或图形的打印效果。报表打印时，可以打印格式或数据，可以设置财务表头和表尾，可以在0.3～3倍之间缩放打印，可以横向或纵向打印等。支持对象的打印及预览（包括UFO生成的图表对象和插入UFO中的嵌入和链接对象）。（六）二次开发功能提供批命令和自定义菜单,自动记录命令窗中输入的多个命令,可将有规律性的操作过程编制成批命令文件；提供了Windows风格的自定义菜单,综合利用批命令,可以在短时间内开发出本企业的专用系统。上一页下一页返回第一节UFO报表管理系统概述（七）提供各行业报表模板（包括现金流量表）是UFO报表系统的主要功能。提供21个行业的标准财务报表模板，包括最新的现金流量表，可轻松生成复杂报表；提供自定义模板的新功能，可以根据本单位的实际需要定制模板。二、UFO报表数据的主要来源编制会计报表是每个会计期末最重要的工作之一，从一定意义上说，编制完会计报表是一个会计期间工作完成的标志。在报表管理系统中，会计报表的数据一般有三个来源：（一）手工录入上一页下一页返回第一节UFO报表管理系统概述报表中有的数据需要手工录入。（二）来源于报表管理模块其他报表会计报表中，某些数据可能取自某会计期间同一会计报表的数据，也可能取自某会计期间其他会计报表的数据。（三）来源于系统内其他模块会计报表数据也可以来源于系统内的其他模块，包括总账、应收、应付、工资、固定资产、销售、采购、库存等系统模块，具体关系如图6-1所示。上一页下一页返回第一节UFO报表管理系统概述三、报表管理系统业务处理流程利用报表处理系统编制会计报表的流程与手工方式下编制会计报表类似，但并不完全相同。一般的报表处理包括以下几个流程，具体如图6-2所示。第一步启动UFO，建立报表文件；第二步在格式状态下设计报表的格式；第三步在格式状态下定义各类公式；第四步在数据状态下进行报表数据处理；第五步报表图形处理；第六步打印报表；上一页下一页返回第一节UFO报表管理系统概述第七步退出UFO。在以上步骤中，第一、二、四、七步是必需的，因为要完成一般的报表处理，一定要有启动系统、建立报表、设计格式、数据处理、退出系统这些基本过程。在实际应用时，具体的操作步骤应视情况而定。四、报表系统的格式状态和数据状态UFO报表制作分为两大部分处理：报表格式设计工作与报表数据处理工作，它们是在不同状态下进行的。实现状态切换的是一个特别重要的按钮──格式/数据按钮（位于屏幕左下角）。（一）格式状态上一页下一页返回第一节UFO报表管理系统概述在格式状态下设计报表的格式，如表尺寸、行高列宽、单元属性、报表公式等。在格式状态下时，所看到的是报表的格式，报表的数据全部都隐藏了。在格式状态下所做的操作对本报表所有的表页都发生作用。在格式状态下不能进行数据的录入、计算等操作。（二）数据状态在数据状态下管理报表的数据，如输入数据、增加或删除表页、审核、舍位平衡、做图形、汇总、合并报表等。在数据状态下不能修改报表的格式。在数据状态下时，所看到的是报表的全部内容，包括格式和数据。上一页返回第二节报表格式设计在手工处理过程中，编制会计报表是在事先印制好的统一格式的报表上填写，只要取得一张可供填写的空白表格，就可以开始编制会计报表。而在电算化报表处理过程中，要首先定义报表格式，即将报表格式输入计算机，才能保证计算机按正确的格式输出报表。因此，报表格式是整个报表系统的基础，是报表数据录入和处理的基础，没有报表格式，报表数据就失去了载体。一、报表结构定义报表格式的实质就是定义报表的结构，而一张二维表一般由4个基本要素组成，即标题、表头、表体和表尾，如图6-3所示。下一页返回第二节报表格式设计（一）标题用来描述报表的名称。报表的标题可能不止一行，有时会有副标题、修饰线等内容。（二）表头用来描述报表的编制单位名称、日期等辅助信息和报表栏目。特别是报表的表头栏目名称，是表头的最主要内容，它决定报表的纵向结构、报表的列数以及每一列的宽度。有的报表表头栏目比较简单，只有一层，而有的报表表头栏目却比较复杂，需分若干层次。（三）表体表体是报表的核心，决定报表的横向组成。上一页下一页返回第二节报表格式设计它是报表数据的表现区域，是报表的主体。表体在纵向上由若干行组成，这些行称为表行；在横向上，每个表行又由若干个栏目构成，这些栏目称为表列。（四）表尾表尾指表体以下进行辅助说明的部分以及编制人、审核人等内容。二、报表格式设计的主要内容不同的报表文件最主要的区别就在于报表格式的不同，但无论是内部报表还是外部报表，一般情况下其格式设计的内容包括：设置表尺寸、定义报表的行高和列宽、画表格线、定义组合单元、输入固定项目内容、定义单元属性、设置关键字、录入单元公式和保存报表。上一页下一页返回第二节报表格式设计（一）报表的单元属性报表的单元属性包括单元类型、对齐方式、字体颜色、表格边框等。单元类型有数值型、字符型和表样型。数值单元：是报表的数据，在数据状态下输入。数值单元必须是数字，可直接输入也可由单元中存放的公式运算生成。在建立一个新表时，所有单元的单元类型均默认为数值型。字符单元：是报表的数据，在数据状态下输入。字符单元的内容可以是汉字、字母、数字及各种键盘可输入的符号组成的一串字符。字符单元的内容可以直接输入也可以由单元公式生成。上一页下一页返回第二节报表格式设计表样单元：是报表的格式，是在格式状态下输入的所有文字、符号、数字。表样单元对所有表页都有效。表样单元在格式状态下输入和修改，在数据状态下只能显示而无法修改。（二）关键字关键字是一种特殊数据单元，可以唯一标识一个表页，用于在大量表页中快速选择表页。关键字的显示位置在格式状态下设置，关键字的值则在数据状态下录入，每个报表可以定义多个关键字。UFO共提供了以下六种关键字，关键字的显示位置在格式状态下设置，关键字的值则在数据状态下录入，每个报表可以定义多个关键字。上一页下一页返回第二节报表格式设计（1）单位名称：字符（最大28个字符），为该报表表页编制单位的名称。（2）单位编号：字符型（最大10个字符），为该报表表页编制单位的编号。（3）年：数字型（1980～2099），该报表表页反映的年度。（4）季：数字型（1～4），该报表表页反映的季度。（5）月：数字型（1～12），该报表表页反映的月份。（6）日：数字型（1～31），该报表表页反映的日期。除此之外，UFO有自定义关键字功能，可以用于业务函数中。上一页下一页返回第二节报表格式设计三、报表的公式管理一个报表文件中所有表页的格式是不同的，不同表页数据单元和字符单元的内容将随着编制单位和时间的不同而有所不同，除了个别单元数据需要手工录入外，大多数单元数据的来源和计算方法具有一定规律性。依据这一特点，用友UFO系统设计了报表的公式管理功能，从而使报表系统能够自动、及时、准确地编制会计报表。报表公式是指报表或报表数据单元的计算规则，主要包括单元公式、审核公式和舍位平衡公式三大类。公式的定义必须在格式状态下进行。上一页下一页返回第二节报表格式设计（一）单元公式1.单元公式的概念单元公式，是指为报表数据单元进行赋值的公式，也称计算公式，其作用是从账簿、凭证、本报表文件、其他报表文件或其他子系统等处调用、运算所需要的数据，并填入相应的报表单元中。单元公式一般由目标单元、运算符、函数和运算符序列构成，如图6-4所示。2.单元公式的分类常用的报表数据一般来自总账系统或者系统本身，从报表中取数又可以分为从本报表文件取数和从其他报表文件取数两种情况。上一页下一页返回第二节报表格式设计因此，单元公式又分为账务取数公式、表页内部取数公式、本表其他表页取数公式和其他报表文件取数公式四种。（1）账务取数公式。账务取数是指从总账系统中提取数据放到目标单元格中，是会计报表数据的主要来源。系统通过提供丰富的账务取数函数来实现总账和报表之间数据的传递。账务取数函数的基本格式为：函数名（“科目编码”，会计期间，［“方向”］，［“账套号”］，［会计年度］，［编码1］，［编码2］）（2）表页内部取数公式。主要由数据单元和统计函数组成。统计函数的基本表达式：函数名（区域）。上一页下一页返回第二节报表格式设计（3）本表它页取数公式。主要由本表它页取数函数构成。基本表达式：SELECT(<区域>,[<页面筛选条件>]，“页面筛选条件”用于确定数据源所在表页，格式为：<目标页关键字@><关系运算符><数据源表页关键字>。（4）其他报表文件取数。也叫报表之间取数公式，用于在不同报表之间定义取数关系。公式基本表达式为：<目标区域>=“<它表表名>”［.rep］-><数据源区域>［@<页号>］上一页下一页返回第二节报表格式设计（二）审核公式1.定义报表审核公式是把报表中某一单元或某一区域与另外一单元或其他字符之间用逻辑运算符连接起来,反映报表之间或报表内部的勾稽关系,其设置目的是将来利用这种勾稽关系对报表数据的准确性进行审核。2.基本格式审核公式的基本格式为：<区域>=<算术表达式>［FOR<表页筛选条件>］［RELA-TION<表页关联条件>］MESSAGE“<提示信息>”。其中，提示信息是当审核关系不满足时屏幕上出现的提示信息。上一页下一页返回第二节报表格式设计（三）舍位平衡公式在编制好的报表对外报送或进行报表汇总时，有可能需要改变原有的计量单位，如把原来的“元”改为“千元”而进行数据进位操作，在具体操作过程中还需要保持报表原有的平衡关系。由于改变报表的计量单位而用于对报表进行数据舍位以及调整报表舍位之后平衡关系的公式就是舍位平衡公式。定义舍位平衡公式需要指明舍位表名、舍位范围以及舍位位数，并且必须输入平衡公式。上一页返回第三节报表数据处理报表数据处理主要包括生成报表数据、审核报表数据和舍位平衡操作等工作。数据处理工作必须在数据状态下进行。由于企业的很多报表每月都要编制，每月所形成的报表数据各占一个表页，或者系统中同类型不同企业也需要编制同一种报表，则报表数据处理一般是针对某一特定表页进行的。因此，在数据处理时还涉及表页的操作。一、表页管理表页管理主要包括增加、删除、插入和追加表页等。向一个报表中增加表页有追加和插入两种方式，插入表页即在当前表页前面增加新的表页，追加表页即在最后一张表页后面增加新的表页。下一页返回第三节报表数据处理删除表页是将指定的整个表页删除，报表的表页数相应减少。交换表页是将指定的任何表页中的全部数据进行交换。二、报表数据生成报表数据生成即编制报表，生成报表的过程是在人工控制下由计算机自动完成的。具体操作步骤如图6-30所示。（一）打开报表，进入数据状态【操作步骤】（1）启动UFO系统，执行“文件”|“打开”菜单命令。（2）选择需要打开的报表文件“货币资金表.REP”，单击“打开”按钮，如图6-31所示。上一页下一页返回第三节报表数据处理（3）单击报表底部左下角的“格式/数据”按钮，使当前状态为“数据”状态，如图6-32所示。（二）增加表页【操作步骤】（1）执行“编辑”|“追加”|“表页”菜单命令，打开“追加表页”对话框。（2）输入需要增加的表页数“2”，如图6-33所示。（3）单击“确认”按钮，结果如图6-34所示。（三）录入关键字上一页下一页返回第三节报表数据处理关键字是表页定位的特定标识，在格式状态下设置完成关键字以后，只有在数据状态下对其实际赋值才能真正成为表页的鉴别标志，为表页间、表间的取数提供依据。【操作步骤】（1）执行“数据”|“关键字”|“录入”菜单命令，打开“录入关键字”对话框。（2）输入单位名称：高丽公司，年：2015，月：03，日：31，制表人（D7）：张三。（3）单击“确认”按钮，弹出“是否重算第1页？”对话框，如图6-35所示。上一页下一页返回第三节报表数据处理（4）单击“是”按钮，系统会自动根据单元公式计算03月份数据；单击“否”按钮，系统不计算03月份数据，以后可利用“表页重算”功能生成03月数据，如图6-36所示。（5）如果有其他月份数据，同理可以切换至报表的第二张表表页，并执行“数据”|“关键字”|“录入”菜单命令，打开“录入关键字”对话框。输入单位名称：高丽公司，年：2015，月：04，日：30，制表人（D7）：李四。单击“确认”按钮，弹出“是否重算第2页？”对话框，如图6-37所示。单击“是”按钮，系统会自动根据单元公式计算04月份数据。同理，录入第三张表页的关键字并计算，如图6-38所示。上一页下一页返回第三节报表数据处理（四）整表重算，生成报表当完成报表的格式设计并完成账套初始和关键字的录入之后，便可以计算指定账套并指定报表时间的报表数据了。计算报表数据是在数据处理状态下进行的，它既可以在录入完成报表的关键字后直接计算，也可以使用菜单功能计算。【操作步骤】（1）执行“数据”|“表页重算”菜单命令，弹出“是否重算第1页？”提示框。（2）单击“是”按钮，系统会自动在初始的账套和会计年度范围内根据单元公式计算生成数据。上一页下一页返回第三节报表数据处理（五）审核报表数据在数据处理状态中，当报表数据录入完毕或对报表数据进行修改后，应对报表进行审核，以检查报表中各项数据勾稽关系的准确性。【操作步骤】（1）执行“数据”|“审核”菜单命令。（2）系统自动调用事先设置的审核公司进行勾稽关系检查，如果无误，显示结果如图6-39所示。如果未通过审核，则显示结果如图6-40所示。（六）报表舍位操作上一页下一页返回第三节报表数据处理三、报表的图形分析UFO报表系统提供了很强的图形分析功能，可以比较方便地进行图形数据组织、制作图形，可以将报表数据所包含的经济意义用图表的方式直观地反映出来，是企业管理、数据分析的重要工具。UFO报表系统的图形功能可以平面或立体多层面地反映数据情况，可以制作直方图、圆饼图、折线图、面积图共4类10种格式的图表，并打印输出。（一）追加图表显示区域【操作步骤】上一页下一页返回第三节报表数据处理（1）在格式状态下，执行“编辑”|“追加”|“行”菜单命令，打开“追加行”对话框。（2）输入追加行数“10”，单击“确定”按钮，如图6-44所示。（二）插入图表对象【操作步骤】（1）在数据状态下，选取数据区域“A3:D6”。（2）执行“工具”|“插入图表对象”菜单命令，打开“区域作图”对话框。（3）选择确定如下信息：数据组“行”，数据范围“当前表页”。上一页下一页返回第三节报表数据处理（4）输入图表名称“货币资金分析图”，图表标题“货币资金对比”，X轴标题“期间”，Y轴标题“金额”，如图6-45所示。（5）选择图表格式“成组直方图”，单击“确定”按钮，如图6-46所示。系统当前窗口为图表对象窗口，可以利用菜单命令或双击图表要素对象进行图表编辑修改。无误后单击关闭按钮关闭窗口并保存文件。四、报表的查询和输出报表信息的提供是通过报表输出来实现的。报表的输出形式一般有屏幕查询、网络传输、打印输出和磁盘输出等形式。输出报表数据时往往会涉及表页的相关操作，如表页查找、透视和表页排序等。上一页下一页返回第三节报表数据处理（一）报表的查询报表查询是报表系统应用的一项重要工作。在报表系统中，可以对当前正在编制的报表予以查阅，也可以对历史的报表进行迅速有效的查询。在进行报表查询时，一般以整张表页的形式输出，也可以将多张表页的局部内容同时输出，后者这种输出方式叫作表页的透视。1.查找表页可以以某关键字或某单元为查找依据。2.联查明细账在UFO报表系统中，可实现报表项目←→明细账←→总账←→记账凭证的联查。上一页下一页返回第三节报表数据处理（二）报表的输出报表的输出形式一般有屏幕查询、网络传输、打印输出和磁盘输出等形式。1.网络传输网络传输方式是通过计算机网络将各种报表从一个工作站传递到另一个或几个工作站的报表传输方式。使用计算机网络进行报表传输，可在各自的计算机上方便、快捷地查看相关报表，这样大大提高会计数据的时效性和准确性，又有很好的安全性，并且可以节省报表报送部门大量的人力、物力、财力。随着计算机网络的日益普及，网络传输方式的优势越发明显，正在逐步取代其他方式的传输。上一页下一页返回第三节报表数据处理将报表生成网页html文件，可发布在企业内部网或互联网上。2.报表打印输出打印输出方式是指将编制出来的报表以纸介质的形式打印输出。打印输出是将报表进行保存、报送有关部门而不可缺少的一种报表输出方式。但在付诸打印之前必须在报表系统中做好打印机的有关设置以及报表打印的格式设置，并确认打印机已经与主机正常连接。打印报表之前可以在“预览”窗口预览。上一页下一页返回第三节报表数据处理3.磁盘输出各种报表以文件的形式输出到磁盘上也是一种常用的方式。此类输出对于下级部门向上级部门报送数据，进行数据汇总是一种行之有效的方式。上一页返回第四节系统模块自动生成报表及报表模板一、调用报表模板系统中提供了16个行业的标准财务报表模板。报表模板即建立了一张标准格式的会计报表。如果用户需使用系统内的报表模板，则可以直接调用。【操作步骤】（1）执行“格式”|“报表模板”菜单命令，打开“报表模板”对话框，如图6-