《会计电算化》-第八章

第八章固定资产系统第一节固定资产系统概述第二节固定资产系统初始化第三节固定资产系统日常业务处理第四节固定资产系统期末业务处理返回第一节固定资产系统概述一、固定资产系统的主要功能和特点（一）固定资产系统的主要功能固定资产系统是会计信息系统的一个重要组成部分，用于固定资产的核算和管理工作。固定资产系统的主要作用包括完成固定资产增减变动核算，完成固定资产折旧的计算、提取与分配，生成固定资产卡片、明细账、折旧提取及分配明细表等各种表格，并自动生成凭证。其主要功能包括初设设置、卡片管理、业务处理、账表查询和系统维护，如图8-1所示。（二）固定资产系统的主要特点下一页返回第一节固定资产系统概述固定资产是企业正常生产经营的必要条件，正确核算和管理企业的固定资产，对于保护企业资产完整、保证企业再生产资金来源具有重要意义。固定资产管理具有以下三大特点：1.数据量大且保存时间长2.数据处理方法比较简单3.数据处理频率较低二、固定资产系统的基本操作流程（一）固定资产系统与其他子系统的关系上一页下一页返回第一节固定资产系统概述固定资产核算是财务核算的一部分，其日常业务要通过账务处理系统的记账凭证反映，即固定资产的增加、减少、折旧计提等业务能自动生成凭证，并传递到账务处理系统。此外，固定资产管理系统不仅可以向报表处理系统传递数据，还可以向成本核算系统传递有关折旧费的数据。具体关系如图8-2所示。（二）基本操作流程固定资产管理系统的基本操作流程包括建立账套、基础设置、日常操作、期末处理等。不同类型的核算单位、不同的会计核算软件也不尽相同。图8-3是一个企业单位建账当年的固定资产管理系统的基本操作流程。上一页返回第二节固定资产系统初始化固定资产系统初始化是根据企业的具体情况，建立一个合适的固定资产的账套的过程。系统初始化是使用固定资产系统管理资产的首要操作。如果是第一次使用本系统，初始化前还需在“企业门户”|“基础信息”|“基本信息”|“系统启用”中设定“固定资产”的启用日期，正式启用固定资产系统。系统初始化设置主要包括：账套各项参数的设置、部门对应折旧科目设置、资产类别设置、增减方式设置、使用状况设置、折旧方法设置、卡片项目定义、卡片样式定义、原始卡片录入等。下一页返回第二节固定资产系统初始化一、建立固定资产账套第一次使用固定资产系统打开账套时，系统会自动提示进行系统初始化，如图8-4所示。（一）约定与说明在图8-3提示界面，单击“是”按钮，便进入了系统初始化阶段。其内容是固定资产账套的基本信息和资产管理的基本原则，需要使用者认真检查、确认，如图8-5所示。（二）启用月份上一页下一页返回第二节固定资产系统初始化账套启用月份是指固定资产系统开始使用的年份和月份，系统以此月份开始计提折旧，此月份前期的固定资产作为期初数据进行处理。启用日期只能查看不能修改，且固定资产账套的启用月份不得早于总账系统启用月份，如图8-6所示。（三）折旧信息折旧信息设置的目的是根据使用单位性质确定账套计提折旧的性质。系统提供了不提折旧、平均年限法、工作量法、年数总和法、双倍余额递减法等，单位根据自身需要确定。如果是行政区域事业单位，按照制度规定，单位的所有资产不提折旧。上一页下一页返回第二节固定资产系统初始化一旦确定账套不计提折旧，则账套内与折旧有关的功能不能操作，该判断在初始化设置后不能修改。需要说明的是，此处选择的折旧方法表示固定资产主要采用这种方法来计算折旧，某些固定资产还可以采用其他方法计提折旧。折旧汇总分配周期是指企业在实际计提折旧时的时间间隔。其实企业不一定每月计提一次，可根据所处行业和自身情况的不同确定计提折旧和将折旧归集成本和费用的周期。这里提供了1、2、3、4、5、6、12七种不同月份的选择，一旦选定折旧汇总分配周期，系统自动提示第一次分配折旧，也是自动生成折旧分配表编制记账凭证的期间，如图8-7所示。上一页下一页返回第二节固定资产系统初始化（四）编码方式设置设置资产类别编码方式：资产类别是企业根据管理和核算的需要给资产所做的分类。本系统类别编码最多可设置4级10位，系统推荐用国家规定的4级6位（2112）方式。设置固定资产编码方式：固定资产编码是资产的管理者给资产所编的编码，可以在输入卡片时手工输入，也可以选用自动编码的形式自动生成。如果选择了“自动编码”方式，则可单击下拉列表框，从“类别编号+序号、部门编号+序号、类别编号+部门编号+序号、部门编号+类别编号+序号”中根据企业的情况自行选择一种。自动编号中序号的长度可自由设定为1～5位，如图8-8所示。上一页下一页返回第二节固定资产系统初始化（五）账务接口为了确保系统所有固定资产的原值总额等于账务处理系统的固定资产一级科目的余额，系统所有固定资产的累计折旧总额等于账务处理系统中累计折旧一级科目的余额，可以选择与账务处理系统对账，这样可以在系统运行中任何时候执行对账功能，及时发现两个系统的偏差，予以调整。如果选择了与账务处理系统进行对账，相应地需要确定固定资产系统和账务处理系统中哪一会计科目对账。一般情况下固定资产对账科目应选择账务处理系统内“固定资产”一级科目，累计折旧对账科目应选择账务处理系统中“累计折旧”一级科目，如图8-9所示。上一页下一页返回第二节固定资产系统初始化如果选中“在对账不平情况下允许固定资产月末结转”，则表示当固定资产系统与账务处理系统的固定资产金额、累计折旧金额不相等时允许月末结账。在实际中不建议选中该选项。（六）完成在“固定资产初始化向导−完成”中列示了本次初始化设置的全部内容，如图8-10所示。单击“退出”按钮，则退出本次设置，单击“上一步”可重新进行设置，单击“完成”按钮，完成本账套的初始化。系统弹出“已经完成了新账套的所有设置工作，是否确定所设置的信息完全正确并保存对新账套的所有设置？”提示信息对话框，单击“是”按钮。上一页下一页返回第二节固定资产系统初始化固定资产初始化设置完成后，如果有参数需要修改，可在“固定资产”中“设置”下的“选项”中修改；而有的参数在“选项”中也无法修改，则只能通过固定资产管理系统中的“维护”中的“重新初始化账套”命令实现，该命令将清空对账套所做的一切设置，所以一定要慎重。二、选项设置选项设置功能可以修改在初始化设置中设定的部分参数值。该功能包括与账务系统接口、基本信息、折旧信息、编码方式、其他五个选项卡。其中,“基本信息”选项卡中的内容在初始化时设置,在此不可修改；与账务系统接口、折旧信息、其他三个选项卡的内容可以修改。上一页下一页返回第二节固定资产系统初始化三、基础设置基础设置工作是整个固定资产管理系统正确运行的基础。（一）部门对应折旧科目设置固定资产计提折旧后必须把折旧归入成本或费用。根据不同企业的具体情况，可按部门或按类别归集。当按部门归集折旧费用时，一般情况下，某一部门内的资产的折旧费用将归集到一个比较固定的科目，所以部门折旧科目的设置就是给部门选择一个折旧科目，录入卡片时，该科目自动缺省在卡片中，不必逐个输入。（二）资产类别设置上一页下一页返回第二节固定资产系统初始化固定资产的种类繁多，规格不一，要强化固定资产管理，及时、准确做好固定资产核算，必须科学地搞好固定资产的分类，为核算和统计管理提供依据。企业可根据自身的特点和管理要求，确定一个较为合理的资产分类分法。固定资产类别设置的主要内容包括类别编码、类别名称、每一类别的计量属性、折旧方法和卡片样式，也可以包含其他辅助信息如使用年限、净残值率、计量单位等。其中，主要内容必须输入，辅助信息可以输入，也可以不输入。【操作步骤】（1）执行系统菜单“设置”|“资产类别”，进入“类别编码表”窗口。上一页下一页返回第二节固定资产系统初始化（2）单击“增加”按钮，出现“单张视图”窗口。（3）依次输入资产类别编码、类别名称、使用年限和净残值率等数据，如图8-13所示。（4）单击“保存”按钮。同理，继续完成其他资产类别的设置。（三）固定资产增减方式设置固定资产增减方式包括增加方式和减少方式两类。增加方式主要有：直接购入、投资者投入、捐赠、盘盈、在建工程转入、融资租入等。减少方式主要有：出售、盘亏、投资转出、捐赠转出、报废、毁损、融资租出等。上一页下一页返回第二节固定资产系统初始化为了在增减业务发生时，固定资产系统能根据不同的增减方式快速生成相应的记账凭证，可以按照不同的增减方式设置与之相对应的入账科目。【操作步骤】(1)执行系统菜单“设置”|“增减方式”命令,进入增减方式窗口。（2）在左边列表框中单击增加方式“直接购入”。（3）单击“修改”按钮，输入对应入账科目“100201工商银行”，单击“保存”按钮，如图8-14所示。（4）同理，依次输入其他增减方式的对应入账科目。（四）使用状况设置上一页下一页返回第二节固定资产系统初始化从固定资产核算和管理的角度来看，需要明确资产的使用状况，一方面可以正确地计算和计提折旧；另一方面便于统计固定资产的使用情况，提高资产的利用效率。主要的使用状况有：在用、季节性停用、经营性出租、大修理停用、未使用、不需用等几种状况。系统设置的使用状况不能删除，可以在一级使用状况下增加二级使用状况。操作窗口如图8-15所示。（五）折旧方法定义折旧方法设置时系统自动计算折旧的基础。用友U8系统给出了常用的五种方法：平均年限法（一）、平均年限法（二）、工作量法、年数总和法、双倍余额递减法。上一页下一页返回第二节固定资产系统初始化这几种方法是系统设置的折旧方法，只能选用，不能删除和修改。根据折旧计算公式的不同，可以看出平均年限法（一）简单，适用于企业购买的新资产，不论是系统启用前购入还是启用后新购入；平均年限法（二）计算结果准确，但比较麻烦，适用于企业购买的二手资产。两种方法计提折旧总额总是一样的，只不过每月计算出来的结果不一定相等。如果这几种方法不能满足企业的使用需要，系统提供了折旧方法的自定义功能，执行系统菜单“设置”|“折旧方法”|“增加”命令即可，如图8-16所示。在此也可以定义企业适用的折旧方法的名称和计算公式，即增加新的固定资产折旧方法和计算公式。上一页下一页返回第二节固定资产系统初始化（六）卡片项目定义卡片项目是固定资产卡片要显示的用来记录资产科目的栏目，如原值、资产名称、使用年限、折旧方法等是卡片最基本的项目。固定资产系统提供了一些常用卡片必需的项目。但这些项目不一定能满足企业对资产特殊管理的需要，企业可以根据单位的情况自定义卡片项目。因为卡片项目实际上是固定资产卡片文件中的字段，所以定义卡片项目时，需要定义名称、数据类型、字符数（整数位长）、小数位长。数据类型一般包括数字型、字符型、标签型和日期性。如果选择了数据型，就需要定义小数位，并定义计算公式。上一页下一页返回第二节固定资产系统初始化在数据型、字符型和日期型下，都可以选择是否参照常用字典。如果选择采用，就可以在输入和编辑新的卡片项目时，选用已经设置的参照字典中的内容。具体操作窗口如图8-17所示。（七）卡片样式定义卡片样式指卡片的整个外观，包括其格式（是否有表格线、对齐形式、字体大小、字型等）、所包含的项目和项目的位置。不同的企业所需的卡片样式可能不同，同一企业对不同的资产管理的内容和侧重点可能不同，企业根据需要可以定义新的样式，系统默认的卡片样式为通用样式，也可以在通用样式的基础上进行修改。上一页下一页返回第二节固定资产系统初始化定义所需的卡片样式，根据需要可进行以下几部分设置：项目设置、格式设置、文字格式设置、边框设置。项目设置主要是卡片样式中的项目添加和减少；格式设置主要对行高、列宽设置及插入或删除行或列；文字格式设置主要是字体设置、字体大小设置、字型设置、折行设置、文字位置设置等；边框设置主要是边框类型设置、边框线线型设置等。通用卡片样式如图8-18所示。（八）原始卡片录入原始卡片指卡片所记录的资产的开始使用日期在录入系统之前，即已使用过并已计提折旧的固定资产卡片。上一页下一页返回第二节固定资产系统初始化企业在使用固定资产系统进行核算前，必须将原始卡片资料录入系统，保持历史资料的连续性。原始卡片的录入不限制必须在第一个期间结账前，任何时候都可以录入原始卡片。凡是通过原始卡片录入的固定资产，本期都参与提取折旧。【操作步骤】（1）执行“卡片”|“录入原始卡片”命令，进入“资产类别参照”窗口。（2）选择固定资产类别“021生产用设备”，单击“确认”按钮，进入“固定资产卡片录入”窗口，如图8-19所示。上一页下一页返回第二节固定资产系统初始化（3）在弹出的固定资产卡片中依次录入固定资产名称、增加方式、使用状况、开始使用日期、使用部门、原值等信息，其他信息自动算出。（4）所有信息录入完毕后，单击“保存”按钮，如图8-20所示。（5）同理，根据实验资料完成其他固定资产卡片的输入。上一页返回第三节固定资产系统日常业务处理初始设置工作完成后，一般很少改动，平时所做的大部分工作是固定资产的日常应用工作，包括固定资产增加、减少、变动调整、工作量输入、计提折旧、折旧分配、月末处理等变动信息的处理工作。一、固定资产增加在日常工作中，企业可能会购进或通过其他方式增加固定资产，该部分资产通过“资产增加”操作录入系统，其实相当于新卡片录入，与原始卡片录入方法相同，不同之处在于：原始卡片的开始使用日期应在录入月份之前，新卡片的开始使用日期应与录入月份相同；原始卡片中可以显示月折旧额，但是新增卡片对应的固定资产还没有计提折旧，还不能显示月折旧额。下一页返回第三节固定资产系统日常业务处理【操作步骤】（1）进入固定资产系统，选择“卡片”选项中的“资产增加”选项，系统弹出“固定资产类别档案”窗口，选择相应的资产类别，如图8-21所示。（2）单击“确定”，展开“固定资产卡片”对话框，如图8-22所示。（3）录入或参照选择选项的内容。（4）单击“保存”后，录入的卡片已经存入系统。（5）如果在系统“选项”中选择了“业务发生后立即制单”，系统将自动弹出有一部分缺省内容的不完整的凭证，选择“凭证类别”和“制单日期”，单击“保存”，生成凭证，如图8-23所示。上一页下一页返回第三节固定资产系统日常业务处理（6）如果在系统“选项”中没有选择“业务发生后立即制单”，则可在固定资产日常处理完成后单击“处理”菜单，选择“批量制单”进行制单。二、固定资产变动固定资产发生原值的增减、部门转移、使用状况的变动、折旧方法的调整、累计折旧和使用年限调整等情况，均可以通过输入各种变动单进行处理。这里介绍一下固定资产部门转移，其他变动处理大同小异，不做一一介绍。执行“变动单”|“部门转移”菜单命令以后，系统出现如图8-24所示操作窗口。上一页下一页返回第三节固定资产系统日常业务处理在处理部门转移业务时，输入卡片编号或资产编号，相应的资产名称、开始使用日期、规格型号、变动前部门、存放地点都会自动列出，然后输入变动后部门，并且要求输入变动的原因，不允许无故变动。三、固定资产折旧处理（一）工作量录入当账套内的资产有使用工作量法计提折旧的时候，每月计提折旧前必须录入资产当月的工作量，以便系统自动计算折旧所需要的数据。工作量输入过程中，系统将自动列示所有需要输入工作量的固定资产，此时只需要输入固定资产的本月工作量即可。上一页下一页返回第三节固定资产系统日常业务处理如果固定资产是按工作量法计提折旧，则需要输入本月工作量。单击“卡片”，选择处理，双击“工作量录入”，若无工作量法计提折旧的固定资产，则出现如图8-25所示。（二）计提本月折旧自动计提折旧是固定资产系统的主要功能之一。系统在一个会计期间内计提折旧一次，根据录入系统的资料自动计算每项资产的折旧，并自动生成折旧分配表，然后制作记账凭证，将本期的折旧费用自动登账。上一页下一页返回第三节固定资产系统日常业务处理系统在一个期间内可以多次计提折旧，每次计提折旧后，只是将计提折旧累加到月初的累计折旧，不会重复累计；如果上次计提折旧已制单，把数据传递到总账系统，则必须删除该凭证或红字冲销后才能重新计提折旧；计提折旧后又对账套进行了影响折旧计算或分配的操作，必须重新计提折旧，否则系统不允许结账。如果自定义的折旧方法月折旧率或月折旧额出现负数，说明折旧已经提足，这时系统会自动中止折旧计提。执行完折旧计提以后，系统就会生成折旧清单。折旧清单显示所有应计提的资产计提折旧数额的列表，表中列示了计提期间、资产名称、计提原值、月折旧率、单位折旧、月工作量、月折旧额等信息。上一页下一页返回第三节固定资产系统日常业务处理折旧分配表是编制记账凭证，把计提折旧额分配到成本和费用的依据。什么时候生成折旧分配凭证根据企业在初始化或“选项”中选择的折旧分配汇总周期确定，如果选定的是一个月，则每期计提折旧后自动生成折旧分配表；如果选定的是一季度，则到了一季度计提折旧后才自动生成折旧分配凭证。折旧分配表有两种类型：部门折旧分配表和类别折旧分配表，只能选择一个制作计账凭证。【操作步骤】（1）进入固定资产系统，选择“处理”菜单中的“计提本月折旧”命令，系统弹出“是否要查看折旧清单？”，单击“是”，如图8-26所示。上一页下一页返回第三节固定资产系统日常业务处理（2）系统继续弹出“本操作将计提本月折旧，并花费一定时间，是否继续？”，单击“是”按钮。（3）系统计提折旧完成后，进入折旧清单，如图8-27所示。（4）单击“退出”，弹出“折旧分配表”，如图8-28所示。单击“凭证”按钮，进行“填制凭证”，如图8-29所示，设置完凭证类型，单击“保存”按钮。四、固定资产减少资产在使用过程中，总会由于各种原因，如毁损、出售、盘亏等退出企业，造成企业资产减少。上一页下一页返回第三节固定资产系统日常业务处理固定资产系统提供了资产减少的功能，企业可以单个或批量进行资产减少处理。如果要减少的资产较少或没有共同点，则通过输入资产编号或卡片号，然后单击“增加”，可将资产添加到资产减少表中；如果要减少的资产较多并且有共同点，则通过单击“条件”，输入一些查询条件，将符合该条件集合的资产挑选出来进行减少。操作窗口如图8-30所示。【操作步骤】（1）进行卡片资产减少前需要进行计提折旧，如图8-29所示。（2）否则出现“资产减少”对话框，选择需要减少的固定资产，在表内完善减少方式、清理收入、清理费用及清理原因等内容，如图8-31所示。上一页下一页返回第三节固定资产系统日常业务处理（3）单击“确定”按钮，出现资产减少凭证制单，完善凭证类别等信息，单据保存，如图8-32所示。五、凭证生成与凭证管理（一）批量制单制作记账凭证即制单，固定资产系统和总账系统之间存在着数据的自动传输功能，该传输通过制作传送到总账的凭证实现。在资产增减、卡片修改、原值变动、资产评估、累计折旧调理、折旧分配表完成后，如果在初始化阶段设置了“立即制单”，则自动调出有一部分缺省内容的不完整凭证供用户完成。否则，单击“处理”菜单选择“批量制单”完成制单工作，如图8-33所示。上一页下一页返回第三节固定资产系统日常业务处理批量功能可同时将一批需制单业务连续制作凭证传输到总账系统，还提供了汇总制单功能，避免了多次制单的烦琐。制单时，系统显示的凭证是根据不同的制单业务类型和“选项”中设置的默认资产科目、折旧科目等生成的不完整的凭证，用户可以修改和补充，确认无误后保存，生成记账凭证。（二）凭证查询、修改和删除固定资产制作的传到总账系统的凭证修改和删除只能在本系统完成，总账系统无权删除和修改本系统制作的凭证。【操作步骤】上一页下一页返回第三节固定资产系统日常业务处理（1）在固定资产系统中，打开“卡片”|“处理”，选择“凭证查询”菜单，系统弹出所制作的凭证列表，如图8-34所示。（2）从列表中选中要删除或编辑的凭证。（3）单击“修改”或“删除”即可。六、账表管理固定资产管理过程中，企业需要及时掌握资产的统计、汇总和其他各方面的信息。固定资产管理系统根据用户对系统的日常操作，将这些信息以账和表的形式提供给财务人员。固定资产系统提供的账表分为四类：上一页下一页返回第三节固定资产系统日常业务处理第一类是账簿类，包括固定资产总账、固定资产登记簿、（单个）固定资产明细账、（部门、类别）明细账四个账簿。第二类是折旧类报表，包括（部门）折旧计提汇总表、固定资产折旧计算明细表、固定资产及累计折旧表（一）、固定资产及累计折旧表（二）、固定资产折旧清单表。第三类是统计类报表，包括（固定资产原值）一览表、固定资产到期提示表、固定资产统计表、盘盈盘亏报告表、评估变动表、评估汇总表、役龄资产统计表、逾龄资产统计表。第四类是分析类报表，包括部门构成分析表、价值结构分析表、类别构成分析表、使用状况分析表。上一页下一页返回第三节固定资产系统日常业务处理第五类是减值准备表，包括减值准备明细账、减值准备余额表、减值准备总账，如图8-35所示。各种报表的输出可以直接在屏幕上显示，也可以通过打印机打印出来，还可以以文件的形式保存在U盘中输出。上一页返回第四节固定资产系统期末业务处理根据企业财务制度规定，月底需要进行对账和结账工作。固定资产系统在生成凭证后，自动将本系统的会计凭证传递到总账系统，在总账系统进行出纳签字、凭证审核、凭证记账等工作。系统生成的凭证在总账系统记账后，固定资产才能进行月末对账、结账工作。一、月末对账固定资产对账是指固定资产系统中固定资产的价值和账务系统中固定资产科目的数值核对。在固定资产系统运行过程中，应保证固定资产的价值和总账系统中固定资产科目的数值相等，而两个系统的资产价值是否相等，通过执行固定资产系统提供的对账功能实现，对账操作不限制执行的时间，任何时候均可进行对账。下一页返回第四节固定资产系统期末业务处理系统在执行月末结账时自动对账一次，给出对账结果，并根据初始化时的设置决定是否允许结账，只有在系统初始化设置时选择了与总账对账，对账功能才可操作。【操作步骤】（1）进入固定资产管理系统，在“固定资产系统”窗口中单击“处理”，选择“对账”功能，系统弹出“与账务对账结果”对话框，如图8-36所示。（2）单据“确定”确认对账结果。二、月末结账月末结账是将当月数据经过处理后结转至下月。上一页下一页返回第四节固定资产系统期末业务处理月末结账每月进行一次，结账后当期的数据不能修改。在固定资产系统中，有两种情况不允许结账：初始化时，选择了“月末结账前一定要完成制单登账业务”，则