48公众沟通---文书沟通

1、公共交流书面交流、技术总结、书面交流分析、模拟训练、书面交流，如果你不会写，不要指望你能说得好！书面交流没有什么深奥的理论。困难在于你需要不断地训练自己，这可能是一个漫长的过程。与其训练你的写作技巧，不如培养正确的写作习惯。不要相信这种模式，除非是每个人都开发的书面交流模式，否则你会发现这个模板本身就是交流的障碍。公众沟通书面沟通，通过目前预期的书面沟通效果，确定需要改进的地方，通过掌握有效的书面沟通技巧，取得更好的效果。培养和发展书面交流技能，学习目的，公共交流-书面交流，书面交流分析，三个问题1。书面交流的类型？二、有效书面交流的特征？第三，书面交流的主要焦点是什么？信件、备忘录、报告、提

2、案、记录、和平条约、指示、议程、通知、规定、注释、计划、讨论文件，a .提供必要和准确的信息。b .词语的表达应该适合具体情况。书面交流，书面交流和分析，明确的目的我想用这份文件做什么？传递信息，给出指示，解释事情，事后补充，制定语气和修辞策略，进入例题练习，写过程，写完后重读，修改文件，大胆地删减，一口气写完，整理写作思路，考虑文件内容，检查细节，确保它是正确的，是和否。目的明确信息，全面地写，使用短句，强调最重要的段落，尽可能生动地搞清楚摘要和结论，随意开始写停顿被动句。对长句的双重否定，不相关的信息，过长的错别字，文档交流，文本交流分析，亲爱的老师/女士：我间接了解到你正在找一家公司为你

3、公司的所有部门安装新电脑。我确信，作为一家完全令人放心的公司，我们公司将被任命。不管我们在贵公司业务中的有限经验，为您服务过的人都说我们有资格做这份工作。我是一个非常性感的人。除非另有通知，否则我不能在星期一、星期二和星期五下午拜访你。这是因为，你好，刘云端先生，这是微软的一封信。经过我们上周的电话交谈，我很高兴把我们公司的最新宣传册寄给你。你已经表示你的公司对安装新的计算机软件感兴趣。我相信我们的服务符合您的要求，也会让您满意。我期待收到你的来信，并很快见到你。向比尔盖茨致敬，2002年10月1日。练习目标：区分两个字母的区别，并解释原因(10分钟):小组讨论，形成原因，代表性陈述。(3分钟

4、)，书面交流的分析，书面交流的分析，亲爱的老师/女士，我间接了解到你正在找一家公司为你公司的所有部门安装新电脑。我确信，作为一家完全令人放心的公司，我们公司将被任命。不管我们在贵公司业务中的有限经验，为您服务过的人都说我们有资格做这份工作。我是一个非常性感的人。除非另有通知，否则我不能在星期一、星期二和星期五下午拜访你。这是因为，你好，刘云端先生，这是微软的一封信。经过我们上周的电话交谈，我很高兴把我们公司的最新宣传册寄给你。你已经表示你的公司对安装新的计算机软件感兴趣。我相信我们的服务符合您的要求，也会让您满意。我期待收到你的来信，并很快见到你。向比尔盖茨致敬。在2002年10月1日，作者没

5、有费心去找出联系人，歧义的语义，语法错误和错别字，不相关的信息，太长的文件，解释写这封信的原因，暗示下一步的行动，知道这封信是发给谁，表现出积极的态度，只写一页，表达不清楚，缺乏全面的考虑。，内容清晰、乐观、简明扼要。分清两封信的区别并说明原因，掌握写作过程中各环节的要点，掌握三类词的特点和写作方法，写完后重读修改文件，大胆删减，一口气写完，理清写作思路，考虑文件内容，检查细节，确认正确性，回顾写作过程，做好准备，再做准备， 为什么大纲：结构和策略的安排：信息，需求，写作，检查，肯定，否定，指示，删除：条不相关的信息，非常注意错误：语法，拼写，描述细节：标点符号，日期，标题，文档交流技巧的总结

6、，明确同意一些请求，提供一个机会，或者一些好消息给接收者好消息，让他高兴。 然后解释好消息，消除接收者可能有的任何疑虑。带着良好的祝愿关闭文件，让收件人知道你在分享他的快乐。拒绝要求或坏消息。开始以自然而渐进的方式进行描述，为受托人接受坏消息铺平道路。在给出坏消息之前，给出一些背景信息，给出提示，让他们做好心理准备。清楚准确地说出坏消息。不能让人误解。以美好的祝愿结束，不要为坏消息找任何借口。指导他人做一些工作，开展一些活动，同意你的意见或提供你的信息。开头应该对受托人有吸引力，生动有趣。表达事实、要求或建议。当这些与某个利益相关时，让受托人提交。明确指示受托人如何做，鼓励克服困难，尽快完成任

7、务。文件沟通技巧总结，1写作准备阶段：思考：向谁？写什么？为什么？大纲：要点按索引卡排序：合理安排各点的位置，剔除无关信息。3、检查报表是否准确。是否有不恰当的描述。语法和写作是否有错误。在写作过程中有三种主要的书面交流类型：正面型直接给出好消息，用良好的祝愿解释好消息，结束负面型，在给出坏消息之前用缓冲的自然叙述解释，以及讲述坏消息。如有可能，建议作出一些可能的选择，建议或要求应以能引起受托人注意的叙述来表达，可能的好处应清楚地表明受托人应如何做，鼓励和克服困难，并尽快完成工作。沟通模拟练习、沟通联系卡、创建书面沟通分析表、拒绝信和书面沟通分析表。填写时，把重点放在最常用的书面交流材料上信件

8、、笔记、备忘录等。在实践中至少填写三个主要受托人，并在实际工作中全部填写。10分钟内独自完成。填写完毕后，在小组中交换分析表，进行5分钟的讨论。问题：填完表格后你发现了什么？换桌后你发现了什么？模拟练习文本交流分析表，模拟练习拒绝信，练习背景：您是一名行政主管，收到了一名关键员工的来信，该员工要求全职学习(见下文)，您必须写一封回信，拒绝他的请求。请在十分钟内写完这封信。(请注意“准备、书写、检查”三个步骤)，尊敬的主管：您好，我是质量控制员王海滨，在这个岗位上已经工作了3年。我多次参加过公司组织的一些技能培训，这对我的工作很有帮助，也让我深刻意识到知识对我工作的重要性。因此，我希望参加一个为

9、期两个月的“六西格玛”管理培训课程，并且是全日制的。原因如下：“六西格玛”是近年来在制造业中备受关注的一种质量管理方法。作为负责质量的员工，我的质量管理知识已经过时，需要更新。现在学习储备一些专业知识对将来的工作会有好处。我多次建议公司举办类似的培训，但由于我们的能力，没有举办过。这个为期两个月的培训课程由省计委组织，质量高，成本低，机会难得。总而言之，我希望你能批准我的请求。向王海滨敬礼，2002年10月9日，模拟一封拒绝信，讨论它(20分钟)，两人一组读对方的信。每个人都阅读自己发送的数据，并按要求填写“分析表”。用10分钟时间，在团队中轮流传阅每个人写的信，讨论并分别选择最合适的和最不合

10、适的信。(注意上一步“分析表”中的意见。)在5分钟内，团队将这两封信的分析表复制到演示文稿中，代表们给出了全面的评估。5分钟、6 5 4 3 2 1，5 8 22个单词的句子.拒绝信的模拟练习，拒绝信的模拟练习，拒绝信的模拟练习，讨论以下问题：团队如何轮流传阅信件？这两个字母是怎么出来的？每个字母都有相应的“分析表”吗？还是他们在混乱中被分开了？你看过别人给自己的信的“分析表”吗？你发现了什么？你认为你写的这封信可以改进吗？模拟练习通信卡，规则：1。所有小组得到相同的完整拼图结果图。2.每个小组得到一些图片，这些图片是从三个相同的结果图中以相同的方式剪切出来的。经过无序混合，它们被分成三组。因

11、此，不能保证每组获得的图片只能拼出结果图形，因为图形可能会重叠并且很短。(我们必须克服的困难之一是通过沟通来理顺重叠和不足。)3 .小组内部的口头交流是自由的，小组之间的交流只能通过“交流卡”进行。4.每个小组应该选择一个永远不会说话或指导拼图游戏的发送者，只负责发送信息和图片，观察交流效果进行讨论。5.图片可以在小组之间转移，遵循以下原则：一、你可以根据其他小组的要求转移任何图片，也可以申请其他小组的图片；在每组的桌子上至少放3张照片。7.每组的桌子上只允许放纸和笔。8.不允许将图片转移到一个小组，因为一个小组不可能承担日常工作中的所有任务。9.这三个小组有5分钟(额外)的时间来统一准备，然后开始相互隔离地工作。10