某顾问有限公司时间管理培训课件(PPT 79页).ppt

1、时间管理,南京创联管理顾问有限公司,问题提出,您是否总是被人打扰，而无法给自己留出整块的时间处理自己想做的事？ 您是否经常因被领导、同事或下属抱怨由于您的工作拖延影响到他们任务的完成而感到委屈？ 您是否经常为了完成某些重要而又紧急的事项不得不加班？ 您是否已经把需要独自完成的专项事项放在下班后处理当成了正常？ 您是否经常紧张的工作一个阶段空下来的时候，却惊觉这个阶段没有让自己感到有成就感的成果产生？ ,案例分析：任经理的时间浪费在了哪里？,8: 30总经理找任经理谈有关公司人力资源规划的问题，一直到10:00。 10:00正准备工作，接到电话询问有关新员工薪资的问题，解释了20分钟。 10:2

2、0开始处理桌子上堆积的文件报告，中间不断有人进来请示汇报工作，一直到12:00吃午饭，还有一部分没有过目。 吃过午饭，看了一会报纸，和同事就最近的热门话题聊了会天，猛然想起总经理交待的关于人力资源的规划报告还没有完成，急忙赶回办公室。 14:00与销售经理约好讨论招聘营销人员的事宜，由于对招聘主管不放心，任经理又全程参与了招聘计划、招聘人员资格要求等的确定，用了2小时。 与销售经理刚谈完，两个下属怒气冲冲闯进办公室，要求任经理今天必须对他俩工作上扯皮的事情做出决定，否则都撂挑子不干啦。既然已经闹到不可开交的地步，任经理就责任分工和合作的主题紧急召集部门员工开会，由于会议准备不足，参会人员各抒己

3、见，开了一个多小时到下班也没结果，决定以后抽个时间再议。 这时已经没有时间写报告，只好把未写完的报告和需要处理的文件带回家，晚上又得加班了。,人力资源部任经理为人诚恳、工作勤奋，但总觉得没有做自己应该做的事情，每天都忙，却忙的不是地方，没有成就感。让我们来分析一下任经理某一天的活动：,目录,时间管理的概念 时间管理的陷阱 时间管理的统筹 时间管理的落实,目录,时间管理的概念 时间管理的陷阱 时间管理的统筹 时间管理的落实,给“时间管理”下个定义,时间的特性： 恒久 客观公正 供给毫无弹性 无法积蓄 无法失而复得,一个活到72岁的人是如何利用时间的,睡觉：18年 工作：15年 学习：10年 吃饭

4、：8年 行进：6年 等候：6年 洗漱：3年 其它：6年,中国人平均寿命 男：72岁 女：76岁,时间管理对个体的价值,资产,负债,0,+,18,30,25,20,27,35,40,70,60,50,80,90,100,年龄,24,国际的成年年龄，可惜国内不支持，此时资产为“零”。,通过中级、高级教育，十年寒窗后进入社会，资产为“小负数”。,经历失败与挫折，学会自我管理，并运用专业知识，学会定位，期望获认同与赏识,而立之年，清晰定位，获得重用并提升，年富力强；但由于组建家庭，获得再教育等原因，住房、学习成本上升，债务最重,努力工作获取经验与尊重，资产的快速积累。职业提升迎来较多的机遇，并学会投资

5、与理财。重新择业难度加大，,事业高原，调整知识结构并寻求创新，资产稳步增加，速度放缓。,事业渐进顶峰，财富获取速度降低，咨询与专家角色定位，理财重于冒险，培养新人,回报减少，着手退休并培养新人，成为： 顾问、专家 讲授、传道 编书、求学 寻求新的生活，规划二次人生。富足并多彩的后半生开始,着眼于心情与健康，财富不再成为考虑因素。,为使晚年幸福，必要时将资产抵押，“儿孙自有儿孙福”,职业生涯曲线图,时间管理对组织的价值,目录,时间管理的概念 时间管理的陷阱 时间管理的统筹 时间管理的落实,调研分析,有哪些因素影响到您的时间利用效率？,影响时间管理的主要因素,影响时间管理的主要因素,什么是规范化管

6、理,规范化管理核心理念是在对人的本质特性准确把握基础上，通过确立一套价值观念体系来引导企业员工的意志行为选择。,规范化管理体系不健全直接导致组织内耗加大，进而影响到组织中员工时间的利用效率,您认为目前组织运行的效率如何？,您认为影响组织运行的主要原因是什么？,规范化管理调研责,您认为部门与部门之间职责划分明确吗？,部门内部各职位之间职责划分明确吗？,您认为您所在部门的职责界定是否明确？,您对与您相关岗位的工作职责是否清楚？,规范化管理调研责,公司是否有绩效考核体系？,您认为公司目前的绩效考核体系能够公正地反映您的工作业绩吗？,您认为公司目前的绩效考核体系存在的比较严重的问题是什么？,公司现行的

7、绩效考核体系中的最关键内容是什么？,规范化管理调研权,您认为您的权力与您的工作职责匹配吗？,向上级请示工作时，有多少工作上级需要向他的上级请示后才能给予您答复？,您是否明确您所在岗位工作职责和权力？,规范化管理调研利,目前公司确定员工薪酬水平的主要依据是什么？,您认为合理的薪酬水平设定的最重要依据应该是什么？,规范化管理调研员工,您认为自己的才能目前得到了多大的发挥？,影响时间管理的主要因素,时间管理能力养成链条,环境,成效,自我形象,习惯,行为,理念,思维,12秒88,需要反思的三大理念,有限的个体生命 速效制胜 机会成本,理念一：有限的个体生命,理念二：速效制胜,理念三：机会成本,选择了一

8、个的同时，也意味着放弃了其它，虽然其中可能存在更有价值的路径 当你意识到那条最有价值的路时，那条路可能已经变成了红灯,需要反思的九种思维,先做喜欢做的 先做懂的 先做容易的 先做花时间少的 先做资料齐全的 先做已经排定的 先做经过筹划的 先做别人的 先做有趣的,需要反思的七种行为,情不自禁 事必躬亲 过分客套 例行公事 犹豫不决 漫不经心 碌碌无为,时间管理理念、思维、行为反思的准则,正北理论： 这种理论强调的是每一天的行动，每一个时段的行动，都要与未来的目标很接近，它强调的是一种方向。,目录,时间管理的概念 时间管理的陷阱 时间管理的统筹 时间管理的落实,时间管理统筹的指导原则,时间管理统筹

9、的指导原则： 以速效为中心 坚持规范化管理 坚持四项基本原则,提升时间管理能力首要任务：提高组织规范化管理水平,规范化管理体系建设示例,规范化管理体系建设的核心要点,以人为本，充分调动员工的主观能动性 纲举目张，实现系统整合 价值观塑造为主，制度约束为辅,规范化管理体系建设示例：绩效管理体系的构建,制定绩效计划，确定绩效指标,绩效反馈面谈,绩效实施与管理,绩效考核,绩效理念 和思想,绩效管理偱环,绩效管理文化,绩效管理支持结构,绩效管理 循环/文化,成功支持结构,技能,制度/流程,绩效信息,人力资源技能、制度/流程和信息技术与战略和绩效管理程序连接，确保交付及时可信的绩效信息,一个集成的、持续

10、的评估、报告和行动循环而非“一次性”事件，以监督、报告和行动进行绩效职责分配,绩效管理是各级管理者一种责任、权利和义务，绩效文化要求支持接受职责和达成绩效目标,行为固化,绩效管理 文化宣传,明确标准,绩效 文化,规范化管理体系建设示例：绩效管理体系的构建,规范化管理体系建设示例：绩效管理体系的构建,从企业战略目标引伸而来的关键成功因素,绘制战略地图，完善关键成功因素逻辑关系,通过强弱相关性分析，厘清各部门对战略的支撑点,运用相关分析工具进行关键成功因素细化,规范化管理体系建设示例：绩效管理体系的构建,绩效指标定义,指标修正与筛选,生成绩效协议,规范化管理能力的提升有赖于管理体系、管理思想、管理

11、技能同步的提升，因此，与管理体系建设同步的人力资源能力素质培育也是至关重要的,员工能力素质培育之：选,或许你可以教会一头牛爬上树 但最好还是找来一只松鼠,员工能力素质培育之：选,能力素质模型：,员工能力素质培育之：育,GE人才培育： 创造、确定、传播公司的学识，以促进GE的发展，提高GE在全球的竞争能力，具体： 促进：GE员工的成长与发展 分享：GE各业务部门传播最佳实践经验、公司的举措以及学习的经验 传播：公司的文化与价值观,联想人才培育： 培养具有联想血型的人，联想认为： -企业有血型，符合这种血型的人，成为联想的员工，否则与联想无缘 联想需要的三种血型： -能独立做一摊事的人 -能带领一

12、帮人做事的人 -能审时度势，一眼看到底的领军人物,员工能力素质培育之：育,传统的培育模式,现代的培育模式,培训 直接组织培训 教师主导 教育训导 教室 学习与工作分开 强调个体的技能发展,学习 提供学习指导 学员中心 辅导教练 任何工作场所 学习成为工作重要组成部分 组织的学习,员工能力素质培育之：用,用其所长、避其所短 量才使用，才尽其用 明责授权，信任人才 组合人才，聚放效应 庸才愚才及时淘汰,夫运筹帷幄之中，决胜千里之外，吾不如子房；镇国家，扶百性，给馈饷，不绝粮道，吾不如萧何；连百万之军，战必胜，攻必克，吾不如韩信。此三者，皆人杰。吾能用之，此吾所以取天下。 刘邦,员工能力素质培育之：

13、留,事业留人 感情留人 待遇留人,员工个体如何提升时间管理能力,时间支配能力分析,请回答下列问题，测试一下你对时间的支配能力，请问答“是”或“否”。,你是否一到公司便列出当日工作安排？ 你是否在固定的时间里处理往来函件，如上午或下午？ 你是否将无用的文件处理掉，而不是机械地归档？ 你是否能避免各种浪费时间与精力的“琐事”？ 你能使每项工作都善始善终，避免头绪多而乱吗？ 你能注意缩短用餐、饮茶时间吗？ 你只欢迎那些实在的、对公司有益的推销员或顾问吗？ 你除非万不得已才召开会议吗？ 你只参加那些对本部门的工作有直接影响的会议吗？ 你收到函件后是否阅后立即处理？ 你阻止别人给你寄发各种无用资料吗？

14、你阅读报刊杂志时是否浏览大意后，再细读重点章节？ 你肯放手让部下独立工作吗？能不频繁检查或干扰他们吗？ 你鼓励部下遇到问题时开动脑筋，提出独立见解吗？ 你手边有重要工作处理时，如果同事找你聊天，你能巧妙地拒绝吗？ 你能充分利用电话提高效率，不在工作时间煲“电话粥”吗？ 你每天下班之前是否将未完成的工作列入第二天的计划？ 你能充分利用电脑、复印机提高效率吗？ 当你遇到非得靠专门知识与经验才能解决的问题时，你是否请教专家协助，而不是单枪匹马地蛮干？ 你在召开重要会议时是否吩咐秘书不转电话，不会见未约来访者？,回答“是”，得5分；回答“否”，得0分。 如果得80-100分，表明你能最充分地利用自己的

15、时间，不必因不能完成任务而加班或将工作带回家。 如果得60-80分，表明你基本上能够有效支配时间，只在某些方面仍须改进，可参考测试结果对照检查。 如果得30-60分，表明由于做事计划性差、效率低，增加了很多工作压力，你的问题集中在三个方面：主次不分；不能充分相信下属，不放权；精力分散，易受不速之客干扰。只要下决心改正以上不足，你一定能在有限的时间里取得更高的效益。 如果得30分以下，那表明你面临严重的问题或将被解职，除非你立即全力以赴提高效益。,时间管理的四项基本原则,明确目标 分清工作的轻重缓急 合理的分配时间 有计划、有组织的开展工作,时间管理基本原则一：明确目标,1）上级完成目标的前提是

16、下级必须实现目标 2）下级目标是对上级目标的分解（是上级实现目标的手段）,目标初体验,研讨： 如何评价自己是否成功？ 如何快速的达成自己成功的目标？,时间管理基本原则二：分清工作的轻重缓急,道具： 铁桶一只，大石头两块，碎石若干，细沙一堆，水一罐。铁桶的容积刚好能够装下大石头、碎石、细沙和水 任务：把以上物品装进铁桶。 提问：如果请你做这个实验，你将会按怎样的顺序把以上物品装进铁桶？,案例回顾：任经理的一天,8: 30总经理找任经理谈有关公司人力资源规划的问题，一直到10:00。 10:00正准备工作，接到电话询问有关新员工薪资的问题，解释了20分钟。 10:20开始处理桌子上堆积的文件报告，

17、中间不断有人进来请示汇报工作，一直到12:00吃午饭，还有一部分没有过目。 吃过午饭，看了一会报纸，和同事就最近的热门话题聊了会天，猛然想起总经理交待的关于人力资源的规划报告还没有完成，急忙赶回办公室。 14:00与销售经理约好讨论招聘营销人员的事宜，由于对招聘主管不放心，任经理又全程参与了招聘计划、招聘人员资格要求等的确定，用了2小时。 与销售经理刚谈完，两个下属怒气冲冲闯进办公室，要求任经理今天必须对他俩工作上扯皮的事情做出决定，否则都撂挑子不干啦。既然已经闹到不可开交的地步，任经理就责任分工和合作的主题紧急召集部门员工开会，由于会议准备不足，参会人员各抒己见，开了一个多小时到下班也没结果

18、，决定以后抽个时间再议。 这时已经没有时间写报告，只好把未写完的报告和需要处理的文件带回家，晚上又得加班了。,时间管理基本原则三：合理的分配时间,紧急的事,不紧急的事,不重要的事,重要的事,紧急状况 迫切的问题 限期完成的会议或工作,准备工作计划 预防措施 价值观的澄清 人际关系的建立 增强自己的能力,造成干扰的事、电话 信件、报告 会议 许多迫在眉睫的急事 符合别人期望的事,忙碌琐碎的事 广告函件 电话 浪费时间 逃避性活动,四象限法：,演练：四象限法分析销售部周经理的一天,阅读内部刊物1H 打电话给12个客户30分钟 聆听电话留言10分钟 与华金公司讨论定价2H 中实公司的合作意向书2H

19、商讨索赔案处理1H 周五业务会提前1H 完成文件归档1H 共进午餐，讨论促销会策略1.5H 天际公司的货未到问题？ 人事部明天要上报新员工试工期表现结果报告 上级要求上报三个月的业绩报表2H,时间管理基本原则四：有计划、有组织地开展工作,计划：基于目标的工作步骤和资源配置的部署和安排！,目录,时间管理的概念 时间管理的陷阱 时间管理的统筹 时间管理的落实,时间管理三大纪律八项注意,三大纪律： 综合价值最大化 并行工作提效率 串行工作保连续,八项注意： 注意储备 注意习惯 注意专注 注意效率 注意避扰 注意节流 注意协作 注意价值,时间管理三大纪律八项注意,三大纪律： 综合价值最大化 并行工作提

20、效率 串行工作保连续,八项注意： 注意储备 注意习惯 注意专注 注意效率 注意避扰 注意节流 注意协作 注意价值,纪律一：综合价值最大化,值得让他（她、它）做的，绝不自己做！,授权下属 秘书 保姆 钟点工 委外 工具 ,纪律二：并行工作提效率,起床,洗脸刷牙,出门,热牛奶,更衣化妆,整理公文包,热面包早点,吃早餐,小王的一个早晨,看电视早新闻,5分钟,5分钟,5分钟,5分钟,5分钟,5分钟,5分钟,5分钟,2分钟,小王从起床到出门最短需要花费多长时间？,案例：如何提高采购效率,供应商维护,确定采购需求,货源确定,采购定单处理,采购定单跟踪/或催货,运输、接收、检验/入库,发票校验与结算,选择供

21、应商,合同评审,信息汇总,纪律三：串行工作保连续,时间管理三大纪律八项注意,三大纪律： 综合价值最大化 并行工作提效率 串行工作保连续,八项注意： 注意储备 注意习惯 注意专注 注意效率 注意避扰 注意节流 注意协作 注意价值,一：注意储备,智脉 资脉 人脉,二：注意习惯,你是否一到公司便列出当日工作安排？ 你是否在固定的时间里处理往来函件，如上午或下午？ 你是否将无用的文件处理掉，而不是机械地归档？ 你是否能避免各种浪费时间与精力的“琐事”？ 你能使每项工作都善始善终，避免头绪多而乱吗？ 你能注意缩短用餐、饮茶时间吗？ 你只欢迎那些实在的、对公司有益的推销员或顾问吗？ 你除非万不得已才召开会

22、议吗？ 你只参加那些对本部门的工作有直接影响的会议吗？ 你收到函件后是否阅后立即处理？ 你阻止别人给你寄发各种无用资料吗？ 你阅读报刊杂志时是否浏览大意后，再细读重点章节？ 你肯放手让部下独立工作吗？能不频繁检查或干扰他们吗？ 你鼓励部下遇到问题时开动脑筋，提出独立见解吗？ 你手边有重要工作处理时，如果同事找你聊天，你能巧妙地拒绝吗？ 你能充分利用电话提高效率，不在工作时间煲“电话粥”吗？ 你每天下班之前是否将未完成的工作列入第二天的计划？ 你能充分利用电脑、复印机提高效率吗？ 当你遇到非得靠专门知识与经验才能解决的问题时，你是否请教专家协助，而不是单枪匹马地蛮干？ 你在召开重要会议时是否吩咐

23、秘书不转电话，不会见未约来访者？,三：注意专注,有一天，孔子带着学生去楚国，途径一片树林，看到一个驼背老头拿着竹竿粘知了，好象是从地下拾东西一样，一粘就是一个。孔子问道：您这么灵巧，一定有什么妙招吧?驼背老头说：我是有方法的。我用了五个月的时间练习捕蝉技术，如果在竹竿顶上放两个弹丸掉不下来，那么去粘知了时，它逃脱的可能性是很小的；如果竹竿顶上放三个弹丸掉不下来，知了逃脱的机会只有十分之一；如果一连放上五个弹丸掉不下来，粘知了就像拾取地上的东西一样容易了。我站在这里，有力而稳当，虽然天地广阔，万物复杂，但我看的，想的只有知了的翅膀。如因万物的变化而分散精力，又怎能捕到知了呢?,四：注意效率,五：注意避扰,日本学者关于时间浪费的调查 “人们一般每8 分钟会收到1 次打扰，每小时大约7次，即每天5060次。平均每次打扰大约是5分钟，总共每天大约4小时，也就是50%