通信公司客户支撑系统 PMO_会议管理办法模版

1、xx集团客户支持系统实施工程项目管理组会议的管理方法2011年3月文件的目的本文作为xx集团客户支撑系统实施工程项目管理办法的会议管理的说明。规范会议召开过程，确定本管理办法，以确保会议的高质量、高效率，帮助有关部门集大成，促进沟通，统一思想，协调步伐，实现科学决策。各项目组应根据本文件的要求进行会议管理。文件修改历史记录版本号日期负责人内容说明v_0.22011年至2014年吴超修改会议流程v_0.32011年至20年裴非增加会议纪律目录1概要62会议管理方法62.1会议管理角色说明62.2会议属性62.3会议管理进程82.4会议管理程序说明82.5会议纪律92.6评估9图表目录图1会议管理

2、责任说明6图表2会议属性7图表3会议管理进程8图表4会议管理评价指标91介绍成功的会议管理是项目有效有序进行的必要条件。 通过建立和执行会议制度，制定会议详细安排，控制会议进度，协调会议冲突，驱动会议结论，监督会议执行情况，达到最有效的沟通。 保证项目管理人员了解项目进度和潜在风险，采取积极应对措施。 最终保证项目的成功。2会议管理方法2.1会议管理的作用说明角色列表人员职务说明会议的发起人项目组成员开会输入参加者、会议室和会议资料信息把会议邀请发给参加者控制会议的进行和时间上传会议记录跟踪下一项工作的完成情况与会者项目组成员会前熟悉会议议题，做必要的准备按时参加，提前休假，说明休假的原因在会

3、议进行中提出对象问题物品助理小组内项目助理协助发起人制定议程并确定参与者名单会议记录员发起人指定在会议上记录会议记录会议结束后，登录工程管理平台上传会议记录会议追踪者宝马根据会议记录中放置的任务跟踪以下任务的执行情况定期审查会议记录和与会者图1会议管理责任的说明2.2会议属性每次会议都必须具有基本属性。 本项目要求的会议属性如下：类会议的类别包括项目说明基本信息专案期间一期二期三期项目阶段启动需求分析系统设定修订系统测试上线当发起人开始时间结束时间会议地点需要办公设备方案参与者实际参加者会议议程会议议程会议记录会议的跟踪成立会议小组工程指导委员会项目管理办公室总体架构组需求组规格组数据集联合测

4、试组数据迁移组系统集成组销售管理小组综合订货组客户管理组产品管理组计费会修订组客户经理管理外围系统集团知识库欧洲联盟身份证图表2会议属性2.3会议管理程序图表3会议管理程序2.4会议管理程序的说明1 .会议的开始和准备会议确认：发起人判别是否有必要开始会议，如果是组间会议则开始会议。 在组内会议的情况下，如果需要议事记录，不需要开始会议的议事记录，就直接与收受者交流。议程制定：会议发起人确认会议需要后制定会议议程。参与者确认：如果发起人能够确认参加者，直接发出会议邀请的发起人无法确认参加者，项目助理将帮助发起人确定后发出会议邀请。 这个过程是在线过程。申请通知：会议发起人在工程管理平台上输入有

5、关会议的信息，并将会议邀请分配给每个参与者。回复：被邀请者必须在会议回复期限前回复能否参加会议。 不能参加会议的话，需要写明原因和代理人姓名。2 .会议的召开发起人召开会议，会议记录者根据xx集中集团客户支撑项目_会议记要模版制作议事录，会议结束后登录工程管理平台上传。三.关闭和跟踪会议会议记录上传成功后，会议流程将关闭。 pmo根据会议记录配置任务，跟踪下一个任务的执行情况，及时反馈信息，定期审查评价能够顺利完成任务的会议记录和人员的参加情况。2.5会议纪律1 .与会者必须按会议通知时间出席，没有特殊情况不得迟到、早退、缺席，必须在会议期间将手机改为振动方式。2 .会议必须限时召开，没有特殊

6、情况必须结束。 发言必须确定时间，缩小主题，简洁简洁，脱离主题，严禁拖延会议进行。3 .会议内容有保密事项的，与会者必须严格遵守保密规则。2.6审查pmo会议管理员每周参加pmo项目的周例会，理解各个项目组的会议报告，在例会上向项目经理说明会议报告，反映评价指标，项目经理由此对项目成员进行评价。pmo管理员根据相关数据修订以下指标指针名称目标公式解释资料来源对象会议提交率促进会议的提交效率已提交会议数/(已提交会议未提交会议数)已提交会议数：存在的会议数。未提交会议数：需要召开但未召开的会议数。例行会议会议提交小组/人会议的及时率促进会议的召开效率按时举行的会议数/会议总数按时开会的次数：在预定会议时间内完成会议的次数。会议总数：召开的会