化妆品公司组织结构及岗位设置

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3、书编写,我们对公司的各级人员进行了访谈,总经理,经营管理本部,工场本部,市场营销本部,人事部,财务部,总务部,电脑室,人事科,福利厚生科,总务科,车辆科,会计科,财务科,审计科,生产部,购买物流部,生产技术 管理部,制造科,生产科,购买科,物流科,物流企划科,生产管理科,技术科,检验科,设备科,药事科,业态开发部,市场企划多品牌推进部部,市场企划部,销售第一部,销售第二部,IP SA事业部,BPI事业部,培训科,施策科,宣传科,柜台形象科,CPB科,其他,北京办事处,外埠办事处,上海办事处,外埠办事处,办公室,业务科,销售科,直销店,办公室,业务科,销售科,美容中心,此次访谈范围包括了公司除业

4、态开发部的其他所有部门，访谈次数达70余人次,同时进行了广泛的岗位信息收集,通过运用以下分析框架对公司的组织结构、人力资源、职务和绩效管理体系进行了分析,公司组织结构分析,公司核心价值链分析,公司人力资源职能分析,公司内部运作分析,公司绩效管理体系,公司职位描述建议,公司现有职务状况分析,组织结构及岗位分析,公司现有组织结构,管理体系,生产体系,营销体系,公司现有组织结构描述,现状描述 在公司发展的历程中，一直保持了最初的组织结构： 公司从成立最初就形成三个部门体系：管理体系、营销体系和生产体系。经过10年的快速发展，始终保持这样的组织结构。 从公司价值链的角度分析，具备了运作支持的职能，在人

5、力资源保证和财务服务支持的基础上，生产与销售职能得到发挥。 公司目前采用的组织结构是以直线职能制为主的组织结构： 直线职能制的优势是可以促进职能部门的规模经济，即所有的员工安排在一起共享设施，也能鼓励员工进一步的提高，在一种或者多种产品时运用最优； 劣势在于不能快速地对外界变化作出反应，会引起高层决策的堆积、科层超负荷，影响部门之间的横向协调，组织缺乏创新，员工对组织目标认识不清。,管理体系总体描述,现状描述 目前的管理体系包括了人事部、财务部、总务部和电脑室四个部门 公司目前的管理体系具备初步的支持服务职能 人力资源管理 财务管理 行政管理 信息系统 人力资源管理部分职能缺失，财务管理缺少预

6、算管理，同时拥有几个分割的信息系统,管理体系现状描述人事部（一）,人事部,人事科,福利厚生科,经营管理本部,薪酬管理,外埠保险管理,前台,医务室,中方副总秘书,本部长翻译,招聘管理,合同、法务管理,董坤颖,李素兰,侯卫霞,王惠如,刘岩,董娇、 杜亚毓,王建华,陈珖,郭智彬,本地保险管理,赵云霞,王惠军,管理体系建议描述人事部（二）,人事部岗位设置,人事部,人事科,福利厚生科,薪酬及福利管理岗,中方副总秘书,招聘培训岗,人事企划科,人事企划岗,人事管理岗,本部长翻译,前台接待员,医疗室管理员,郭智彬,王建华,李素兰,董娇、 杜亚毓,董坤颖,侯卫霞,王惠如,刘岩,空缺,空缺,外埠保险管理,本地保险

7、管理,赵云霞,王惠军,空缺,空缺,管理体系建议描述人事部（三）,岗位,岗位职责,现状,提案,原有岗位,新增岗位,薪酬及福利管理岗,人事科,调整到福利厚生科,招聘管理岗,人事企划岗,人事管理岗,福利厚生科,调整到人事科,设置在人事科,设置人事企划科,合同、法务管理岗,福利厚生科,将合同管理调整到人事科下的人事管理岗，法务管理调整到法务部下的人事法务岗,制定职务编制计划；制定人员配制计划； 预测人员需求，确定人员供给计划； 编写人力资源部成本/费用预算； 制定人力资源管理政策调整计划,负责劳资合同管理 ；负责人事调配工作； 参与绩效考核体系的设计及调整； 组织绩效考核管理执行； 开展年度员工满意度

8、调查； 晋升/降职/解除合同管理； 负责内部人事档案管理,管理体系现状描述财务部（一）,财务部部长,经营管理本部,会计科科长,财务科副科长,审计科,办事处财务核算员,应付帐款核算员,财务分析员,银行出纳,应收账管理/固定资产管理,资金核算、 外汇管理,“花之友”财务管理,审计员,会计科副科长,刘燕,杨庆光,李凯,付春燕,李洪民,刘娟,现金出纳,李青,牟京华,赵雨,李萍,席军,傅力,李永前,财务管理职能,企 业 经 营 运 作,财务,会计,宏观经济预测,金融市场预测,资金供需预测,调度资金,.,资金需要量预算,利润预算,.,费用预算,.,汇总报表,计帐职能,对帐职能,考核经济效益,.,税法分析掌

9、握,交税纳税,税务事项处理,.,注： 财务部现有职责,成本预算,税务效益分析,调查投资环境,制定投资报告,投资事项处理,分析投资效益,资金筹措预算,管理体系现状描述财务部（二）,目前公司的财务部工作基本上都是会计职责，各种财务职责基本上都处于自发状态，没有以制度的形式进行规范；各种财务预算没有执行计划，使预算缺乏操作性；投资管理基本处于缺失状态,具体职责,财务部发挥欠佳职责,管理体系建议描述财务部（三）,财务部岗位设置,财务部,固定资产管理,会计科长,财务科科长,税务管理,预算管理,资金管理,办事处费用管理,成本会计,应收帐款管理,投资管理,投资计划,投资管理,财务分析,应付帐款管理,记帐会计

10、,“花之友”会计,会计副科长,出纳,傅力,张青,李萍、牟京华,刘娟,刘娟、席军,刘娟、赵雨,刘娟,付春燕,严庆光,李凯,李永前,李洪民,空缺,空缺,管理体系建议描述财务部（四）,重新界定财务科职能： 编制财务科管理制度和规范 预测宏观市场和金融市场动态 预测、调控资金使用 监控资金使用状况 编制各项财务预算，并执行执行计划 监控财务预算的执行状况,重新界定会计科职能： 编制会计科管理制度和规范 各项财务记帐、对帐 固定资产管理 各地办事处的财务管理与核算 生产会计管理与核算 债权债务管理与核算 税务管理 出纳,职务分析结果,增添的投资科职能： 调查、分析投资环境 编制投资计划，进行投资分析 监

11、控投资过程，分析投资效益,管理体系现状描述审计科（一）,财务部,经营管理本部,审计科,审计员,管理体系建议描述审计科（二）,职务分析结果 重新界定审计部门定位： 设立审计部，直接隶属于经营管理本部 审计部独立对总部和办事处开展审计工作 重新界定审计部职责： 制定审计部工作制度与规范 开展经营审计和财务审计 开展经济责任审计和经济决策审计 开展内部控制系统审计和评价,法务审计部,经营管理本部,经营审计,财务审计,内部控制审计,审计科岗位设置,审计科,法务科,人事法务,企划法务,生产法务,空缺,空缺,空缺,空缺,李波,空缺,管理体系现状描述总务部（一）,总务部,经营管理本部,车辆科,总务科,仓库管

12、理,消防安全,办公用品,司机,张昆,李永福,李小刚,王嘉,贺鹏,杨智陶,管理体系建议描述总务部（二）,职务分析结果 总务部职能界定比较清晰，但是实施效果不好： 部分职能与其他部门交叉 横向沟通缺少接口，工作职能发挥不全,管理体系现状描述电脑室（一）,电脑室,经营管理本部,硬软件、网管岗,系统开发岗,数据管理岗,张铭杰,赵鸿,孟晓涛,系统开发、网管岗,霍晨,管理体系建议描述电脑室（二）,职务分析结果 电脑室职能定位不清晰： 设立信息系统管理岗位，加强信息系统管理 明确软件管理、硬件管理岗位职责,电脑室,软硬件管理岗,系统开发岗,网络管理岗,电脑室岗位设置,数据管理岗,管理体系描述总结,管理体系建

13、议,经营管理本部,人事部,财务部,总务部,电脑室,人事科,福利厚生科,总务科,车辆科,会计科,财务科,投资管理科,法务审计部,人事法务,企划法务,生产法务,组织结构建议： 集中公司法务职能，在经营管理本部下成立法务设计部 下设法务科和审计科 法务科下设人事法务岗、企划法务岗及生产法务岗 审计科下设经营审计岗、财务审计岗及内部控制审计岗,审计科,法务科,经营审计,财务审计,人事企划科,其他人员,内部控制审计,生产体系总体描述,工场本部,生产部,购买物流部,生产技术 管理部,制造科,生产科,购买科,物流科,物流企划科,生产管理科,技术科,检验科,设备科,药事科,现状描述 工场作为公司的生产部门，有

14、生产部、生产技术管理部和购买物流部三个部门 公司目前的生产体系能够满足产品生产的需求 新产品的开发在日本资生堂公司 工场负责产品的生产 有物流和库房管理为生产作支持 有生产和物流的信息系统,生产体系描述生产部（一）,生产部,制造科科长,生产科科长,工程担当,制造主事,称量室主事,制造工,称量工,护肤充填室LL,流水线14,彩妆充填室LL,流水线58,成型室,生产体系描述生产部（二）,制造科科长,制造主事,称量室主事,制造工,称量工,职务分析结果 制造科岗位职责界定比较清晰： 原料准备工作职责 半成品制造职责 半成品管理职责 部门横向沟通问题较少 员工个人关系良好 岗位人员没有专职专岗 制造职责

15、： 负责半成品的制造 信息系统的录入（A票和工程记录的登录） 标识的管理和实施 不合格半成品的管理和处置 称量职责： 半成品制造原料的准备 半成品库房管理 信息系统的录入（称量实绩登录、半成品库引渡实绩的登录）,制造科岗位设置,生产体系描述生产部（三）,生产科科长,护肤充填室LL,流水线14,彩妆充填室LL,流水线58,成型室,充填工,职务分析结果 生产科部门职能界定比较清晰： 充填及成品包装 岗位人员没有专职专岗 LL即两位充填室负责人不是固定的 SBL所带员工需要轮换 SBL所上的流水线不是固定的 LL职责： 人员调配 所有流水线生产监控 产成品充填包装管理 生产现场管理 SBL职责： 员

16、工岗位分配 全线生产监控 产品充填及包装生产组织 负责产成品入库 充填工职责： 保质保量的完成产成品充填和包装任务,生产科岗位设置,生产体系描述生产技术管理部（一）,生产技术 管理部,生产管理科,技术科,药事科,设备科,检查科,生产计划在库管理,生产管理组,原料检查,材料检查,产品半成品检查组,生产设备组,公司设备组,生产体系描述生产技术管理部（二）,生产管理科,生产计划在库管理,生产管理组,3人，没有明确岗位,4人，没有明确岗位,职务分析结果 生产技术管理部职能界定比较清晰： 生产计划编制工作 在库成品管理工作 进口品订货工作 ISO质量体系管理 成本核算 岗位人员没有专职专岗 生产计划及在

17、库管理组员工岗位职责相同 生产管理组员工岗位职责相同 生产计划、在库管理职责： 生产计划编制及下达 在库成品管理 进口品的订货 生产管理职责： 编制统计资料报表 原价管理及成本核算 生产管理 抱怨原因调查 ISO质量管理体系管理,生产管理科岗位设置,生产体系描述生产技术管理部（三）,技术科,新产品开发组,技术科岗位设置,职务分析结果 技术科岗位职责： 新产品进度管理 生产设备能力监控 编订原材料规格标准 编订产品标准 编订制造工程图 编订原料检查方法 负责Master管理,中味技术组,主表管理组,新产品管理,促销品管理,辅材管理,文件管理,护肤品中味技术管理,彩妆品中味技术管理,Master管

18、理,生产体系描述生产技术管理部（四）,检查科,原料组,材料组,产品半成品检查组,检查科岗位设置,原料检查岗,材料检查岗,半成品、成品检查岗,职务分析结果 检查科分工明确： 原料检查 材料检查 半成品及成品检查 岗位人员没有专职专岗 生产计划及在库管理组员工岗位职责相同 生产管理组员工岗位职责相同 原料检查职责： 原料入库检查 氢氧化钾滴定 不合格品原料方面原因调查 材料检查职责： 材料入库检查 产品半成品检查职责： 半成品检查 成品检查 MC检查,生产体系描述生产技术管理部（五）,药事科,药事科岗位设置,进口品卫生许可申请,国产品卫生许可申请,标签申请,事务管理,职务分析结果 药事科职责明确：

19、 产品注册，包括国产品和进口品 化妆品行业专业的法律法规的收集与整理、分析 公司生产许可证、卫生许可证管理 岗位人员有专职专岗 具体岗位负责各项专项工作职责 进口品卫生许可申请岗职责： 进口品卫生许可证的申请 联络国家相关文生部门 国产品卫生许可申请职责： 进口品卫生许可证的申请 联络国家相关文生部门 标签申请职责 事务管理职责 文件数据的电脑录入 文件资料的档案管理,生产体系描述生产技术管理部（六）,设备科,生产设备组,公司设备组,设备科岗位设置,生产设备维护工,公司设备维护工,职务分析结果 设备科主要职责明确，但有部分职责没有界定清楚： 工场内生活区与公司办公区的设备管理 与主管消防工作的

20、部门有部分职能交叉 岗位人员没有专职专岗 工作职责由整个工作小组共同承担 公司设备管理职责： 公司建筑物的管理 公司公用动力设备管理 生产设备管理职责： 工场生产设备管理 充填包装设备的运行 试验设备的管理,现场Leader,现场Leader,生产体系描述购买物流部（一）,购买物流部,物流科,物流企划组,购买科,SHISEIDO仓库/ AUPRES仓库,原材料仓库,促销品仓库,原材料采购组,贸易通关组,生产体系描述购买物流部（二）,物流科,SHISEIDO仓库/AUPRES仓库,原材料仓库,促销品仓库,物流科岗位设置,库管担当,职务分析结果 物流科主要职责明确，界定清晰 产成品仓库管理 原、材

21、料仓库管理 促销品仓库管理 岗位人员没有专职专岗 工作职责由整个工作小组共同承担 产成品仓库管理职责： 入库管理 店头及办事处产品配送 库房管理 原材料仓库管理职责： 入库管理 原材料生产准备 库房管理 促销品仓库管理职责： 入库管理 店头及办事处促销品配送 库房管理,仓库管理员,生产体系描述购买物流部（三）,物流企划组,物流企划员,物流企划组岗位设置,职务分析结果 物流企划组职责明确 物流企划岗位职责： 物流体系工作的管理 对办事处仓库的管理 物流信息系统的管理 文件资料的管理 应付帐款的结算工作 购买物流部行政事务管理 与运输单位的外协工作,生产体系描述购买物流部（四）,购买科,原材料采购

22、组,贸易通关组,购买科岗位设置,采购员,职务分析结果 购买科的有部分职责应该不属于该科室： 进出口的相关工作应该专属一个商务部门 采购职能界定非常清楚 原材料采购职责： 原料采购和在库管理 材料采购和在库管理 促销品的采购和在库管理 供应商管理 应付帐款支付管理 成本核算工作 贸易通关职责： 进出口相关事务管理 对外应付帐款支付管理 代理商管理,通关担当,检疫担当,内勤担当,生产体系描述总结,工场本部,生产部,购买物流部,生产技术 管理部,制造科,生产科,购买科,物流科,物流企划科,生产管理科,技术科,检验科,设备科,药事科,生产体系建议,工场本部,生产部,购买物流部,生产技术 管理部,制造科

23、,生产科,购买科,物流科,物流企划科,生产管理科,技术科,检验科,生产设备科,药事科,组织结构建议： 归属于生产技术管理部的生产设备职能部分调整至生产部下，原公司设备管理职能和各岗位保持不变 贸易通关组调整至购买物流部以下，单独成立科室，下属岗位不变 法务工作转到公司法务审计科,（公司）设备科,贸易通关科,营销体系总体描述,市场营销本部,业态开发部,市场企划多品牌推进部部,市场企划部,销售第一部,销售第二部,IP SA事业部,BPI事业部,培训科,施策科,宣传科,柜台形象科,CPB科,其他,北京办事处,外埠办事处,上海办事处,外埠办事处,办公室,业务科,销售科,直销店,办公室,业务科,销售科,

24、美容中心,教育,施策,销售业务,现状描述 目前的营销体系包括了销售、市场企划、业态开发和其他品牌管理的四个部门 公司目前的营销体系的主要状况是： 销售职能 市场营销职能 有销售的信息系统 营销体系的工作和职能相对独立，在公司以销售为主的情况下，职能发挥情况较好 但由于缺乏合理的销售体系的监控办法，体系有失控的情况出现,营销体系现状描述市场企划部（一）,市场企划部,培训科,施策科,宣传科,柜台形象科,CPB科,其他,营销体系现状描述市场企划部（二）,培训科,培训 科岗位设置,AUPRES培训担当,SHISEIDO培训担当,讲座担当,职务分析结果 培训科主要负责培训业务的全方位管理，也承担部分客户

25、管理和临时性任务 培训科岗位职责： AUPRES 培训担当 AUPRES培训计划的制定 新入社BC培训培训 AUPRES培训教材的编写及管理工作 SHISEIDO培训担当 SHISEIDO培训计划的制定 SHISEIDO培训教材的编写及管理工作 讲座担当 美容中心讲座任务 全国讲座活动任务 新入社BC培训教育协助 整体BC的制服管理 共同承担的临时性任务 消费者接待业务 店头活动的协助,护肤品培训担当,彩妆品培训担当,营销体系现状描述市场企划部（三）,施策科,整体施策统筹管理担当,SHISEIDO施策担当,AP施策担当,施策科岗位设置,JS施策担当,职务分析结果 施策科主要职能是promoti

26、on，方案的设计及实施推进，以及促销品的采购，同时还承担销售与生产的桥梁职责。同培训科一样，也承担整体销售中的一些临时任务 施策科岗位职责： 整体施策统筹管理担当 整体施策计划制定及工作推进 生产销售协调会议管理 店头施策品管理 SHISEIDO施策担当 SHISEIDO施策计划制定及工作推进 SHISEIDO店头施策品管理 生产销售协调会议管理 AP施策担当 AP施策计划制定及工作推进 AP店头施策品管理 生产销售协调会议管理 JS施策担当 JS施策计划制定及工作推进 JS店头施策品管理,会员管理担当,会员档案管理 制定销售计划及进度管理 销售数据分析工作 销售信息系统管理 销售分析 新品分

27、析,营销体系现状描述市场企划部（四）,宣传科,宣传科岗位设置,AP公关宣传担当,SHISEIDO公关宣传担当,职务分析结果 宣传科主要职责是负责产品的公关宣传工作 宣传科岗位职责： 各产品公关宣传担当承担相同的工作职责，只是针对的产品品牌有差异 具体职责如下： 产品整体公关的运行管理 对外宣传广告业务的管理 市场情报的收集 产品网站的管理 产品相关宣传物品的管理,营销体系现状描述市场企划部（五）,柜台形象科,柜台形象科岗位设置,AP柜台形象管理,SHISEIDO柜台形象管理,职务分析结果 柜台形象的主要职责是负责公司对外形象的统一，同时还负责全国导入商店的档案管理 柜台形象管理岗位职责： 各产

28、品柜台形象管理担当承担相同的工作职责，只是针对的产品品牌有差异 具体职责如下： 产品柜台的制作 产品柜台的形象管理 促销台的形象管理 产品柜台用品管理制度的制定及监督实施 产品导入商店档案管理,营销体系现状描述市场企划部（六）,CPB科,CPB科岗位设置,CPB担当,职务分析结果 CPB科负责该产品的所有营销和销售工作管理，与多品牌推进部下的品牌事业部职能类似 CPB担当岗位职责： CPB整体运营计划的制定和实施 销售计划 整体施策计划 整体培训计划 店头管理和BC管理 应收帐款管理 店头活动的协助,营销体系现状描述市场企划部（七）,其他,其他岗位设置,前台担当,职务分析结果 岗位设置没有依据

29、相近、相似工作职责应该统一部门管理的原则 其他岗位的设置为企划工作提供必须的数据和必要的支持 其他岗位职责： 前台工作 邮件及接待工作 相关法务工作的管理 打假工作 商标业务 营销本部的法务工作,法务担当,美容中心、直营店施策担当,总务担当,营销体系建议描述市场企划部（八）,市场企划部,培训科,施策科,宣传科,柜台形象科,CPB科,会员管理科,AU护肤品培训担当,SHISEIDO护肤品培训担当,讲座担当,整体施策统筹管理担当,SHISEIDO施策担当,AP施策担当,JS施策担当,美容中心、直营店施策担当,AP公关宣传担当,SHISEIDO公关宣传担当,AP柜台形象管理,SHISEIDO柜台形象

30、管理,CPB担当,会员管理担当,销售分析担当,前台担当,行政管理科,总务担当,客户投诉管理担当,AP彩妆品培训担当,SHISEIDO彩妆培训担当,营销体系现状描述销售部（一）,销售一部经理,销售一科,销售二科,业务科,张彦明,朱国顺,朱国顺,北京地区AP销售小组,北京地区GL销售小组,孟繁荣,MA,丁燕斌,MA,朱国顺,北京周边地区销售小组,韩朋,MA,郭军臣,江涛 仝云 王瑜,9个北方地区外地办事处,教育小组,施策小组,王巍巍 张燕,刘哲 刘江静,物流系统管理,马红艺,宋晓明,营销体系现状描述销售部（二）,销售二部,教育担当,办公室,外地办事处,财务,人事,总务,出纳,上海办事处,销售科,M

31、A,业务科,施策担当,教育担当,促销品库担当,美容中心担当,施策担当,营销体系现状描述销售部（三）,职务分析结果： SLC的销售体系是按地区划分的，以北京为中心的北方地区划归销售一部，以上海为中心的南方地区划归销售二部 销售部负责所辖地区的销售管理工作 销售部负责所辖地区的渠道管理工作： 商场的联络沟通 新商场的开发 直营店的管理工作 销售部负责所辖地区的销售队伍建设工作： 各地办事处的管理工作 MA及BC的管理工作 销售部现存的问题 存在越级管理和多头管理的现象 缺少危机管理的机制 对办事处缺乏有效的监控 缺少合适的BC晋级和淘汰机制,营销体系现状描述办事处（一）,办事处负责人,物流MA,M

32、A,教育担当,人事担当,施策担当,店头领班,BC,办事处负责人,库管,花之友,教育担当,人事担当,施策担当,店头领班,BC,福州办事处,南京办事处,业务MA,营销体系建议描述办事处（二）,办事处负责人,业务管理,物流管理,教育担当,人事担当,施策担当,店头领班,出纳,会员管理,BC,统计报表,办事处组织结构建议： 办事处下设业务管理MA、物流管理、教育担当、人事担当、施策担当、备用金管理岗、出纳岗、会员管理岗、统计报表岗、内勤岗 店头销售人员直接由MA管理和领导 办事处各岗位职责界定： 办事处负责人，统一管理办事处各项工作 业务管理MA，配合办事处负责人管理所辖区域内的各项销售业务 物流管理，与外红物流公司配合，做好办事处的各项物流工作 教育担当，人事担当，施策担当各自负责所辖区域内的各项相关工作 出纳内勤，负责管理办事处的现金管理和各种内勤工作 会员管理，对“花之友”会员进行统计、汇总、服务等各项管理工作 统计报表，编写、整理、汇总、上报办事处各种统计报表,内勤,备用金管理,营销体系描述市场企划多品牌推进部,市场企划多品牌推进部,I