合同成本管理系统操作手册

1信息化建设项目用户使用说明书合同成本管理系统创建人版本V11目录第一部分总体解决方案311总体说明3212总体流程313接口说明4第二部分应用准备521系统登录和密码维护5第三部分合同成本管理操作说明831项目档案832项目PM信息维护933成本项目档案1034项目成本项目分配1135部门成本项目分配1336目标成本编制1337目标成本汇总1538项目目标成本控制设置1739合同录入19310月度资金计划编制22311月度资金计划汇总单23312付款申请单25313无合同费用27314付款单28315扣款单30316设计变更（现场签证）确认单31317合同结算32318成本分摊与结转343第一部分总体解决方案11总体说明1根据合同成本管理系统的管理需要，在系统中主要管理两大块业务项目合同及项目成本的归集。2合同成本管理系统中划分成以下模块参数设置、基本档案、目标成本管理、资金计划管理、合同管理、付款管理、现场管理、成本管理、统计分析。12总体流程系统流程图系统流程图说明41合同成本管理包括参数设置、基本档案、目标成本管理、资金计划管理、合同管理、付款管理、现场管理、成本管理、统计分析等模块，其中参数设置、基本档案作为系统的客户化模块为整个系统提供给出数据的录入以及企业个性流程的灵活配置；2目标成本管理提供了项目各阶段的目标成本的编制、汇总功能。系统提供项目目标成本的调整功能，用于调整项目目标成本。目标成本控制合同、资金计划、无合同费用、现场管理的设计变更和现场签证，成本的分摊结转；3合同管理包含了工程合同、材料合同、其他合同的录入、修订、结算、成本明细的拆分等功能。付款协议中的付款金额须对应到付款成本项目上，该金额在合同成本明细维护时会约束该付款成本项目下的成本项目的拆分金额；4资金计划分为年度资金计划与月度资金计划两种，年度资金计划按照部门项目分别编制，然后项目公司汇总成本公司的年度资金计划。月度资金计划由部门按照部门项目分别编制，公司汇总并上报资金缺口，集团批复资金调拨后项目公司对部门进行批复的流程完成；支持临时资金计划和部门项目的成本项目值间的调整；5现场管理用于完成现场签证、设计变更单的记录，提供按照项目成本项目末级录入确认成本为动态成本表提供有效数据，在合同结算时提供现场签证、设计变更金额数据；6合同及无合同费用付款均受到月度资金计划的控制，合同付款需要填写付款申请单进行付款申请，付款单参照付款申请单进行支付。无合同费用付款需要填写无合同费用单进行付款申请，付款单参照无合同费用单进行支付；7已结算的合同和无合同费用单的成本进行不同项目间，不同成本核算对象间，不同成本项目，不同业态，不同部门，不同成本项目间进行结转，支持按照单据和总额方式进行接转，受目标成本的控制；8合同成本管理系统的付款申请单、付款单、合同结算单、成本单据分别传递会计平台，通过会计平台的配置，向总帐传递凭证。可以在业务单据上联查凭证。13接口说明1合同成本管理系统只与客户化中的基本档案、房地产公共、财务会计平台发生接口关系；合同成本管理系统需引用客户化中的一些基本档案，如部门档案、人员档案、客商档案等等。对于基本档案的引用，会在每一个具体单据中进行说明。5第二部分应用准备21系统登录和密码维护操作步骤（界面截图）打开浏览器（比如IE），在地址栏输入NC服务器IP地址，如HTTP/101201238000/，进入NC界面单击上图中红色区域图标，登陆系统6在上图中点击红色区域选择帐套后，再点击下图中红色区域选择登陆的公司再输入自己的用户名、密码，就可以进入NC系统78第三部分合同成本管理操作说明31项目档案311功能概述1项目档案建立项目档案、定义项目的基本信息，为公司控制档案；2在此构建项目树，合同成本管理或客户关系管理中所用的项目节点都在此进行增加，但每个节点中与合同成本管理或客户关系管理相关的特性信息分别在项目PM信息维护和项目CRM信息维护节点指定，在本节点仅指定基本信息。指定项目树上的公摊项目和目标考核项目。指定项目的责任公司和业务公司即可；3只有在责任公司才能进行项目档案信息的修改，在“业务公司”内可以做该项目的相关业务，在业务公司内业务单据的项目参照中该节点可选中，否则只可见不可选。对于为“目标考核项目”的项目节点，在合同和资金计划等业务单据表头只可选“目标考核项目”的项目节点末级；4项目的业务公司信息只在“目标考核项目”及“挂接楼栋”属性的项目以及一级项目上设置；5房地产的项目档案会同步到UAP（客户化）的项目档案中供财务系统等其他模块引用参照。312操作界面9313操作说明1双击左边菜单节点，进入单据页面，常规增加、修改、保存、删除操作通过上方按钮；2页面上蓝色字段为必填项；3表体信息的编辑通过行操作实现；4只有在责任公司才能进行项目档案信息的修改，在业务公司内可以做该项目的相关业务，比如录入合同、编辑资金计划等；5只有目标考核项目才能在合同和资金计划等功能节点中进行业务操作；6只有选择挂接楼栋，该项目才能创建房产，并进行销售等业务操作；7公摊项目上发生的成本可摊入到平级的其他项目中。32项目PM信息维护321功能概述1公司控制档案，在此定义项目档案信息与项目开发过程中相关的信息，如指定成本核算对象，指定成本阶段编制级次，指定项目的业态信息；322操作界面10323操作说明1在项目档案页签，编辑项目详细信息；该节点不能新增、删除项目节点，只能在项目档案的各节点上设定合同成管理的相关信息，项目档案的责任公司用户有权操作该节点；2成本核算对象定义每个项目对于目标成本需要控制的成本维度，合同和无合同成本都要细分到成本核算对象；“成本核算对象”参数为“是”的节点都称作成本核算对象，但业务单据只发生在成本核算对象末级，目标考核项目可编制在成本核算对象的各级；3核算对象的业态信息通过行操作来编辑，建筑面积填入之后，选择一级项目，点击面积汇总，可将最末级核算对象的建筑面积逐级向上汇总；4在目标成本信息页签，设置目标成本编制的维度和阶段。33成本项目档案331功能概述1集团控制档案，树型结构；2本项目档案将成本项目分为收入和支出，对于集团需要统一控制的成本项目均在此节点录入。在成本项目档案节点录入成本项目的编码、名称、指定是否为付款成本项目。在“项目成本项目分配”节点将选择各项目所需要的成本项目。在付款申请，付款单，资金计划等编制时均按照分配给该项目的付款成本项目来进行编制，参照时带出付款成本项目及以上的级次，只能选参照的末级。在合同成本明细，合同结算，无合同费用单上“成本项目”字段，带出分配给该项目的所有成本项目，只能参照末级。在目标成本编制中按照“部门成本项目分配”节点分配给该项目该部门的成本项目权限进行成本项目加载。资金计划暂不按照部门所分配的付款成本项目进行过滤，资金计划编制时带出该项目所有的付款成本项目。11332操作界面333操作说明1成本项目定义分为收入，支出，其支出部分用于成本支出的管理，目标成本管理，成本管理，合同管理，现场管理等，与成本相关的支出都须归集到成本项目上，目前业务单据都发生在成本项目树的最末级；2付款成本项目定义对于付款业务核算的成本项目维度（通常比成本核算的级次要粗），付款申请单，付款单，无合同费用单，资金计划所涉及的收入和支出都是在付款成本项目为是的成本项目上；3成本项目和付款成本项目可以统一到一个级次。34项目成本项目分配341功能概述1指定某项目所使用的成本项目；各项目可以在此节点新增本项目专有的成本项目；只有选定大项目的项目业务公司的用户可以导入，新增成本项目，其他公司用户只能选定项目，进行查看；2将成本项目分配给一个大项目，对于该项目下再分的期，区不再进行分配，统一使用分配给大项目所分配的成本项目；3项目业务公司可根据项目实际情况，对集团分配的成本项目进行添加、删除，但不能修改，只能修改本公司新增的成本项目；项目成本项目分配节点新增的成本项目只能本项目12及其下级项目节点可用，只能在所选定的付款成本项目下各级次新增成本项目。342操作界面343操作说明1指定项目后，点击导入集团成本项目，勾选需要分配的集团成本项目；2可多次分配。1335部门成本项目分配351功能概述1将某项目的成本项目分配给本公司各个部门。可选中成本项目的各级节点进行分配或取消分配；2在目标成本编制时按照分配给各部门的成本项目进行编制。352操作界面353操作说明1选择大项目，选择需要分配的部门后，点击编辑按钮，选中左边的成本项目，点击向右的箭头，即可将成本项目分配到部门；点击向左的箭头，即可取消分配；2如果发生了目标成本编制，将不能取消分配。36目标成本编制361功能概述1由各部门根据分配的成本项目，编制项目目标成本阶段的目标成本，编制后由公司汇总；142编制过程记录版本编制单；也记录对应汇总单的版本，和对应汇总单是否生效；3项目目标成本是最终项目目标成本的必经流程；其目标成本金额确定后通过目标成本单调整成本金额；编制单上会显示各成本项目的调整金额和调整后当前目标成本金额；4编制单可根据该项目的建筑面积，可售面积，可经营面积计算各个成本项目的建筑单方，可售单方，可经营单方；5可选取不同的金额单位进行编制6可通过成本核算对象和成本项目的切换实现从成本核算对象的角度看各成本项目的成本金额以及从成本项目的角度看各成本核算对象的成本金额。362操作界面15363操作说明1双击菜单节点，进入单据页面后，点击增加按钮，选择需要编制目标成本的项目，选择金额单位，点击构造表体，生成目标成本编制单的表体；2系统会按照项目PM信息维护中定义的编制维度，以及当前用户所在部门分配的成本项目，生成目标成本编制单结构；3选中成本核算项目的末级，在成本项目的各级可进行成本金额的编制，可以直接输入金额，也可以通过输入面积和指标计算得出金额；最末级的成本金额根据级次逐级进行汇总。164编制完成后，点击保存，然后点击提交、审批。37目标成本汇总371功能概述1公司汇总各部门编制的可研阶段的目标成本，生成可研目标成本汇总单；2汇总单只能检查各部门编制的数据，而不可修改；若发现某部门编制有误，则通知该部门在编制单上修改或编制一份新的编制单后再重新汇总。372操作界面17373操作说明1双击菜单节点，进入单据页面后，点击增加按钮，选择需要汇总目标成本的项目，选择金额单位，点击构造表体，生成目标成本汇总单的表体；2系统会将各部门审批通过最高版本的编制单进行汇总；将各部门金额按照编制单的部门分列展示，并计算合计值；3汇总完成后，点击保存，然后点击提交、审批，审批通过后，该目标成本生效。38项目目标成本控制设置381功能概述1对每个大项目下的成本项目的控制方式进行设置。18382操作界面19383操作说明1双击菜单节点，进入单据页面后，点击增加按钮，选择需要设置目标成本控制参数的项目；2通过双击核算对象区域，选择核算对象控制范围是按照目标考核项目还是末级核算对象还是业态，选择单据保存和审批时控制方式是严格控制、提示控制还是不控制，选择是按照部门还是公司进行控制。单击增行按钮增加表体行，选择需要设置的成本项目，可20多选，选不同级次，选定成本项目后，表头所选择的单据保存和审批时控制方式，目标成本控制方式的值会自动带入表体；3通过行操作，编辑需要控制的具体成本项目。39合同录入391功能概述1合同的录入，修改，审批。主要信息有合同类型，合同乙方，保修金比例，履约保证金，付款协议等。可以将合同相关文本作为附件备查，支持补充合同录入。补充合同单独付款，可与主合同一起结算也可单独结算；2付款协议上按照合同条款输入付款节点。合同签订金额须对应到付款成本项目业态上，该金额在合同成本明细维护时会约束该付款成本项目下的成本项目的拆分金额，如果能对应到具体业态，则可选具体业态，否则选到公摊业态上；3成本明细体现该合同的成本拆分明细，如果合同录入与合同明细拆分属于同一个部门维护，且在合同录入节点能够拆分，则该页签可以有数据，否则录入中不体现，在合同明细维护节点处在进行成本拆分；4对于合同录入节点查看的合同信息为当前经过修订后的最新信息，如果需查看合同签订时的原始信息可在查询按钮上选“查看原始合同信息”则可显示；查看各修订版本的信息在合同修订节点查看。392操作界面21393操作说明1点击增加进入合同录入单据页面，页面分为表头和表体两部分；2表头分为三个页签，基本信息、签约各方和摘要信息。页面上蓝色字段为必填项；3表体编辑付款协议和成本明细即可；付款协议为必填，成本明细可在合同录入时进行维护，也可在合同生效后在合同成本明细维护单中维护；4进行成本明细拆分时，合同金额需拆分至当前末级核算对象的末级科目，蓝色字段为必填项；点击上方的行操作的“增加行”将合同金额拆分至末级核算对象；5编辑完成本明细后，可点击上方的自动按钮，使用“明细付款”，按照成本明细的拆分22维度来编写付款协议；也可以直接通过行操作编辑付款协议，合同金额需拆分至当前末级核算对象的付款成本项目；6合同相关文本可通过上方的文件管理按钮上传至系统中备查；7合同签订金额定义合同签订时的一个暂定总金额；8合同修订金额定义合同存在修订时比原来合同签订时的金额有所变化，修订后的合同金额与合同签订时的合同金额的差值计作合同修订金额；9合同真实金额定义对于合同签订时金额不太确定的合同，比如总包合同的暂定价款，在合同进行过程中明确了一个接近合同真实情况的金额，但此时和合同乙方没有在进行合同的更改，而我方动态成本又需要及时反映出合同的真实价款，所以合同结算之前可以进行合同真实价款的维护；10合同金额定义不同合同阶段合同总金额的反映，合同签订时为合同签订金额，有合同修订的为合同签订金额合同修订金额；有合同真实价款的为合同真实价款（如果合同真实金额不包含合同修订金额则合同金额合同真实金额合同修订金额）；合同结算后为合同结算金额；11如该合同为总承包合同，则需按情况填写暂定款，甲供材料款；12如该合同为指定分包合同，则需按情况选择“是否指定分包”以及“总包合同名称”；13上诉操作完成后，点击保存，系统会校验表体的成本明细、付款协议金额与合同签约金额是否相等，通过之后会与当前项目的目标成本进行比对，检查余额，并给出提示信息；14保存之后，需要提交审批，审批通过后，需要通过合同状态模块使其生效，进入合同执行状态，方可进行后续业务操作。310月度资金计划编制3101功能概述1各部门每月编制本部门的每个项目的月度资金计划，按照自然月份来编制，开始时间和结束时间从参数中取得。采用付款成本项目下挂业务数据行（合同、非合同费用）的形式展现，合同的本月计划金额根据实际进度取合同付款协议的须付款金额，无合同费用单行取未付款完毕的无合同费用单，可以新增行重新选择合同和无合同费用单，可新增无合同计划行。各部门项目月度资金计划编制单审批通过后本项目公司即可进行汇总上报。部门项目月度资金计划编制单公司进行批复后部门需根据批复金额调整计划金额方可生效。项目月度资金计划编制单不存在版本，月度资金计划生效后只能通过临时资金计划进行资金计划的追加。每月每个部门每个项目只存在一份正常的项目月度资金计划编制单和多份临时资金计划；2对于公摊项目如果想进行资金计划控制也需单独作资金计划，否则不控制。233102操作界面3103操作说明1进入单据页面后，选择需要编制月度资金计划的项目，选择计划月份，点击增加，系统将根据所选项目将该项目的付款成本项目按照树型的级次关系加载到表体，同时系统自动统计该付款成本项目该部门的目标金额、截至月初累计已发生金额，后续月度计划值，在表体从付款成本项目的末级挂接需要付款的合同和无合同费用单，同时加载该单据分配到付款成本项目上的金额，已批准的付款申请金额，已付款金额，已申请待付金额，本月新增计划金额，本月累计待付计划金额，输入每个单据的计划金额，没有挂业务单据的行直接在付款成本项目末级行上输入计划金额；2如果某个合同需要提前付款，则可通过在付款成本项目末级，点击行操作来增行，选择合同单据或非合同费用单据，如果如果有一笔支出没有对应的合同或无合同费用单，则输入该行的付款对应单位，输入计划金额，备注中说明资金计划原因即可；243本月计划支付金额填写完毕后，点击保存，然后提交审批；4临时资金计划定义生成有效的当月项目月度资金计划后，在资金计划执行过程中需要增加计划外的支出，需要增加计划金额，那么通过选中“临时资金计划”来新增临时资金计划编制单来增加计划金额。311月度资金计划汇总单3111功能概述1汇总本公司各部门，各项目的月度资金计划编制单，表体采用付款成本项目树的形式展现表体行；2在此节点完成公司对各部门的月度资金计划进行汇总，公司内审批，上报集团，根据集团批复的调拨金额对部门（或部门项目，根据参数）进行资金计划的批复；3可以对正常的编制单进行汇总，也可对临时资金计划进行汇总。对于临时资金计划的汇总不再走集团公司的调拨申请，由本公司进行临时计划的审批后可对部门计划进行批复；3112操作界面253113操作说明1进入单据页面后，选择需要汇总月度资金计划的月份，点击增加，系统将汇总各部门各项目的该月计划金额，从财务系统总帐读取期初金额，计算出期末余额；2汇总之后，保存提交审批；审批通过后，集团对公司的月度资金计划汇总单进行批复，点击上方的批复，填入批复金额，点击保存；3集团批复之后，公司需要点击批复确认，然后各部门就可以根据批复结果对月度资金计划进行更新，在月度资金计划编制单表体的“调整后计划金额”填入后点击保存，然后点击批复确认，月度资金计划生效。26312付款申请单3121功能概述1合同的付款申请在此节点进行申请。付款申请单由业务部门发起进行付款的申请，付款申请审批通过后即可进行付款单的编制，根据付款协议计算出本次应申请的金额进行申请；2合同结算前可以根据参数决定是否可以进行超合同付款申请，在合同结算后不能超合同申请；3合同结算前后均根据付款申请单进行付款申请，结算前根据合同上的付款协议行进行申请，结算后根据合同结算单上的结算后付款协议行进行申请；4合同结算前在正常付款申请同时支持代垫费用扣除；5付款申请单对应到付款成本项目；6对于非单独结算的补充合同和主合同一起进行付款申请，单独结算的补充合同单独付款申请。7合同结算前必须将已申请的全部付款完毕，否则需点击“关闭”按钮将该付款申请单进行关闭，使已付款金额已申请金额，才能够进行合同结算。3122操作界面273123操作说明1双击菜单节点进入单据页面，结算前合同付款时点击参照工程（材料、其他）合同，结算后合同付款时点击参照结算工程（材料、其他）合同结算；然后选择需要付款的合同，进入付款协议页面，选择本次需要付款的协议行，点击确定，生成付款申请单；2付款申请单表头信息从合同自动取出，填写表体的本次申请金额即可；283如需付款时扣除代垫费用，可点击上方扣款代垫费用扣除，表体会增加相应的扣款行；4申请支付质保金时，需选中单据表头的是否保修金返还；5保存后，提交审批；付款申请单金额通过财务会计平台计入开发成本。313无合同费用3131功能概述1处理零星采购、前期交费、政府临时收费、开发间接费等无合同的付款业务。根据无合同费用单制作付款单进行付款；2无合同费用单支持正常的费用支付申请和代垫费用的支付的申请，如果为代垫费用则必须指定为哪些工程合同进行代垫，以便日后进行扣除；3无合同费用单要记入动态成本，所以费用金额需明确到成本核算对象业态成本项目上。3132操作界面3133操作说明1点击增加，创建无合同费用单，蓝色字段为必填；2具体费用需按成本项目结构分行填写；3如果是代垫费用的支付，则将“是否代垫费用”置为“是”，在填写表体具体费用明细时，需指定到具体合同，此项信息将反映至对应合同结算单据的代垫费用扣除页签；4保存时，费用金额受目标成本控制。29314付款单3141功能概述1根据合同的付款申请单和无合同费用单进行付款，实际付款时通过增加按钮增加付款单，可以对不同收款单位，对不同项目，不同合同，不同付款申请单进行付款，保存及审批时按照资金计划相关参数受资金计划控制；2复核后付款信息、账户信息传会计平台。3142操作界面303143操作说明1双击菜单节点进入单据页面，合同付款时点击参照付款申请单，无合同费用付款时点击参照无合同费用单；然后选择需要付款的合同，进入付款申请单选择页面，选择本次需要付款的申请单，选择具体付款协议行，点击确定，生成付款单；2在表体填入本次付款金额，点击保存，系统将对付款金额与本月资金计划进行比对，按照参数设置进行余额提醒；3付款单审批完成后，点击上方复核按钮将信息传至会计平台；4点击上方的辅助按钮可查看该单据的上下游单据信息，包括付款申请单、合同信息，还可查询该单据相关合同的付款明细。315扣款单3151功能概述1处理合同执行过程中的扣款业务；2可选择该笔扣款是否影响合同成本明细，在结算时体现。313152操作界面3153操作说明1双击菜单节点进入单据页面，点击增加发起扣款单，选择需要扣款的项目、合同，蓝色字段为必填；2扣款金额需拆分至末级核算对象的付款成本项目，点击上方的行操作进行操作；3如果“是否扣减成本”选择为是，则对应的合同结算时成本明细的变化会体现扣款单的信息；如果“是否扣减成本”选择为否，则该合同所有的扣款单信息会体现在对应的合同结算单据的扣款单明细页签；4填写完毕后，点击保存，提交审批。316设计变更（现场签证）确认单3161功能概述1合同结算前将各专业的设计变更、现场签证确认单录入系统，反映确认成本，为合同结算和动态成本提供有效数据。323162操作界面3163操作说明1双击菜单节点进入单据页面，点击增加发起设计变更（现场签证）确认单，选择需要确认变更金额的项目、合同，蓝色字段为必填；2使用行操作的增加行，将设计变更（现场签证）确定金额拆分至末级核算对象的末级成本项目；3设计变更（现场签证）相关文件可通过上方的文件管理按钮上传至系统中备查；4填写完毕后，点击保存，系统将对设计变更（现场签证）确认金额的拆分明细与当前项目的目标成本进行比对，检查余额，并给出提示信息；提交审批，该变更确认金额生效。317合同结算3171功能概述1自动统计合同的设计变更、现场签证、代垫费用扣除，扣款，计算保修金；2可对公摊合同尚未分摊的成本明细进行分摊。333172操作界面343173操作说明1进行合同结算前，系统会做如下检查11是否有未付完款的付款申请单，有则需要将该合同所有未付完款的付款申请单均已关闭，否则不可结算；12是否有未审批的“付款申请单”，“付款单”，有则需要进行审批或删除；13是否有未审批的设计变更确认（现场签证）单，有则进行审批或删除；14是否有未审批的为该合同代垫的无合同费用单，有