公文写作与处理培训

公文写作与处理培训SINOCHEMYUNLONG2培训前的几点说明欢迎大家参加本次交流学习、相互分享、共同提高的培训，在培训过程中及培训后欢迎大家对培训内容提出宝贵意见、见解。公文写作与我们每个人的工作息息相关，了解和熟悉公文写作的相关知识，对于提高各级人员的公文写作水平，进而提高办事效率和办事能力，都具有重要意义。不但是办公室人员，也包括技术与生产人员，尤其是在中化这个大家庭中。通过此次培训会让我们了解公文写作的基本要求和格式，使我们能以符合逻辑的方式组织有用的信息和数据，突出公文的重点内容。从培训中我们将学会如何更好地利用公文表达自己的需求，寻求有效支持和资源达成自己的愿望SINOCHEMYUNLONG3目录一、公文概述3页二、新条例对原办法的调整8页三、格式规范15页四、公文格式要素划分24页五、公文拟制42页六、常用公文写法50页七、公文写作常见问题57页八、如何审核公文60页九、如何提高公文处理能力61页目录SINOCHEMYUNLONG4一、公文概述古代的公文“经国之枢机，为政之先要”梁代刘勰章以谢恩奏以按劾表以陈情议以执异SINOCHEMYUNLONG5一、公文概述古代的公文SINOCHEMYUNLONG6公文的定义及特点权威性权威性首先，由法定的作者制成和发布；其次，无论是事实、数字还是各种意见、结论，一旦进入正式公文，就不能任意更改、解释、否定；第三，公文是机关、团体、组织开展工作的依据。规范性规范性公文的撰写和处理，从起草到成文，到收发、传递、分办、立卷、归档、销毁等等，都有一套规范化的制度。另外，公文具有特定的体式。其文体、结构、用纸的尺寸、文件标记都有统一的规定。工具性工具性公文是各机关、团体、组织在公务管理过程中最经常、最大量使用的一种工具。公务管理的方法很多，而最科学最正规的方法是利用公文。公文是国家机关、社会团体、企事业单位，用于行政管理，在公务活动中为行使职权、实施管理、商洽和交流工作而制作的具有法定效力和规范体式的文体，简称“文件”。公文具有权威性、规范性、工具性。SINOCHEMYUNLONG7一、公文概述企业常用文种用途报告适用于向上级单位汇报工作、反映情况，回复上级单位的询问。请示适用于向上级单位请求指示、批准。决议适用于会议讨论通过的重大决策事项。决定适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级单位不适当的决定事项。通知适用于发布、传达要求下级单位执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。通报适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。批复适用于答复下级单位请示事项。意见适用于对重要问题提出见解和处理办法。纪要适用于记载会议主要情况和议定事项。函适用于不相隶属单位之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。（说明日常的计划、总结、方案、述职报告、简报等不能直接作为公文）SINOCHEMYUNLONG8二、新条例对原办法的调整新条例对原办法的调整2012年4月6日，中共中央办公厅、国务院办公厅联合印发了党政单位公文处理工作条例（以下简称条例），同时废止了1996年中办印发的中国共产党单位公文处理条例和2000年国务院印发的国家行政单位公文处理办法（以下简称办法）。条例的发布施行，对推进党政单位公文处理工作科学化、制度化、规范化将发挥重要作用。与办法对比，条例中出现了许多新的变化，主要表现在以下六个方面SINOCHEMYUNLONG9二、新条例对原办法的调整办法规定“公文处理是指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作”，条例中按照公文办理的工作流程将公文办理工作概括为“拟制、办理、管理”三个相互关联、衔接有序的工作环节，简洁明了，“拟制”包括了“起草、审核、签发”三个环节（办法中隶属于发文办理），同时将整理（立卷）、归档划归至公文办理范畴。一、公文处理的概念更加科学SINOCHEMYUNLONG10二、新条例对原办法的调整办法第三章第九条规定“公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文单位标志、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、发文单位署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送单位、印发单位和印发日期、页码等组成”，增加了“份号”、“发文单位署名”、“页码”，减少了“主题词”。同时，对涉密文件、紧急公文、联合行文、公文标题等有了明确的规定涉密文件要标注份号，紧急公文标注“特急”“加急”，联合发文可以单独用主办单位名称，公文标题应标明发文单位，有特定发文单位标志的普发性公文可以不加盖公章等。二、公文要素做出了调整SINOCHEMYUNLONG11二、新条例对原办法的调整原办法中规定公文种类为13种，新条例中规定公文种类为15种，增加了“决议”（适用于会议讨论通过的重大决策事项）和“公报”（适用于公布重要决定或者重大事项），同时将“会议纪要”改为“纪要”。决议决定命令（令）公报公告通告意见通知通报报告请示批复议案函纪要由于这15种公文是党和国家在公文管理法规中明确规定的，一般称为法定文种三、公文的种类更加丰富收文办理环节增加了“承办”和“传阅”环节，对“承办”和“传阅”环节也做出了具体的规定和要求；发文办理环节减少为四个，将“起草”、“审核”、“签发”环节划归到“公文拟制”部分了，“用印”划分到“印制”部分了。四、公文办理环节更加简明SINOCHEMYUNLONG12二、新条例对原办法的调整1、规范文件标题。文件标题由发文单位名称、事由和文种组成，在工作实务中，有时由于文件标题太长，文件上又有发文标志，往往在标题中忽略了发文单位名称，亟需规范。条例规定“重要公文和上行文由单位主要负责人签发”（办法只对上行文作此规定），“党委、政府的办公厅（室）根据党委、政府授权制发的公文，由授权单位主要负责人签发或者按照有关规定签发”。五、文件签发程序更加规范六、公文管理环节更加严格SINOCHEMYUNLONG13二、新条例对原办法的调整2、规范发文标志。条例中规定发文标志“由发文单位全称或者规范化简称加文件二字组成，也可以使用发文单位全称或者规范化简称。联合行文时，发文单位标志可以并用联合发文单位名称，也可以单独用主办单位名称”，对于一个部门一个单位应有一个统一规定，是用发文单位全称，还是用规范化简称加“文件”两字，必须统一。有时用发文单位全称，有时用简称加“文件”两字，让人犯疑。3、规范文件落款。在条例第三章文件格式部分中，增加了“发文单位署名”的内容（“署发文单位全称或者规范化简称”），在现实中因为要加盖单位公章，或文件头上已有发文标志，往往只署发文日期，没署发文单位，亟需改正。SINOCHEMYUNLONG14二、新条例对原办法的调整4、规范成文日期。按照条例中的规定“署会议通过或者发文单位负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发单位负责人签发的日期。”5、删除主题词一栏。在公文的要素上，条例中减少了“主题词”的内容，在以后制文时就需删除这一栏内容，同时还规范抄送单位和印发单位及印发日期除主送单位外需要执行或者知晓公文内容的其他单位，应当使用单位全称、规范化简称或者同类型单位统称。SINOCHEMYUNLONG15三、格式规范公文种类公文种类上行文报告、请示下行文决议、决定、通知、通报、批复、意见、纪要平行文函上行文是指下级机关向上级机关报送的公文下行文是指上级机关向所属下级机关的行文平行文指同级机关或不同隶属机关之间的行文SINOCHEMYUNLONG16三、格式规范上行文上行文在格式上与一般行文的不同之处上行文一般是需要上级单位批复或批示的请示件和重要事项的报告件，标注签发人姓名，体现了领导负责制和公文的严肃性。标注签发人姓名应在发文单位标识之下、红色反线之上、平行排列于发文字号的右侧。SINOCHEMYUNLONG17三、格式规范上行文（图示）“天头”，空一半SINOCHEMYUNLONG18三、格式规范平行文、下行文SINOCHEMYUNLONG19三、格式规范部门白头文SINOCHEMYUNLONG20三、格式规范行文规则行文原则行文权限行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级请示和报告。根据授权行文。上级单位的职能部门根据授权，可向下级单位行文。同级单位或相应单位根据需要可以联合行文。行文要求“请示”应当一文一事和主送一个单位。需要同时送其他单位的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级单位“报告”中不得夹带请示事项。公文一般不直接报送领导同志个人。涉及其他单位职能的事项，单位之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。确有必要，注重效用。能用其它方式解决的不行文，能用便函解决的不用公文，能合并行文的不分开行文行文SINOCHEMYUNLONG21三、格式规范公文要素公文首页红色分隔线以上的部分。包括份号、密级和保密期限、紧急程度、发文单位标志、发文字号、签发人、版头中的分隔线版头首页红色分隔线（不含）以下、公文末页首条分隔线（不含）以上的部分。包括标题、主送单位（抬头）、正文、附件说明、发文单位署名、成文日期、印章、附注、附件主体首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分。包括版记中的分隔线、抄送单位、印发单位和印发日期、页码版记SINOCHEMYUNLONG22三、格式规范“三三”模式图SINOCHEMYUNLONG23公文版式页面版心156MM225MM210MM297MM下白边351MM上白边371MM切口261MM订口281MM装订要求公文应左侧装订，不掉页，无坏钉、漏钉、重钉。公文用纸及版面尺寸A4纸型210MM297MM页面设置上白边371MM下白边351MM左白边281MM右白边261MM版心156MM225MM排版规格一般每页22行，每行28字。SINOCHEMYUNLONG24三、格式规范公文要素（图示）版头（眉首）主体版记NO000001秘密10年特急（空二行）（空一行）SINOCHEMYUNLONG25基本格式SINOCHEMYUNLONG26三、格式规范基本字体顶格，3号黑体，密级与期限用“”隔开2011号签发人正文3号仿宋标题2号小标宋发文机关名称事由文种“签发人”为3号楷体,发文字号前、签发人姓名后分别空一格。除有专门说明外，正文其他字体均为3号仿宋体发文机关标识推荐使用小标宋字体，颜色为红色，以醒目、美观、庄重为原则联合行文时，主办机关名称放在前，机关后面上下居中排“文件”基本字体SINOCHEMYUNLONG27三、格式规范信函格式信函格式发文机关全称下4MM处为一条武文线上粗下细。距下页边20MM处为一条文武线上细下粗。两条线长均为17CM。每行居中排28个字。首页不显示页码。SINOCHEMYUNLONG28四、公文格式要素划分公文格式的组成要素（1）份号（2）密级和保密期限（3）紧急程度（4）发文机关标志（5）发文字号（6）签发人（7）标题（8）主送机关（9）正文（10）附件（11）发文机关署名（12）成文日期（13）印章（14）附注（15）附件（16）抄送机关（17）印发机关和印刷日期（18）页码SINOCHEMYUNLONG29四、公文格式要素划分版头部分NO000001秘密10年特急（空二行）（空一行）SINOCHEMYUNLONG301发文单位标志由发文单位全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文单位全称或者规范化简称。发文单位标志居中排布，上边缘至版心上边缘为35MM，推荐使用小标宋体字，颜色为红色，以醒目、美观、庄重为原则。联合行文时，如需同时标注联署发文单位名称，一般应当将主办单位名称排列在前；如有“文件”二字，应当置于发文单位名称右侧，以联署发文单位名称为准上下居中排布。2份号如需标注份号，一般用6位3号阿拉伯数字。如“000015”。3密级和保密期限如需标注密级和保密期限，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角第二行。绝密30年，机密20年，秘密10年。四、公文格式要素划分版头部分SINOCHEMYUNLONG31四、公文格式要素划分版头部分4紧急程度一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角，密级和保密期限下方。紧急公文标注特急、加急；紧急电报分别标明特提、特急、加急、平急。5发文字号由发文单位代字、发文年度和发文顺序号组成。标注于版头下方居中或左下方（上行文时居左空一字编排）。文字采用3号仿宋_GB2312，例如中化云龙201316号，其中“中化云龙”指发文单位代字，“2013”指年份，“16号”指发文序号。序号不编虚位（即1不编为001），序号前不加“第”字。年份、字号、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称并用六角括号“”括入。6签发人上报公文应在发文字号右侧标注签发人（居右空一字编排），“签发人”三字用3号仿宋体字，签发人后面标注姓名，文字采用3号楷体字。联合上报的公文，应同时标注各联署单位的签发人。SINOCHEMYUNLONG32四、公文格式要素划分主体部分发文单位事由文种（空二行）（空一行）SINOCHEMYUNLONG33四、公文格式要素划分主体部分7标题一般由发文单位全称或规范化简称、公文主题和文种组成，位于红色分隔线下空二行位置。标题字体为2号小标宋体字，排列分行合理、美观、醒目。多行标题排列为梯形或菱形，不采用上下长度一样的长方形和上下长、中间短的沙漏型。多个发文单位名称之间用空格分开，不加顿号，换行时省略。公文标题中一般不使用标点符号。需要使用的标点符合主要有（）“”、。8主送单位主要受理公文的单位。主送单位名称应用全称或规范化简称或同类型单位统称；向下普发的公文主送单位名称应规范、稳定。主送单位名称位于正文左上方，与正文标题空一行，顶格排印，用3号仿宋_GB2312。有多个主送单位的，各单位名称之间用顿号隔开，最后一个主送单位名称后标全角冒号。主送机关不止一个时，应按性质、级别依次排列。普发性下行文，主送机关较多，可使用泛称，如“市府直属各单位”、“各部门”。上行文的主送机关一般是一个。请示、批复、意见、函的主送机关只能是一个。没有特指主送机关的公布性公文，如公告、通告及一部分通知，则不写主送机关。SINOCHEMYUNLONG34四、公文格式要素划分主体部分9正文公文的主体，用来表述公文的内容，位于标题或主送单位下方。正文一般用3号仿宋_GB2312。转发、印发文件类的通知，用3号楷体_GB2312。10附件说明附件是指附属于公文正文的有关材料。附件说明是指正文后标注的说明附件的文字。标注时应注意在公文正文之后标注的附件序号和名称，应与所附附件的顺序和名称一致。附件序号应使用阿拉伯数字，附件名称后不加标点符号，附件说明分别与正文和发文单位署名之间空一行。字体字号用3号仿宋_GB2312。“附件”前空2个字，后接排附件名称，每行位置对齐，附件应与正文一起装订。有两个以上附件时，应注明顺序并分别标注于各附件首页的左上方。11发文单位署名应用全称或规范化简称，字体字号用3号仿宋_GB2312，位于正文的右下方（与正文或附件说明空一行），居右排，后空2个字。两个以上单位联合发文，发文单位名称上下并排，等距撑开，长度相同。SINOCHEMYUNLONG35附件说明及发文单位图。附件122012年月日。XXXXXXXXX2012年X月X日SINOCHEMYUNLONG36四、公文格式要素划分主体部分12成文日期一般署会议通过日期或领导同志签发日期。两位以上领导人审签，署最后一位的签发日期；联合行文，署最后签发单位领导同志的签发日期。领导同志签发后，因故不能及时发文时，成文日期可请示签发人重新确定或由发文单位秘书提出意见报领导确定。新国标成文日期均用阿拉伯数字，不用汉字，应写明年、月、日，位于发文单位署名右下方，字体字号用3号仿宋_GB2312，首字比发文单位首字右移2个字，如长于发文单位，居右排时后空2个字。13印章除会议纪要、电报和印有版头的向下普发的公文外（属命令令、议案须由领导人签署或加盖领导人签名章，不加盖机关印章；法定会议通过的决议类公文，不加盖机关印章；联合上报的公文，协办机关可以不盖章。）公文应加盖发文单位印章。SINOCHEMYUNLONG37四、公文格式要素划分主体部分用印页（发文单位署名页）至少应有二行正文，不能采用页首加圆括号标注“此页无正文”字样。成文日期、单位署名、印章位置成文日期一般右空四字编排。单一单位行文时，在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文单位署名。发文单位署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。联合发文时加盖印章联合行文时，将发文单位署名按照发文单位顺序整齐排列在相应位置，印章下压发文单位署名。最后一个印章下压发文单位署名和成文日期。印章之间排列整齐，互不相交或相切。首排印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。SINOCHEMYUNLONG38成文日期及印章图。XXXXXXXXX2014年X月X日SINOCHEMYUNLONG39联合行文印章图SINOCHEMYUNLONG40四、公文格式要素划分主体部分14附注一般用于向下普发的公文，对印发、传达范围作说明，加圆括号标注于成文日期左下方。字体字号用3号仿宋_GB2312，上空1行，居左排，前空2个字，用小括号括起。如果表述中重复出现括号时，用中文六角括号套小括号。15附件附件正文部分，用3号黑体在左上角顶格注明“附件”，有序号时应加序号，序号后不再加标点符号。附件应排在版记之前。附件序号和附件标题应与附件说明表述一致，附件标题与“附件”之间空两行。被批准的下级单位公文或被转发的上级、同级单位公文，不属于公文的附件，应在批转、转发“通知”之后另页排印。SINOCHEMYUNLONG41附注及附件图附件122012年X月X日（联系人联系电话）抄送，。办公室2012年X月X日印发附注抄送，。综合部2014年X月X日印发附件1XX市文件清退制度XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX（第一行）（第二行）SINOCHEMYUNLONG42四、公文格式要素划分文尾部分文尾部分包括版记中的分隔线、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等内容的规定16抄送机关指除主送机关以外的其他需要告知公文内容的上级、下级和无隶属关系的机关。抄送机关名称标注于印制版记上方，字体字号用4号仿宋_GB2312，抄送机关之间用逗号隔开。17印发机关和印发日期由公文印发机关名称、印发日期组成。一般在公文末页下部印两条横线，印发机关居左排，前空一字，印发日期居右排，后空一字，字体字号用4号仿宋_GB2312。翻印的文件，在印发机关和印发日期下标注翻印机关和翻印日期，格式相同。18页码一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各方一条一字线，一字线上距版心下边缘7MM。单页码居右空一字，双页码居左空一字。公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。SINOCHEMYUNLONG43文尾格式图附件122012年X月X日（联系人联系电话）抄送，。办公室2012年X月X日印发版记中的各要素均为4号仿宋体，分隔线与版心等宽，首末条用035MM粗线，中间用025MM细线。抄送机关左右各空1字编排，回行时对齐冒号后的首字，最后用句号。有“主送”的，主送在抄送前。印发机关和日期左右各空1字，日期后加“印发”2字。SINOCHEMYUNLONG44四、公文格式要素划分各要素标识标准SINOCHEMYUNLONG45五、公文拟制草拟公文前期准备草拟公文前要做的准备工作了解有关背景学习相关政策把握领导意图确定行文方式设计文稿框架开始草拟公文SINOCHEMYUNLONG46五、公文拟制公文写作一般步骤公文写作一般步骤写作准备拟定提纲草拟初稿征求意见反复修改制版印刷SINOCHEMYUNLONG47五、公文拟制草拟公文的基本要求主旨要明确开门见山，直奔主题逻辑要严密有理有据，前后呼应层次要清晰层层递进，贯穿主线语言要恰当准确简洁，庄重质朴SINOCHEMYUNLONG48五、公文拟制开头的常见写法根据式即开头交代行文的根据，以保证发文的法定权威性，一般多用“根据”、“遵照”、“按照”等作为语言标志。除此而外，还有“引文式”、“时间式”和“事情式”等开头方式。目的式即在开头交代行文的目的或意图，开宗明义，以便使收文单位明确发文单位的意图，一般常用“为”“为了”等介词标引。原因式即在开头讲明制发文件的缘由，以揭示全文的必然性与合理性，还可昭示行文的必要性与重要性，一般用“由于”、“鉴于”等介词标引。SINOCHEMYUNLONG49五、公文拟制公文主体的写作层次与段落1、层次是指包括公文的几个部分符合思维逻辑（递进式、总分式和并列式）；2、段落是公文的基本构成单位（自然段）一段只能表达一个意思，一个意思尽量在一段中完成（段旨式、条款式、阶段式）。过渡与照应1、过渡是指公文的上下衔接和转换（词、句、段）；2、照应是指公文内容的前后关照和呼应（文题、首尾、前后）。语言要求规范、准确、科学、简练、得体1、要使用书面语言，不用或少用口语、俗语。2、要使用现代汉语的标准语，不使用大多数人无法弄懂的方言土语及含义模糊不清的社会流行语。3、避“虚”就“实”，切忌滥用文学语言。4、庄重与平实，不过分使用修饰的词语。5、使用国家规范的标点符号和计量单位。SINOCHEMYUNLONG50五、公文拟制结尾的常见写法总结式以简洁明了的语言，总结全文主旨，概括要点所在，可以起前后呼应的作用，以加深受文者的印象。常用于工作总结等。原因式即在开头讲明制发文件的缘由，以揭示全文的必然性与合理性，还可昭示行文的必要性与重要性，一般用“由于”、“鉴于”等介词标引。号召式这种结尾方式常用于下行文，用简短有力的语言，提出希望，发出号召等。常用于表彰性决定和通报等。SINOCHEMYUNLONG51五、公文拟制公文结构用语公文结构用语开头用语用来表示行文目的、依据、原因，伴随情况等。如为（了）、关于、由于、对于、根据、按（遵、依）照、据、查、奉、兹等。结尾用语为要（盼）、特此通知（报告、函告）等。称谓用语有第一人称我、本；第二人称你、贵；第三人称该；如本人、本公司、你局、贵方、该公司、该项目等等。承启用语为（对、因、据）此、鉴于、总之、综上所述等。经办用语经、已经、业经、现经、兹经、办理、责成、试行、执行、贯彻执行、研究执行、切实执行等。征询用语当否、妥否、是否可行、意见如何等期请用语期、盼、拟请、恳请、报请、特请等SINOCHEMYUNLONG52五、公文拟制正文的层次序号文中结构层次序号一般依次用汉字“一”、汉字加圆括号“（一）”、阿拉伯数字“1”、阿拉伯数字加圆括号“（1）”，不得逆向使用。层次序号第一层“一、”（黑体）（作为小标题时句尾无标点）；第二层“（一）”（楷体）（作为小标题时句尾标点可有可无）；第三层“1”（仿宋）（无论是否作为小标题，要有标点）；第四层“（1）”（仿宋）（必须有标点）如果不需要全部四个层次，在只有一个或两个层次时，可以按照顺序跳用。正文中的层次序号SINOCHEMYUNLONG53五、公文拟制正文的层次序号“一、”“二、”“三、”“（一）”“（二）”“（三）”“1”“2”“3”“（1）”“（2）”“（3）”结构层次序数图SINOCHEMYUNLONG54五、公文拟制使用数字注意事项公文中使用数字应注意一是要实事求是，准确无误；二是数字来源应可靠、权威；三是统计口径应统一，具有可比性。公文中的数字除按要求必须使用汉字外，均应使用阿拉伯数字。成文日期、印发日期、附件说明的序号计量和统计数字表示时间，例如年份、日期、时、分多位数字公文结构层次序数，即第一、二层次序数数字词组、惯用语、缩略语，表示概数的词语（例如三四天、十之八九）等汉字阿拉伯数字SINOCHEMYUNLONG55五、公文拟制数量增减注意事项表示数量增多时用倍数、百分数和分数表示减少时用百分数、分数，但不用倍数公文中表示“数量”，在“增加、提高、上升、”或“减少、降低”等词语后面慎用“到、至、为”和“了”字。增加了两倍增加到两倍减少了两倍减少到三分之一减少了三分之一SINOCHEMYUNLONG56五、公文拟制数字使用不当（三）数字使用不当1、该用汉字表示的错用阿拉伯数字成文日期2004年7月5日（二四年七月五日）；定型的词组如第3（三）季度，星期5（五）；近数字并列表示概要如4、5（四五）点钟，今年7、8（七八）月份；2、该用阿拉伯数字的错用汉字世纪、年代、年、月、日等二十世纪九十年代（20世纪90年代），二四年七月五日（2004年7月5日），2003年五月（2003年5月），下午三时三十分（下午3时30分）；正负整数、分数、小数、百分比、比例等如十八个月（18个月）、二十四小时（24小时）、三分之一（1/3）、一千二百元（1200元）、四比一（41）、2万3千（23万）；SINOCHEMYUNLONG57五、公文拟制时间的表达要表明完整的年、月、日年份不能简写表示时间范围时，用“20122013年”、“34月”，不能用“20122013年”、“34月”SINOCHEMYUNLONG58五、公文拟制职务姓名的表达各种职务、姓名应用全称，表示职务时，副职不得省略“副”字。当一人担任多项职务时，一般只列出与公文内容有关的职务。若干人物姓名同时并列出现时，应按一定的标准进行排序，例如职务高低、所在单位序列、姓氏笔画等。SINOCHEMYUNLONG59六、常用公文写法请示请示一般由请示缘由、请示事项、结束语三部分组成。请示缘由即请示事项的原因、背景、理由和依据。请示事项即请求上级单位给予指示或批准的具体事项。结束语常用“妥否，请示”、“以上当否（妥否），请审批（批复）”或“特此请示，请批复”等结束语。请示的结构关于XXXXXX的请示XXXXXX（请示问题的缘由及请示的问题）。XXXXX（提出意见供上级判断、决策）。妥否，请批复。X年X月X日（联系人电话）请示写作中应注意事项要单头主送，不要多头主送要逐级行文，不要越级行文要向机关行文，不要向领导者个人行文请示的行文规则一文一事不能一文数事不得抄送下级机关。SINOCHEMYUNLONG60六、常用公文写法报告报告主要是向上级单位汇报工作、反映情况、介绍经验、提出意见或者建议、答复上级机关的询问等。工作报告的写作要领标题必须由“三要素”构成发文机关事由文种主送机关顶格标写一个直接上级机关，不能多头主送；除领导者要求外，一般不能送领导者个人。报告中不得夹带请示事项，报告中若涉及需上级单位解决的问题或批准的事项，应另文请示。报告与请示的区别1行文功能不同。报告主要是汇报情况、反映问题等；请示则主要是请求批准、指示和解决问题等；请示只有一个主送机关，报告可写多个主送机关。2处理方式不同。报告属阅件，可不回复；请示则属办件，需要办理、批复；3时间要求不同。请示应在事前行文，即所谓“事前请示”；报告一般是报告办理结果或有关情况，即所谓“事后报告”。日常工作中经常出现关于的请示报告的错误。SINOCHEMYUNLONG61六、常用公文写法报告综合报告的结构关于XXXXXX的报告XXXXXX（情况或依据）。XXXXXXXX（说明）。XXXXX（结论或设想）。特此报告X年X月X日专题报告的结构关于XX事故的报告XXXXXX（事故经过）。XXXXX（事故后采取的措施）。XXXXX（调查及事故原因）。XXXX（经验教训和措施）XXXX（请求处分）以上报告，请审阅。X年X月X日SINOCHEMYUNLONG62六、常用公文写法报告关于XX百货大楼重大火灾事故的报告省贸易厅1995年6月4日凌晨2时40分，我市江南百货大楼发生重大火灾事故，经过两个多小时的扑救，于5时明火全部扑灭。该大楼二楼经营的商品及柜台、货架、门窗等全部烧毁，直接经济损失达50多万元。造成这次事故的直接原因，是二楼一个体裁剪户经二楼经理同意从总闸自接线路，夜间没断电导致电线起火。这次火灾的发生暴露了该大楼领导对安全生产管理工作极不重视，内部管理混乱，安全制度不健全，违章作业严重等问题，因而造成了惨重的经济损失，教训十分深刻。火灾发生后，市政府、市贸易局十分重视，三次派人员到现场进行调查，并对事故进行认真处理，责令该百货大楼二楼经理刘XX停职检查，个体裁剪户李XX罚款XXX元，并听候进一步处理。今后，我们要吸取教训，切实加强对安全工作的领导，尤其加强对零售企业的安全管理，及时消除各种不安全的因素和隐患，为企业创造良好的经营环境。XX市贸易局1995年6月12日SINOCHEMYUNLONG63六、常用公文写法通知通知适用于传达上级单位指示，部署、安排工作，任免和聘用干部，批转、转发和印发文件，传达要求下级单位办理和需要有关单位周知或执行的事项等，通知大多属下行公文。通知的种类主要有批转和转发性通知、传达或部署性通知、周知性通知、会议通知、人事任免通知等。会议通知的结构关于召开XX会议的通知XXX为XXX（目的），定于2003年6月2日上午9时在X会议室召开XX会议，研究落实XXX等问题，请XX准时参加（出席）。特此通知。X年X月X日任免通知的结构（2）关于XXX等同志职务任免的通知XXX经研究，决定XXX同志任XX部部长（任期X年）。免去XXX同志XX部部长职务。特此通知。X年X月X日SINOCHEMYUNLONG64六、常用公文写法通知关于2013年春节放假的通知公司各部门春节即将到来，根据国家节假日有关规定，现将2013年春节放假安排通知如下2月9日（星期六，除夕）至2月15日（星期五，正月初六）放假，共7天，其中2月9日2月12日为法定节假日。2月16日（星期六，正月初七），2月17日（星期日，正月初八）正常上班。节假日期间各部门要妥善安排好值班、安全保卫、安全生产等工作，如遇有重大突发事件，要按规定及时报告并妥善处置，确保公司安全运行。请生产运营部、CNG部、客户服务部于2月1日前将春节期间值班安排表汇总到综合管理部，值班安排表附件请查看OA邮箱。特此通知。有限公司2013年1月29日SINOCHEMYUNLONG65六、常用公文写法通报通报一、适用范围表彰先进；批评错误；传达重要精神或者情况二、写法表彰通报的写法1、概述先进事迹，包括时间、地点、人物、事迹及结果。2、对上述事件进行分析、评议，指出其典型意义。3、说明表彰的决定。4、提出希望和号召。批评通报的写法1、通报原由，即将事故或错误事实的经过情况、时间、地点、事故、后果等交待清楚。2、对事故进行分析评议，重点分析事故发生原因，指出事故性质及危害。3、说明处分决定。4、提出希望和要求。SINOCHEMYUNLONG66六、常用公文写法通报关于2012年5月21日抢修抢险车交通事故通报一、事故经过2012年5月21日，我司抢修抢险车在出警返回途中，行至解放路嘉鑫花园南侧时，发现车顶提示灯闪亮，副驾驶座边的车门未完全关闭，坐在副驾驶座上的抢险抢险队队员杨正强，在司机未停车的状态下，打开车门，还未来得及关闭，后面行驶的一辆助力车撞在车门上，发生交通事故。助力车车主为30岁左右的妇女，左脚踝骨处受轻微伤，车上有一个小孩摔倒在地未受伤。交警到现场处理指出，我方100责任，暂扣了的驾驶证，让杨正强带车主去医院救治，待受伤者痊愈后，交警再做处理。二、处理结果经公司研究决定对抢险队队长给予通报批评，处以罚款各100元。公司再次强调，驾驶员必须小心驾驶车辆，安全第一，严格遵守交通法规与公司驾驶员管理制度。驾驶员违规驾驶所产生的一切后果，由驾驶者自行负责。SINOCHEMYUNLONG67六、常用公文写法纪要会议纪要的拟写一般分两部分第一部分应写明会议概况，包括会议时间、地点、组织者、主持人、会议议程和进行情况以及对会议的总体评价等；第二部分是会议纪要的主体部分，反映会议的主要精神、讨论意见和议定事项等。会议纪要写作注意事项1、写作之前做好必要的准备工作；2、忠实于会议内容；3、抓住要点，体现“要”字；4、重点突出，写清一致意见和重要的不同意见；5、注意逻辑性和条理性会议纪要的几种写法1集中概述法。即对会议的基本情况、研究的主要问题、与会人员的认识和议定的有关事项、解决问题的措施、要求等进行概述和说明。2分项叙述法。即将会议的主要内容分成几部分逐项写明。3发言提要法。即将具有典型性、代表性的发言加以整理、提炼，按照发言顺序或不同内容分别阐述说明。SINOCHEMYUNLONG68（一）函的适用范围适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。（二）函的分类1、按内容分（1）商洽函平行机关或不相隶属机关之间商洽工作、联系有关事宜的函。（2）询问、答复函指不相隶属机关之间互相询问、答复处理有关问题的函。（3）请批、批准函向不相隶属的业务主管部门制发的请批函。2、按照文面规格，函可分为公函和便函。公函按一般公文格式和要求行文。便函格式灵活、简便，写法较自由，可不写标题、不编文号。便函不列入正式文件范围。3、按照行文方向，函可分为去函和复函。发函也叫来函、发函，即主动发出的函。复函是针对来函所提出的问题或事情，被动答复的函。函SINOCHEMYUNLONG69六、常用公文写法函发函与复函主要有标题、启承语和结束语三部分。发函，标题一般为关于的函；正文启承语一般为“现函告如下”；需要结束语的，如请求解决困难的函，可用“请予支持”等。复函，标题一般为的复函；正文启承语一般要引述来函，然后用“经研究，现函复如下”过渡到下文；如答复意见的函，可用“特此函复”、“以上意见，请予考虑”等。SINOCHEMYUNLONG70六、常用公文写法函商洽函、发函关于商请派车运送民工的函XX省交通厅为做好今年的春运工作，及时运送在我省工作的外省民工回家过年，我们组织了民工运送专门车队，但由于我们运力不足，车辆不够，不能满足民工的要求，特请贵省派出大型客车20辆，与我省组成运送民工车队，负责运送贵省在我省工作的民工。妥否，请尽快函复，以便办理有关手续。XX省交通厅XXXX年X月X日批准函、复函关于批准录用同志为国家公务员的函省安全厅你厅关于拟录用届大中专毕业生的函国安政18号收悉。根据省人事厅关于年应届高校考试录用国家公务员的通知的规定，经考试、考核合格，批准录用同志为国家公务员。特此函复。附件录用人员名单省人事厅年3月29日SINOCHEMYUNLONG71六、常用公文写法函关于签订天然气管输合同相关事宜的函有限公司根据2013年2月5日福建省重点项目建设领导小组办公室关于项目投产前相关事项协调会的纪要（201312号）精神，为促进贵司生产项目顺利投产，会议要求我司在2月底前与贵司签订管输合同。自双方合作以来，我司在高压管线工程建设中严格按照省政府的要求，按时按质推进高压管网的建设。目前，管道建设工程已全部完成并通过验收，厂区内调压设施也已通过招投标，预计在4月20日前完成调试工作。管输合同由于双方在一些细节问题的分歧，至今未能签订。因此，希望贵司一、参照省改委201312号专题会议纪要的要求，在2013年3月底之前与我司签订管输合同；二、希望贵司根据试产进程，明确贵司点火试产日期，以便我司做好天然气点火通气对接工作。特此函告，恳请函复为盼。天然气有限公司2013年3月5日SINOCHEMYUNLONG72六、常用公文写法函语言措辞得体，平等待人。函的语言表达非常讲究，必须礼貌、谦和、态度诚恳。对上要尊重、谦敬，但不恭维逢迎；对下，要严肃，但不自傲训人；对平行单位，不相隶属单位，要以礼待人，用商量口吻，不盛气凌人。总之，语言表达要得体、礼貌、尊重对方，一般不用“必须”，“应该”，“注意”等指示性语言复函基本格式标题关于的复函正文（1）引述来函“X月X日来函收悉，经研究，现复如下”（2）答复事项（同意与否，理由要简明）（3）结语特此函复或务请见谅。函的注意事项SINOCHEMYUNLONG73七、公文写作常见问题行文规则方面越级请示所谓越级请示是下级单位越过直属上级单位直接报送请示的情况。越权行文所谓越权行文是指公文内容超过本单位、本部门的职能范围，或应当协商会签而未协商会签，或经协商未达成一致意见，即自行对外行文的情况。多头请示所谓多头请示，是指就同一事项，同时或分别向多个上级单位（部门）请示。一文多事所谓一文多事，是指一件请示中有多个主旨的情况。报告夹带请示事项请示和报告均为上行文，但上级单位的处理方式不同，上级单位对报告一般作为阅件，可不作答复。若报告中夹带请示事项，则很容易误事。报告中不应有需上级批准后才能实施的事项。若在汇报工作的同时需解决某些问题，应将报告内容和请示内容分开，形成两个文件上报；或以请示公文为主，将报告内容作为附件，以便上级单位了解有关情况。SINOCHEMYUNLONG74七、公文写作常见问题公文格式方面存在问题规范要求1主送单位不规范。主送单位为内设机构；将“请示”主送多个上级单位、直接报领导个人；单位名称不准确。3向上级单位请示、报告事项，应用上行文格式，标明签发人；“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话；结尾应当使用“妥否，请