7物业公司运营管理大全7--第七分册档案管理手册1-18资料要点

东莞市方中物业管理有限公司管理文件汇编第七分册档案工作手册文件编号FZWYMF07版本号A/0编制编制日期2009年5月审核；审核日期2009年6月批准批准日期2009年7月（盖受控章处）目录管理制度档案管理规程（总则）3档案管理规程（分则一）业主档案管理标准作业规程5档案管理规程（分则二）保安部档案管理标准作业规程6档案管理规程（分则三）工程部档案管理标准作业规程7档案管理规程（分则四）清洁绿化部档案管理标准作业规程9质量记录表单管理处档案分类及归档模式规定10档案备考表设备设施台帐11设备卡13卷内文件目录14档案资料借阅、查阅登记表15档案资料移交登记表16档案销毁清册档案（案卷）目录17方中物业管理有限公司档案管理作业指导档案管理规程（总则）文件编号FZWYDAWI01版本/状态A/0第1页共1页10目的加强物业管理档案资料的系统化、科学化管理。20适应范围各物业管理处、物业管理部档案资料的管理（业主档案标准作业规程另定）。30职责各个部门主管对本部门的文件资料进行收集，并保证其完整和连贯，按规定上交档案负责人；档案负责人对各部门全部资料进行催收、整理、归档。档案负责人由物业文员（物业管理员）兼任。40制度41档案保管制度411档案管理人员按照规定对归档的文件材料，做好档案的分类、登记、保管工作，存放整齐、统一编号，科学排列，查找方便。412做好档案的防盗、防火、防强光、防尘、防潮、防霉变、防虫鼠、防污染工作。413档案排列整齐，分门别类，依从上至下、从左至右的顺序排列。414定期对档案进行检查，核对，做好收入、移出、借阅登记。42档案鉴定销毁制度421以档案保管期限表为依据定期进行鉴定，对超过保管期限或确无保存价值的档案提出存毁意见。422经鉴定后，拟写销毁报告，填写销毁清册和必要的文字说明，经档案管理负责人、部门主管、管理处主任批准（物业部的需行政主管、经理批准）后即可进行销毁，销毁时必须2人以上鉴证，并在销毁清册上签名，销毁清单交档案室保存。423未经批准，任何人不得擅自销毁档案。43档案借阅、利用与保密制度431查借阅档案，必须登记，归还时办理注销手续，查阅或借阅时应该接受档案管理人员指导和监督。432查借阅业务范围内的档案，需主管领导同意，查借阅非隶属业务范围的档案，凭单位证明和公司经理同意后方能调阅。433一般只在室内查阅，原则上不外借，否则需经公司经理同意。434不得擅自摘录、翻印、复制，不得在档案材料上划线、涂改。435借阅人要严守机密，不得转借他人，不得泄露秘密。436借阅人按时归还，管理人认真核对，当面签名注销。437保密是每个档案管理人员与借阅人员的基本职责，应严格遵守438对保密文件应设专柜保管，专人兼管，如人事档案、电脑光盘等，利用时要经公司经理同意，不得擅自翻印、摘录。50工作程序51一般程序阶段性办理完毕的具有保存价值的零散材料按其内容或形式的联系进行排列和编号、组成一卷一卷的案卷，然后进行装订（暂不作装订），之后填写卷内目录与卷内文件备考表，再案卷盒背脊上填写案卷标题、目录号、卷号、保存期限等。以上立档程序，可根据档案资料的繁简程度进行适当的增删。52归档时间521日常报表按规定要求每日上交管理处，工作人员处理后交由档案负责人整理，每月装订一次，并按其材料多少于适当的时侯立卷装盒，至少每年立卷一次，每年复查并整理一次。522通知、通报、内部发文、外部来文、计划、报告、总结、信件、历史沿革、大事纪、重要图片等材料，在收发与传达之后，经手人应及时上交，有档案负责人及时整理，并按其材料多少与适当的时候立卷装盒，至少每半年立卷一次，每年复查整理一次。523其它如财务、人事、证书、声像、实物、光碟等保密程度高或专业性强的材料，可由相关人员整理并保管，但须列出清单交由档案负责人备案。53归档的材料范围见物业管理档案文件材料归档范围54档案编号方法541档案室号是上级档案馆给下级档案馆（室）指定的档案第一级分类号。如方中公司档案室下设各部门，元美广场为（暂无）。542档案柜号可从上至下、从左至右排列。543全宗号地区代号（以地区为单位、暂无）。544类别号全宗号下一级编码，元美管理处档案分类见元美管理处档案分类表工程管理A、安保管理B、综合管理C、财务管理（另存）。545卷号卷号是档案管理中档案的基本单位，每一类别下有若干卷，有时一卷又分为若干分卷，立卷原则是内容或形式相同的集中，相近的靠拢，不同的分开，无保留价值的剔除。总上所述，档案已二级分层的方法进行编号，其基本格式为A21之二分类号或件号卷号小类号大类号档案室代号同时又档案室前面可以加上地区代号，也可以不加。如80（5）A21之二编号中80为地区代号目录号全宗号546卷内文件编号5461文书材料页号以面为单位，一面一个页号，空页不编号，以1为起点编流水号，件号以件为单位，件内再分页号（扔以1为起点），单页文件与多页文件在一起时，一页计为一件，有些以件为单位的文件如业户手册，同装在一案卷盒内,不再装订,每份文件左上角编档章号,填件号因无档号章,只记流水号码,以1为起点,类似页号。5462科技材料原有目录的如图纸按目录顺序排列,不再编号,无目录有编号的补加目录,无目录无编号的,加上编号后再补加目录,以件为单位的文件,可不装订,每件右上角加档章号,运动会件号。会计材料只编件号或册号（卷号），不编号。声像实物只编件号。5463照片照片底片不分离,住户单位的照片只编件号房号,其它照片按其在相册中的位置,编页号及章号。5464页号件号位置文书材料单面书写的在右上角，双面书写的正面在右上角背面在左上角。卷内目录与备考表不编号。文件编号即发文号照抄，无则不写。科技材料页号（件号）在下。547卷内文件目录5471文书材料类由顺序号、发文号、文件名称、文件编号、页码日期组成。5472其它材料类由顺序号、文件名称、文件编号、页码、日期组成。5473会计文件不编卷内目录，只编案卷目录。60相关文件63卷内文件目录64档案资料借阅、查阅登记表65档案资料移交登记表66档案案卷目录方中物业管理有限公司档案管理作业指导档案管理规程（分则一）业主档案管理标准作业规程文件编号FZWYDAWI01版本/状态A/0第1页共1页一、目的规范业主档案的保管与跟踪工作二、适用范围适用于物业业主档案的保管与跟踪。三、职责1、管理处主任负责档案管理督导工作。2、文员（管理员）负责依照本程序具体实施业主档案的保管与跟踪。3、保安部主管、工程部主管、综合部主管分别负责本部门日常资料未归档前的日常保管。四、程序要点1、业主档案内容业主档案内容，分为三个方面分别为楼宇的基本资料、楼宇的装修资料和楼宇的其它资料。具体为经业主签署后的业主公约；经业主签署后的消防安全责任书；业主家庭情况登记表；钥匙领用登记表；业主证领用登记表；业主入住验房表；装修施工申请表、相关图纸及施工单位资料。违章处理通知单及处理结果资料。业主的有关证件复印件；其他应保存的资料；2、将业主有关资料放在相应的文件袋（盒或夹）内，然后设立专门档案柜进行保管。3、将各业主档案袋按栋号、楼层号、房间号的先后顺序排列在档案盒（夹、袋）、档案柜内。然后按档案盒（夹）内的各业户的档案排列顺序将档案有关内容登记在业户档案目录内，内容包括业户姓名、地址、收楼时间、面积等栏目。4、业主档案的跟踪当发生下列情况变化时，服务处员工应将变化情况记录在业主档案中通讯电话联络方式发生变化时；业主发生更替时业主档案跟踪管理，由管理处员工应至少每隔15天跟踪一天。5、业主档案属于绝密特殊情况如需查阅须报管理处主任批准，经事务部档案管理员办理登记手续后方可查阅。6、业主档案应永久保存。7、将个业主资料输入电脑进行管理。8、本规程执行情况作为保安队长和档案管理人员绩效考评方中物业管理有限公司档案管理作业指导档案管理规程（分则二）保安部档案管理标准作业规程文件编号FZWYDAWI01版本/状态A/0第1页共1页一、目的规范保安部档案的保管与跟踪工作二、适用范围适用于物业保安部档案的保管与跟踪。三、职责1、管理处主任负责档案管理督导工作。2、保安队长、文员（管理员）负责依照本程序具体实施保安部档案的保管与跟踪。3、保安部队长负责本部门日常资料未归档前的日常保管。四、程序要点1、保安部档案内容，分为二个方面A保安部各岗位工作质量记录大堂岗位巡查及值班记录表；监控岗位值班记录表；领班岗位岗位巡查及值班记录表；车库岗位岗位巡查及值班记录表；车辆临时进出收费登记表及交接表；人员来访登记表；保安巡查签到表（各楼层）消防设备月、季、年度检查记录表、维修更新记录表B保安部日常管理文件；培训记录、培训计划和总结；出租屋管理档案；保安部会议于工作计划总结消防安全检查记录及整改通知与公安消防等部门的往来文件保安部事故及其处理记录停车场方案文件停车场各种卡、票等。2、将有关资料放在相应的文件袋（盒或夹）内，然后设立专门档案柜进行保管。3、将各保安档案袋按卷名先后顺序排列在档案盒（夹、袋）、档案柜内。然后按档案盒（夹）内的各月份档案排列顺序将档案有关内容登记在保安部档案目录内五、档案的跟踪1、保安档案跟踪管理，由保安队长每季度进行一次收集整理暂存放于本部门，次年年初由档案负责人催促其上交管理处，由档案管理人员进行整理归档。2、保安档案属于重要的档案，但数量较多，每两年销毁一次，销毁时须报管理处主任批准，经档案管理人员办理销毁手续后方可查阅。六、本规程执行情况作为保安队长和档案管理人员绩效考评的依据之一。中物业管理有限公司档案管理作业指导档案管理规程（分则三）工程部档案管理标准作业规程文件编号FZWYDAWI01版本/状态A/0第1页共1页二、目的规范工程部档案的保管与跟踪工作三、适用范围适用于物业工程部档案的保管与跟踪。四、职责1、管理处主任负责档案管理督导工作。2、工程主管（领班）、文员（管理员）负责依照本程序具体实施工程档案的保管与跟踪。3、工程主管（领班）负责本部门日常资料未归当前的日常保管。五、工程部档案内容工程部档案内容分为二个方面一是工程设备设施日常运行、维保及材料配件质量记录（一）日常运行记录各设备巡查记录表；各设备日常保养记录表各设备小修、中修、大修、更新记录及其请示和批示等相关文件；工程部每日值班记录本；对外发包项目监督检查考核表；培训记录、培训计划和总结；工程部工作计划总结；其它日常管理文件。具体包括水泵房日常运行记录；高、低压房日常运行记录；弱电系统日常运行记录；煤气房日常运行记录；水表、电表每月抄表记录；生活水池每月水质检测记录；特种设备及水质检测结果；水、电汇总表、月统计表；（二）维修、保修、备用材料及配件记录1、全年各设备维修计划表；2、水泵（给水、纯水、排水）维修记录；3、高、低压变配电系统维修记录；4、弱电系统（消防报警、安全防护、楼宇对讲、停车场、出入口IC卡系统）维修记录；5、生活水池维修记录；6、煤气设备维修记录；7、发电机维修记录；8、电梯维修记录；二是工程技术资料、图形文件1、建筑土建竣工图；2结构竣工图；3、建筑安装竣工图（分给、排水、纯水；强电；弱电；煤气）；4、装修图并装修申请、巡查、验收等资料；、设备技术文件1、设备台账；2、给水、纯水、排水等水泵及配套控制柜安装、维修、使用说明书；3、发电机机械及配套控制柜安装、维修、使用说明书；4、高、低压配电柜开关等安装、维修、使用说明书；5、弱电系统（消防报警、安全防护、楼宇对讲、停车场、出入口IC卡系统）的安装、维修、使用说明书；6、煤气设备及配套控制柜安装、维修、使用说明书；7、电梯系统的安装、维修、使用说明书；三是管理工作规范及制度化文件1、人员框架结构及岗位职责；2、管理制度；3、操作规程；4、设备维护参考技术标准；六、工程资料装订、存放与保管1、各项文件必须按上述分类要求统一装订；2、每类资料装订前必须编写目录，目录应有序号、名称、编号、备注等内容；3、资料应按日期的先后顺序排列，并编写编号；4、资料装订要整齐、牢固；2、将有关资料放在相应的文件袋（盒或夹）内，然后设立专门档案柜进行保管。3、将各工程档案袋按卷名先后顺序排列在档案盒（夹、袋）、档案柜内。然后按档案盒（夹）内的各月份档案排列顺序将档案有关内容登记在工程部档案目录内4、档案的跟踪工程档案跟踪管理，由工程主管（领班）每季度进行一次收集整理，次年年初上交管理处档案管理人员进行整理归档。5、工程档案属于重要的档案，尤其是图纸技术资料，必须永久保存。特殊情况如需查阅报管理处主任批准，经事务部档案管理员办理登记手续后方可查阅，借阅必须由主任签字同意方可。过期资料应及时处理（过期日常运行记录资料、维修保养记录资料等6、本规程执行情况作为工程主管（领班）和档案管理人员绩效考评的依据之一。中物业管理有限公司档案管理作业指导档案管理规程（分则四）清洁绿化部档案管理标准作业规程文件编号FZWYDAWI01版本/状态A/0第1页共1页一、目的规范清洁绿化部档案的保管与跟踪工作二、适用范围适用于物业清洁部档案的保管与跟踪。三、职责1、管理处主任负责档案管理的督导工作。2、环卫主管（领班）、文员（管理员）负责依照本程序具体实施清洁档案的保管与跟踪。3、环卫主管（领班）负责本部门日常资料未归当前的日常保管。四、程序要点1、档案内容档案内容，分为二个方面、工作质量记录各种清洁设备、环保设备设施的设备清单，及其故障、维修、保养记录表；清洁绿化部每日值班记录表对外包项目监督检查考核表（每周检查记录表）；清洁员培训记录、培训计划和总结；清洁工作计划、总结；清洁绿化保养记录其它日常管理文件消杀记录垃圾清运记录、绿化改造记录、清洁巡查签到表；、清洁绿化技术资料重要清洁绿化设备技术参考数说明书、使用说明书；苗木及绿化清单、绿化总平面竣工图；2、将有关资料放在相应的文件袋（盒或夹）内，然后设立专门档案柜进行保管。3、将各清洁档案袋按卷名先后顺序排列在档案盒（夹、袋）、档案柜内。然后按档案盒（夹）内的各月份档案排列顺序将档案有关内容登记在清洁绿化档案目录内4、档案的跟踪档案跟踪管理，由清洁主管（领班）每季度进行一次收集整，次年年初上交管理处档案管理人员进行整理归档。5、本规程执行情况作为清洁主管（领班）和档案管理人员绩效考评的依据之一。管理处档案分类及归档模式规定FZWYZHWI03一、存档分类编号规定类别工程类（A）保安类（B）类名图纸文件设备技术文件日常运行记录文件维修保养备用材料及配件记录文件规范及制度化文件固定岗位值班记录巡更签到记录消防灭火器及其它消防安全检查记录类别代号A11A12A21A22A23B1B2B3类别综合类（C）财务管理（按财务管理制度专门保管）类名人事行政后勤类内部物管业务管理档案（日常业务，动态性强）业主资料及公约、收交楼资料和装修资料（属一次性完成归档的档案）类别代号C1C2C3二、代号编号方法及涵意如C103，意思是综合管理类的（C）人事行政类（C1）中的第三个档案盒。该第3个档案盒里比如装的是“20052007年度员工奖罚记录”，写在档案案的背脊上就是如下所示卷名卷名卷名员工奖罚记录A栋建施图B栋保安值班记录全宗号全宗号全宗号/目录号目录号目录号/案卷号案卷号案卷号C103A11B11小初号的黑体字加初年度年度年度20052007年度2005年4月2007年保存期限保存期限保存期限5年长期档案备考表（设于档案盒的封面）备考表件数7页数315载体形式纸质文件状况文件起讫日期年月日年月日。文件完整无缺损立卷时间年月日立卷