doc-《友文人造板制造公司财务管理制度规范》(55页)-财务制度表格

淮安友文人造板制造有限公司财务管理制度第一章流动资产管理制度一、现金管理制度（一）基本规定第一条公司为了规范现金的使用、收付和保管等有关工作，特制定本制度；第二条对于发生的交易或事项中涉及现金收支的，公司要求计划财务部和出纳必须严格执行国家有关现金结算制度的规定，按照现金管理暂行条例的规定执行；第三条要在规定的范围内使用现金；对于现金开支的范围，公司规定，可以在下列范围内使用现金1、员工工资、津贴、奖金；2、购木料款；3、出差人员必须携带的差旅费；4、个人劳务报酬；5、公司员工食堂采购；6、应急配件的小额采购7、总裁批准的其他现金开支；8、结算起点以下的零星支出；第四条第三条中的结算起点公司现定为1000元，结算起点的调整，由总裁确定；第五条除制度第三条外，财务人员支付款项，超过使用现金限额的部分，应当以支票支付；确需全额支付现金的，经总裁批准后才可支付现金；第六条采购办公用品、劳保福利及其他工作用品的批量采购，原则上必须采取转账结算方式，不得使用现金；第七条库存现金限额公司规定为30000元，超额部分应存入银行；现金不得随意存放，除工作时间需要的少量备用金可放在出纳员的抽屉内，其余则应放入出纳专用的保险柜内，不得过夜在办公桌内存放；第八条出纳支付现金，可以从公司库存现金限额中支付或从银行存款中提取，严格执行“收支两条线”，不得坐支，因特殊情况确需坐支的应事先报经领导批准；从银行提取现金，应当由出纳填写现金支票，经领导批准后提取；第九条公司职员因工作需要借用现金，须填写借款单，有关领导按决策权限表的授权限额内审批，经批准签字后方可借用；现金汇款的，出纳在汇款前，须认真审核汇款通知单；第十条出纳人员应当建立健全现金账目，逐笔记载现金支付账目，应当日清月结，每日结算，账款相符；不准白条抵库；不准私借现金；不准利用银行账户代其他单位和个人存入或支取现金；不准公款私存；第十一条在现金管理中，必须履行出纳的岗位监督职能对不真实、不合法的原始凭证，不予受理；对记载不准确、不完整的原始凭证，予以退回，并要求更正补充；第十二条出纳收付现金时，必须精力集中，有条不紊，严谨细致，沉着冷静，顺利完成；（二）执行现金管理的具体制度第一条为了全方位和全过程加强地对公司现金的管理，除了执行以上基本规定外，强调贯彻以下有关的财务管理制度；第二条对费用支出，分部门，实行严格的的预算管理；第三条执行定期收支报表制度出纳应定期（每周、每月）分收入项目编制“现金收入报表”，反映公司收入款项情况；定期（每周、每月）编制“现金支出报表”，按费用项目和发生部门分类反映费用支出，通过现金支出管理加强费用管理；同时要注意保守机密；第四条执行现金清查制度，定期或不定期地对库存现金情况进行清查盘点；第五条根据总裁的安排，由计划财务部统一执行资金调配，加强对营销部门的现金管理，包括对外派销售机构的财务人员由计划财务部委派；控制销售机构开立的银行帐户；严格执行“收支两条线”，所有收入都统一上缴计划财务部指定帐户，销售费用由公司计划财务部统一审核和安排；零星用款由外派会计在备用金中支付；第六条对收料付款、销售费用等实行备用周转金制度；第七条加速销售收款，控制使用预付帐款结算，适当利用商业信用，减少现金的流出，增加现金的流入，减少资金占用时间第八条严格执行资金的使用审批制度，确保资金的安全；（三）备用金管理规定第一条为了专门加强对现金管理中备用金的管理，特制定本规定；第二条公司各部门需要使用定额备用金的，经总裁批准后，填制“备用金借款单”，一方面计划财务部核定其零星开支便于管理；另一方面，凭“备用金借款单”支付现金；第三条使用部门零星备用金，一般不得超过规定数额，若遇特殊需要应由公司部门总经理核准；第四条各部门零星备用金借支，应将取得的正式发票定期送到计划财务部出纳员手中，冲转借支款或补充备用金；第五条备用金收支应设置“备用金”二级明细账户；并定期编制“备用金收支报表”送部门总经理和计划财务部；第六条定期根据取得的发票，编制备用金支出一览表，及时反映备用金支出情况；第七条备用金账户应做到逐月结清；第八条出纳人员应妥善保管与备用金相关的各种票据；二、应收账款管理制度第一条为加强对应收帐款的管理，特制定本制度；第二条公司的营销部是应收账款管理的直接责任部门，对货款的及时回收负有直接责任；计划财务部对公司债权负主要监管催收责任；第三条营销部应当1、设定应收帐款管理目标在保障资金安全和良好周转的条件下，对应收帐款进行销售决策，追求企业价值的最大化；2、建立应收账款管理台账，对应收账款进行辅助管理；3、建立应收账款定期清查制度，定期和计划财务部对帐，和客户对帐；4、建立坏账核销制度，对应收帐款不得长期挂帐；5、对应收账款按风险程度进行信用管理，建立一套完善的赊销制度6、建立赊销审批制度，实行“谁审批，谁负责”，每一笔应收帐款都应该责任到人；对每一笔应收帐款业务的发生都必须有明确的责任人，经办人员应对自己经办的业务负责，对自己经办的每笔业务进行事后监督，直至收回资金为止。7、建立销售责任制，将贷款回笼作为考核营销部及销售人员业绩的主要依据，并建立指标考核体系，包括销销售毛利、收入总额，货款回收率，应收帐款周转率等，根据实际收款情况与有关人员的工资挂钩。8、建立客户信用评价制度，对客户的信用进行评估，确定赊销规模根据对客户进行调查的结果，评定客户信用等级，建立赊销客户信用等级档案，将赊销客户分为三类（1）良好客户指企业规模大，业务往来多，信誉较好的客户；（2）合格客户指资产状况和财务状况一般，财务制度比较规范，有一定的资产作抵押，在以往业务往来中，经催交后能结清货款的客户；（3）限制客户指资产状况和财务状况不佳，财务制度混乱，没有资产抵押，以往没有业务往来或有业务往来但信誉不佳的客户；营销部对赊销客户的信用等级评定工作，一般每年进行一次，特别情况可随时调整；9、按赊销客户的还款能力和信用等级，确定销售政策（1）对于资信差的客户采用现款、承兑汇票交易；（2）对于资信好的客户则采取分期收款的方式，但在期限和累计金额上要有明确的规定。（3）对逾期未结清欠款的赊销客户，企业应组织力量督促经销人员加紧催收。对那些既不制订还款计划，又不提供担保的，或发现其缺乏清偿能力的，应及时通过法律途径给予解决。10、严格执行合同管理制度对于现金销售以外的供货业务，都应该签定合同；金额较大的供货业务应使用公司规范的的合同文本；合同要素要齐全具体，特别是收款期，延付的具体违约责任等条款；第四条营销部和计划财务部应共同对应收帐款实行计划管理制度1、事先制定合理的应收帐款余额；2、明确应收帐款的年末余额；设定一个相对积极的平均收款期；3、设定应收帐款占流动资产总额的比例，实施弹性控制当赊削规模接近警界线时，应断然暂停赊帐业务；产品疲软时，从宽；资金紧张时，从严；在产品走俏时，赊销规模从紧；第五条对于公司的应收帐款管理，计划财务部的职责是履行会计核算和监督的职能，进行财务决策1、发挥会计的核算职能，提供有用的会计信息计划财务部应按赊销客户、区域、建立应收帐款明细帐；对赊销业务及时进行会计核算；定期统计应收帐款各客户的金额、帐龄及变动情况；和营销部的台帐定期核对，和营销部交流信息；辅助应收帐款的回收；2、定期向赊销客户寄送对帐单和催交欠款通知书回收经双方供销、财会经办人确认无误并签章的对帐单，以作为双方对帐的原始依据；对超过期限的赊销客户，在发出对帐单的同时，需分发催交欠款通知书，催收欠款；3、进行财务决策，寻求风险转嫁（1）督促营销部将应收账款将转化为应收票据；（2）债权保理或出售给金融机构；（3）在应收帐款很难收回时，从客户手中购回自己需要的资产，抵补应收帐款；第六条强化应收账款的日常管理对应收账款实施追踪分析；认真做好应收账款的账龄分析，密切注意应收账款的回收进度和出现的变化；制订可取的收账计划，及时调整收账政策，对于恶意拖欠的客户应当从信用清单中除名，不再对其赊销，并加紧催收所欠，催收无果，向法院起诉；建立应收账款坏账准备制度，以促进企业健康稳健地发展。第二章固定资产管理制度第一条为了加强对公司固定资产的管理，提高固定资产的使用效益，根据企业会计准则固定资产和企业会计制度等有关财经法规，结合我公司的现有实际，制定本制度；第二条本公司对固定资产的定义为，同时符合以下条件的，在使用过程中基本保持原来物质形态的有形资产1、为本公司所有或融资租入，能够为本公司的生产销售或对外提供加工人造板所用，或因能为本公司的经营管理服务而持有；2、使用年限超过一年；3、属于生产用主要设备或基本耗用件，以及大批同类的生产常用配件，单位价值必须大于500元；如不属于主要设备的，单位价值大于2000元，才可列入固定资产管理；第三条公司各部门固定资产管理的主要任务是建立健全或严格执行各项固定资产管理制度，合理配备并节约、有效使用固定资产，提高固定资产使用效益，保障固定资产的安全和完整；第四条本公司将固定资产分为六大类1、房屋及建筑物房屋管理用房（包括办公用房；西门房；南门房、）、生产经营用房（备料段厂房；主厂房；属于辅助用房的配电房、锅炉房、机修房、地磅用房）、仓库（包括西料场；胶库；五金库；成品库；外地销售用仓库等）、其他房屋（包括员工宿舍、食堂、浴室、厕所等；）建筑物包括厂区道路、围墙、消防水池、灯塔等；附属设施包括房屋、建筑物内的水气管道等。2、专用设备指各种具体专门性能和专门用途的设备，包括喷胶设备、铺装设备、液压设备、砂光设备等；3、一般机器设备包括风送除尘设备、粉碎设备、锅炉设备、以及其他通用性设备；4、电气设备包括变压设备和供电用电机等；5、办公设备包括通讯工具、电子办公设备和桌椅橱柜等；6、其它固定资产包括实验设备、门禁设备、考勤设备等各部门固定资产的管理和使用应坚持遵照制度、严格执行、责任到人、物尽其用的原则。第五条各部门固定资产的管理和使用应坚持“遵照制度、严格执行、责任到人、物尽其用”的原则第六条由有关部门分别管理，生产用房和机器设备类由生产制造部负责，办公设备由总裁办公室负责，建台帐，统计。第七条各部门负责人对本部门固定资产的日常管理负责；第八条计划财务部负责对固定资产的价值管理，对固定资产的日常管理实行监督；第九条固定资产分部门使用和管理一般应相对稳定，固定资产的调配必须上报公司领导批准，在分到部门办理调配手续；第十条生产制造部必须对专用设备或技术含量高的设备的管理和操作人员进行技术培训，建立健全专用设备的操作、维修、保养、检验等管理制度；技术复杂、精密度高的专用设备、关键设备的操作人员，应在考核合格持证后，方可上岗操作；第十一条固定资产的计价，根据会计制度的规定分别按历史成本确定，再根据可变现价值调整计价基础；已经提足折旧、继续使用的固定资产不再提取折旧，提前报废的固定资产，不再补提折旧。当月增加的固定资产，当月不提折旧，当月减少的固定资产，当月照提折旧；第十二条已经入账的固定资产除发生下列情况外，不得任意变动固定资产账面值根据国家规定对固定资产进行重新估价的；增加补充设备或改良装置的；将固定资产一部分拆除的；根据实际价值调整原来暂估价值的；发现原来记录固定资产价值有误的。第十三条购入、调入和自制、自建完工交付使用而增加的固定资产，由固定资产的实物管理部门会同使用部门统一验收，属于技术设备的还应会同技术部门验收；验收合格后，总裁办，根据发票、固定资产调拨单或基建项目交付使用验收单等凭证，填制固定“资产增加通知单”，办理有关入库、财务报销和使用单位领用等手续；调出、变卖减少或盘亏的固定资产，经过报批手续后，由管理部门填制固定资产减少通知单，办理有关调出或注销手续；正常报废的固定资产，由固定资产管理部门根据生产的实际状况会同技术部门进行鉴定，填制固定资产减少通知单总裁批准后办理有关注销手续；非正常损失减少的固定资产，要查明原因，追究责任，根据鉴定意见、对非正常损失责任人提出处理意见报公司领导批准后，办理有关注销手续；第十四条总裁办和生产制造部负责对固定资产管理的全过程（包括预算申请的编制、计划采购、验收入库、登记保管、领用发出、维修保养、调拨处置等）进行具体管理，并负责分类进行实物数量核算；第十五条技术部门参与对专用设备的维修保养和技术鉴定；第十六条使用部门负责合理、有效使用和日常维护管理，杜绝浪费；须指定专人负责办理本部门固定资产和其它物品的领用、保管、清点等工作；第十七条固定资产管理单位对验收入库及投入使用的固定资产，须建立固定资产卡片并记入固定资产明细账，按物登卡、凭卡记账；已入库存的固定资产，要按照各类资产的使用说明和存放要求进行保管监督，填写保管单位并定期检查，库存固定资产未经有关领导同意，任何人不准领用或调换；处置固定资产须填写固定资产处置申请单或固定资产调拨单，据单入账；使用部门领用固定资产须填写固定资产领用单，经公司领导同意后，固定资产管理人员凭单填写固定资产使用记录卡并记入固定资产卡片；对配备给个人使用的固定资产或物品，要建立领用交还制度，并督促使用人爱护所用资产，人员变动时，应在其办理所用资产交还手续后，方可办理有关手续。第十八条总裁办、生产制造部、计划财务部和使用部门应每半年对账一次，使账实、账卡、账账保持一致。每年对本部门的固定资产进行一次全面清查盘点，查明固定资产的实有数与账面结存数是否相符，固定资产的保管、使用、维修等情况是否正常。对清查盘点中发现的问题，应查明原因，说明情况，编制有关固定资产盘盈盘亏表，报经总裁批准后，调整固定资产账目；年度固定资产的盘点工作，计划财务部负责编制盘点计划，各个部门配合并对盘点结果签字确认，计划财务部参与盘点、及时记录和监督盘点全过程；第十九条公司实物财产中，总裁办对不符合固定资产标准的各种办公用品、用具、生活用品、器具、材料等资产，也要分类登记，参照本制度有关规定的办法进行管理；第三章成本管理制度第一条为了加强公司成本、费用管理，不断提高经济效益，现参照财务会计制度的有关规定，结合我公司的实际情况，制定本规定；第二条成本、费用管理的基本任务，是通过对成本、费用的预测、计划、控制、核算、分析和考核，正确反映公司的生产经营成果，挖掘降低成本、费用的潜力，努力降耗增效；使计划管理和定额管理相结合，正确核算本公司的成本、费用；第三条成本、费用开支范围具体开支范围按企业财务制度的规定执行。公司应严格执行国家财务制度关于成本、费用开支范围的规定，加强对产品的生产成本、制造费用及公司的管理费用、财务费用和销售费用的核算与管理。第四条成本、费用核算公司的制造成本，必须根据计算期内完工产品的统计产量、实际消耗和实际价格，按照权责发生制的原则进行核算；对于期间费用，应按照其归属期限，区分费用性质，据实进行分类核算；不得以计划成本、估计成本、定额成本代替实际成本，成本预算的计算过程中对产成品按计划成本或定额成本进行预计的，成本分析时要按规定的成本计算期，对比实际成本进行分析，及时进行数据的更新；第五条一次支付、分期摊销的费用，应按照费用项目的受益期限，确定分摊数额；需要从成本中预提的费用项目和标准，应根据公司的生产经营情况逐步规范化，可以“会计工作备忘录”的形式记录存查；第六条各种耗材物资，在领用时一次列入成本、费用。但对于其中非一次性耗费的，使用期限较长甚至可能超过1年的物资，可列出品名，将财产清单转交给实物监管部门（“总裁办”），转入财产使用的实物监管程序；第七条成本计算期间费，一律以自然月度为成本计算期，同一个计算期内核算的产量、收入、消耗和支出，起讫日期必须一致，保证投入和产出核算的配比；第八条成本核算必须划清下列界限，保证成本、费用核算的准确性1、直接生产成本与制造费用；2、制造成本与期间费用；3、各类期间费用之间的界限；4、本期成本与下期成本；5、在产品成本与产成品成本；6、生产经营成本和其他支出。第九条计划财务部的成本管理责任是1、制订本公司成本管理制度；根据本公司的实际，订立适应本公司实际的成本核算程序和方法；2、编制成本费用计划；组织成本费用核算；3、监督考核各项成本计划的具体执行情况；对不同性质的部门，采用责任会计的的方法，进行成本、费用考核；对成本费用进行及时的记录、预测、控制和分析；第十条计划财务部负责本制度的解释和修订工作；第四章票据档案管理制度（一）票据管理制度第一条公司各种发票、收据，由计划财务部负责按有关规定登记、领购、填制、保管、回收、缴销各种发票填制必须按税务等有关部门规定及发票内容详细填列，如填写错误应将发票一式几联同时作废，以便存查；第二条银行结算的有关票据，由出纳负责，按有关规定登记、领购、填制、保管、回收，建立支票领用登记本；对填写错误的银行支票，必须加盖“作废”戳记与存根一并保存，并按银行有关规定缴销第三条公司仓储物资入库、出库单据，分别由供应部、使用部门及营销部办理出、库入手续，专人负责领购、登记、填制、保管；库管员依据入、出库单的“保管联”登记存货电脑明细帐，并妥善保管存根联，以便备查；第四条银行支票由出纳或总裁指定专人保管，空白支票明确指定由出纳专人妥善保管，严格贯彻票、印分管的原则；第五条支票使用时须有“支票领用单”，经领导批准签字，然后将支票按批准金额封头，加盖印章，填写日期、用途、登记号码，领用人在支票领用簿上签字备查；支票付款后凭支票存根和发票，由经手人签字、会计核对（购置物品由保管员签字）总裁审批，完成后交出纳，原支票领用人在支票领用单及登记簿上注销；第六条严格控制携带空白支票外出采购；对事先不能确定采购物资的单价、金额的，经总裁批准，可将填明收款人名称和签发日期的支票交采购人员，明确用途和款项限额，由出纳按票据法的规定，签发特定项目的授权补记支票，使用支票人员回单位后必须及时到计划财务部结算；1、使用支票结算和现金结算一样均须总裁签字或补签；2、按规定在同城或本公司所在票据交换区域，使用支票结算；3、支票必须由出纳签发，不得将支票交给他人代为签发；签发支票必须使用蓝黑或碳素墨水填写，避免票据被改写和冒领；出纳人员要随时掌握银行存款余额，不准签发空头支票，也不得签发与本公司的预留印鉴不符的支票；如果遗失已签发的现金支票，必须及时报告经理和总裁，采取申请挂失止付等措施，防止损失的发生；支票存根要同其他会计凭证一样妥善保管；4、转移帐户，结清账户时，应将剩余的空白支票，填列一式两联清单，全部交回开户银行注销，同时计划财务部要登记备忘记录；5、接受银行支票时，必须对支票的真伪、日期、背书的连续性进行认真审查，避免接收和保管非法票据；6、正确使用票据背书结算，确保票据的结算效力；（二）会计档案管理制度第七条为加强会计档案的管理，依据有关财经法规，特制定本制度；本制度附有一附件（会计档案保管年限表）；第八条公司的会计档案包括会计凭证、会计账簿、会计报告、审计报告、验资报告、公司财务管理制度，以及有关的其他重要文件，如合同、章程、董事会决议等各种会计资料；1、凡是本公司的会计凭证、会计账簿、会计报表、会计文件和其他有保存价值的资料均应归档；2、凭证应按月、按编号顺序、每月装订成册，标明月份、季度、起止年、号数、单据张数，由有关人员签章，归档前应加以装订；3、报表应分月、季、年报按时归档，由专人保管并分类填制目录；第九条会计档案的保存1、财务部指定专人负责保存会计档案，定期将财务部归档的会计资料，按顺序立卷登记有效；2、会计档案的保管期限为永久保存和定期保存两类；3、会计档案保管期满需要销毁时，由会计档案管理人员提出销毁意见，经总裁批准，报上级有关部门批准后执行；4、会计档案一般不得携带外出，凡查阅、复制、摘录会计档案，须经批准；第十条会计档案的借用1、财务人员因工作需要查阅会计档案时，必须按规定程序借用，并及时归还；若要查阅入库档案，必须办理有关借用手续；2、外单位人员因公需要查阅会计档案时，应持有单位介绍信经批准（年度审计必须经财务总经理批准；其他外单位人员借阅必须经总裁批准）同意后，方能由档案管理人员接待查阅，并由档案管理人员详细登记查阅会计档人的工作单位、查阅日期、会计档案名称及查阅理由；3、会计档案一般不得带出室外，如有特殊情况需带出室外复制时，必须经财务部经理批准并限期归还；第十一条会计档案需要转交时，须办理交接手续，并由监交人、移交人、接收人签章；第十二条在公司实行会计电算化后，对于作为电子信息的会计资料，应定期刻录在光盘上一般每月刻录一次，并做备份法刻录长期保存；会计档案管理制度附件会计档案保管期限表序号档案名称保管期限说明一会计凭证类1原始凭证15年2记账凭证15年3汇总凭证15年二会计账簿类4总帐15年包括日记总帐5明细账15年6日记账15年其中现金和银行存款日记账25年7固定资产卡片帐固定资产清理后保管5年8辅助帐簿15年三财务报告表类包括各级主管部门汇总财务报告9月、季度财务报告3年包括文字分析10年度财务报告（决算）永久；包括文字分析四其他类11会计移交清册15年12会计档案保管清册永久13会计档案销毁清册永久14银行存款余额调节表5年15银行对帐单5年五本公司文档16财务成本计划3年17主要财务指标报表年3年18主要财务会计文件、合同、协议永久第五章采购管理制度第一条为了规范公司的物资采购工作，特制定本制度；本制度中涉及经济合同及有关事项核决权部分，具体依据本公司经济合同管理制度、公司决策权限表的授权规定执行；第二条本公司对采购物资的分类见下表（表一）（表一）采购物资分类表分类序号分类内容实物名称一类生产用基本原辅材料、燃料、MDI、木料、石蜡、脱膜粉（剂）、砂袋等二类车间维修或技改需要的材料和设备；实验用品；固定资产；金电配件、电气配件、设备备件配件、钢材、油漆、固定资产三类办公用品纸、笔、墨水、印刷品、其他办公用品；四类基建用物资水泥、砖、砂等五类生活用品菜、烟、酒、床具、餐具等第三条根据公司的现有实际，对公司采购物资的程序，作如下规定图一物资采购程序图第四条采购申请程序1、对于月度采购的申请，供应部根据“月度销售计划“和月度生产计划”编制“月度采购计划”和“月度采购用款计划”，交计划财务部审核，经分管副总裁、总裁批准后执行，特殊情况需增补计划；按上述要求办理。月度计划用于安排当月的总体采购，“一类物资周采购申请表”（表二），由供应部根据生产用量和核定最低库存量填报，交计划财务部审核后交总裁批准,由供应部执行。（表二）一类物资月采购计划申请表年月日物资名称规格单位数量分供方名称单价应完成时间备注采购申请比价合同签订与审核订单采购资金借出物资验收入库财务结算手续资金付出编制/日期审核/日期批准/日期2、对于二类物资，由相关部门负责人根据维修和技术改造需要，编制“二类物资采购计划表”表三，交表中所列各部门会审，报公司领导批准，由供应部执行。（表三）二类物资采购计划表品名规格型号用途单位需求数量需要到货日期库存实际采购量申请部门/日期仓库/日期供应部/日期计划财务部/日期公司领导/日期采购经办人/日期说明上表（表三）由申报部门将计划报供应部，供应部仓库负责核对库存后交总裁批准后由供应部执行。设计特定技术质量要求的，事先须经首席技术官同意；以上采购计划表一式叁份，流转核批完毕后，一份由所报部门留存，一份仓库作为采购入库的依据，一份供应部门作为采购报销的依据。3、其他三、四、五类物资，可由相关人员根据需要编制“三四五类物资采购计划申请表”，交总裁办主任审核，报常务副总裁批准，由供应部负责采购；第五条比价程序1、适用范围一、二类物资必须执行，其他物资原则上可参照执行，也可直接进入合同签订与审核程序；2、比价频次供应部在执行“合同联合评审”前，将一、二类主要物资的分供方（三家）列入“物资比价单”（见表四）一、二类及主要物资比价单（表四）物资名称规格报价的分供方单位数量单价建议采购的分供方MDI供应部/日期计划财务部/日期常务副总裁/日期采购经办人/日期总裁/日期3、说明单价在1万元以上的设备、每项月采购大于10万元的材料，必须进行询价、比价；填写比价单；4、物资的比价表作为选购分供方的依据之一；5、将一、二类主要物资的分供方（三家）列入“物资比价单”交供应部总经理和计划财务部存档；第六条公司规定采购作业正常情况下必须执行订单采购作业；有关合同签订与审核程序按公司经济合同管理制度执行；第七条入库程序1、物资入库、票据入账流程仓库执行“按订单验收”程序出具检测前收货单进行技术鉴定和质量抽检开具正式入库单；2、若发生分供方开具的发票单价与合同单价及金额不符（如降标回用、质量赔偿等原因），原则上一定退票，若不退票者，经计划财务部同意后，需经双方确认并且签订协议，将协议与发票交总裁批准后交财务入账；以上流程由仓库保管员监督执行。第八条按合同约定，办理财务结算手续第九条资金借出程序1、带款提货的资金支付适用于借用现款采购物资的情况；此类方式的资金支付，应当作为特殊条件下使用，在办理资金的支付时视为采购人员借款，须填写“购货资金借用申请表”（表五），并得到表中人员（按授权审批或依据岗位职责复核）签字同意后方可办理借用；“购货资金借用申请表”（表五）主办会计申请日期出纳编号采购物资名称物资规格采购数量需用日期用途现有库存分供方名称单价金额（大写）预计结账时间备注借用人/日期采购总经理/日期常务副总裁/日期副总裁/日期2、借用人负责对购货单位的联系，负责对借出资金的保管；3、供应部负责对上述事项的审核或自身进行操作；4、采购总经理负责对采购合同以及公司资金状况的审核或斟酌；5、公司领导负责对该业务的全面审核和资金借出的最终的批准；6、货物入库与发票入账后，财务将该“购货资金借用申请表”核销；出纳负责该项资金的监督工作，若出现结账时间超过预计时间，应立即上报部门负责人或公司总裁；第十条采购人员的管理1、采购价格的公开每月5日前报主要原料采购价格一览表（表六），并与上月价格进行比较。对价格变动大的，由采购总经理在“备注”栏内加以说明；（表六）由采购总经理发布给各部负责人，副总裁，总裁；采购价格信息表（表六）物资名称物资规格采购单位本月单价运费上月单价备注2、接待人员情况汇报制度外来供应商到公司催款和接洽业务，采购人员或部门负责人原则上应在一小时内到现场接待，并拿出处理意见，尽量让供应商当天离开；作供应商接待简要记录，记录接待人名单、接待时间、主要谈话内容（有质量、供货争议的应由对方签名）便于公司管理，也便于采购员本人收集信息；第十一条采购人员的考核如因物资供应不及时或质量不符合标准导致生产任务不能如期完成，生产部和工艺质量部可以对供应部进行投诉，如采购人员不能妥善处理，由采购总经理根据具体情况出具罚款单，直接到计划财务部交纳现金；第十二条说明1、当其他会审人员因外出而不能审核时，公司总裁拥有最后的批准权；当会审人员有事外出时，要委托其他人代替；总裁外出时，由常务副总裁代为行使特定审批权；2、本制度由计划财务部负责拟订，供应部负责提供修订意见，公司总裁办公会议通过后生效，由总裁签发后施行第六章仓储管理制度第一条加强仓库管理，做好物资的收发和保管工作，做到保质保量、及时成套地完成物资的收发任务，保质就是要把质量好的物资收进来并发给用户，保量就是按合同规定的数量及时缩短验收和配发时间，做到快收快发，按照物资的供应计划，及时地把物资发放到需求单位；第二条做好仓库管理是加强物资管理的一项重要任务，为此仓库管理人员必须根据储存物资的特点，做好“五无”（无霉烂变质、无损坏和丢失、无隐患、无杂物积尘、无老鼠）；做好“六防”（防潮、防冻、防压、防腐、防火、防盗）；加强物资管理，实行科学堆放，料卡统一，确保仓储物资与账卡物一致；第三条保证物资管理的安全，严防贪污盗窃，严防一切事故发生，严禁无关人员进入仓库，不准在仓库内吸烟、烧电；严格仓库的文明管理，杜绝火种，确保常年仓库无火禁，确保安全、卫生、文明、整洁；第四条物资进仓须有严格验收手续，对物资的数量、规格、质量、名称等做到准确无误同时做好进仓的登记手续；1、对各种入库物资必须对规格、型号与计划进行核对，再清点入库数量，弄清是否含税价格，准确编制入库单据；2、入库物资进库时，发现短少、质量、规格、型号不符合时，须向供应部门和经办人及时反映解决，否则予以拒收；3、不熟悉入库物资性能、质量标准，仓库应请相关的技术人员进行验收，或质量化验；第五条严格执行出库规定1、物资出库发放，必须严格执行发料规定，须有领料凭证并且手续完备、齐全，否则仓库管理人员有权拒发；严格限额发料，做到不错发，不多发，保证生产正常进行；2、对已领不需用的材料、物资，领用部门应及时退货，交仓库代为保管，仓库人员要专门存放，对退回的物资在料单中作红字处理，不得重复消耗；3、为正确计算产品成本，车间在月终盘点时要实事求是地填报实耗数字，真实反映使用情况；第六条开展技术革新、不断改善仓库的物资管理工作，做到科学管理仓库，提高工作效率，充分发挥物资的作用；科学管理好仓库，并要达到“四懂”（要做到懂消耗规律、懂材料名称性能、懂业务流程、懂保养常识）第七条合理规划仓库空间；根据工作职责，专人负责联系调拨、发运车辆和处置好有关事项；第八条严格执行按定单验收进货、按发货批准单发货、按领料单发出材料的基本仓库管理制度控制库存量；第七章经济合同管理制度第一条经济合同管理是公司管理的一项重要内容，是对公司各类经济活动进行管理的基础环节；为加强经济合同管理，减少失误，提高经济效益，根据中华人民共和国经济合同法及其他有关法规的规定，结合淮安友文人造板制造有限公司的实际情况，经公司总裁办公会议决定特制定本制度。我公司、公司各部门以及公司将来因发展需要而外设的分支机构或子公司、其对外签订的各类经济合同一律适用本制度。市场经济是法制化的合同经济，搞好经济合同管理，对于公司经济活动的开展和经济利益的取得，都有极其重要的积极意义。公司各位领导、公司各部门负责人、受权委托人以及其他有关人员，都必须互相配合，共同努力严格遵守、切实执行本制度。（二）经济合同的签订第二条签订经济合同，必须遵守国家的法律、政策及有关规定。对外签订重要经济合同，除法定代表人和公司总裁外，必须是持有法人委托书的法人委托人或是依据公司授权履行其工作职责的部门负责人。法人委托人必须对本公司负责，对其本职工作负责，在授权范围内行使签约权。超越代理权限和非法委托人均无权对外签约，但经总裁特别授权发给或补发给委托证明书的例外。第三条签约人在签订经济合同之前，必须认真了解对方当事人的情况。包括对方单位的法人资格、经营权、履约能力及其资信情况，对方签约人是否法定代表人或法人委托人及其代理权限。做到既要考虑本方的经济效益，又要考虑对方的条件和实际能力，防止上当受骗，防止签订无效经济合同，确保所签合同有效、有利。第四条签订经济合同，必须贯彻“平等互利、协商一致、等价有偿”的原则和“比价采购、比价销售、利益最大、择优签约”的原则。签订经济合同，如涉及公司内部其他部门或其他单位的，应事先告知并进行有效协商，有重要不同意见的由公司领导定夺，统一平衡，然后签约。经济合同除即时结清者，一律采用书面格式，必须采用规范的经济合同文本或我公司制订的标准合同文本。第五条合同对方当事人权利、义务的规定必须明确、具体、文字表达要清楚、准确。合同内容应注意的主要问题是1、部首部分，注意写明买卖双方的全称、签约时间和签约地点。2、正文部分，注意（1）商品名称应具体写明品牌、商标、生产厂家、型号、规格、等级、花色、执行标准、是否成套产品等；技术质量要求要明确、具体；（2）数量要明确计量单位、计量方法、正负尾差、合理计量误差及自然损耗率等；（3）运输方式及运费负责应具体明确；（4）交（提）货期限、地点及验收方法应明确；（5）价金必须写明币种、汇率等；（6）违约责任应写明法定违约金，法律没规定或规定不具体的，应具体写明约定的违约金数额、比例及计算方法。3、结尾部分，注意双方都必须使用合格的印章（公章或合同专用章），不得使用财务章或业务章等不合格印章；注明合同有效期限。第六条签订经济合同，除合同履行地在我公司所在地外，签约时应力争合同争议由我方所在地人民法院管辖或仲裁机构裁决；外销合同有国际惯例的从其规定。签订购货合同应以现货为主，并坚持以销定进原则，严禁造成库存积压；付款尽可能争取采用托收承付、验货后按账期付款或分期付款，如需预付货款或定金按以下有关规定办理。签订国内销售合同应以现款为主，原则上不准赊销；确需赊销或代销的，对于赊销的规定具体参照有关财务制度执行。对于公司的核心客户和主要市场以及出口销售的客户执行相关的具体制度。任何人对外签订合同，都必须以维护本公司合法权益和提高经济效益为宗旨，决不允许在签订经济合同时假公济私、损公肥私、谋取私利，违者依法严惩。（二）经济合同的审查批准第七条经济合同的正式签订前，必须按规定经审查批准后，方能正式签订。第八条淮安友文人造板制造有限公司，在合同审批上1、对于“重大经济合同”实行“公司领导会商制度”；其中按公司法和公司章程的有关规定应由董事会决定的事项，从其相关规定。本制度所指的“重大经济合同”是指应由公司“董事会、董事长、总裁”及“公司授权的专业法律顾问”审批的合同，应在公司董事会或公司领导会议上会商议定；2、对于“重要经济合同”实行“合同联合评审制度”；本制度所指的“重要经济合同”是指按规定授权由公司“分管副总裁”级公司领导审批的合同；3、对于“一般经济合同”实行部门负责人审批的“简易审批程序”；本制度所指的“一般经济合同”是除了上述界定的“重大经济合同”和“重要经济合同”以外的其他经济合同。如（1）公司正常生产经营中，在符合公司规定的销售价格、采购成本和结算方式等原则或制度的前提下，在限额内（标的5万元以内）的公司销售或采购部门负责人有权审批的，产品销售合同和原材料采购合同；（2）公司购买日常办公耗材的采购合同；（3）已经有战略合作框架协议并且在其框架协议内分期、分次、分批执行的购销合同；（4）根据其他单位的书面授权，商业行为的最终义务由委托方承担的代购或代销合同；（5）根据既往的合作习惯，按原协议条件连续执行的验货后账期付款的采购合同；（6）根据交易习惯、公司需求情况而进行的小额零星应急采购合同；以及即时结清款项的其他一般经济合同。第九条对经济合同的审批权限规定如下1、对于以下合同必须经由公司授权的分管副总裁审核批准（1）合同总标的超过5万元（且在20万元以下）的合同；（2）预付定金或预付货款超过3万元（且在6万元以下）的合同；（3）合同总标的未超过5万元，但长期合作，多次有效的合同；2、下列合同由总裁或其书面授权人审批（1）合同总标的超过20万元的；（2）预付定金或预付货款超过6万元的；（3）联营、合资、合作合同；（4）重大涉外合同（5）对外担保合同；基础建设合同；融资合同；（6）长期合作、多次有效的战略合作合同。（7）下列合同由董事长审批（8）标的超过500万元的；（9）投资100万元以上的联营、合资、合作、涉外合同。（10）标的超过公司资产总额1/3以上的合同由董事会审批。3、对于以下合同需要提请公司的总裁办公会议委托法律顾问加以审批（1）董事会、总裁、副总裁委托审查的合同；（2）金额大于50万元，且内容复杂、较难掌握的合同；（3）技术要求高，应当提供专业法律帮助的合同；6、公司如外设分支机构或子公司、以及公司的本地下属公司及其相关部门、对外签订的经济合同，除按规定须上报公司审查批准者外，由其机构负责人根据公司的特定授权审批。第十条经济合同联合评审和形式审查的要点至少应包括以下方面1合同的合法性。包括当事人有无签订、履行该合同的权利能力和行为能力；合同内容是否符合国家法律、政策和本制度规定；当事人的意思表示是否真实、一致；权利、义务是否平等；订约程序是否符合法律规定。2合同的严密性。包括合同应具备的条款是否齐全；当事人双方的权利、义务是否具体、明确；文字表述是否确切无误。3合同的可行性。包括当事人双方，特别是对方，是否具备履行合同的能力、条件；合同非正常履行时可能受到的经济损失和获得的合同赔偿；预计合同可能承担的潜在风险和可能取得的现实经济效益。第十一条根据法律规定或实际需要，重大和重要的经济合同还应当或可以呈报有关主管机关见证、批准，或报工商行政管理部门鉴证，或请公证处公证。第十二条经济合同的审批程序如下1、于一般经济合同，由总裁办协助起木料或直接采用规范格式文本，由交易经办人木料签，部门负责人审核，分管的公司领导审查，指定部门签章后订立；实行即时审批。本款说明对于一般经济合同，“分管公司领导审查”非必经程序，由签约部门负责人负责；如一般经济合同中涉及质量标准、工艺特性和技术要求等重要条款的，必须先由分管的公司领导批准方可加盖本公司合同专用章。2、于重要经济合同按“合同联合评审制度”的要求，以“合同联合评审表”（见附件一）的形式审批；一般在2个工作日内审批。本款说明对于重要经济合同，“分管公司领导审查”是必经程序。3、对于重大经济合同应先向公司有关分管领导或总裁办申报，事先到总裁办填写“经济合同签约申报表”（一式二份），由公司分管副总裁签署意见，随同合同初稿及有关资料、附件等，一并上报总裁或董事会。由总裁或董事会进行认真审阅，必要时可进行调查研究，作出“批准或不批准”的决定或是通知申报单位补报材料或进一步谈判，包括提出谈判的具体要求和注意事项等方面。总裁或董事会在“签约申报表”上批写意见后，“申报表”一份及合同初稿留底，另一份“申报表”连同其他材料发还申报部门，由总裁办按批准的意见督办。审批时间因需要而定，原则上从速。（三）经济合同的履行第十三条经济合同依法成立，即具有法律约束力。本公司内一切与合同有关的部门、人员都必须本着“重合同、守信誉”的原则，严格执行合同所规定的义务，确保合同的实际履行或全面履行。第十四条合同履行完毕的标准，应以合同条款或法律规定为准。没有合同条款或法律规定的，一般应以物资交清，工程竣工并验收合格、价款结清、无遗留交涉手续为准。第十五条公司领导及签约人应随时了解、掌握经济合同的履行情况，发现问题及时处理汇报。否则，造成经济合同不能履行、不能完全履行的，要追究有关人员的责任。（四）经济合同的变更、解除第十六条在经济合同履行过程中碰到困难的，各公司首先应尽一切努力克服困难的，尽力保障合同的履行。如实际履行或适当履行确有不可克服的困难而需要变更、解除合同时，应在法律规定或合理期限内与对方当事人进行协商。第十七条对于当事人提出变更、解除合同的，应从维护本公司合法权益出发，从严控制。第十八条变更、解除经济合同，必须符合经济合同法的规定，并应在公司内办理有关手续第十九条变更、解除合同的手续，应按本制度规定的审批权限和程序执行。特别提请注意1、经上报主管机关批准的合同，在达成变更、解除协议前，应当报原批准机关批准；2、经上级主管机见证或工商机关鉴证的合同，在达成变更、解除协议后，应当报原机关备案；3、经公证机关公证的合同，达成变更、解除协议后，必须报公证机关重新公证，才具有法律效力。第二十条变更、解除经济合同，一律必需采用书面形式（包括当事人双方的信件、函电、电传等）。第二十一条变更、解除经济合同的协议在未达成或未批准之前，原合同仍有效，仍应履行。但特殊情况经双方一致同意的例外。第二十二条因变更、解除合同而使当事人的利益遭受损失的，除法律允许免负责的以外，均应承担相应的责任，并在变更、解除合同的协议书中明确规定。第二十三条以变更、解除合同为名，行以权谋私、假公济私之实，损公肥私的，一经发现，从严惩处。（五）经济合同纠纷的处理第二十四条合同在履行过程中如与对方当事人发生纠纷的，应按经济合同法等有关法规和本制度规定妥善处理。第二十五条合同纠纷由总裁办和签约部门负责处理，对纠纷的处理必须具体并负责到底。第二十六条处理合同纠纷的原则是1坚持以“事实为依据、以法律为准绳”，法律没规定的，以国家政策或合同条款为准。2以“双方协商解决”为基本办法。纠纷发生后，应及时与对方当事人友好协商，在既维护本公司合法权益，又不侵犯对方合法权益的基础上，互谅互让，达成协议，解决纠纷。3因对方责任引起的纠纷，应坚持原则，保障我方合法权益不受侵犯；因我方责任引起的纠纷，应尊重对方的合法权益，主动承担责任，并尽量采取补救措施，减少我方损失；因双方责任引起的纠纷，应实事求是，分清主次，合情合理解决。第二十七条公司各有关反面在处理纠纷时，应加强联系，及时通气，积极主动地做好应做的工作，不互相推诿、指责、埋怨，统一意见，统一行动，一致对外。第二十八条对于重大的事项，可以提请总裁委托法律顾问加以调解。第二十九条对于经济合同纠纷经双方协商达成一致意见的，应签订书面协议，由双方代表签字并加盖双方法人公章或合同专用章。第三十条对双方已经签署的解决合同纠纷的协议书、调解书、仲裁书，在正式生效后，应由总裁办复印若干份，分别送与该纠纷处理及履行有关的部门收执，有关部门应协助或负责该文书的履行。对于对方当事人在规定的期限届满时没有执行上述文书中有关规定的，承办人应及时向主管领导、总裁办和法律顾问汇报。对方当事人逾期不履行已经发生法律效力的调解书、仲裁决定书或判决书的，由总裁办配合公司的法律顾问向人民法律申请执行。第三十一条在向人民法院提交申请执行书之前，有关单位应认真检查对方的执行情况，防止差错。执行中若达成和解协议的，应制作调解协议书并按协议书规定办理。第三十二条合同纠纷处理或执行完毕的，应及时通知有关部门或机构及相关人员，并由总裁办将有关资料汇总、归档，重要的法律文书如需长期存档的其原件应送存计划财务部，以备查考。（六）经济合同的日常管理第三十三条本公司对经济合同的日常管理实行1、“统一管理、归口负责”制度；2、“合同联合评审”制度；3、“合同专用章”制度；4、“法人委托书”制度；5、“合同台账报表”制度。第三十四条本公司经济合同的“统一管理、归口负责”是指公司的经济合同由“总裁办统一管理”，各个部门所签订的“重要经济合同”，应复印一份交总裁办存档备查，总裁办根据合同内容分类建挡，负责督办和协调，并将对各个部门的合同执行情况的跟踪，纳入部门业绩考核；同时，合同一经成立就“归口到各个执行部门负责执行”。第三十五条“合同联合评审”制度是指对于重要经济合同，应经由“业务部门、（需求部门、质量检验、仓储）、财务部门、分管副总裁”的联合评审，其中业务部门对合同负主要责任、各个部门可以如实填写部门意见，而分管副总裁有决定权。第三十六条“合同专用章”制度是指对于公司签订的重大经济合同一律使用公司的公章；其他经济合同一律使用合同专用章。其他印章一律不准代替使用。合同专用章由公司统一刻制、编号和颁发；合同专用章应严格按授权的范围使用。第三十七条“法人委托书”制度是指公司因工作需要采用授权委托书的形式，向有关受托人发放“法人委托书”，由各法人委托人在特定的时间内和具体工作上，具体负责各自授权范围内的合同签订、履行工作。法人委托证书应妥善保管，不准将法人委托证书转借他人或移作他用。法人委托人工作调动时，应向总裁办交销其法人委托证书。第三十八条“合同台账报表”制度是指1、合同签订后，正本留存计划财务部，复印件可有多份，分别送交总裁办和业务部门自存留底。（1）计划财务部门留存的正本，用来记录和反映经济活动的过程；（2）送交总裁办的复印件，留作总裁办建立合同总台账，督察催办、部门协调和合同考核用；（3）各个部门依据自己留存的复印件建立自己的部门合同台账，依据合同进行工作协调，完成职能工作，将合同复印件（或主要交易条款的复印件）附在每次填写的“收