火鸡与松鼠的选择——浅析国有企业秘书的选聘

1/4火鸡与松鼠的选择浅析国有企业秘书的选聘国有企业的秘书人员，可以说是企业战略意志的传导者、管理秩序的维护者、日常运营的协调者、机关服务的保障者和领导形象的体现者。在实际工作中，大部分秘书都是埋头苦干、兢兢业业，围绕企业重点难点问题，积极献计献策，认真处理协调大量复杂性、事务性工作，为企业完成各项任务作出了积极贡献。但是也有部分秘书虽然学历和知识水平较高，但工作一段时间后发现，他们的其他方面比如人际沟通能力、综合协调能力都比较弱，并不适合秘书岗位，不但自己感觉很辛苦，也容易给领导造成很多工作上的被动。管理学上有句名言你可以教会一只火鸡爬上树，但最好是找一只松鼠。这就是所谓人岗匹配的问题，选聘人员应遵循人事相宜，人适其事，事得其人的原则，根据不同员工个体间的能力素质差异以及岗位的不同要求，将他们安排在最合适的岗位上，保持个体能力素质与工作岗位要求的同构性，从而提高人员的工作效率，有效完成各项工作。这里的个体能力素质在管理学上称之为胜任能力，即根据岗位的工作要求，确保该岗位的人员能够顺利完成该岗位工作的个人能力特征结构，它包含知识技能、态度能力、性格特质和内驱力等指标。知识技能是指对工作领2/4域的了解，态度能力是指将工作做好的经验与技能，性格特质是指一个人持续稳定的内在特征，内驱力是指在工作领域里发至内心的想法和偏好，它将驱动和决定一个人的外在行动。在这些指标中，除了知识技能是显性的、易于感知的以外，其他都是潜在的、难以感知的。那么对于国有企业秘书一职而言，它所需要的胜任能力是什么样的呢国有企业秘书的主要工作是包括决策参谋、综合协调、督查督导以及文字工作等。LOCALHOST决策参谋是主动研究企业面临的内外部发展环境，超前捕捉企业可能遇到的矛盾和问题，深入调查了解情况，及时为领导提供真实有效的信息，主动及时地向领导提供工作预案和工作建议。综合协调是发挥沟通内外、联系上下的桥梁枢纽作用，理顺和明晰各类界面间的关系，优化企业管理秩序，推动企业高效流畅地运转。督查督导是围绕企业的重大决策和重要工作部署，对存在问题进行客观分析，促进政策、决策的贯彻落实。文字工作是各种总结、材料和领导讲话稿的撰写。从这些工作中，我们不难发现，秘书一职除了要求有一定得专业知识和文字功底外，更重要的是能够主动工作，充分发挥沟通协调能力，给企业领导充当参谋助手。因此，秘书岗位所需要的胜任能力指标中，知识技能对应的是行政管理专业知识，态度能力对应的是沟通能力、协调能力，3/4性格特质对应的是工作主动性、注重细节等，而内驱力对应的是工作责任感。通过以上分析可以看出，要选聘一名优秀的秘书，既要看其是否具备专业知识这个显性指标，更重要的是通过一定的方式获知其是否具备那些潜在素质指标。专业知识可以通过候选人的学历、学位等信息获知，而态度能力、性格特质和内驱力等指标则要通过一定的素质测评方法来检验。职业化的素质测评方法包括心理测试与智能测试。根据秘书一职的岗位要求，工作主动性、责任感、是否注重细节等都属于心理测试范畴，沟通、协调能力则属于智能测试范畴。在企业中用的较多的心理测试主要是自陈式测试和投射测试。自陈式测试是通过让候选人回答一些事先设定好的问题，然后根据答题情况分析他们的心理和个性状况。投射测试采用让候选人观察一张图或照片，并不容他们细加思索，让他们很快说出对图片的认识，从而探知候选人潜在的态度、动机等，因为被测者无暇思索，会把自己内心深处的心理倾向“投射”到图片上，难以掩饰，较为可信。智能测试最常用的是情景模拟测试。将候选人安排在模拟的、逼真的工作环境中，要求他们处理可能出现的各种问题，测试其实际工作能力、潜在能力等。情景模拟测试方法中应用比较广泛的是无领导小组讨论法。所谓“无领导”，是指不指定谁担任主持讨论的组长，不布置4/4议题和议程，更不提要求，只给一个简短案例，案例中隐含着数个待处理的问题，以引导小组展开讨论。测试者通过闭路电视或者录像观察小组讨论情况，在讨论过程中，被测试者的各种能力便会通过其扮演的角色表现出来，如主动发起者、组织指挥者、鼓动者、协调者。因为企业秘书必须具备优秀的沟通、协调能力，所以通过无领导小组讨论法可以找出沟通、协调能力最强的候选人。现代素质测评的工具与方法还有很多，企业应结合实际情况，通过多种科学、客观的测评方法对候选人的个性特征、职业倾向、动机等素质进行测试与评价，以判定他们