ERP环境下的企业内部控制优化研究

ERP 环境下的企业内部控制优化研究以 AA 公司为例摘 要随着科技和经济的快速发展，企业的内部控制越来越引起企业经营者的重视。在科学技术高度发展的今天，很多先进的信息技术如大数据技术等，都可以应用到企业经营管理中。ERP 的，主要功能是帮助企业计划与控制日常工作的顺利进行，实现财务部门与各部门的协同运作。ERP 是目前企业内部控制应用最广的也是应用最多的工具之一，对企业的内部控制有一定的影响。对于企业而言 ERP 是企业各部门进行沟通和自动控制的最有效的手段和工具。在 ERP投入使用以后，企业的内部控制要根据环境的变动而做出改变或升级，这样才能让 ERP 发挥出最大的效果，使企业达到预期的控制目标。 （代写联系 QQ: 1603633492）所以对 ERP 的研究是十分必要的，有助于企业对内部控制情况的进一步优化，让企业更好的实现内部控制目标。关键词：ERP； 内部控制；财务管理 AbstractWith the rapid development of science and technology and economy, the enterprise internal control more and more cause the attention of the business operators. In science and technology highly developed today, a lot of advanced information technology such as the big data technology, etc., can be applied to the enterprise management. ERP, the main function is to help enterprises plan and control the daily work smoothly, realize the financial department and all departments work together. ERP is the enterprise internal control application of the most widely also is one of the most used tools, to the enterprise internal control has a certain impact. For enterprise ERP is the enterprise of all departments to communicate and automatic control of the most effective means and tools. After put into use in the ERP, the enterprise internal control according to the change of environment and make a change or upgrade, so as to let play the biggest effect of ERP enterprise achieve the desired control objective. So the study of ERP is very necessary, is conducive to further optimize the enterprise of internal control, allow enterprises to make better implementation of the internal control goal. Key words: ERP; Internal control; The financial management目 录一、前言 .4（一）研究的背景 .4（二）文献综述 .41.国外研究现状 .42. 国内研究现状 .5二、内部控制相关理论 .5（一） 内部控制定义 .5（二）ERP 的概念.6（三）ERP 的应用特点.6三、ERP 环境下 AA 公司内部控制的现状 .6（一）AA 公司简介.6(二) AA 公司会计核算管理的现状 .7(三) AA 公司采购管理的现状 .7(四)AA 公司预算管理的现状.8四、ERP 环境下 AA 公司内部控制存在的主要问题 .8(一)会计核算管理方面的问题 .81.ERP 系统中凭证和账簿管理功能薄弱 .82. ERP 系统的财务报告缺乏校验、提醒功能 .8(二)采购管理方面的问题 .91.ERP 系统的立项、招标和签订缺乏关键点控制 .92、ERP 系统中缺乏有效的采购订单管埋 .93、ERP 系统中未有效提供验收功能 .94、ERP 系统的采购模块未集成供应商管理功能 .10(三)预算管理方面的问题 .101、ERP 系统无法有效进行财务预巧 .102、ERP 预算管理中信息流不全,预算结论不准确 .103、ERP 预算季度预算编制功能缺少 .10五、在 ERP 环境下 AA 公司内部控制的优化对策 .10(一)会计核算管理的内部控制优化 .10(二)采购管理的内部控制优化 .13(三)预算管理的内部控制优化 .15六、结语 .16参考文献 .16一、前言（一）研究的背景随着我国加入 WTO 以后，我国企业的相关管理制度也不断的更新和完善，尤其在内控制度这方面。 （代写联系 QQ: 1603633492）我国企业在与国际接轨以后，各种先进的管理模式和工具开始大量的引入，ERP 系统作为一种先进的内部控制管理工具被我国很多企业 引入和使用。ERP 在内部控制方面有着很多优点，这是我国企业广泛使用的原因之一。根据相关的调查资料显示，2003 年以前我国对 ERP 引入和使用的企业可以说比较少，但在 2008 年之后 ERP 在企业中的使用率高达 95%以上，即使是没有引入 ERP 的中小企业也有了引入的计划。从上面的资料中我们可以发现，ERP 在我国企业中从无到有再到广泛普及的发展过程，可以看出 ERP 在企业内部控制中的重要性。在科学技术飞速发展的今天，各种先进的工具和模式都被应用到企业的生产经营管理中，ERP 做为先进技术的代表，对企业的发展和实现企业内部控制起到非常重要的作用。（二）文献综述1.国外研究现状国外的学者和专家对 ERP 及内部控制的研究比我国要早，下面将国外学者的研究现状做如下汇总：Frawley（2011）在他的研究中提到，ERP 的数据库中包含了很多企业日常运作中的全部原始数据信息，将这些原始数据信息进一步集成，可以让企业内部个部门进行有效的融合，让会计数据信息和其他非会计数据信息有效的合为一体，提高了工作的效率。Hoffman（2012）在他的著作中提到，ERP 系统可以说是企业的“信息中枢”相当于人类的大脑，计算机的 CPU，它将企业各部门的日常业务流程有效的连在了一起。公司的各个部门在进行数据的输入后，ERP 系统都会自行记录，并执行相关的计划，在 ERP 系统中很多会计数据都可以实现共享的，企业的管理者可以随时掌握公司的运营情况。Steven Scott Phillips（2015）在研究中，以企业的角度进行研究分析，他认为企业的管理层的观念很重要，会影响到 ERP 系统在企业中的使用效率，甚至可以少走很多不必要的弯路。Julia Mundy（2016）在研究 ERP 系统对企业各职位的影响后，对 ERP 系统的使用的要求进行了说明，他认为 ERP 系统的应用规则和使用权限必须符合财务人员的工作要求。2. 国内研究现状 虽然我国对 ERP 和内部控制的研究没有国外早，但我国的学术界在这方面取得了不少的研究成果，下面做具体的说明。 杨有红（2015）在研究中认为，企业的信息化和内部控制不能混为一体的，是两个相互独立的个体，但信息化的方式可以给企业的内部控制指明一个发展的方向。宋洁（2016）在他的研究报告中提到，ERP 系统的应用可以使企业的内部控制自动化，不需要人为干预从而节省了企业的人力资源成本，提高了企业的风险管理能力。薛祖云（2013）在研究中提出，ERP 系统只是一个工具，并不是企业使用了，ERP 系统，公司的内部控制就得于实现，ERP 系统只是给企业的内部控制提供了技术支持而已。ERP 系统的设计和使用都必须要满足企业的内部控制要求和原则。罗胜强（2016）在他的研究报告中提到，信息技术的使用只是企业的内部控制的一种工具，在工具的使用中要充分考虑内部控制的要求和原则，这样才能预测企业面临的各种潜在风险。无论是国外的学者还是国内的学者，对 ERP 系统在企业中的内部控制进行了大量的研究，都对 ERP 系统是企业内部控制的最好方法或工具之一表示认可。目前的大部分研究是只停留在理论部分，对实质案例的研究并部多。二、内部控制相关理论（一） 内部控制定义 企业内部控制是指企业管理者、经理和主管阶层以及企业的全体员工对企业目标控制的过程。企业内部控制的目标其实对企业财务资金安全的保障，企业内部控制的涉及到企业的各个部门。内部控制会因为企业所属的行业性质的不同以及规模结构等不同控制方法会有差异。但在一般情况下企业内部控制的的主要要素都是一样的，包括内部环境、风险评估、内部监督等 贯穿企业各个部门以及经营中的每一个环结。（二）ERP 的概念ERP 是 Enterprise Resource Plannng 英文单词的第一个字母的缩写，它是由美国的一家公司提出来的，后面被广大企业所采用。ERP 中的第一个字母代表着企业的意思，第二个字母代表着资源的意思，第三个字母代表着即计划的意思，所以 ERP 指的是企业资源计划管理。ERP 系统是在企业资源优化配置的基础上发展起来的，以优化企业的资源利用率为核心，并信息技术作为技术支持的企业内部控制管理系统。物流、资金流和信息流是企业的一个重要信息，是企业管理者比较关心和监管的对象。要对企业有限的资源进行最大化的优化分配，才能使企业得到最大的效益。企业资源在供应链上流动是有一定的规律的，企业只有利用好这些流动规律才能让资源发挥出最大的作用，让企业生产出更多的经济效益。企业内部控制的管理计划是建立在企业本身的管理、资源流动的规律和外部市场环境这三个要素之上的。ERP 系统是根据这三个要素设计和开发出来的，为企业经济效益的最大化服务的。（三）ERP 的应用特点ERP 系统的主要特点包括以下几点：1. ERP 系统将企业经营的所有环节看作是一个完整的供应链条，同是 ERP 系统还对企业的所以部门分为了几个相互协同工作的子系统。2. ERP 系统在一定的程度上对企业的经营流程产生的改变，企业经营是所有流程，从采购到付款到开发票等所有的流程都全面集成实现了对所以部门业务的管理。3. ERP 系统的的应用对企业的内部环境改变很大，企业只有在对其业务流程进行优化和重新设计才能更好的发挥 ERP 系统长处。三、ERP 环境下 AA 公司内部控制的现状（一）AA 公司简介AA 公司是一家生产高分子合成材料的新型企业，主要生产经营高效减水剂、树脂铺同剂、金属铺巧、不饱和聚醋树脂和水煤浆添加剂等系列产品。产品曾用于长江兰峡和黄河小浪底水利枢纽、青藏铁路、秦山核电站、厦口海沧大桥、神华煤田、北京奥运场馆等国家家重点工程。AA 公司年产销规模达 5 亿多元,年利税 8000 多万元。(二) AA 公司会计核算管理的现状 AA 公司在 2013 年正式上线 ERP 系统的财务模块，主要是由财务部门负责使用，负责对公司资金的管理、生产成本的管理、员工工资核算等。对公司所有的财务信息都可以自动进行。AA 公司使用的 ERP 系统的财务模块功能比较完善，但在实际的工作中使用率并不高，根据 AA 公司的内部数据显示财务模块中有大概 30%功能在财务模块的引入后从来都没有使用过。AA 公司有些领导对ERP 系统不是很了解，在平常的工作中对 ERP 系统的使用率很低，有的甚至手动审批办公。AA 公司虽然拥有了 ERP 系统，但财务模块中存在财务数据不完善的现象，财务报账只是留于形式而已，财务数据信息没有得到有效的审核。从整体上来看 AA 公司虽然引入了 ERP 系统但并没有与实际的工作中相结合，依然存在很多风险。(三) AA 公司采购管理的现状 AA 公司为了资源的有效利用在采购模式上采用了以销定产的管理方式，AA 公司的生成部门根据公司销售情况来决定采购的，生成部门在拿到销售清单以后从 ERP 系统中导出采购的物资清单并结合 AA 公司的实际情况对物资清单进行人工修改和审核后上传到 ERP 系统。物料供应部在接到采购申请以后，在ERP 系统里面选择供应商进行询价和采购，采购清单经过有关领导审批后，采购部在进行采购合同的签订。目前 AA 公司的 ERP 系统中的采购管理模块虽然拥有了很多功能可以使用，基本满足 AA 公司的日常采购工作，但也有一些功能没有实现，比如，对供应商的管理功能等。AA 公司的 ERP 系统采购管理模块也存在这一些不足，在采购的各个环节中基本是相互独立的，很多数据信息都不统一，最为明显的就是采购管理模块和生产部模块的信息有点脱节。但由于ERP 系统的采购管理模块对录入资料的关键填写项为做校验和检查,系统数据混甜,无法进行采购管理工作效能数据的统计,如平均采贿完成时间、采购完成率等。采购管理是企业管理中的重要组成部分,也是 ERP 系统的重要功能,AA 公司的 ERP 系统采购管理模块仍存在较多风险点,有较大的改进空间。(四)AA 公司预算管理的现状AA 公司的 ERP 系统的预算管理模块主要包括预算编制、预算执行、预算控制等功能。目前 AA 公司的预算流程为:AA 公司各个部门根据上一年度的财务情况在 ERP 系统预算模块中对当年的财务预算进行填写，各部门的财务预算信息填写好后统一汇总到财务部门进行相关的审核并制定出相应的预算编制表，预算编制表制定好后送上级部门审批，领导通过签字后再送到个部门。各部门在对预算的执行情况在 ERP 系统中可以监督和查询，还可以通过 ERP 系统对各部门的预算进行分析。AA 公司在平时的运营中使用了 ERP 系统的大部分功能，但由于系统的一些缺陷，加上公司对 ERP 系统推广不力，使得各部门的数据相对独立，可以说是公司的内部控制和 ERP 系统是各种运作的，并没有形成一个统一的整体，更没有形成在 ERP 系统下的内部控制。四、ERP 环境下 AA 公司内部控制存在的主要问题(一)会计核算管理方面的问题1.ERP 系统中凭证和账簿管理功能薄弱由于 ERP 系统的一些功能缺陷，导致复核的内容和时间点没有相应的设定，导致有些内容和实际情况有出入。如，在制单的过程中把 A 公司的交易订单错写成了 B 公司的交易订单，使得后面的收款内容明细和实际情况不符。在 ERP系统中由于缺少相关的审核，导致一些财务信息缺乏准确性、相关财务人员工作懈怠等现象的发生，错误的财务信息没有被及时发现。在对财务数据信息进行录入时，并没有结合财务的有关模块进行，导致财务模块数据分析功能并没有有效的发挥出来。2. ERP 系统的财务报告缺乏校验、提醒功能 ERP 系统中的一些子模块和总模块是相对独立的，导致一些财务数据不能完全对应上，在财务数据信息的审核时，虽然可以查到一些信息，但对于财务数据信息确无法保障其的准确性。ERP 系统中也没有对资产减值准备有相关的设定功能，使得财务会计人员只能凭借自己的工作经验对其进行判断，这缺乏科研理论依据。ERP 系统中缺少对总账财务数据信息和各明细账单的核对设置功能，对于一些错误的财务信息无法及时的发现。(二)采购管理方面的问题1.ERP 系统的立项、招标和签订缺乏关键点控制（1） ERP 系统中缺乏采购模块监管功能AA 公司对采购的审核可以说还停留在没有 ERP 系统的年代，审核都是通过公司相关人员找领导一级级的签