谈固定资产投资项目的跟踪管理

谈固定资产投资项目的跟踪管理摘要本文通过对固定资产投资项目档案特点及其管理现状的分析和阐述，提出了固定资产投资项目档案跟踪管理的有效方式和手段，以期为促进固定资产投资项目档案的全面收集提供保障。一、固定资产投资项目档案的特点固定资产投资项目档案(以下简称“项目档案”)是指项目论证、批复、实施、竣工验收、运行维护等各阶段形成的具有保存价值的各种载体形式的历史记录。其特点是由项目本身的特性决定的。首先，它是一个系统工程，围绕着项目基本建设活动开展而产生的文件自然形成了相互密切联系的项目档案整体，共同反映了整个建设项目活动的全貌。其次，它的收集来源非常广泛，一个项目的实施往往是多部门、多专业、多地区甚至是多国家的综合成果，而并非一个部门、一个专业系统能力所能及，这就必然造成了档案文件材料来源的广泛性。再者，项目建设包含规划、建设、生产、管理、科研等多种实践活动，这些实践活动的多样性也必然造成项目档案文件材料内容构成及其种类的复杂多样。另外，由于项目建设包含各个阶段，且往往要经过数年的艰苦奋斗才能竣工，这也导致项目档案的阶段性和延续性特点。项目档案自身具有的特点，直接导致了项目档案管理面临的现状。二、项目档案的管理现状1.项目管理普遍存在“重项目轻档案”的现象各级领导对固定资产投资项目的管理都相当重视，建立了相应的项目管理机构，确定了管理人员，但由于项目多、人手少、任务重等客观原因，管理人员大多把主要精力放在立项、项目进展情况、中期检查、经费使用、项目验收等环节，却未把项目档案管理纳入项目管理程序之中。而且由于归档工作处于管理流程的末端，项目档案的存储、凭证、情报等作用的发挥需要一个过程。因此，归档工作容易被项目管理部门忽视，虽然项目档案管理被及时纳入管理程序，却因不能发挥前期控制、过程监控和重要节点等关键环节的档案监管作用，使得关键性的档案文件材料未能全部归档。2.项目档案管理人员流动性大部分设计、施工、监理单位档案管理人员无资质或无培训证书上岗，不具备基本的专业技能和素养，并且人员流动频繁，档案工作缺乏持续性，导致工程项目文件材料收集不完整、整理不规范、归档不及时，不能做到档案管理与工程建设管理同步进行。3.项目档案形成单位的多元化建设项目从立项论证到竣工投产时间周期长，涉及的部门和单位多，包括规划、招标、设计、项目管理、物资采购、施工、监理、财务、审计等。在项目管理中，各级单位又都设置业主项目部、施工项目部、监理项目部等机构，涉及的方面和业务面广，项目施工中又涉及外包项目、多级承包项目等。项目档案面临的以上这些管理现状无一不给项目档案的收集增加了难度，成为项目档案工作的重点和难点，也对项目档案的跟踪管理提出了更高的要求。三、项目档案的跟踪管理每个项目的实施过程较为漫长，实施内容也较为繁多，且一般情况下建设单位往往同时实施几个项目，要保证项目档案文件材料收集的完整性、准确性和系统性，就必须有一套有效的、可操作性强的跟踪管理办法。1.着眼重点环节，实行跟踪管理无论是设备管理还基建项目管理，其实施过程中一般会经历设计评审、合同评审、合同验收会等几个主要节点，项目档案管理人员可以通过参加这几个节点的活动，一方面进行节点文件材料的收集和质量把关，另一方面也可以了解项目实施的情况。另外，所有项目的实施均会产生合同或技术协议，项目档案管理人员在参加合同审查时，应该严把合同关，对每一份合同要求设立专门的“技术资料要求”条款，明确乙方需要提交的文件材料的清单、份数及介质等要求。这样既可以避免后期相互扯皮推诿，又可以在一定程度上保证项目档案的完整性。最后，合同验收会是合同执行的最后一个阶段，所以一定要严格把守。退一步说，如果单位内部产生的文件材料有不符合要求的地方，后期还是有整改到位的余地，但是对于乙方单位需提供的资料，如果不在合同验收会上把握住，合同款付出去了，就失去了主动权。因此，项目档案管理人员在参加合同验收会时，对于乙方提交的资料一定要严格审查，对于不合格、不齐全的资料，必须严格要求其补齐、整改完备直至符合归档要求，才能在合同验收表上签字。2.紧盯薄弱环节，实行跟踪管理项目档案管理工作的薄弱环节是指那些因主客观原因造成的档案管理的空白区域。基建工程一般在前期工作阶段和工程开工初期，因机构建设不全，人员配备不到位，工作尚无头绪，没有时间收集档案文件材料；或者出现机构撤销、合并，人员调离、交接不及时等，都会造成档案工作的空缺，这样往往会给项目档案的管理造成很大的损失。因此，在这个薄弱阶段项目档案管理人员要重点指导，跟踪服务，出现任何一种情况都要尽快协调有关部门解决问题，为整个项目的档案管理工作打下基础。另外，每个项目建设都不是一成不变的，有的项目在前期规划设计后，因为国家政策和周边环境等因素的调整和变化，而不得不随之发生变化；有的项目在实施过程中遇到客观条件的限制，不得不改变原来的设计规划。尤其很多建设项目建设周期长，技术要求高，在建设期间新技术、新设备、新材料不断涌现，要采用新的技术、工艺、设备、材料，那就必须要变更原来的设计，甚至有的工程项目还要进行多次变更。这就要求我们的项目档案管理人员要及时掌握项目变更情况，及时了解施工单位的施工修改情况，一方面保证收集到变更后的档案文件材料，另一方面掌握施工情况，确保收集到的档案文件材料与施工情况一致。有些时候，施工单位在实际工作中不得不现场做一些小小的修改，但往往忽略了备案和汇报，这就需要档案管理人员及时跟踪指导，提醒施工单位及时汇报，及时进行档案文件材料的修正和补充。项目竣工后，项目档案管理人员要按时参加发包方、施工方、监理方共同进行的竣工图纸汇总审计。对汇总审计中出现的问题，项目档案管理人员要及时指导各方进行修正、补充，再进行收集，以确保档案文件材料的准确、完整。最后，特殊档案文件材料的收集目前也是相对薄弱的一个环节。随着技术的日新月异，新设备、新材料不断涌现，档案文件材料的种类也必然越来越多。除了传统纸质档案文件材料，还出现了胶片、照片、光盘、U 盘等新型的档案材料。例如许多进口设备中，除了普通文字说明材料外，往往还带有技术安装光盘，便于工程技术人员安装调试时参考学习；有些项目在施工过程中，国家、省市等各级领导视察现场，进行一些相关活动，在这些活动中产生很多照片、录像带、光盘等，如果当时不指导有关人员及时进行收集，事后可能永远也无法弥补。3.创新管理手段，实行跟踪管理有效的管理手段可以高效地促进管理水平的提升，而对于不同类别的项目管理也应“因材施教，因地制宜”地制定不同的管理方法，才能将其成效尽善尽美地发挥出来。在项目档案管理过程中，对设备类档案与基建类档案的跟踪管理方法应当有所区分。首先，设备项目和基建项目的建设周期不同，一般设备项目建设周期相对较短，而基建项目建设周期相对较长。其次，设备项目实施涉及到的单位几乎只有建设方(甲方) 和承揽方(乙方) ，而基建项目的实施涉及的单位就比较多，有勘察、测绘、监理(包括工程监理和投资监理)、施工、建设、审计单位等等，且实施环节复杂多变。因此，需要分类对其采取不同的管理手段和方法。对于设备项目，一般同时实施的项目会比较多，那么制定“催办单”不失为一种有效的方法。在合同审查时，就根据合同和技术协议把与此合同相关的所有需要归档的资料以催办单的形式下发给主办人，等合同验收时，就以催办单来对资料进行审查和验收。这样就避免了项目档案管理人员重复审查(如合同审查、合同验收审查) 的情况，可以节约时间和精力，也可以保证项目档案文件材料的完整性。而对于基建项目，应充分发挥监理单位的作用。项目档案管理人员应会同建设管理部门参加项目开工首次会议，在会议中向施工、监理等单位明确项目档案文件材料的归档要求和范围，明确监理单位除了自身形成的项目监理档案文件材料需归档外，对施工单位、设计单位在工程建设全过程中形成的文件材料的完整性、准确性、系统性也负有监督和检查职责。四、跟踪管理促进项目档案全面收集目前，很多单位档案主管部门的人员配置满足不了工作要求，项目档案专职管理人员缺乏，项目档案的接收、审核、签章、保管、利用，档案队伍培