软件公司档案管理制度

软件公司档案管理制度篇一：档案管理软件建 设 方 案 珠海泰坦软件系统有限公司 贵州办事处:贵州兴泰科技有限公司 XX 年 3 月 一、概述 “DARMS 系列超越 XX 文件档案资料综合管理系统”是文档一体化管理软件，主要用于 处理单位日常公文的收发、办理、借阅、查询和立卷归档以及对档案、资料进行系统管理与开发利用等。完全符合国家档案局最新的归档文件整理规则和档案管理软件功能要求规定 。 随着社会的不断进步，本县档案的拥有量和使用量日益增多，为了使档案更好地服务于日常工作和领导决策、服务社会；提高档案管理和档案的有效开发和利用。现目前使用的超越单机版档案管理软件只局限于在一台电脑上录入、查询档案的目录等操作，使得档案整理工作迟缓。为了管理和利用好档案，推进工作；必须要不断提高档案管理和档案的有效开发和利用。 二、建设目标 运用先进的信息技术、在现有的档案信息化管理的基础上建设统一档案管理的标准， 规范管理模式、管理制度，并通过专业规范的数字化加工实现档案资源数字化、档案管理标准化、档案服务网络化，更好地为社会提供及时、准确、全面的档案信息，满足人们利用档案信息的需要，进一步提高册亨县档案局档案管理水平和利用水平。 （一） 、超越档案软件管理软件网络版功能及优点 1、未归档文件管理 是档案管理的组成部分，包括未归档文件信息著录、开放管理、文件鉴定、文件销毁、文件归档、立卷归档、资料整理、借阅管理、文件检索、信息统计、打印输出、系统设置等功能，涵盖文件管理的全过程。 2、全宗管理 是档案管理的组成部分，包括全宗著录、全宗修改、全宗历史、全宗信息统计、检索、打印、输出等。 3、案卷管理 是档案管理的组成部分，包括案卷著录、编制案卷、开放管理、案卷鉴定、案卷销毁、借阅管理、移交接收、检索利用、统计、打印输出等。 4、卷内文件管理 是档案管理的组成部分，包括卷内文件著录、拆卷管理、插卷管理、开放管理、卷内文件鉴定、卷内文件销毁、借阅管理、移交接收、检索利用、信息统计、打印输出等。 5、归档文件管理 是档案管理的组成部分，包括归档文件著录、拆件管理、插件管理、开放管理、归档文件鉴定、归档文件销毁、借阅管理、移交接收、检索利用、信息统计、打印输出等。 6、资料管理 包括资料著录、开放管理、资料鉴定、资料销毁、借阅管理、移交接收、检索查询、统计报表、打印输出等。7、系统维护 包括用户权限设置、系统日志管理、密级和地址设置、数据备份与数据恢复、 分类设置、界面设置、系统模板设置、文件夹设置等功能。 8、数据管理 包括提示项设置、倒排项设置、统计界面设置、报表设置、数据导入、数据导出等功能。 9、综合检索具备进行跨模块之间的模糊查询功能。 10、电子原文的数据库保存通过电子文件引入后实现了电子文件的数据库保存备份,实现档案的全文录入，建立档案全文库， 11、界面新颖所有界面较以前有较大改进，不管是录入界面、检索界面、浏览界面都给人良好的视觉感受。 12、多点同时录入与数据共享 网络版软件支持多点的同时录入、综合检索、数据共享等功能。 13、数据完全 利用服务器磁盘阵列多重备份、建立完整的权限体系、数据实时备份等。通过这些手段在安全性方面将比数据分散管理有更强的保障。 14、最大的优点是可以自定义。根据各单位不同的档案类型，自定义规范的档案管理模板、录入界面、打印报表等，操作简单、适用性强。 功能结构图 项目功能图：软件升级服务： 1、升级默认为 5 个客户端站点，如有需求可以增加。2、将贵单位原先使用的“DARMS 系列超越 XX 单机版档案软件”升级到“超越 XX 文件档案资料综合管理系统网络版（超越网络版） ”，可以设置不同用户登录权限，从一个界面登录进入系统来实现档案的分类管理，便于更方便的使用软件来管理档案。保障了数据安全； 3、升级的同时，泰坦软件公司要将原有单机版泰坦档案管理软件中的数据资料转换到“超越网络版”中来。 4、提供最新符合档案管理要求的档案分类模板和目录封面等表格，并且可以根据贵单位的需求自定义档案类型和表格； 5、升级用户提供一年的免费上门维护;如单位搬迁，我公司负责泰坦软件重新搭建安装。 我公司介绍 贵州兴泰科技有限公司是珠海泰坦软件系统有限公司贵州办事处，其成立于 XX 年 9 月 28 日，是集研发和生产、销售、服务为一体, 为电力、铁路、通信、石化、金融等领域提供产品和服务的高科技企业, 主要从事档案和通用办公暨管理信息类软件研发、生产和数据处理服务等。 公司拥有一批高素质的专业技术和管理人才，具有很强的技术开发、技术支持和市场开拓能力，特别是在基于档案信息化建设的档案整理及数据化加工综合服务中，积累了丰富的经验，形成了自己的核心技术，是一家目标明确、技术特点突出的高技术公司。 我公司自 XX 年成立档案数字化项目组，项目组成员都由专业档案知识培训和档案保密、安全培训；长期从事档案数字化的人员有 80 余人，项目组拥有 20 余台先进的高速扫描仪，先后为多家单位实施了档案数字化工程，总数字化量超过了 1000 万页。 部分成功案例有： 一、金沙县档案局档案新农村建设设备及软件采购 二、 （XX 年）黔西县档案局档案资源库建设及数字化加工 三、 （XX 年）大方、黔西县档案局档案新农村建设设备及软件采购 四、 （XX 年）三穗、平坝县档案局档案资源库建设设备采购及数字化 五、安顺市档案局服务器和网络版档案管理软件建设及民国档案数字化加工 （第一期） 六、安顺市西秀区档案局民国档案抢救保护 七、平坝县档案局民国档案局数字化加工（一、二、三期） 八、镇宁县档案局民国档案数字化加工（一、二期）九、黔南州档案局民国档案局数字化加工（一期） ， 十、龙里县档案局民国档案数字化加工（一期） 十一、三穗、锦屏、天柱、黎平等县档案局档案“锦屏文件”数字化 十二、贵州省农村信用联社档案数字加工综合服务 珠海泰坦软件系统有限公司贵州办事处 地址：贵阳市宝山南路 27 号凯尼大厦 21 楼 12 号 邮编： 550002 电话/传真联系人：张世林 手机篇二：软件管理规定第一章 软件的选型与选购 第一条 本制度所指的软件包括系统软件、数据库软件、开发工具软件、开发平台软件及业务应用软件等。 第二条 对公司各部门计算机软件的购置本着统一规划、统一标准、统一应用、统一实施的原则，以发挥整体优势，节约投资，便于管理。 第三条 对于营业部个别需求的软件，由需求单位上报软件购买申请表(见附表 1)，信息技术中心对需求单位上报的购买申请进行审核后，可以授权需求单位按计划自行购置。 第四条 对通用系统软件(包括操作系统、数据库系统及 Novell 网络平台等系统软件)由信息技术中心经招标方式选定后统一购买，供各总部、中心及营业部使用。 第五条 软件购置合同是经济活动中的法律依据。软件的购置必须遵守经济合同法的条款及有关规定，合同(协议)的签订前须报公司资产保全事业部审定，签定时必须由两人以上经办并经主管领导批准。合同(协议)要建档备案。第六条 软件的购置合同(协议)应包括以下内容：生产单位、产品名称、型号、版本、单价、合计金额、交货时间、地点、验收标准、付款时间、技术支持、培训及违约责任等内容。合同中需更详细明确的条款和内容可用协议方式补充说明。 第七条 合同执行过程中，如发生违约或纠纷，各单位应及时妥善处理，并上报公司法律办公室与信息技术中心。 第八条 购置软件手续必须完整，由专人负责验收。验收时必须认真仔细，完成外观检查、数量及配置的清点、安装调试、试运行等几个方面的验收程序。验收合格后及时填写计算机软件验收单(见附表 2)。 第九条 软件验收合格后，购置部门应及时办理软件入库手续，并交由专职部门妥善保管。 第二章 应用软件的开发 第十条 公司各部门如需开发应用软件应在调查研究的基础上提交项目申请并填写软件项目需求报告(见附表 3)，报公司信息技术中心审批。 第十一条 信息技术中心对公司自行开发的软件进行立项，并应遵循软件开发各阶段的技术规范和要求对软件项目进行开发和管理。 第十二条 软件项目开发管理的任务包括： (1)进度管理。对该软件项目制定开发计划，并按要求进行检查和调整; (2)资源管理。对整个项目所需的人力、设备、配套设施等方面资源进行估算，做出合理安排和配置;(3)经费管理。应按规范的软件开发费用评估与管理方法进行管理; (4)质量管理。应采用系统工程方法检查、评审和控制所开发 软件的功能和性能。 第十三条 软件文档是计算机软件不可缺少的组成部分,软件文档由软件开发单位具体编制。软件项目开发单位应在项目完成时应该提交如下文档 (1)软件需求与开发计划; (2)软件设计说明书; (3)用户使用手册; (4)测试分析说明; (5)项目开发总结。 第十四条 软件开发完成后必须履行正式的验收手续，由专门的验收小组按照软件验收规程，根据软件需求说明书和合同进行验收。验收规程如下： (1)软件受托开发单位向委托单位(用户)提交软件验收申请报告; (2)信息技术中心成立软件验收小组; (3)验收小组对文档进行验收; (4)开发单位进行软件功能演示; (5)验收小组进行验收测试; (6)验收小组对测试结果进行评审; (7)验收小组写出软件验收报告 第十五条 业务部门不能自行开发生产系统的应用软件。 第十六条 本制度所指的软件及技术资料是指与信息系统有关的技术文件、图表、程序与数据，包括信息系统建设规划、网络设计方案、软件设计方案、安全设计方案、源代码、系统配置参数、技术数据及相关技术资料。 第十七条 各部门应制定软件及技术资料的管理制度，明确执行管理制度的责任人。 第十八条 借阅、复制软件及技术资料应履行必要的手续。 第十九条 重要软件及技术资料应有副本并异地存放。第二十条 所有存放的软件必须附带相关的详细书面文档。 第二十一条 软件及技术资料应实施密期管理办法。 第二十二条 报废的软件及技术资料应有严格的销毁和监销制度。第三章 软件的使用 第二十三条 业务部门使用的系统软件主要包括操作系统软件和数据库管理软件。系统软件的选用应充分考虑软件的安全性、可靠性、稳定性和健壮性。 第二十四条 业务部门应安装使用正版软件。非业务部门的系统软件应该根据信息技术中心的要求统一配置。 第二十五条 业务部门及研发部门系统软件应启用如下功能： (1)身份验证功能，防止非法用户随意进入系统; (2)访问控制功能，防止系统中出现越权访问; (3)故障恢复功能，能够自动或在人工干预下从故障状态恢复到正常状态而不致造成系统混乱和数据丢失; (4)安全保护功能，对信息的交换、传输、存储提供安全保护; (5)安全审计功能，便于应用系统建立访问用户资源的审计记录; (6)制约功能，支持对操作员和管理员的权限分离与相互制约。 第二十六条 必须启用系统软件提供的安全审计留痕功能。 第二十七条 数据库管理软件除上述功能要求外，还应具有数据库的安全性、完整性、一致性及可恢复性保障机制。 第二十八条 从各方面要求使系统软件应达到 C2 级以上(含 C2 级)安全级别。 第二十九条 营业部应用软件包括营业部证券交易业务处理系统、信息揭示与分析系统及其它业务处理系统等。第三十条 营业部交易业务处理系统必须具有如下特性： (1) 自动记录全部操作过程; (2) 关键数据不得以明码存放; (3) 无法绕过应用界面直接查看或操作数据库; (4) 系统管理与业务操作权限严格分开; (5) 防止异常中断后非法进入系统; (6) 提供超时键盘锁定功能; (7) 交易业务数据在通信网络上以加密方式传输; (8) 应存储一年以上完整的系统运行记录与交易清算记录; (9) 提供系统运行状态监控模块;(10) 提供数据接口，满足稽核、审计及技术监控的要求; (11) 其它有助于控制业务操作风险的功能特性。 第三十一条 业务部门的信息揭示与分析系统必须保证信息揭示的完整、准确、及时。第三十二条 由公司自主研发的软件业务部门在使用前必须经过严格的培训，同时进行试装和测试。根据研发部门的版本变动及升级通知及时做好升级工作。 第三十三条 连接 Internet 的计算机必须安装防火墙软件，并定期做好查杀计算机病毒的工作。 篇三：公司设备和软件管理制度第一章 IT 资产管理制度 第一节 总则 第一条 为进一步加强公司 IT 设备资产和软件资产的管理，保证其正常使 第二条 第三条 第四条 第五条 用，特制定本规定。 IT 设备在本办法中指PC 机、笔记本电脑、PC 服务器、工作站、小型机、存储设备、防火墙、终端、打印机、扫描仪、UPS 不间断电源、网络产品等用电子化资金购置的计算机设备（以下简称“设备” ） 。软件资产包括作为公司无形资产公司购买的成熟外购软件和由公司自行或联合软件公司开发的软件。 本制度适用于总部及各分公司信息技术单位对 IT 设备资产和软件资产的管理。本制度中如有与公司资产管理制度冲突的内容，以公司资产管理制度为准。 第二节 到货验收 设备和软件到货后，设备管理员和供货方根据合同规定当场拆箱验货；有条件的，应加电检查设备是否有损坏，备品、部件、资料、软件等是否齐全。到货验收合格，由设备管理员签收到货单，并复印存档。若到货验收不合格，设备管理员拒绝签收。设备签收后，设备管理员应及时进行验收登记，认真填写验收记录。 设备的系统软件的安装应由设备供应商操作、系统管理员验收： 1 、 安装系统软件的过程中，根据已制定的系统安全管理要求设置 新安装的系统软件，确保与整体安全要求的一致性； 2 、 确定系统软件的安装步骤，并根据各安装步骤的预期结果制定 安装手册；在系统软件安装过程中作详细记录，并根据安装手 册保存操作结果； 第六条第七条 第八条 第九条 第十条 第十一条 第十二条 3 、 比较安装过程中的操作结果和安装手册的要求，确保系统安装是按照安装要求进行； 第三节 入库 设备和软件正式入库时，设备管理员应填写入库单并在设备管理系统中登记。入库设备和软件由设备管理员负责保管，设备管理员同时应将该设备的名称、型号、序列号、基本配置、购机日期等相关信息在设备档案卡片及设备管理系统上进行登记。对于软件，需填写软件的版本情况。 第四节 出库（设备和软件的领用） 有关人员领用设备和软件时，必须办理设备和软件的领用手续。设备管理员根据相关领导签批的申请来通知有关人员领取设备和软件，设备管理员在填写出库单和领用单后进行设备和软件介质的发放，并在设备管理系统中进行登记。 领用设备的部门和个人应由其部门领导和个人在接收设备时在领用单上签字。 员工在离司或退休时，需将其所领用的设备退还信息技术部，同时由设备管理员更新设备档案卡片并在设备管理系统中进行登记。总部范围内调动的员工，其领用的设备可随人搬移，同时更改设备管理卡片。 第五节 出库（设备借用） 有关人员借用设备时，必须办理设备借用手续。设备管理员根据相关领导签批的申请来通知有关人员领取借用设备，填写出库单和借用单 ，并在设备管理系统中进行登记。 借用设备的部门或个人应由其部门领导或个人在接收设备时在借 用单上签字。 第六节 设备和软件的初验 第十三条 第十四条 第十五条 设备投入使用后，由设备管理员负责组织设备领用部门对设备进行初验，初验的项目和过程按照设备购买合同的约定进行。对于进口设备，必须在索赔有效期内验收，以防止索赔逾期给公司造成损失。初验通过后，设备管理员应详细记录初验过程，并由其与使用部门双方共同在初验报告上签字。软件投入使用后，由设备管理员负责组织软件使用部门进行初验，初验过程包括软件的安装调试等，由供应商组织完成。初验过程必须按照购买合同的约定进行。初验通过后，设备管理员应详细记录初验过程，并由其与使用部门双方共同在初验报告上签字。 初验报告一式三份，供应商、设备管理员、设备领用部门各留存一份。 （总公司组织集中采购的设备和软件要求提交初验报告到总公司设备管理员， ，非总公司集中采购的分公司设备管理员留存即可） 。 第七节 设备和软件的终验 设备和软件初验通过并投入正常运行到合同约定期限后，由设备管理员负责组织设备和软件领用部门对设备进行终验，终验的项目和过程按照购买合同的约定进行。终验通过后，领用部门应详细记录终验过程，并在终验报告上签字， 终验报告一式三份，供应商、设备管理员、设备领用部门各留存一份。 （总公司组织集中采购的设备和软件要求提交初验报告到总公司设备管理员，非总公司集中采购的分公司设备管理员留存即可） 。 第八节 设备使用 未经信息技术部许可，设备不得随意调换、拆动、借出。 第十六条第十七条 第十八条 第十九条 第二十条 第二十一条 第二十二条 第二十三条 设备的正常运行应采取“预防为主，维修为辅”的方针，设备维护部门应建立切实可行的设备使用、维护保养及检查制度，充分发挥设备的整体功能。 设备发生故障后由维护部门负责报修，应该有设备使用方领导的审批，同时应在故障排除后将故障现象、原因、维修结果记录告知设备管理员，再由设备管理员在设备档案卡片及设备管理系统中进行登记。 第九节 设备调配 由于计算机设备更新换代较快，为充分发挥计算机的功能，保护计算机投资，信息技术部有权统