文电管理系统的设计与开发方案

1 文电管理系统的设计与开发方案 一、设计方案结构分析 1数据表结构图 2二维表索引拓扑图 创建该索引关系时要注意其级联关系，其级联关系是否级联添加和级联删除等，将影响到系统后期的制作过程和效果等，如图 5示。 图 5维表索引拓扑图 3系统结构图 系统结构图就是整个系统内部的表、查询、窗体及报表它们之间的关系图，这对后期制作和后期维护有很大的帮助，可以节约制作的时间和减少错误创建数据库不必要垃圾查询、窗体或报表而造成沉滞问题，给数据库系统减肥。 这里我给“海南万和学院水电管理系统”分成主 体和输出两大部分进行分析该系统结构：（圆框的代表数据表和查询表、方框的代表窗体的输出、平行四边形框代表报表输出）。如图 55示。 2 图 5图 5体结构图 水电管理系统底层表 设计方案设定后就开始制作水电管理系统。 一、创建表 该 系统数据表制作参数参考“图 5据表结构示意图”。 注意： 1“学生表”的“性别”字段参数有所不尽相同，主要是查询处设置如图 5 3 图 5别字段的参数设置 2“学生表”的“班级”字段的查询参数也做了改动， 和图 5下图 5 图 5级字段参数设置 二、创建索引 其索引图如图“图 5示。注意的是班级表和学生表的关系是级联参照完整并级联更新删除关系如图 5 图 5生表和班级表的关系图 4 主要查询编写简要 码 : 月 上月 宿舍水电 上月 宿舍水电 宿舍水电 宿舍水电 月 舍水电 月 = 宿舍水电 月电表 月电表 月用电量 , 宿舍补助 宿舍补助 (本月用电量 -宿舍电补助 )*电单价 )0,(本月用电量 -宿舍电补助 )*电单价 ),0) 际收电费 , 本月水表 -上月水表 月用水量 , 宿舍补助 宿舍补助 (本月用水量 -宿舍水补助 )*水单价 )0,(本月用水量 -宿舍水补助 )*水单价 ),0) 际收水费 , 实际收电费 /宿舍补助 !人数 ) 均电费 , 实际收水费 /宿舍补助 !人数 ) 均水费 , 舍补助 ON = 宿舍补助 生表 生表 数 生表 Y 学生表 学生表 生表 0); 月电表 月电表 月用电量 , 宿舍补助 宿舍补助 (本月用电量 -宿舍电补助 )*电单价 )0,(本月用电量 -宿舍电补助 )*电单价 ),0) 际收电费 , 本月水表 -上月水表 月用水量 , 宿舍补助 宿舍补助 (本月用水量 -宿舍水补助 )*水单价 )0,(本月用水量 -宿舍水补助 )*水单价 ),0) 际收水费 , 实际收电费 /宿舍补助 !人数 ) 均电费 , 实际收水费 /宿舍补助 !人数 ) 均水费 , 舍补助 ON = 宿舍补助 生表 学生表 学生表 消费情况 消费情 5 况 消费情况 消费情况 本月用电量 *电单价 电小计 (元 ), 消费情况 消费情况 消费情况 消费情况 本月用水量 *水单价 水小计 (元 ), 电小计 (元 )+水小计 (元 ) 总计 (元 ), 消费情况 !宿舍电补助 *电单价 +消费情况 !宿舍水补助 *水单价 除 , 消费情况 !人均电费 +消费情况 !人均水费 )0,(消费情况 !人均电费 +消费情况 !人均水费 ),0) 应收水电费 (元 /人 ), (电小计 (元 )+水小计 (元 )-扣除 )0,(电小计 (元 )+水小计 (元 )-扣除 ),0) 应收水电费 (元 /宿舍 ), 学生表 , 消费情况 宿舍人数查询 舍人数 , 学生表 消费情况 消费情况 消费情况 消费情况 消费情况 舍人数查询 学生表 费情况 生表 = 消费情况 舍人数查询 = 消费情况 （该表是为了生成前面和后面都要用到的 运行一次即可，但是运行前先制作一个“上月”查询表，字段为“宿舍号 、上月电表、上月水表、年月”，然后添入实数。运行了“生成 把“上月”表删除） 份水电统计表 月份水电统计表 月份水电统计表 月份水电统计表 月份水电统计表 月份水电统计表 月份水电统计表 月份水电统计表 .电小计 (元 ), 月份水电统计表 月份水电统计表 月份水电统计表 月份水电统计表 月份水电统计表 .水小计 (元 ), 月份水电统计表 .总计 (元 ), 月 份水电统计表 月份水电统计表 .应收水电费 (元 /人 ), 月份水电统计表 .应收水电费 (元 /宿舍 ), 月份水电统计表 月份水电统计表 月份水电统计表 月份水电统计表 月份水电统计表 月份水电统计表 月份水电统计表 月份水电统计表 份水电统计表 ; 吨数 生成 上月 表查询 (上月 )： 舍号 , 月电表 , 月水表 , 月之最大值 Y 学号 , 姓名 , 宿舍号 , 本月电表 , 上月电表 , 本月用电量 , 电单价 , 电小计 (元 ), 本月水表 , 上月水表 , 本月用水量 , 水单价 , 水小计 (元 ), 总计(元 ), 扣除 , 应收水电费 (元 /人 ), 应收水电费 (元 /宿舍 ), 班级 , 年月 , 宿舍人数 , 交否 , 宿舍电补助 , 宿舍水补助 , 实际收电费 , 实际收水费 ) 6 份水电统计表 月份水电统计表 月份水电统计表 月份水电统计表 月份水电统计表 月份水电统计表 月份水电统计表 月份水电统计表 .电小计 (元 ), 月份水电统计表 月份水电统计表 月份水电统计表 月份水电统计表 月份水电统计表 .水小计 (元 ), 月份水电统计表 .总计 (元 ), 月份水电统计表 月份水电统计表 .应收水电费 (元 /人 ), 月份水电统计表 .应收水电费 (元 /宿舍 ), 月份水电统计表 月份水电统计表 月份水电统计表 月份水电统计表 月份水电统计表 月份水电统计表 月份水电统计表 月份水电统计表 份水电统计表 ; 录入窗体的创建 窗体是用户处理数据的中介所，它能给人于视觉美感、统一规划和处理直观并且无须专业化人员也可以操作的界面。例如图 5 图 5录入窗体包括“本月宿舍水电录入 ”、“学生表录入与修改”、“班级修改与录入”、“新添加宿舍记录”、“水电单价与补助”和“宿舍水电录入与预览”六大块。 一、本月宿舍水电录入创建 7 该窗体引用的是“宿舍水电”表为数据源创建的。界面如图“图 5舍水电录入”所示。 图 5舍水电录入 1窗体创建 该窗体是用向导“自动创建窗体：表格式”创建的如图 5后修改窗体添加标题问题、说明和查找与删除按钮，如图 5 图 5格式向导创建水电录入窗体 8 图 5改录入窗体 2窗体代码实现（以下代码也可 以用向导完成） 10, , 10, , 9 8, , 6, , 、学生表录入与修改 该窗体创建完成后如图 5 1窗体创建 该窗体须注意的两个文本框是“班级”和“性别”两个，其属性中的【数据】 【行来源】是一个 “ 级 班级 级 ;”、“ 别 性别 别 ;”如图 5级文本框的属性。 该窗体是用“学生表”为数据源创建的，右边添加了五个按钮，分别是“查找记录”、“班级添加与修改”、“删除学生记录”、“添加新学生记录”和“完成退出”。其中“班级添加与修改”按钮是用来打开“班级添加与修改”窗体。 10 图 5生表录入与修改窗体 图 5级文本框的属性 2代码实现 （以下代码也可以用向导完成） , 11 im s im s 8155) & 1152) & 6032) & 9677) & 2423) , , 8, , 6, , 12 10, , 、班级修改与录入 该窗体的数据源是“班级”表，可以随时修改“班级”表内的所有数据，如果删除某条班级记录，则也会级联删除该班级关联的学生表数据，如图 5 13 图 5级添加与删除窗体 四、新添加宿舍记录窗体 该数据是以“ 为数据源。如果这数据库第一次使用或者有些新添加的宿舍就得用这个窗体添加初始数据，数据是直接添加到“ 据表中的。其界面如图 5 图 5始数据录入窗体 五、水电单价与补助 该窗体是为了更改“单价与补助”表的内容，可以随时根据当时水电单价的调整而 更改水电单价与学院对学生每月的补助。如图 5 14 图 5电单价与补助的修改界面 六、宿舍水电录入与修改 该窗体创建得就稍微有些复杂，其中使用了子窗体“学生表”窗体（以“学生表”为数据源）、“单价与补助”数据表和“ 询表，如图 5 图 5舍水电录入与修改 在合计栏中的金额（元）中的文本框输入“ =实际收电费 +实际收水费 *100)/100”；人均金额（元）的文本框输入“ =人均电费 +人均水费 )*100)/100” 。 “所有数据追加入库”按钮的作用是运行“追加 询表，把当月所有个人水电 15 数据全部追加入“ 中，“追加 询表的 图 5加 图 5加数据提示 由于使用该系统假如一个月使用了两次这个追加语句会造成“ 据的重复，所以给该按钮添加了一些提示窗口，避免不熟悉的用户的错误操作，如图 5 历史报表输出的创建 这里虽然只是输出打印，不是系统的主体部分，但是它却是每个单位上报数据的主打部分 。它包括：打印宿舍通知单、打印月份明细表、班级未交费统计和水电费汇总统计表四大报表。 一、打印菜单的创建 当打开报表时该菜单会自动弹出。 16 步骤： 选择菜单栏的【工具】 【自定义】菜单，如图 5 图 5定义菜单栏 然后单击“新建”按钮，在弹出的新建工具栏处输入“打印”，再单击“确定”。 用鼠标把需要用到的工具拖入 二、打印宿舍通知单的创建 这个报表通知单是发到各个宿舍催交水电费的明细表，里面包含了当月各个宿舍水电数据和该宿舍内所有人员当月及以往未交水电费的所有名单及个人金额。如图 5 17 图 5步骤： 创建“ 询表，可以输入年月参数指定某年月的所有数据。 其 电小计 (元 ), 水小计 (元 ), 总计 (元 ), 应收水电费 (元 /人 ), 应收水 电费 (元 /宿舍 ), (=请输入年月 :); 使用“ 询表为数据源在向导中创建，向导创建过程中选择“宿舍号”字段为分组级别。如图 5 18 图 5舍号为分组级别 把向导创建好的报表界面进行整理（都在主体内调整），如图 5 图 5电交费通知单初步调整 19 创建“ 把所有未交费的记录全部查出来 , 学号为单位降序。 电小计 (元 ), 水小计(元 ), 总计 (元 ), 应收水电费 (元 /人 ), 应收水电费 (元 /宿舍 ), (=Y 按工具箱上的“子窗体 /子报表”按钮 ，使用“ 缴费查询”查询表创建子报表，选择“学号”、“姓名”、“年月”、“班级”、“宿舍”、“应收水电费 (元 /人 )”和“交否”字段。 在向导中选择自定义主报表和子报表的关联为“宿舍号”，如图图 5 图 5 择主窗体和子窗体的关联为“宿舍号” 20 图 5体强制分页 属性中的“格式”设置主报表的主体为强制分页的“节前和节后”，如图 5 属性中的“其他”设置报表的“工具栏”选择“打印”选项。 三、打印月份明细表 该报表需要输入年月份参数。包含了所输入年月参数的所有班级的交费明细，以班级为单位分组的形式显示。 步骤： 先制作一个以“ 据表为源并且需要输入年月参数的查询表“报表 按年月查”。其查询表的 , 电小计 (元 ), 水小计 (元 ), 总计 (元 ), 应收水电费 (元 /人 ), (=请输入年月 :) Y 以班级字段为升序 使用 向导以“报表 按年月查报表”为数据源制作报表。选择该查询表的“学号”、“姓名”、“宿舍号”、“本月电表”、“上月电表”、“用电量”、“电单价”、“本月水表”、“上月水表”、“用水量”、“水单价”、“实际水电费（元 /人）”和“交否”字段。 在接下来的向导中选择“班级”字段为分组，如下图 5 21 图 5择分组 再下一向导中选择“学号”字段为升序。 下一向导中选择布局如下图 5 图 5表布局设置 22 点击完成并保存为“报表 按年月查”。打开该报表的设计视图，调整其布局 如下图5 图 5份明细表的设计视图 在设计视图中的班级右边和报表页脚各添加一个文本框，如图 5别在文本框中输入“ =应收水电费 (元 /人 )*100)/100” 注意： 四舍五入函数， 求和函数。 属性中的“其他”设置报表的“工具栏”选择“打印”选项。 四、班级未交费记录报表 该报表是显示并统计了“ 所有未交费的人员名单，以班级为单位。如图 5 图 5级未交费记录表 步骤： 23 创建未交费 查询表，命名为“ 交费查询”。其查询表的 电小计 (元 ), 水小计 (元 ), 总计 (元 ), 应收水电费 (元 /人 ), 应收水电费 (元 /宿舍 ), (= Y 以“学号”为降序 使用向导以“ 交费查询”为数据源制作报表。选择该查询表的“学号”、“姓名”、“宿舍号”、“实际水电费（元 /人）”和“交否”字段。 以下向导和上面 份明细表”的雷同。 用向导创建报表完成后，打开该“未交 费记录”报表并修改其布局，如图 5示： 图 5级未交费记录报表的设计视图 在设计视图中的班级右边和报表页脚各添加一个文本框，分别在文本框中输入“ =应收水电费 (元 /人 )*100)/100” 注意： 四舍五入函数， 求和函数。 属性中的“其他”设置报表的“工具栏”选择“打印”选项。 五、水电费汇总统计表 24 该报表统计了全院所有水电记录，按照班级和年月为分组单位来统计如图 5示，在报表的页脚处还做了全部的总的统计，如图 5交 费”、“已交费”和“全院共计”三项。 图 5电汇总统计 图 5表页脚 制作步骤： 以“ 据表为数据源使用向导创建报表。选择“姓名”、“班级”、“年月”、“应收水电费（元 /人）”和“交否”字段。 在向导的选择分组时选择“月份”和“班级”分组显示。如图 5 图 5“月份”和“班级”分组显示 单击“下一步”后向导就到了“排序和汇总”，单击按钮 ，在汇 25 总选项中，把“应收水电肥（元 /人）”的汇总和仅 汇总两处选中，如下图 5整过的水电费汇总统计设计视图如图 3 图 5总选项 图 5整过的水电费汇总统计设计视图 码实现： 26 以下代码是实现报表页脚的“未交金额”和“已交金额”。 s 应收水电费 (元 /人 ), 交否 = 应收水电费 (元 /人 ), 交否 = 100) / 100 100) / 100 “全院总计”的文本框填入“ =应收水电费 (元 /人 )*100)/100” 交费方式的创建 交费方式的创建是为了方便学生交费，也是系统数据录入的一部分，该系统设置了四种交费方式，这就要看用户习惯和爱好来 选择。这四种交费方式分别是：“按个人交费”、“按班级月份交费”、“按班级交费”和“按宿舍交费”。 一、按个人交费 该窗体非常方便以个人身份交费。只要输入某人的学号就会显示某人的所有未交费记录，如无未交费记录则显示为空。如下图 5示。只要把右边“交否”字段的方框打上钩就代表把那个月份的水电交了，因此可以选择性的只交某月份的水电费。 图 5人交水电费 制作步骤： 先创建一个需要输入学号参数的并且只显示未交费的记录的查询表。 27 句如下： 电小计 (元 ), 水小计 (元 ), 总计 (元 ), 应收水电费 (元 /人 ), 应收水电费 (元 /宿舍 ), (=请输入学号 :) (=; 使用上面创建的查询表为数据源创建窗体。在新建窗体中选择数据源和“自动创建窗体：表格式”来创建，如图 5示 图 5择表格式创建方式 用向导创建完后进入到设计视图中修改布局，如图 5示 28 图 5改后的个人交费窗体 “未交金额共（元）”的文本框是使用了 数语句：“ =应收水电费 (元 /人 )*100)/100” 二、按班级月份交费 这 是一个以班级为单位交费的形式，只显示某个月份的数据，需要输入年月参数。打开窗体后，可以看到有很多该班级学生的具体水电费数据，而且只显示未交费数据。如果要交费时，只要把相应的“交否”字段处打上钩就代表已交费，在下次打开时就不再显示那数据。如图 5示。 图 5班级月份交费 制作步骤： 29 先制作一个只显示“ 某月份有未交费记录的班级，需要输入年月参数。 句如下：（ 询） Y (=请输入年月 :) (=; 在设计视图上显示如下图 5示： 图 5 询”查询表设计视图 使用“ 询”查询表创建窗体并修改设计视图如下图 5示。“班级”字段右边添加两个按钮分别是查找按钮和关闭窗口按钮。 图 5用“ 询”查询表创建的“班级未交费统计”窗体 创建“ 交费查询”查询表，查询“ 据表内所有 未交费记录。 句如下： 电小计 (元 ), 水小计 (元 ), 总计 (元 ), 应收水电费 (元 /人 ), 应收水电费 (元 /宿舍 ), , 30 (=Y 利用刚才创建的“ 交费查询”查询表为数据源在刚才创建的窗体上创建子窗体。 单击工具箱上的“子窗体 /子报表”按钮 ，在窗体上单击，在弹出的向导中选择“使用现有的表和查询”，单击“下一步”； 选择所需要的字段： 在接着的向导中是选择主窗体一子窗体的链接字段，单击“自定义”按钮，手动选择“窗体 /报表字段”的“年月”、“ 班级”字段和“子窗体 /子报表字段”的“年月”、“班级”字段相链接。 三、按班级交费 按班级交费也是以班级为单位显示未交费的明细，和上面的按“按班级月份交费”有所不同的地方是，它不需要输入“年月”参数，所以显示的未交费明细就不分时间，而是把所有的未交费全部显示出来。只要给交否字段打上钩就代表已交，下次再打开此窗体时就不在显示已交明细。其制作过程中和上面的“按班级月份交费”基本雷同，如图 5同的是它们使用的查询表数据源不同，以及窗体和子窗体的关联不同。 图 5班级交费 制作步骤： 使用 前面创建的“ 缴费查询”（是一个显示“ 所有未交费记录的查询 31 表）创建“ 交费班级”查询表， 句如下： 缴费查询 缴费查询 Y 缴费查询 使用“ 交费班级”查询表创建窗体，然后根据需要修改其布局，如下图 5 图 5用“ 交费班级”查询表创建窗体 利用“ 交费查询”查询表为数据源在刚才创建的窗体上创建子窗体。 单击工具箱上的“子窗体 /子报表”按钮 ，在窗体上单击，在弹出的向导中选择“使用现有的表和查询”，单击“下一步”； 选择“ 交费查询”查询表以及所需要的字段 在接着的向导中是选择主窗体一子窗体的链接字段，单击“自定义”按钮，手动选择“窗体 /报表字段”的“班级”字段和“子窗体 /子报表字段”的“班级”字段相链接。 四、按宿舍交费 该窗体可以按照宿舍为单位进行交费，只要在“交否”字段上单击打上钩后就代表已交，下次再打开此窗体时，就不再显示已交的名单及明细。如图 5 图 5宿舍交费窗体 32 该窗体的创建和上面 的也有基本雷同，不同的是它是以宿舍为单位交费。 制作步骤： 使用“ 缴费查询”查询表创建一个显示出“未交费宿舍”的查询表。 句如下： 缴费查询 舍号 缴费查询 Y 缴费查询 使用上面创建的“ 缴费宿舍”的查询表创建窗体。如图 5示。 图 5宿舍交费窗体的上半部 利用“ 交费查询”查询表为数据源在刚才创建的窗体上创建子窗体。 单击工具箱上的“子窗 体 /子报表”按钮 ，在窗体上单击，在弹出的向导中选择“使用现有的表和查询”，单击“下一步”； 选择“ 交费查询”查询表以及所需要的字段 在接着的向导中是选择主窗体一子窗体的链接字段，单击“自定义”按钮，手动选择“窗体 /报表字段”的“班级”字段和“子窗体 /子报表字段”的“班级”字段相链接。 菜单栏的创建 本 系统制作的菜单是使用宏制作的，运行后如图 5 33 图 5运行的水电管理系统菜单 在数据库窗口中，选择“宏”为操作对象，单击数据库窗口中的“新建”按钮，打开创 建宏的操作窗口。选择“视图”菜单的“宏名”命令，使得操作窗口中显示出“宏名”列，以便能创建出一个包含有多个宏的组。这样就可以开始下面的菜单制作。 一、菜单一 在操作窗口中依次输入各宏的宏名，在“操作”列的下拉列表中选定相应的操作，并在下方的“操作参数”列表中分别指定各个宏的操作对象类型及操作对象的具体名称。具体的设置过程及结果如图 5A、 B、 C、 D、 E、 F、 G）所示。然后保存该宏为“菜单一”。 图 5A） 34 图 5B） 图 5C） 图 5D） 35 图 5E） 图 5 F） 图 5G） 36 二、菜单二 菜单二的做法和上面雷同。如图 5A、 B、 C、 D）所示。然后保存该宏为“菜单二”。 图 5A） 图 5B） 图 5C） 37 图 5D） 三、菜单三 菜单三制作如图 5A、 B、 C、 D）所示。然后保存该宏为“菜单三”。 图 5A） 图 5B） 38 图 5C） 图 5D） 四、菜单四 菜单四如图 5A、 B、 C、 D）所示。然后保存该宏为“菜单四”。 图 5A） 39 图 5B） 图 5C） 图 5D） 五、菜单五 如图 5A、 B）所示。然后保存该宏为“菜单五”。 40 图 5A） 图 5B） 六、主菜单 如图 5A、 B、 C、 D、 E）所示。然后保存该宏为“主菜单”。 图 5A） 41 图 5B） 图 5C） 图 5D） 图 5E） 42 用户登陆与用户管理的创建 在这系统里我们支持添加多用户和用户修改功能，用户信息存储在数据表中，但是数据表的密码是经过编译后才 存储的，也就是说就算被非法人员得到了存储用户的数据表也不用担心被破密，保证的用户及数据库的真正安全性。 一、用户数据表的创建 图 5户数据表的创建 用户管理方面，