《采购控制程序》

上海李尔汽车内饰件有限公司标题:采购控制程序文件编号：TSP7.4页数：7 / 7发行日期：2002.7.15版本：1.1文 件 修 订序号版本修订日期条款修订内容修订者11.02002.7.15全文编写核准：审核：编写：1.目的：对采购作业进行控制，确保采购作业能做到适时、适量、适质以配合生产所需，降低库存，提高产品竞争能力。2.范围：2.1.本公司对外采购与产品生产有关的直接、非直接原材（物）料、零组件及包装材料等2.2.相关原材（物）料、零组件分包商的确定。3.定义：3.1.采购方针3.1.1.选择优秀厂商，确保料源，积极开发新厂商。3.1.2.确保物品质量，做好检验工作。3.1.3.适时控制采购作业，做到适时、适量。3.1.4.提高采购作业效率和人员的作业品质。3.1.5.防止作业异常发生，针对异常与问题点能迅速妥善处理。3.2.分包商：提供本厂所需之直接原材（物）料、零组件、包装材料的供应厂家。3.3.资料：包括图面、检验规范。3.4.直接生产用材料：是指生产用、组成最终产品的材料、外构件、 辅助材料。3.5.非直接生产用材料：是指对最终产品生产有间接影响的材料、辅助材料、设备、工装及非生产用办公用品、劳保用品等。4. 流程： 4.1.新开发件采购流程 流程责任单位相关说明表单签发订单数量及批次确认分包商选择样件承认分包商提供样件发包议价报价 N Y Y采购部、产品工程部依分包商控制办法进行分包商的选择采购部分包商提出报价，由采购受理采购部依报价资料，由采购向分包商进行议价直接生产用材料推荐表采购部价格签决后，由采购向分包商发出意向书定点意向书产品工程部、SQE分包商初期样件批准办法产品工程部、SQE分包商初期样件批准办法产品工程部采购申请单采购部向分包商签发采购单准备采购采购单4.2.量产品采购流程流程责任单位相关说明表单采购订单发放销售计划记录管理入库生产计划验收收料进度跟踪采购订单变更与通知采购单维护销售部生产制造部物料部程式编号：.5.7物料部采购单物料部若订单有变更时，须更新订单并注明变更事项采购单物料部仓库搬运、储存、包装、防护和交付控制程序质保部产品的监视和测量控制程序仓库搬运、储存、包装、防护和交付控制程序物料部5.内容：5.1.分包商选择：5.1.1.产品工程根据产品生产需要提出采购项目。和依分包商控制办法（WI-7.4-001）执行。5.1.2.产品工程师根据采购项目提供图纸、材料标准、产品试验标准等技术要求。5.1.3.财务依据材料成本、制造成本、管理成本等提出内部价格。5.1.4.采购根据采购项目技术、生产要求，收集整理推荐潜在分包商。5.1.5.由采购、产品工程、SQE负责对潜在分包商的质量体系，技术生产能力进行评审。5.1.6.经评审，把符合要求的对象正式列入潜在合格分包商名单。5.2报价5.2.1.采购向已获得本公司评估为合格潜在分包商发出报价单。5.2.2.如果顾客已提供一份核准的潜在分包商名单时，应从这份名单中所列的分包商选择报价、采购各项相关的物料。如需变更，则需经客户核准后才可变更。5.2.3.凡采购品涉及特殊特性、危险性及有毒性的物料，须取得符合当地政府安全环保法规证明文件。而且需考虑在制造和销售上国家有关环境、电力及电磁方面的规定。5.2.4.每一种原材（物）料、零组件包装材料原则上需两家以上的分包商进行报价。5.3.议价5.3.1.采购部接到报价单后，需进行多轮议价、比价，以达到内部目标价或更低价格，作成直接生产用材料推荐表。5.3.2.属下列情况者，则无须进行比价、议价：独家代理、独家制造、专卖品、原厂零配件无代用品，但在报价单中应有记录。5.3.3.由采购部组织召开，SQE、产品工程、质保、财务参加的采购会议，审议价格和定点意向。5.3.4.采购部、SQE汇总潜在分包商的背景资料、质量保证体系、生产供应能力和报价资料，提交采购会议讨论。5.3.5.采购会议通过的价格、定点意向经签署作成直接生产用材料推荐表。5.3.6.直接生产用材料推荐表须经副总经理、总经理核准。5.4.发包：5.4.1.采购部向核准的分包商发出定点意向书。5.4.2.定点意向书内容应包括：价格、逐年产量、逐年降价幅度、分包商需提供的文件、试验报告、模具、时间进度要求等。5.5.样件承认：依分包商初期样件批准办法（WI-7.4-002）执行。5.6.签发订单：分包商提供样件核准合格后，由物料部签发采购单。5.7.物料需求计划展开：5.7.1.物流部将客户预测输入MFG/PRO系统中（程式编号：.22.1）后通知IT运行MRP（程式编号：.23.17）产生物料需求计划明细报表。5.7.2.物料需求明细报表内容包括：零件号、物料名称、采购提前期、采购单下达日期、计划收货日期、计划订货量、预计库存量等。5.8.采购单发放：5.8.1.物料部采购员应结合MFG/PRO系统中的执行信息提示报表（程式编号：.23.7）和物料需求计划明细报表 （程式编号：.23.17）进行采购单维护（程式编号：.5.7），并经物料部经理核准后向分包商发放。5.8.2.采购单内容应包括：订单号、订单日期、打印日期、版本、供应商、货物发往、支付方式、零件号、物料名称、到期日、短缺量、单位成本、成本合计等。5.8.3.采购单的发放可以采用电话通知、传真、邮寄或自行送达等方式，并须保留电话、传真、邮寄的相关记录。5.8.4.任何一笔交易之原材（物）料、零组件、包装材料，均依采购单的内容执行。5.8.5.本公司或客户，如要求在分包商处验证采购产品时，须按采购单上明文规定验证安排及产品放行方式。5.9.采购订单变更与通知：采购单下达后若有修订需要（如价格、数量、交期等变更时），由物料部采购员发放变更通知单给分包商，并注明变更事项。5.10.进度跟踪5.10.1.为确保交货期，物料部采购人员应安照采购单提前用电话、传真、信函或亲自到分包商处跟催，以确保物料能适时的供应。5.10.2.若分包商违反采购规定，本公司有条件取消订单或作其他相应的处罚。5.10.3.采购应确保分包商须达到100%按时交货能力，若未达此目标时，SQE须发出问题报告及解决/PRR，要求分包商提出改善对策，并包含追索和记录额外费用及过多的运费。5.10.4.海外进口件进度异常处理；因天灾等不可抗力事件所造成的交期延误（如船运公司误船、航运公司误航班等），由分包商出具提货单核实其出货日期是否属实，否则视同分包商责任，依相关规定给予处理。5.11.非直接生产用材料的采购：5.11.1.一般生产设备、工具、工装及仪器的采购，由使用部门填写采购申请单经部门经理签署意见后，交总经理或副总经理批准后由采购部采购实施。5.11.2.大型设备、工装及仪器的采购，由总经理根据公司发展的需要进行规划，由采购部及相关部门组织采购。5.11.3.办公用品和劳动防护用品的采购，由使用部门填写采购申请单，由采购部 、行政人事部门负责审批并实施。 5.12.收料：依搬运、储存、包装、防护和交付控制程序（TSP7.11）执行。 5.13.验收5.13.1.依产品的监视和测量程序（TSP8.6）执行。5.13.2.采用客户指定的分包商，并不能免除本公司以确保分承包的材料、 零组件及服务品质的责任。5.13.3.客户对分包商产品的验证结果，并不能解除本公司提供可接收产品的责任，也不能排除其后顾客的拒收。5.14.入库5.14.1 依产品的监视和测量程序（TSP8.6）执行。5.14.2.物料部采购员每月汇总入库凭证、出库凭证、发票交财务部，由财务部审核后按规定安排付款。5.15.记录管理：物料部采购员应整理保存报价、推荐表、意向书、采购单、采购申请单等记录资料。保存期为一个日历年。6.相关附件： 6.1.直接生产用材料采购推荐表（FM-7.4-P-001）。 6.2.采购申请单 （FM-7.4-P-