公司印章管理标准制度

XXXXXXXX公司企业标准印章管理标准（A版） QG/DJT02.08 公司各种印章是权力的象征，用好、管好印章是掌好权、维护公司利益的重要手段，为加强印章的管理与监控，特制订本标准。 1. 范围 本标准规定了印章刻制、领用的审批及印章使用过程中的更改、收回、移交、销毁的管理职责、管理内容及检查考核办法。本标准适用于XXXXXXX公司。 2. 管理职责 2.1 企管部门是公司印章管理的归口管理部门： 2.1.1 负责本标准的起草、会审颁发后贯彻实施； 2.1.2 负责审查及审定印章刻制申请； 2.1.3 负责办理印章刻制； 2.1.4 负责印章领用的审核及印章留样保存工作； 2.1.5 负责抽查各部门印章使用情况。 2.2 其它各部门负责： 2.2.1 提报印章需求申请、接受审定； 2.2.2 印章日常使用管理及监督检查。 3. 管理内容与要求 3.1 印章的分类：公司印章分为行政印章、专用印章、职务印章、文件资料控制章、业务用章五类，具体的印章种类名称，详见下表1。3.2 印章刻制、保管的审批权限：印章刻制由印章使用保管部门提出申请，填写DG02.08表1“印章刻制保管申请表”后，依下表1所示的权限范围进行审批。附表1 印章种类、刻制及审批权限表印章种类印 章 名 称刻制审批人行政印章公司公章法人代表党委公章、团委公章、工会公章党委书记各部、办、课公章企管部门部长专用印章财务专用章、合同专用章、发票专用章、法人印鉴专用章法人代表职务印章总经理、副总经理、部长、主任、主办会计总经理文件资料控制章受控文件章、非受控章、作废章企管部门部长业务用章会计科目章、作废章、注销章、现金收、付讫章等主管部长（主任）3.3 印章刻制程序3.3.1凡上级政府有规定刻制要求的印章，其刻制按上级政府有关规定执行。3.3.2凡上级政府无规定刻制要求的印章，其刻制由印章使用保管部门提出申请，经相关权限人员批准后，将“印章刻制保管申请表”交企管部门留存，统一由企管部门负责联系刻制。3.3.3公司的公章、财务专用章、合同专用章、发票专用章和法人印鉴专用章等重要印章的刻制不得用原子印章。3.4 印章的领用、备案3.4.1 各种印章刻好后，由企管部门负责通知印章使用保管部门人员领用。3.4.2 领用时，由企管部门负责填制DG02.08表2“印章领用、收回登记台帐”，在台帐上留下印章印模备案，并由领用人签收。3.4.2.1 企管部门每半年应组织检查核对印章的在用情况，汇总“印章领用、收回登记台帐”，复印一份归档。3.4.3 领用印章的人员必须是负责印章使用保管者本人，其他人不准代为领用。3.4.4 新印章使用前，负责印章使用保管的部门领导或印章使用保管的本人，应以书面通知所涉及的单位和部门，并附启用新印章的式样及启用时间。3.5 印章的使用3.5.1公司的公章、财务专用章、合同专用章、发票专用章和法人印鉴专用章，由法人授权专人保管，但一人不得保管两枚以上印章，企管部门负责与授权保管人办理附录A“印章管理协议”，并存档备案。3.5.2 公司其它印章由使用保管部门主管负责保管或授权专人管理（保管人）。3.5.3 公司各级印章不应随身携带，平时必须放在带锁的箱柜内，特殊情况需要外带时，应办理审批、登记手续。3.5.3.1公司的公章、财务专用章、合同专用章、发票专用章和法人印鉴专用章外带须经公司法人代表或其委托代理人批准（但上述印章不能同时由一人外带），并在印章授权保管人处办理登记手续，填写DG02.08表3“印章外带登记表”，“印章外带登记表”应由印章保管人妥善保管备查。3.5.3.2 其它印章外带须经该印章使用保管部门主管批准签字。3.5.3.3 外带印章实行谁外带、谁负责的责任制，在外带印章期间凡与印章业务相关联的一切责任，由印章外带人员承担。3.5.4 印章的保管使用实行谁保管谁负责、谁使用谁负责的责任制；3.5.4.1印章因保管不善被人滥用或各级印章保管人滥用职权、乱盖印章而造成公司名誉或经济损失的，按情节轻重追究其责任，必要时送交公安机关依法追究责任。3.5.4.2 公司各级印章保管人无权擅自加盖印章。3.5.5 在不可抗力的原因下造成的公司级印章被盗、遗失，印章保管员应立即上报及向公安机关报告备案，同时登报声明作废，更换新的印章。3.5.5.1因被盗、遗失印章造成的损失，在没有公安机关的有效证明以前，由印章保管员负责。3.5.6 以公司的名义发布行政文件或对外公函、报告等时，需加盖公司公章的，公章保管人可根据公司副总经理以上级别人员在文件上的批文，加盖公章，无批文的不准加盖公章。3.5.7 签订各类合同需加盖公章时，公章保管人应根据总经理在文件上的批文，加盖公章，无批文的不准加盖公章。如涉及投资、收购兼并等资本性运合作合同需加盖公章的，须董事长签字方可予以加盖公章。3.5.8 特殊情况须加盖公章时，公章保管人可直接与副总经理级以上人员取得联系后，再决定使用，事后由公章保管人负责补办批文手续。3.5.9涉及各职能部门工作标准规定范畴内工作须加盖公章时，由部门部长审批：3.5.9.1劳动合同、职称评定等人力资源范畴需加盖公章时，由人力资源部门部长审批；3.5.9.2对外申报材料需加盖公章时，由办公室主任审批；3.5.9.3银行对帐单等财务范畴报表由财务部部长审批。3.5.10 财务部对外处理经济业务须使用公章、财务专用章、合同专用章、发票专用章和法人印鉴专用章时，由总经理签字后方可使用。否则，一律不准使用，不受其他任何人员干涉和支配。3.5.11 公司向任何单位办理任何经济担保等涉及公司财产安全业务，须经公司董事长书面批准。否则，造成的一切后果由公章保管人承担全部责任。3.5.12 财务专用章只适用于票证结算和银行往来，由主办会计保管。3.5.12.1 财务专用章与法人代表的印鉴章不得与银行支票同时由一人保管，由财务部部长进行监督，否则，将追究两枚印章保管人的责任和财务部部长的领导责任，造成公司经济损失的由印章使用人承担一切责任。3.5.12.2 非正常业务由总经理签字后再分别办理加盖印章手续。3.5.13 发票专用章由主办会计保管。3.5.14 党、团、工会、部、办、课印章、文件资料控制章由部门主管（正职），部门无正职时由副职签字方可盖章使用。3.5.15 凡公司刻制的职务印章，只能用于与公司业务有关的资料上，不得用于纯属个人私事。3.5.15.1 法人代表印鉴一律不准作为办理业务的私章使用，否则，造成的一切后果由法人代表印鉴章保管人负责。3.5.16 不得在空白内容或者虽有内容但没有签订具体条款的资料、文件上加盖公司公章和法人代表印鉴章，否则，一切后果由印章保管人负责。3.5.16.1 特殊情况下经总经理批准后加盖的空白公章时，必须由加盖空白公章的人员在印章保管人处办理登记手续，填写DG02.08表4“加盖空白公章登记表”，在归途三日内持加盖公章后生效的文本办理注销登记，并由印章保管人将复印件备份保存。印章保管人须每月进行一次清理，对未注销登记的每份加盖空白公章的领用人降当月工资二级，并承担由此引起的一切责任。3.5.17 部门印章、文件资料控制章需部门主管签字后，方可使用。3.5.18 加盖印章时，印章保管人在经批准的文件资料上亲自加盖，应端正、清晰，不准倒盖、斜盖，所有合同、协议应在每页右侧加盖骑缝章。3.6 印章的更改、收回、移交、销毁：3.6.1 各种印章的外形、内容需要变更的，应重新按3.2款书面申请，经印章刻制审批人同意，印章重新刻制后，由受权管理印章的部门或人员负责将变更后情况以书面形式通知所涉及的单位和部门，并附启用新章式样和启用时间，采用“”字符号停用原印章。3.6.1.1 原印章由原领用（或印章保管人）直接交回企管部门原领用处，并由企管部门经办人在原“印章领用、收回登记台帐”上注明收回时间并签名确认。3.6.2 停用回收的旧印章由企管部门提出书面报告经企管部门部长批准后（公司级印章销毁由总裁审批），由部长监督销毁。3.6.3 原印章领用人（或印章保管人）因工作变动或职务变动原因不再保管该印章时，应持其领用或保管的印章并汇同接手保管人一起到企管部门原领处办理领用人员变动登记，收回原签发的“印章管理协议”，且企管部门凭借新授权保管书面审批资料应与新印章保管人签订 “印章管理协议”，授权保管人须在“印章领用、收加台帐”上签字并取走应保管印章。3.6.4 授权管理公章、财务专用章、发票专用章、法人代表印鉴章的人员调离工作岗位或离职的，必须经企管部门签字证明已办理印章移交手续后，方可办理调动和离职手续，否则，谁办理的调动和离职手续，追究谁的责任，新印章保管按3.6.3条规定办理手续。3.7 公司企管办应将公司级印章（主要指公章、财务专用章、法人代表章、合同专用章、发票专用章，以下同）的领用、印模等情况董事会所属薪酬与考核委员会所聘的盾安控股集团人力资源本部。4. 检查与考核 4.1 本标准由企管部门负责组织各有关部门贯彻实施。4.2 本标准由总经理会同企管部门负责检查与考核。附表与附录：DG02.08表1 印章刻制保管申请表DG02.08表2 印章领用、收回登记台帐DG02.08表3 印章外带登记表DG02.08表4 加盖空白公章登记表附录A 印章管理协议 本标准由企管部门提出并解释本标准起草人： 本标准审定人： 本标准批准人：附录A 印章管理协议甲方： 有限公司乙方： 一、根据XXXXXXXXX印章管理标准最新有效使用版本的要求，结合印章管理工作的实际需要，经甲、乙双方协商一致，特订立本协议： 二、乙方： 同志自 年 月 日 时起，对 印章共 枚，愿意按照甲方的印章管理标准的权限进行管理、使用，并承担印章管理标准中的相关责任。 三、乙方在不可抗拒的原因下造成的印章被盗、遗失，应立即上报公安机关和甲方，因被盗、遗失印章造成的损失，在没有公安机关的有效证明以前，由乙方负责。乙方应无条件地取得公安机关的有效证明，并做必要的工作，以防止造成公司更大的损失。 四、甲方在本协议签订之日起，同时向乙方授权该印章的管理权限，对乙方按印章管理标准行使的正当权力予保护。五、本协议乙方应承担的责任按照印章管理标准的条款划分，即印章管理标准为本协议的附件，同时具有法律效力。 六、本协议在未签订以前属于本协议范围内的印章已经使用的，由原使用人承担一切责任，（按其印章在使用的文书上注明的时间区分），是乙方继续使用的，其责任由乙方承担。 七、本协议的违约责任，按印章管理标准规定，无法协调解决时双方有权向甲方所在地的人民法院提出诉讼。 八、本协议由甲、乙双方签字后生效。九、本协议一式贰份，甲、乙双方各执壹份。甲方： 有限公司 乙方签字： 甲方代表签字： 签订时间： 年 月 日保管印章印模 有限公司印章刻制保管申请表DG02.08表1使用保管部门授权保管人授权日期