公文盖章应注意的几个问题

公文盖章应注意的几个问题党政机关公文处理工作条例要求:“公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。”盖章是否规范合理，不仅考验秘书的职业技能，还会对整个单位工作造成重大影响，所以就要把握盖章的技巧和要求。下面结合实际工作谈一下公文盖章应注意的几个问题：一、盖章不规范的主要表现（一）应当加盖机关印章的却不盖章体。理由是上边有过规定:“文件有红头时可以不盖章”。殊不知这种“可以不盖章”的规定原本针对的是党委机关的某些特定的文件。即使是党委机关的公文，也是有条件的，不能一概而论。（二）不应该盖章的却又硬要盖章。比如，按照规定：“经法定会议表决通过的决议无须加盖机关印章”，但有人总觉得不盖章似有不妥，硬要去盖章，却又弄巧成拙。（三）文头的发文机关标识与落款处的印章不一致。文头是“XX市财政局文件”，落款处盖的却是“XX市财政局XX科”的印章；或文头是“XX市财政局文件”，落款处盖的却是“中共XX市财政局委员会”的印章，或者是反过来，党委机关文头加盖行政机关印章。二、印章使用的原则机关、单位的印章有三大作用，一是标志作用，二是权威作用，三是证明作用，所以无论是颁发与启用，还是管理与使用都有严格的程序和要求，必须遵循以下四点原则。（一）使用要认真审核。印章管理人员在用印前，要认真审核，明确了解用印的内容和目的。确认符合用印手续后，在用印登记簿上逐项登记，方可用印。（二）留存要立卷归档。对需留存的材料应在加盖印章后，留存一份，立卷归档。比如，合同、协议、领导人签批的信件草稿、印发的文件原件及文稿等。（三）不得在空白凭证上加盖印章。确因工作需要，由业务部门以领导机关名义颁发的凭证，需要事先加盖机关印章或套印然后填发的，经过领导批准可以盖章。但凭证要逐页编号，装订成册，由领用部门办理领用手续，按规定填发。（四）复印的证明文件要盖骑缝章。例如，从外单位取得多页文件的复印件或原件，但是要想证明这些复印件的文件是从该单位取得而并非伪造的，就需要盖骑缝章，即将该摞文件的翻页处一页页摊开盖上印章，使每一页都有此印章的一部分，合起来能够看出是完整的印章，这样无论从该摞文件中抽走其中的任何一张均能发现，能起到防伪的作用。例如：三、六种是否盖章的特殊情况（一）“会议纪要”是否加盖印章要看实际情况。会议纪要划分的方式是很多种，由于会议纪要的种类不同，格式的要求不同，盖章的要求亦不同。从是否盖章的角度说，会议纪要可分为无须盖章的会议纪要和必须盖章的会议纪要两种。1、必须盖章的会议纪要。必须盖章的会议纪要指的就是“文件”式会议纪要。这种会议纪要的发文机关标识(文头)带有“文件”字样，这种会议纪要就是必须要盖章的，其标识格式与正规公文一样。2、无须盖章的会议纪要。无须盖章的会议纪要，文头一般是“XXXXX会议纪要”，不带“文件”二字，因为这种会议纪要的格式编排与通行的简报极为相似，又被称叫做简报式会议纪要。这种会议纪要，正文之前没有主送机关，成文日期也不在正文之后，事实上也无法盖章。（二）命令(令)、议案不加盖机关印章。命令(令)、议案的一个共同特点是须由领导人签署或加盖领导人签名章，但不加盖机关印章。“命令(令)”由机关负责人签署，落款处签写姓名或加盖签名章，代表公文的作者，证实公文的效用，并将签署的公文向外发出，无须加盖机关印章。同样，各级国家行政机关向同级国家权力机关提出的“议案”，由机关领导人亲笔签署(或加盖领导人的签名章)，也不应加盖行政机关印章。（三）法定会议通过的决议类公文不加盖印章。“决议”是党委机关的规定文种，属于典型的会议文件，是经法定会议按照法定程序进行表决，通过后才能形成决议，是没办法盖章的。党代会、人代会、工代会、团代会、股东代表大会等，所通过的决议，都无法盖章，因此就不盖章。正是因为无法盖章，所以一般把成文日期由正文之后改为标题之下加括号。（四）“决定”是否盖章有两种情况。如是法定会议表决通过的“决定”也是无法盖章的;如果是从其他渠道形成的“决定”（比如由各级领导机关直接制作并予以公布），当然就应该盖章了。（五）联合上报的公文，协办机关可以不盖章。在公文处理中，联合发文是比较常见的。在联合发文的组织过程中，主办机关和协办机关的作用是不一样的，盖章的要求也不一样。如是联合下发公文，发文机关都应当加盖印章;联合上报的公文，由主办机关加盖印章即可，协办机关无须加盖印章。（六）地市州盟以上党的机关下发公文可以不盖章。四、正确的加盖公章方法（一）单一机关行文时1、要在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名;2、印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置;3、印章顶端应当上距正文(或附件说明)一行之内。例如：（二）联合机关行文时各发文机关署名要按照发文机关顺序整齐排列在相应位置，(当联合行文需加盖3个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称排在发文时间和正文之间)每排印章两端不超出版心，首排印章应当上距正文(或附件说明)一行之内，机关顺序整齐排列在日期、印章之间排列整齐，互不相交或相切，成文日期居右空4字。1、印章要一一对应、端正、居中下压发文机关署名;2、最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期;3、印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排印章两端不得超出版心，首排印章顶端应当上距正文(或附件说明)一行之内。例如：（三）两点特别提示无论是单一机关行文还是联合机关行文，都