基于质量风险管理的药品原辅料供应商现场审计.docx

基于质量风险管理的药品原辅料供应商现场审计赵鸿剑梁毅（中国药科大学国际医药商学院，江苏南京 210009）摘要对于药品原辅料供应商进行资质审查和现场审计是关系到药品质量稳定的重要环节，目前，供应商现场审计中存在着种种风险问题亟待解决。站在质量风险管理的角度上，探讨如何识别和评价现场审计的质量风险，运用风险 管理科学方法有效控制这些风险，将会提高现场审计的质量，为药品生产安全有效、质量稳定提供有力保障。关键词质量风险管理；药品；现场审计中图分类号： r954文献标识码： a文章编号： 1008-455x(2013) 05-0033-04onsite audit for supplier of raw and auxiliary materials used for drugsbased on quality risk manamentzhao hongjian, liang yi(international medical business college, china pharmaceutical university, nanjing, 210009)abstract: the qualification examination and onsite audit for pharmaceutical raw materials suppliers are important procedure for ensuringthe stability of drug quality. currently, there are some problems which are needed to solve in urgency existed in onsite audit for suppliers. from view point of risk management, how to identify and assess the quality risk in onsite audit was discussed in this article. using risk management method to efficiently control these risks will raise the quality of onsite audit and provide solid insurance for safety of drug production and stability of drug quality.keywords: quality risk management; drug; onsite audit药品原辅料的采购作为药品生产企业质量管理体系的重要一环，也是药品质量控制的重要关口。 一般来说，上游企业产品质量的下限在很大程度上 成为下游企业产品质量的上限。因此，制药企业质 量管理部门对主要原辅料供应商的质量体系进行评 估，实施科学、有效的供应商管理能够为药品生产 安全有效，质量稳定奠定扎实的基础。2010 版药品生产质量管理规范（gmp）中 提出在质量管理体系中纳入质量风险管理理念的要 求。质量风险管理是对于可能影响质量的风险进行 相关预测、评估、分析以及控制的过程，以期对于风险进行有效控制和妥善处理，从而达到降低生产成本获得最优收益的目的。在笔者受外国企业委托 对我国国内部分药品原辅料供应商进行现场审计的 过程中发现实际操作中存在着不少风险因素。如果 能将质量风险管理的方法引入其中，对可能的风险 进行控制，相信能够收到应有的效果。下面就从质 量风险管理的角度，对现场审计进行探讨。1 现场审计进行风险管理的必要性在目前供应商现场审计的模式一般是制药企业 质量管理部门成立审计小组，按照公司的需要参考 相关标准，如：ich 的 q7a，我国或国外 gmp 相关 规定拟定审计方案，对于目标原辅料供应商的相关 质量体系进行核查和评价并撰写审计报告。审计小 组的成员一般为 3 人左右，现场审计的时间一般为2-3 天。由于受检查局限性、抽样检查的代表性、检收稿日期 ：2012-09-19作者简介 ：赵鸿剑（1987），男，硕士研究生，研究方向为药品 质量管理与监督。tel -mail：pharmaceutical & engineering design 2013， 34(5)查评定标准的适应性等各种因素的影响，现场审计质量风险是真实存在的。1.1审计小组内部存在的风险 审计小组存在着人员数量少与审计时间短的限制，要在短时间内对于供应商所生产某种或某几种 原辅料的质量管理体系进行系统的把握，建立较为 全面的认识。从质量风险管理的角度来看就存在着 如下几点风险因素需要识别与分析。1.1.1参加审计的人员资质与素质带来的风险 对于原辅料供应商进行现场审计的目的通过核查、了解和确认企业有无违反相关标准的现象，对 于其执行这些标准的符合性、有效性以及适宜性进 行客观的评价，形成审计发现，为所在公司提供关 于拟采购原辅料的真实信息作为佐证，进而帮助公 司决策选择合适的供应商。如果公司任命的审计员 不具备相应的资质与素质，就难以提供真实可信的 审计结果，对于后续药品生产带来质量风险。一般说来，审计员的选择应该参考其个人学历、工作经历、业务能力与培训这四个方面。审计员应当熟悉所参考标准、法规的相关要求，接受专业的 审计培训，获得相关的审计技能，结合个人工作经 验，才能胜任审计任务。另外，审计员还应当具备 较强的个人素质，以适应审计工作的需要，保证审 计工作的有效进行。这就要求审计员应当思维开阔， 善于沟通、观察，具有很强的判断、分析和反应能力， 冷静沉着，不受他人观点影响，能够独立自主、客 观全面、准确地了解审计的全部过程。1.1.2审计方法带来的风险 在现场审计过程中常用的审计方法有顺序法、逆序法和随机法。顺序法一般是指审计员按照所参 考的标准、法规的条款顺序来进行检查。逆序法则 指的是审计员根据出现问题的产品进行追溯，反向 查找出现问题的环节。随机法的应用在审计时限短 的情况下使用频率较高，审计员在关键条款、一般 条款中随机抽取若干条进行检查。应用这三种方法 各有利弊（见下表），其潜在的风险也不尽相同。表 审计方法优劣势分析题局部审计，需周密的计划来避免时间不够于按照计划完成的时间完成审计，能够尽早发现问题计划来避免时间不够需要审计人员有丰富的经验有助于在时间不足时预测审计对象，有助于局部审计和细节审计1.2原辅料供应商对待审计的态度带来的风险原辅料供应商对待审计的态度对于审计的结果 会产生不同的影响，从而带来不同的风险。审计活 动的顺利进行离不开供应商的积极配合。纵观对供 应商进行审计在我国的发展历程，不难看出供应商 对待审计的态度上的转变。在过去，审计员被看作 充当警察的角色，简单地就相应法规、标准的符合 性进行检查。供应商认为审计员是来挑刺，找毛病 的。现在更多的企业将审计员视为顾问，审计活动 对于公司是一种增值活动。审计即是确定厂方需要 改进的方面的活动，能够起到发现风险进而控制风 险的作用。但是也不能忽视另外一些现象，目前有 一些效益好的、规模大的原辅料供应商对于接待下 游企业派出的质量体系审计小组持消极、抵触的态 度，认为凭借自己的市场占有量“皇帝的女儿不愁嫁”。这种态度的存在既不利于公司进一步改善产品质量，提升公司声誉，同时，对于审计活动的顺利 进行造成了人为的阻碍，也给审计结果的真实、准 确带来了一定的风险。1.3来自审计现场的风险1.3.1现场检查偏离检查实际的风险 目前，我国大部分企业对于供应商的质量审计，基本上都是参照相关法规、标准中以分列的检查条 款来查找供应商质量体系中存在的缺陷，以是否存 在严重缺陷或存在一般缺陷的比例，来评价检查参 考法规、标准的符合性。但同时我们应该明白单单 依靠检查条款是难以覆盖现场实际发现的所有问题， 以孤立的缺陷来评价供应商的质量体系的完整性， 在一定程度上存在以偏概全或偏离实际的风险。1.3.2现场检查情况偏离检查实际的风险类别优势劣势顺序法逻辑清晰，便于掌握，有助于按照审计计划时间进行，容易发现问容易被打断（如：被审人员不在），不够灵活，不适用于 逆序法可以从不同部门开始，适用于局部审计，易学习和解决问题，有助容易被打断（如：被审人员不在），不够灵活，需周密的随机法非常灵活，不受人员不在影响，对整个被审计的对象能够有快速印象，34医 药 工 程 设 计2013年 第34卷 第5期 10月20日出版pharmaceutical & engineering design 2013， 34(5)现场审计的过程中，由于种种主观或客观的原因，审计员难以面对真实的企业情况进行核查，这 也为审计活动带来了不少的风险。例如部分企业对 于 gmp 或其他的法规、标准执行程度不高，所提交 查验的生产记录不全面，或者存在整理后誊写的记 录不能完整地反映实际的生产质量活动。又或者在 与技术员工进行面谈的时候，其会本能地掩盖一些 不规范的行为习惯等。1.3.3现场检查仅部分工序动态生产的风险 按照相应法规、标准的要求，接受现场审计的生产线必须动态生产。但客观上，整条生产线的所 有工序不可能都在动态生产，而部分企业也存在为 了回避对关键生产工序的检查 , 安排一些对产品质 量影响较少的非关键工序动态生产来接受检查的情 况。在这种情况下，部分工序的动态检查难以代替 整条生产线的动态检查。这种以点代面的检查难以 体现全貌，对于关键工序与相关规定的符合性的判 断带来一定的风险。1.3.4检查员自由裁定带来的风险 在现场审计过程中，由于实际问题的情况复杂，对于所发现的缺陷问题究竟是该评价为一般缺陷、 主要缺陷还是重大缺陷，受到审计员的个人知识水 平的高低以及主观认知的不同，结果不可能完全一 致，在一定程度上影响了现场审计评估的准确性。2 如何将质量风险管理引进现场审计将质量风险管理引入供应商现场审计，可以帮 助审计员有效地识别和评价现场审计的风险，采取 科学的方法手段来控制风险，以消除或降低现场审 计的质量风险，提高审计报告可信度，为供应商的 遴选提供有效的佐证。质量风险管理的两个基本原 则 1 为：应基于科学知识和最终与患者的保护相关 联来对质量风险进行评价；以及质量风险管理过程 的力度、正式程度和文件化程度都应该与风险水平 相适应。基于这两个原则，我们需要根据现场审计 的实际需要来选择质量风险管理工具。在安排审计 计划的时候应当收集大量相关信息来进行风险评估 并进行风险分级和排序，以此来决定审计内容、频 次和方式。建议从如下几个方面来下手对相关风险 进行控制来提高现场审计的质量。2.1 提高审计员的能力与素质，避免内部风险的出 现审计员是风险评估的执行者，审计员的能力高低与素质水平直接影响审计活动能否取得预期的结果。因此提高审计员的能力和素质就显得尤为重要。 对供应商进行现场审计而组建审计小组通常有两种 选择，一是在公司质量管理部内部选择合适人员组 成审计小组，二是在公司外部聘请专业审计团队进 行委托审计。这两种选择都各有优缺点，内部选派 审 计 小 组 虽 然 方 便， 简 捷， 但 是 存 在 着 知 识 水 平、 审计经验的参差不齐，也难以有效的驾驭合适的风 险管理工具。而聘请外部审计团队则较好地解决了 这 一 问 题， 审 计 团 队 通 常 由 审 计 经 验 丰 富， 资 质、 能力、培训也较高的专职人员组成。委托其进行现 场审计更能体现审计活动的公平、公正，但是同样 存在着服务费用高的代价。建议对于风险评估后属 于关键原辅料的供应商进行首次审计时聘请专业审 计团队进行现场审计。此外，要在现场审计中应用质量风险管理，审 计员首先必须了解风险管理的基本要求和相关管理 工具，将风险管理理念贯穿于审计全过程，要坚持 两个原则：第一，审计的质量风险评估始终要与检 查工作质量、药品安全有效联系起来；第二，以客 观 事 实 和 真 实 数 据 为 基 础， 围 绕 药 品 gmp、ich- q7a 等相关指导原则，科学评价企业生产质量管理 缺陷的风险，充分认识审计中的质量风险。2.2识别原辅料供应商风险管理的重点 通常制剂企业在对于原辅料供应商风险管理的重点在于：（1）质量管理体系；（2）变更控制；（3）供应商管理；（4）工艺控制；（5）实验室管理；（6）纠正与预防性措施；（7）对不合格品的处理、返工和重新加工。 这几个部分对于保证原辅料的质量稳定有着重要的作用，比如在质量管理体系模块中，审计员往 往在现场审计中通过审核组织结构图来查看质量管 理体系的健全与否，但是检查的重点不在于某个部 门存在不存在，而在于是否有足够的证据证明它的 存在，这就需要完善的文件和记录来证明。从现场 的记录中可以看出这些记录的真实性以及供应商的 质量管理意识。又比如在供应商管理这一模块中， 由于原料药供应商和制剂厂家是基于 gmp 等法规、2013年 第34卷 第5期 10月20日出版医 药 工 程 设 计 35pharmaceutical & engineering design 2013， 34(5)标准的基础上的供求关系，但是原料药的原材料供应商则大都数都未实施 gmp，因此好的供应商管理 是对其自身产品质量要求的一个可靠保障。在实际应用中，建议引入风险优先度（风险指数） 的概念，即：风险优先度（风险指数）= 严重性 发生可能 性 可检测性对于审计关键项目依据参考法规、标准的详细 要求，针对缺陷项的严重程度，发生的可能性以及 可检测性建立定量或者半定量的评价指标，将三者 的乘积作为综合评价现场审计的量化数据，准确评 价企业缺陷问题的质量风险，提高现场审计的准确 性和客观性，降低审计的质量风险，保证供应商审 计的质量。2.3通过趋势分析完善供应商审计管理 站在制剂公司的角度，现场审计的目的在于全面反映原辅料供应商所能提供原辅料是否质量稳定、 安全、可靠，而不在于指出供应商生产和质量管理 的缺陷所在。因此通过对供应商进行现场审计继而 收集资料和证据建立趋势分析能够帮助制剂公司有 效遴选合适的原辅料供应商，也利于减轻后续审计 及追踪审计的工作负担。对原辅料供应商进行趋势分析，制剂公司需要 通过收集有关数据建立以下几个限度：警戒限、行 动限、认可限、法规要求限（参见下图），进而对供 应商进行分类。病态型公司的产品质量体系游离在认可限以外属于制剂公司认定的不合格产品，因此该公司应当 从备选名录中剔除不予考虑。反应型公司的产品质 量体系在认可限与行动限之间属于符合规定的一般 公司，在安排审计的内容、频次和力度上应当列为 重 点 管 理 对 象， 必 要 时 在 技 术、 管 理 上 给 予 帮 助， 促进其向优秀公司转变。前瞻型公司的产品质量体 系在警戒限与行动限之间属于发现问题采取积极措 施的公司，在安排审计的内容、频次和