2009云南百大物业服务有限公司无锡分公司服务管理手册（初稿）.doc

云百大物业服务有限公司无锡分公司 云南百大物业服务有限公司无锡分公司 服 务 管 理 手 册（初稿）依据：ISO 9001：2000文件编号：YBW/QM-101-2008发放编号：版 本 号：第D/1版受控状态：受控文件、加盖红章有效 二九年八月实施云南百大物业服务有限公司无锡分公司 章 节 号 01 版 本 号 第 D/1 版标 题 01 编制说明 本 页 更 改 第 0 次 页 码第 1 页/ 共 1 页01 编制说明本手册根据ISO9001：2000质量管理体系要求，根据物业管理服务运作的实际情况，在云南百大物业服务有限公司原质量管理体系文件（D/0）基础上，进行修改、完善而形成，旨在提高物业公司质量管理体系文件的可操作性，使之在公司服务管理活动中运行更加充分、有效。本次公司服务管理体系文件的修改由公司专门成立的工作小组负责完成，文件修改工作小组成员包括：组 长：组 员：02 批准页本手册依据ISO 9001：2000质量管理体系要求，结合公司的实际情况，遵循国家有关法律、法规和有关专业标准编制而成。本手册适用于物业公司所有与服务活动相关的管理以及所涉及的物业管理服务的全过程。现行的管理手册作为公司落实管理职能和开展服务管理的法规，是公司全体员工行为规范和准则，是公司服务管理体系建立和实施的最低限度要求，一经发布，全体员工必须遵守和执行，不懈努力保证和提高服务质量。现行的服务管理手册是本公司质量保证能力的证据及第三方认证的依据。现予批准发布并于2009年9月01日起实施，公司全体员工必须遵照执行。云南百大物业服务有限公司 章 节 号 03 版 本 号 第 D/1 版标 题 04 目的和适用范围 本 页 更 改 第 0 次 页 码 第 1 页 / 共 1 页03 目的和适用范围1、依照ISO9001：2000标准所建立的服务管理体系所采用的章节内容及其相互作用，提供查找相关文件的途经。服务管理手册规定了云南百大物业服务有限公司无锡分公司在物业管理服务提供全过程的管理控制要求，以证实组织提供合格服务的能力及对管理过程与结果。2、本手册适用于内部和外部（包括认证机构）评价本公司满足顾客、法律法规要求和自身要求的能力。通过本管理体系的有效应用，包括持续改进体系的过程以及保证符合顾客与适用法律法规要求，旨在增强顾客满意。3、本手册引用标准为GB/T19000-2000 质量管理体系 基础和术语（iD/1t ISO 9000：2000），当标准修订时，应探讨使用标准最新版本的可能性。4、本手册所用术语按照ISO 9000：2000标准的定义。0.4公 司 简 介云南百大物业服务有限公司无锡分公司是云南百大物业服务有限公司下属的一家分公司，该公司是具有独立法人资格的专业化物业管理公司，目前公司受委托管理和服务的项目有“百大春城”，总管理面积达60万平方米，通过对其环境卫生、绿化、安全防范、公共设施设备等一系列物业服务方面的问题进行规范化、标准化、系统化管理，以酒店式物业认真细致、周到热情的服务和先进的管理模式来赢得了业主的信赖和称赞。地址： 邮编：214174云南百大物业服务有限公司章 节 号 0.5版 本 号 第 D/1 版标 题职责和权限 本 页 更 改 第 0 次页 码 第 2 页 / 共 7 页百大春城小区物业服务人员架构物业公司总经理物业公司副总经理百大春城小区主任综合主管工程组 秩序维护组行人组财务组环境组客服组保洁管理绿化管理门岗管理巡逻岗管理监控管理财务出纳房屋管理客诉管理后勤管理行人管理档案管理维修管理设备运行管理0.505岗位职责及权限总经理职责权限 1确定服务管理体系方针或目标； 2确定公司内各部门的职责、权限； 3确保资源的获得；4进行管理评审；5公司总体管理的总负责、总协调；云南百大物业服务有限公司章 节 号 0.5版 本 号 第 D/1 版标 题职责和权限 本 页 更 改 第 0 次页 码 第 2 页 / 共 7 页副总经理职责权限 1协助总经理工作； 2负责公司各部门工作的指导、检查和督促； 3负责公司内服务管理文件的审核；4负责与政府部门的对外联络；小区主任职责权限1 负责向副总经理报告服务管理工作；2 负责服务管理体系的运行，处理运行中出现的问题； 3 负责小区内日常工作。综合主管职责权限 1接受小区主任的工作安排； 2处理服务管理中出现的问题； 3负责客户组、安防组日常工作；4处理业主投诉 行政人力资源组岗位职责 人力资源管理类1负责公司行政和人力资源管理相关制度的拟订、完善，负责公司各种规章制度的实施的检查、督促；2负责公司员工的人事档案的建立、更新和管理，以及员工劳动合同关系的管理；3负责公司员工薪酬体系的制定、修改、完善；4、 负责工资报表的编制，员工各类保险、福利等事宜的办理； 5、 负责员工的考勤，以及员工考勤工作的检查、审核；6、 负责公司的员工招聘和员工的内部调配手续的办理；7、 负责制定公司培训计划，并组织实施及结果评价，对培训工作进行检查； 8、 依据公司员工考核制度的规定，负责公司各类员工考核活动的组织、云南百大物业服务有限公司章 节 号 0.5版 本 号 第 D/1 版标 题职责和权限 本 页 更 改 第 0 次页 码 第 2 页 / 共 7 页检查。负责物业管理服务质量的检查、考核；9、 负责小区及物业公司文化活动的策划、统筹、组织、实施；10、负责社区服务中心、政府机构业务协调；11负责物业管理行业信息的收集、整理，以及对行业发展动态和趋势的分析，提出应对措施建议； 行政管理类1 负责公司会议的组织，会议纪要、决议的记录、发布和存档。 2 负责公司固定资产、低值易耗品、办公用品的申购、发放、盘点和固定资产管理。3 负责公司印鉴使用管理，以及合同、重要文件等公司文件资料管理。4 负责公司收发文的管理。5 负责公司有关工商、资质注册、变更、年检事宜。06行政人力组管理制度 印章管理 公司印章管理体系1、公司印章管理工作实行统一管理的原则，以保证印章的安全使用和管理。2、公司印章实行专人保管并负责的制度。财务专用章由公司财务部保管及使用；部门印章由各部门指定专人保管及使用；公司公章、合同章、法定代表人人名章由公司行政组行政主管保管及使用。3、印章保管人员应忠于职守，遵守规定，有较强的责任心。印章须存放在安全可靠的地方，并由印章保管人员负责印章的定期清洗，以保持印章的清晰。4、公司印章统一由行政组负责刻制，部门撤销后印章应交行政组销毁。 公司印章种类云南百大物业服务有限公司章 节 号 0.5版 本 号 第 D/1 版标 题管理制度 本 页 更 改 第 0 次页 码 第 2 页 / 共 7 页1、公司公章、合同专用章、财务专用章。2、公司法定代表人人名章。3、公司总经理人名章。4、公司部门印章。 公司印章的使用及审批印章的使用1、公司印章的使用和保管，必须严格遵守本管理制度的规定，公司全体人员均有遵守制度、保证公司印章安全使用和管理的义务，凡有不符合本管理制度的规定而要求使用印章的情况，印章保管人员应及时报告用印者的直接上级。2、行政组对所保管的公司印章设立盖章登记表，由经办人登记用印的印章种类、用印事由、审批人、经办人、用印公文原件是否交存档或去向等。用印登记簿由印章保管人负责保管，以备查。3、公司印章主要用于以公司名义发布、签订或对外公务发出的公司文件、合同、协议、便函、介绍信、证件、证书、申请、报表、奖状、情况说明等。印章使用的审批1、根据公司工作的实际情况，公司公章、合同章、法定代表人人名章的审批按部门及用印公文的性质及重要性实行分级审批与分管审批相结合的原则。印章的使用原则：1、印章的使用要端正、清楚、规范，原则上由印章保管人直接用印，若其他人用印时，保管人应在场监督。2、严禁在空白介绍信、空白证明、空白信笺（便笺）及一切空白文稿上用印。云南百大物业服务有限公司章 节 号 0.5版 本 号 第 D/1 版标 题管理制度 本 页 更 改 第 0 次页 码 第 2 页 / 共 7 页3、公司印章原则上限定在公司内使用。若需将印章带出使用须按以下程序审批：1、由经办（使用人）人提前知会行政组需借出印章使用（以使行政组能提前通知各部门安排好工作，提前用印），填写印章借出使用申请表，写明盖章事由、预计归还时间，并负责将用印原件交行政组存档保管，2、如有特殊急用，但审批人不在公司的情况，须经由总经理同意并电话通知行政组或印章保管人后，印章保管人方可把印章交给借用人。事后，借用人须补办审批签字手续交印章保管人备查。3、借出印章后，使用人要保证妥善保管印章，使用中要严格遵守公司印章管理的规定，使用后要在当天规定的下班时间前将印章及时归还印章保管人，并负责将用印的文件资料原件交行政组存档。因特殊情况不能在当天下班前将印章归还印章保管人的，须经由总经理同意并电话通知行政组或印章保管人后，方可在第二天规定的上班时间前归还借出的印章。否则，即视为违反公司的管理规定，由此所造成的一切后果由责任人承担。 印章使用的责任追究1、公司印章发生误用、盗用、使用不当或遗失等，将会造成不可估量的损失，因此必须对责任人进行追究。2、责任追究按使用人、保管人、审批人各负其责的原则进行调查，并写出调查报告及处理意见报公司级会议处理。3、责任追究根据其行为所造成的损失、后果情况及经调查后的责任大小进行处理：3.1、警告、记过、记大过、降级降薪、留用查看、辞退；3.2、造成经济损失的，视情节轻重及具体情况，由责任人承担全部损失的云南百大物业服务有限公司章 节 号 0.5版 本 号 第 D/1 版标 题管理制度 本 页 更 改 第 0 次页 码 第 2 页 / 共 7 页5%20%；3.3、造成刑事责任的，按司法程序追究。用款审批及报销支付月度用款计划1、 用款计划的制订和报送月度用款计划是在公司年度预算基础上形成的各部门月度款项支出的基本依据，财务部将根据月度用款计划进行资金支付准备。每月20日，各部门应按照财务部发放的统一格式表格填报下个月度部门用款计划（包括将在费用和成本中列支的全部款项），报送审核部门后由财务部统一汇总为公司下月度的用款计划，于每月29日报经总经理办公会通过后实施。财务部负责将审批后的用款计划返传回各部门。2、 用款计划的审核2.1 公司管理费用审核行人部以年度管理费用预算作为前提进行公司资产的购置与管理、编制各类费用支付计划，合理分配和管理公司日常营运所需支付的费用。月度用款计划的审核依据为当月的差旅计划、业务招待计划、资产购置计划、办公用品领购计划等，按照费用支付标准修正和审核月度管理费用支出，发挥管理费用控制职能。各部门涉及业务招待费，办公费用及汽车费用，由行政部负责核定后统一上报，各部门不再单独报送。2.2 支付审核财务部应仔细审核用款手续是否齐全，严格按照用款计划支出和报销各类款项。各部门应严格按照各自的用款计划用款，在支出或报销款项时，经办人应在报销单据的右上角用铅笔标注该笔款项应从计划内和对应项目列支，在各付款凭证后应附上相关的支付依据（如：相关签批人就某付款报告的批准签字原件、合同及协议书的原件或复印件等），以方便进行核算。经办人必须在完成全部签批手续后方可至财务部支款。当月用款计划通过未审批或支取的不得累计到下月使云南百大物业服务有限公司章 节 号 0.5版 本 号 第 D/1 版标 题管理制度 本 页 更 改 第 0 次页 码 第 2 页 / 共 7 页用。财务部对没有经过签批并且无效的计划外用款报告和请款单，不予支付。用款审批支付1、用款审批1、1审批的一般程序（具体以公司ERP审批链为准）经办人 综合主管 小区主任 副总经理 总经理12审批时间每周二、四下午14：00-17：30；相关审批资料交地产前台汇总后，由地产前台统一报批；2、用款支付21借款支取及公司管理费用报销21. 1 借款的支取和报销211.1 公司内各部门办理具体业务需借用公司款项时，要到财务部领取“借据”， 填制完毕、经审批后方能借支，借支款项应对应月度用款计划列项方能发生。211.2 各部门借支款金额一次达1000元以上的，需提前一天与财务部预约。211.3 借用款项或领用支票的，除特殊签批外，应在费用发生后二周之内报销，财务严格执行前帐不清、后帐不借的原则。借款人应按财务部要求的时限办理核销手续，逾期不予办理的，财务部有权从下个月起从借款人本人的工资中直接扣除。21 1.4 经办人员申请领用支票的，报销时应按规定填写“用款报销单” ，并将使用支票号码填在发票上； 借支现金的，报销时应按规定填写“费用报销单”；借支差旅费的，报销时应按规定填写“差旅费报销单”，完成签批手续后方可报销。 费用报销的方法2121公司办公用品的购置、保管和发放工作由公司行政组云南百大物业服务有限公司章 节 号 0.5版 本 号 第 D/1 版标 题管理制度 本 页 更 改 第 0 次页 码 第 2 页 / 共 7 页负责。办公用品采取集中采购、按需领取、登记、库存盘点、费用核算的原则。2122差旅费用，出差人员应按要求填写出差任务书，列明出差人员人数、交通工具、出差地点、途经城市、往返时间等，财务部根据差旅费报销标准等有关文件核定差旅费借支金额，报总经理审批；出差结束后一周内报行人部审核并至财务部办理核销手续，核销时由财务部按照计划进行审批。 办公用品的管理 办公用品管理体系1、公司在开展工作时，需要一些必要的办公物品才能使工作顺利完成，公司根据工作需要为职员配置办公用品。2、办公用品的购买、保管和发放工作由公司行政组负责。办公用品采取集中采购、按需领取、登记、库存盘点、费用核算的原则。 办公用品的配置种类1、办公用品的配置，以节约、适当、可用的原则，根据工作性质，并按物品使用特性划分为公共用品、个人用品和专业人员用品。2、公共用品：部门领取，共同使用。如磁盘、墨盒、碳粉、复印纸、复写纸、文件架、文件夹、（牛皮纸）文件袋、装订线条及封面纸、扫帚、字纸箩、钉书机、保洁用品、白板笔、光笔、档案盒、茶叶、纸杯、安全云南百大物业服务有限公司章 节 号 0.5版 本 号 第 D/1 版标 题管理制度 本 页 更 改 第 0 次页 码 第 2 页 / 共 7 页帽等。3、个人使用品：由个人使用保管。如：信纸、记事本、透明塑料文件袋、名片册、工牌、笔、碳素笔、圆珠笔、墨水、胶水、曲别针、大头针、夹子等。4、专业人员使用品：部门领取使用。如彩笔、专用文件袋、文件夹、帐簿、单据、名册、印台、印油等。5、局部使用或特殊用途的办公用品，统一由行政组管理。配置品种可根据工作或需要增加、更新品种。 办公用品的采购程序1、为了统一限量，控制用品规格以及节约经费开支，所有办公用品的购买，由行政组统一负责。2、公司各部门及人员根据工作需要，按照不超过部门办公经费和个人配置标准的原则，每月20日前将经本部门负责人审核签字的办公用品申报表报行政组办公用品保管人员，办公用品保管人员将审批后的办公用品申报表的金额、品种、数量进行汇总，行政主管根据有关规定核实报本部门经理审批后，由采购员按实（经审批的品种、数量、金额）购买。3、各部门有特殊需要的办公用品，使用部门必须提出书面申请报行政组，写明申请理由、时间、用途、物品名称、单位、数量，行政组根据公司现有物品情况先行进行调配，如无法调配，则提出购置建议，由使用部门按程序申报购置。批准后，由行政组负责购置、入帐、配发。如未经批准而擅自采购的办公用品，一律不予验收、报销。4、办公用品采购由行政组指定专人（采购员）采购，采购原则为：云南百大物业服务有限公司章 节 号 0.5版 本 号 第 D/1 版标 题管理制度 本 页 更 改 第 0 次页 码 第 2 页 / 共 7 页4.1、尽可能从超市购买，凭电脑单据报销；4.2、经过充分的市场调查，与有关厂家建立联系，由厂家送货上门，节约经费，提高工作效率；4.3、要求供货方开据发票内单独标记单项品种的数量、单价，手续齐全。4.4、提供财务部供货商的联络方式及地址，以进行市调核查，加强监督。5、办公用品保管人员根据各部门核报的需要的办公用品清单及购货发票核对验收入库，填制物品管理台帐。采购人员凭办公用品保管人员签字认可的发票向财务部报销。 办公用品的领用1、办公用品的保管和发放由行政组指定专人（办公用品保管人员）负责。办公用品保管人员应按勤俭节约的原则，充分、合理、严格办公用品的领用程序，分别建立部门及个人办公用品领用明细帐簿，注明日期、品名、数量、单位、规格、单价，认真登记及核实费用。2、各部门及人员办公用品每个月一次根据行政组经理审批后的办公用品申报表上的品种、数量发放，由各部门指定专人集中领取，不零星发放。 办公用品的管理1、部门及人员按月一次领取办公用品后，当月不再零星发放。2、各部门应加强管理，领用的办公用品，如有遗失或损坏由责任人负责赔偿；个人领用的办公用品由本人保管，如有遗失或损坏由本人负责，不再另行配发。3、人员离职时，须将使用期限较长的办公用品（如文件架、文件夹等）交回行政组，如有因保管、使用不当发生遗失、损坏现象的，则云南百大物业服务有限公司章 节 号 0.5版 本 号 第 D/1 版标 题管理制度 本 页 更 改 第 0 次页 码 第 2 页 / 共 7 页由本人做出书面说明，经所在部门负责人（部门负责人由分管领导）及办公用品保管人员签字核实后，由本人赔偿相应的经济损失。赔偿金由财务部从本人薪金中扣除或由本人将赔偿金交公司财务部后，行政组方根据财务部通知或收款凭据为其办理有关离职手续。原则上，离职人员交回行政组的办公用品一般先在其所在部门内调配给在职人员使用，如其所在部门不需要，再调配给公司其它部门使用。办公用品保管人负责如实将交还及调配情况记录在部门及个人领用明细帐簿中。4、办公用品严禁带回家私用。5、已采购物品由行政组指定专人管理，对办公用品实行品种登记台帐。认真统计库存、购入、领用、余额，每月汇同财务部盘点一次库存办公用品，填写库存统计表，并根据库存情况，在满足保证办公效率情况下，使库存最小化，压缩行政费用。计算机及网络系统使用规定电脑设备部分电脑硬件包括：电脑主机、显示器、键盘、鼠标、不间断电源等。1、 各部门电脑设备应由使用人保管，未经同意，任何人不得擅自使用他人电脑。员工应爱护且规范合理的使用计算机、打印机及其他外设办公设备，不得摔打或故意损坏电脑设备及相关外设配置。2、 员工不得任意搬动和拆卸电脑、打印机等设备；不得打开计算机的机箱，更换或拆装其零件；不得在未经允许的情况下交换计算机及其外设。遇到故障应及时通知管理员解决问题，管理员应在2小时内进行查验、回复。3、 员工不得随意改动电脑硬体环境的参数设置。不得在计算机上安装不明来源及存在危害公司计算机及网络系统可能的软件。网络部分电脑网络包括：各类网络设备及相关网络软体云南百大物业服务有限公司章 节 号 0.5版 本 号 第 D/1 版标 题管理制度 本 页 更 改 第 0 次页 码 第 2 页 / 共 7 页1、 员工必须按照自己的权限进行工作，不得将权限密码泄露给他人或窃取他人的权限对系统软、硬件进行任意的修改和设置。如因权限密码泄露而造成的不良后果，由电脑保管者自己负责。2、 员工不得擅自拆卸任何有关网络的设备。网络发生故障后，切勿擅自乱动，应及时通知网络维护员协助排除故障。3、 公司将对每台电脑的IP地址进行统计备案，不得擅自更改IP地址，如发现擅自更改IP，将对电脑保管者处以50元罚款。4、 公司将对网络进行实时监控，员工在上班时间不得玩任何电脑游戏、不得利用公司网络接入或浏览色情、迷信、反动及任何违反国家互联网相关法律法规的网站及其内容。如发现上班时间玩游戏或浏览不健康网站，将对该电脑保管者处以50元罚款。5、 外来计算机在未经允许及未经检查的情况下，不允许接入公司网络系统。所有外来计算机必须经网管员检查确认没有危害公司网络系统危险可能的情况下，才允许接入公司网络。软件部分电脑软体包括：电脑内硬碟中所装的操作系统、工具软件、应用程式以及各类程式。1、 ERP系统：员工必须使用自己的权限进行工作，不得把自己的使用权限密码泄露给他人。如因泄密而造成严重后果将由该使用人自己负责。ERP系统如出现故障或流程修改等需及时通知网络管理员进行处理，管理员应在2小时内进行回复。2、 员工不得擅自使用、复制或利用公司网络资源下载任何来不明、涉及版权、有可能携带病毒及任何有可能危及公司网络安全的软件及其他资源。3、 员工不得在电脑内安装或利用公司网络资源下载并使用BT（俗称：变态下载）、电驴（eMule）等任何类型的点对点（P2P）传输软件及其他已知或未知对网络资源消耗巨大并与现有电脑作业系统相抵触的系统软件及程序，如发现将对电脑保管者处以50元罚款。4、网上下载的软件、外来文件及移动硬盘、U盘等称动设备应杀毒后再打开再进行局域网内部传输，以免交叉感染病毒。5、对打印文件进行监控，不得打印与工作无关的文件，浪费公司资源，如发现员工打印与工作无关的文件，将对该电脑保管者以20元罚款。6、每台电脑的账户设置密码，多人共用一台电脑时,为了用户之间不相互干扰，所以实行多账户管理。每台电脑的保管者使用一个独立的账户并设置账户密码和屏保密码，不得将自己的账户密码泄露给他人，如监控发现哪台机违反相应管理规定，将对这台机保管者进行相应处罚。7、 员工不得擅自在电脑内安装使用任何与工作不相干的游戏软件、电影、音乐、FLASH及其他文件资料。会议管理办法原则公司所有会议均本着精简、高效、充分、节俭的原则运行。1、严格控制会议数量和规模；2、实行科学管理会议；3、讲究会议实效，养成良好会议风气；4、培养会议时间观念。会议管理细则公司每周例会管理1、公司周例会是公司进行集中决策、内部沟通和民主管理的重要形式，是公司进行一周及进期工作安排的有效方式。2、基本内容：上周工作总结和本周工作计划，及时协调工作中的问题，对未来一周及几周的工作重点进行布置、安排。 3、开会时间：每周二上午8：30。 4、参加人员：部门领班以上人员（特殊情况由行政组安排其他人员列席）。会后跟踪1、会议内容总结整理；2、会议议项的检查、督办及跟踪（根据其紧迫性和重要性进行跟踪）。 档案管理暂行办法1、档案管理体系和职责1.1、公司档案是指公司在经营管理及建设活动中形成的有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。云南百大物业服务有限公司章 节 号 0.5版 本 号 第 D/1 版标 题管理制度 本 页 更 改 第 0 次页 码 第 2 页 / 共 7 页1.2、公司档案（包括由各部门和各分子公司保管的档案）由行政组负责管理，各部门指定专人保管与本部门业务相关的文件资料复印件，并就归档与查借阅档案资料与行政组配合工作。1.3、公司档案由行政组档案文员具体负责管理。档案文员应忠于职守，遵守纪律，有较强的责任心，严守秘密，要求具备一定的专业知识。 档案的分类和立卷1、公司行政档案是公司档案管理的核心部分，包括公司法人证照（营业执照、税务登记证、企业代码证等）、公司重要资产购置资料（含产权维修、售后服务等资料）、公司重要办公设备资料、上级来文（命令、批复）本公司要贯彻的重要决议与通知、规章、专业文件材料、对分子公司的指导性文件、公司历史沿革、大事记、公司财产、物资、档案等的交接凭证及产权材料、下级单位、同级或非隶属单位的来文等。2、财务档案包括公司财务核算会计凭证（原始凭证、记帐凭证）、帐簿（日记帐、分类帐、总分类帐）、会计报表、发票、登记簿、融资合同、验资报告及审计报告等。3、人力资源档案包括公司全体专兼职人员的劳动合同、应聘登记表、身份证及相关证照复印件、个人奖惩记录、培训情况、月（年）考核情况等。4、会议档案包括公司相关会议文件、记录、纪要和为重要会议准备的文件等。5、业主档案包括业主的6、声像实物档案包括对公司有保存价值的录音、录像、照片、影片等辅以文字说明的历史记录，以及各种奖状、奖杯、牌匾、锦旗等。 归档要求1、为保证文件材料的安全完整，归档的文件材料的形式、积累、整理、归档等环节要做到科学化、制度化。2、起草应归档的文件材料，对最后定稿的书写、修改、签发必须用碳素墨云南百大物业服务有限公司章 节 号 0.5版 本 号 第 D/1 版标 题管理制度 本 页 更 改 第 0 次页 码 第 2 页 / 共 7 页水、毛笔或钢笔，不得用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水、红墨水书写，并不得复写。3、凡公司缮印发出的公文（含定稿和两份打印的正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件）由行政组收集归档。4、一项工作由几个部门参与办理，在工作活动中形成的文件材料，由主办部门收集交存行政组，会议文件由行政组收集归卷。5、公司人员外出学习、考察、调查研究、参加上级公司召开的会议等公务活动的相关人员核报差旅费用前，必须将会议的主要文件资料向行政组办理归档手续，行政组经理、档案文员签字认可后，财务部门才可给予核报差旅费。6、公司召开会议，由会议主办部门指定专人将会议材料、声像档案等向行政组办理归档手续，行政组经理、档案文员签字认可后，财务部门才给予报销会议费用。7、因公拍照、摄像的胶卷、录像带，应附照片、录像说明，按期归档，个人不得留存。8、职员工作调动或离职，在离开岗位前要交清文件材料，经本部门领导和行政组档案文员签字认可后，行政组方可准予其办理手续。9、公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整（公文上的各种附件一律不得抽存），办理完毕后及时交行政组归档，并按照规定认真填写存档登记表（附表），记录存档情况以备查。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁，否则公司将追究其责任。 档案保存期限：文件保存期限除政府有关法令或本公司其他规章特定者外，依下列规定办理。1、永久保存：1.1、公司章程；云南百大物业服务有限公司章 节 号 0.5版 本 号 第 D/1 版标 题管理制度 本 页 更 改 第 0 次页 码 第 2 页 / 共 7 页1.2、组织规程及办事细则；1.3、财务报表；1.4、政府机关核准文件；1.5、不动产所有权凭证及其他债权凭证。1.6、其它经核定须永久保存的文书。2、十年保存2.1、预算、决算书类；2.2、会计凭证；2.3、公司计划资料；2.4、其它经核定须保存十年的文书。3、五年保存3.1、期满或解除之合约；3.2、其它经核定保存五年的文书。4、一年保存：结案后无长期保存必要者。 文件材料归档要求1、公文承办人员应及时将办理完毕或经领导批存的文件材料及时归档。2、各部门经办人员须及时将己办理完毕的文件、证照及资料等交存行政组归档，并按照规定认真填写文件资料存档登记表（附表），记录存档情况以备查。3、档案文员应及时将交存的文件材料，按照“案卷类目”条款，放入平时保存的文件卷宗内，并在案卷目录上注明交存情况。 档案管理要求1、档案管理要做到“七防”，即：防火、防盗、防光、防潮、防尘、防有害生物、防污染。2、档案管理要实现“三率”指标：归档率、完整率、准确率均达95%以上。 档案的查借阅及保密1、 档案资料是企业的宝贵财富，是公司的历史凭证，为了有效安全地利用云南百大物业服务有限公司章 节 号 0.5版 本 号 第 D/1 版标 题管理制度 本 页 更 改 第 0 次页 码 第 2 页 / 共 7 页资料，必须遵守查借阅及保密规定。2、各部门经部门领导及行政组经理同意后可查阅档案。3、外单位查阅档案要持介绍信，一般性的必须经公司行政组经理批准，重要的机密须经公司领导批准，会计档案要财务部门派人随同查阅。4、各类档案原则上不能借出行政组，以确保档案原件的安全。5、公司外有业务联系单位需借出档案资料原件的，须经行政组经理和主管行政副总经理签字同意后，方能借出使用。6、公司各部门有因业务需要须借出使用行政组的存档保管的档案资料的，必须要办理借阅登记手续，借阅人须认真填写借阅文件资料登记表（附表），写明借何文档（注明是否原件）、用途、借阅时间、预计归还时间、借阅人等。借阅期为一周到半个月，延长时间须重新登记，在借阅期内如遇到非常情况或借阅人调动、公差、休假、探亲时，应及时返还借用的档案材料。7、借阅的档案、资料不准乱涂、污损、抽换、剪接拆散，不准乱写乱画，不准转借他人。返还档案资料时档案文员要逐张清点，经核查无问题，方可履行注销手续，并注明归还时间。8、机密、绝密或人事档案查阅，须经行政组经理和分管行政副总经理签字批准，并在行政组（财务档案在财务部）阅档，未经批准不得抄录。 9、未经领导批准，档案资料不得公布。 10、增强保密意识，发现问题及时采取措施，堵塞漏洞，保证文件档案的绝对安全，档案文员、查（借）阅人都必须遵守保密制度。11、查阅人要求复印所查文件材料时，一般的由公司行政组经理批准，重要的由公司领导批准，秘密文件不得复印。12、查阅档案的人员，必须遵守有关规定，严守阅卷的保密要求，未经领导批准，不得抄录、复制、拍照档案资料，不得公开播和泄露传档案资料、云南百大物业服务有限公司章 节 号 0.5版 本 号 第 D/1 版标 题管理制度 本 页 更 改 第 0 次页 码 第 2 页 / 共 7 页的保密内容。13、机密文件资料，由行政组经理指定专人负责传阅、保管，不得把文件随意转借他人或随身携带，不得在电话中谈论，不能用普通邮政传递。14、机密、绝密级档案资料只能以文字形式存档，不得以电子文本存放于网络服务器。15、设定公司档案资料网络信息的查（调）阅权限，非相关人员无权查（调）阅有关的档案资料网络信息，以防止泄密。 电脑信息档案的管理1、电脑信息是指存储于计算机硬件或软盘并可通过计算机系统进行读取的信息。2、电脑信息的管理2.1、电脑信息以每台电脑为单位，由公司分配并确定的部门使用和保管，电脑联网信息由行政组负责管理，并由行政组负责编制电脑使用登记表、编号及管理，各部门指定专人协同配合。2.2、电脑使用部门应当对存储于电脑硬件和软件内的信息编制系统的文件目录，要目录和子目录的设定应当同本部门的业务相适应，并根据其变动情况及时调整。2.3、使用部门应当对自己保管的电脑信息备份，重要文件应当作两份备份。2.4、为了保证存储于电脑中的信息的安全，使用部门应由本部门指定的管理人每周对电脑进行一次杀毒或安装杀毒监控软件，发现问题应当及时报请行政组信息管理员处理。2.5、存储于电脑硬件或软盘的信息文档应当设置和保存书面文档，并按书面文档的归档程序保存和归档。4、电脑信息的保密4.1、电脑信息的密级分为秘密、机密和绝密三级。4.2、电脑使用部门应当充分注意电脑信息的保密工作，对于需要保密的文云南百大物业服务有限公司章 节 号 0.5版 本 号 第 D/1 版标 题管理制度 本 页 更 改 第 0 次页 码 第 2 页 / 共 7 页件必须加密，对于绝密文件不应当存放于网络服务器。4.3、有关保密的其他规定适用档案保密的相关规定。 声像档案管理1、声像资料的收集声像档案是指本公司各部门或个人在社会实践活动中直接形成的对国家、社会和公司有保存价值的录音、录像、照片、影片等辅以文字说明的历史记录，由录音带、录像带、摄像带、影片（母片）、照片（含底片）等文字说明两部分组成。声像档案是公司档案的组成部分，由行政组实行集中统一管理。公司声像档案收集范围为；1.1、反映公司主要职能活动工作成果和存在问题的声像资料；1.2、公司有关人员和著名人物参加的与公司有关的重大活动的声像资料；1.3、公司有关人员组织或参加的重要会议，会见以及外事活动的声像资料；1.4、涉及公司和商业系统权益的声像资料；1.5、其它具有保存价值的声像资料。2、声像档案资料收集的时间要求2.1、声像档案资料应在形成后一个月内由经办部门与其它载体形态的档案同时交存行政组。2.2、行政组应随时收集零散的、具有保存价值的声像资料。3、声像档案收集要求3.1、录音带、录像带、摄像带、影片、照片（含底片）和文字说明要收集齐全，按时归档，并建立归档控制措施。凡未按规定归档的，其形成费用不予报销，以防散失。3.2、接收原件、原版，特殊情况下可接收复印件。3.3、声像资料的内容要真实，底片、原件与影像、复制品要相符。3.4、行政组有责任随时征集重要声像资料。3.5、声像档案费用的报销：公司或个人凡按本办法第十四条第1条形成声云南百大物业服务有限公司章 节 号 0.5版 本 号 第 D/1 版标 题管理制度 本 页 更 改 第 0 次页 码 第 2 页 / 共 7 页像档案的费用，须将档案资料按规定要求交存行政组，并经行政组档案文员签字认可后，财务部门方能给予核报费用。4、声像档案的整理4.1、声像档案的整理，包括分类、组合、排列和编目，使其系统起来，便于保管和利用。4.2、声像档案的整理由摄录人员负责，档案文书协助。4.3、声像档案的分类、编号：4.3.1、照片档案按年代、问题分类，同属一类的照片按时间顺序编号，同时填写其底片号。4.3.2、录音带、录影带、摄像带按年代、问题编号。同一内容分录几盘的应视为一个案卷，编一个案卷号，然后每盘再依次编排序号。4.4、保管期限：应视其内容的重要程度、时间、名称、可靠程度、有效性等因素，划定保管期限。5、文字说明的编写要求1、准确揭示档案材料的内容，概括其反映的全部信息，标注项目正确齐全。2、照片的自然张（内容相近的亦可以若干张）编写文字说明。录音带、录像带、摄像带按案卷编写文字说明。一组声像资料联系密切的应加文字说明。3、文字简洁、语言通顺。4、时间用阿拉伯数字表示。6、编制格式1、照片编制采用横写格式。其格式为照片/底片号-文字说明-参见号-摄制时间-摄制者。2、录音带、录像带、摄影带的编制格式：在盒套上置标注页，按要求逐项填写。7、声像档案案卷要求云南百大物业服务有限公司章 节 号 0.5版 本 号 第 D/1 版标 题管理制度 本 页 更 改 第 0 次页 码 第 2 页 / 共 7 页7.1、将具有共同主题内容的若干份声像资料组成案卷，集中编放。7.2、卷内目录：照片、底片以自然张为单元填写卷内目录；录音、录像带、摄像带以盒为单元填写卷内目录。7.3、卷内备考表：用于说明卷内声像材料的整理、变动情况。8、 声像档案的开发利用8.1、编制的声像档案目录、卡片等检索工具，为利用提供方便条件。8.2、建立声像档案借阅、利用制度，严格审批手续，根据声像档案的机密程度，确定利用范围。8.3、具有专利的声像档案，外单位利用时，应按中华人民共和国专利法的有关规定办理，己移交档案馆的，所得专利收益，原则上应拨给原移交单位，档案馆收取保管费。8.4、声像档案原版一般不得借出档案室之外，如有特殊需要，经主管行政副总经理批准后，方可限期外借。利用率高的声像档案可将复制件外借；外单位借用或复制声像档案，由行政组负责办理，并按有关规定收费，实行有偿服务。如在借用中造成损坏，则由借用单位负责赔偿。8.5、在不影响保密的前提下，各部门可利用声像档案进行培训、广告宣传、编辑综合性或专题性画册和资料片等，积极开发利用现有的声像档案 档案网络化管理通过档案管理软件的引进和开发，逐步建立公司档案资料信息的网络化管理，设立查阅权限系统，在达到档案资料查阅快速、准确、方便的要求的同时，加强档案资料的保密工作，以充分提高工作效率，实现档案资料的网络化管理。 档案的鉴定与销毁1、公司成立档案鉴定小组，由主管行政副总经理、行政组经理、档案文员组成。在鉴定档案时，根据需要吸收有关部门负责人或专业人员参加。2、行政组对已到保管期限或确无保存价值的档案提出拟销清单，云南百大物业服务有限公司章 节 号 0.5版 本 号 第 D/1 版标 题管理制度 本 页 更 改 第 0 次页 码 第 2 页 / 共 7 页经鉴定小组逐件鉴定后，填写销毁清单并提出书面报告，报主管行政副总经理审批。3、经批准销毁的案卷，由行政组经理监销。4、由档案文员做销档工作记录，并由主管行政副总经理、行政组经理、档案文员签字，以备查。 档案文员工作职责 1、行政组档案管理工作是公司工作的重要组成部分，是提高公司工作效率和工作质量的必要条件，是真实反映公司历史发展过程的一项重要工作，公司在工作中形成的全部文件材料，由公司行政组统一管理。 2、档案文员要求有较强的事业心，熟悉本专业知识，方能胜任本职工作。3、档案文员平时要管好、收集、积累资料，保证资料完整、齐全，在每年初将上年的文件、材料整理立卷，无保管价值的资料清理后，报经公司领导批准销毁。 4、按时按规定立卷，分类准确，排列系统，标题确切，字迹工整，检索完备。 5、科学管理档案，勤检查、勤记录、勤整理，建立月、季度整理报告，做好防雷、防火、防盗、防虫、防鼠、防丢失、防泄密工作，保证案卷安全完整。 6、严格鉴定、销毁、借阅、交接制度。 7、档案文员熟悉存档保管的档案内容，及时准确地向领导和有关部门提供及时有效的服务。 8、如档案文员工作有变动时，交接双方须认真核对，履行完善的交接手续，并报请行政组经理审核批准。 档案管理的责任追究1、 对于违反档案管理制度，因下列行为给