药品生产中系统管理构建 物料管理系统.doc

物料管理系统Masterial Managemnt System目 录A、市场预测 A1-2B、生产计划 B3-7C、采购 C8-9D、材料待检和入库 D10-11E、生产作业计划的编制和下达 E12-14F、领配料 F15-17G、生产和包装 G18H、成吕待检和入库 H19I、开票发货 I20-21J、追溯 J22K、产品成本核算 K22-23附：物料管理系统示意图表格1-36A、市场预测：A-1：计划部门在下一年度前二个月将表（1）填上产品代号、品名、规格和预测月份送销售部（一品种一张即一个代号一张）。例：1A-2：销售部门按月填上当年预测品种在预测阶段的销售量，同时填上前二年该品种实际销售量和后二年预计量，然后送至计划部门。例：2A-3：计划部门除增加新品种提供表（1）外，原有品种不再提供按A-1规定的表（1）仅提供空白的表。A-4：预测期以一年为特定期限，销售部门可根据市变化情况允许在一定期限内进行调整（一般为三个月）。调整后的表（1），销售部门按A-2要求送至计划部门。A-5：表（1）中前二年实际销售量的放置，其目的为提供当年市场调研和编制预测作为依据，后二年的预计量为编制采购计划及生产计划提供参考数据。A-6：销售部门有可能发生临时订货的情况，故必须填写“增补订货”单（表28），送计划部门。例：3例1计划部门填写图表中画图的内容：1）代号：成品代号2）包装规格：根据生产文件3）预测期限：以十二个月为期限例2销售部门填写图表中画图的内容：1）提供日期：指该预测发放日期2）单位以万片、万支、万瓶表示3）制表人填表人签名例3销售部门填表中内容1）代号：成品代号2）名称：成品品名3）定货数量：客户需要量4）要求发货日期：按客户要求5）客户代号：由销售部门制定6）客户名称7）制表日期：填写本表日期8）制表人签名计划部门填表中的内容：9）备注：核对产品原材料及包装材料库存情况、成品库存情况及目前生产情况。10）计划交货期：在核对后制定日期。B、生产计划 以市场预测十二个月为基础计算出成品的生产量及材料的采购量。 如何产生生产计划及计划用表（2）、（3）、（4）、（5）举例说明如下： B-1：将全部市场预测中每个成品按月按月分别转入到“生产计划表”（表2）、并将“生产计划表”表头填好。例1 B-2：在“生产计划表”的下部将材料名称、代号和用量填好，但这些数据由批生产记录复印中提供。例2 B-3：计算出每月所需有利于产的数量。例3 B-4：假如计算结果超过“0”，不必安排生产。 B-5：假如计算结束为负数，必须开始计算批量。例3 B-6：计算出安全库存量+生产量-需要量的数量，将被用于下月的库存量。例4 B-7：重复B-3到B-6，直到全部市场预测计算完。B-8：移动生产批量倒退时间（取决于提前时间）。例5B-9计算出大量产品的需要量，如包装材料、标签等。例6B-10：重复B-1到B-9，直到全部市场预测计算完。B-11：将“生产计划表”中的每仲材料，转入到一个新的需求表中（表3）。例7B-12：检查全部生产计划与需求表内容是否相符，并注意在需求表中同一材料有于不同品种的数量进行核对。B-13：重复B-11到B-13，直到全部材料已经计算完毕。B-14：将所需风买的材料，转入“采购计划表”（表4）。例9B-15：“采购计划”将被送到采购部门。B-16：将全部计算出的产品生产批数及各种所需材料，拼入到汇总计划。例10例：1计划部填写图表中部分画圈的内容如下：1）代号：成品代号2）产品名称、成品名称3）标准批次量：根据生产文件4）单位：根据生产文件5）提前时间：根据生产文件6）收率：根据生产文件7）批产量：标准批次量收率%8）计划量：市场预测提供9）库存量；由库卡提供10）安全库存量凭统计及经验决定例：2 计划部填写图表中部分划圈的内容如下：1）代号：根据生产文件、材料代号2）材料：实际配方品名3）单位：实际配方重量或体积4）批需量：根据生产文件规定例：31）计算一个月的需要量1（计划期） 公式：A=D-C-BA=需要量1 B=安全库存量 C=计划量 D=库存量2）计算一个月的批系数（E） 公式：E=A/批产量 假E0不必按排当月生产。假E0必须开始计算批量。3）决定批数的原则： 批系数（E）所得负数，不到-1，按1批计算，超过-1而不到-2，按2批计算，依次类推。4）依上述公式将12个月计算完毕。1）下月库存量的计算： 公式：D=A+C-B D=下月库存量 A=安全库存量 B=需要量1 C=生产量例5假如提前时间为一个月，则生产批数将被提前一个月计算。例6将每一成品所规定批产量的材料量，按每个月计算出的生产批数，给予计算填入表中。例：7生产计划表中所列举的每一种材料，逐个单独的传入需求表中，即一张需求表上允许填写一种材料品种。1） 代号： 材料名称： 由生产计划提供 单位：2）标准批次量：生产文件提供3）提前时间：由生产资料提供4）收率%：由生产资料提供5）批产量：标准批次量收率%例8将所有成品中需要同一规格的材料，全部归纳在需求表中，并将每个月用量计算出来，多面手每个月相加，便得出每月需要总数。例91）制作采购计划 从需求表中将代号、材料名称、单位转入到采购计划表头中。2）将总需求量移到采购计划表中计划量项。3）库存量及安全库存量从库卡中提供 计划量的采购一般加上安全库存量的总和。如果上年留有库存量，则减去库存量。保持安全库存量+需求量=计划量。安全库存量可保持一定量。4）预测期：根据生产计划要求，加上采购所需用去的期限，而确定期期限。例10 1）将所有生产计划中的成品，每月需生产的批数及各种材料每月所需进行汇总。 2）按不同类型分类代号进行汇总便于查阅。 3）期限可分6个月及12个月。C：采购 C-1：按计划部下达的表（5）采购汇总计划，采购部门应考虑供应商生产时间。运输、报关、化验等因素并制定出订货提前时间，决定何时采购。 C-2:非计划采购（因客户增补货或成品不合格等因素），由计划部门采购请购单（表31）通知采购部门。例1 C-3：材料即将到达或已到公司仓库时，采购人员按每一品种一份填写“采购四联单”，送到仓库收料员。例2 化验申请书（质检联）表6 收料报告（采购联）表7 收料报告（计划联）表8 库卡（仓库联）表9 C-4：材料经仓库验收后，由收料员填写“采购四联单”中有关内容，并将单据分发有关部门，计划部门将建立材料库卡，采购部门将随同合同归档。该二部门一旦接收到化验证书（表26）的结论，再决定该批材料的舍取。例3 例1由计划部门填写表中的内容：1）代号：材料代号2）品名：原材料名称3）要求发货日期：计划部门提供4）要求数量：材料量5）请购部门：计划部门签名例2采购部门填写图表中内容：1）代号：材料代号2）名称：材料名称3）定购单号：合同号4）供应厂商：材料供应厂家5）定购数量：按合同订购量例3库区填写表中内容：1）批号：由仓库主任提供内部提供指定批号2）收料日期：指材料到库验收日期3）收料数量：总数量4）包装件数：包装数5）单位包装重量：每件包装重或件数6）单位：采用哪种度量衡7）包装形式：指桶。袋、箱、瓶等包装容器8）原材料验收人：批材料验收人签名9）供应商批号：批号或次批号D、材料待检和入库： D-1：材料到达仓库经化验合格后，收料员随同发票完成填写“收货三联单”，内容除“采购四联单”中已明确外，尚须填写下列内容。例：1 D-2：决定批号： 仓库主任在计划部门给予的批号记录表（表13）中，按到货次序，按次填写批号编排并将此数作为材料的批号，填入“采购四联单”中。例2。 D-3：仓库主任在“收货三联单”签字后，交给管理员，将“三联单”发送如下： 收货三联单，库卡联（表10）：留仓库作为库存记录 收货三联单，会计记帐单（表11）：作为成本核算依据（随同发票） 收货三联单，财务对帐联（表12）：作为财务对帐依据。 D-4：入库： 将材料随同化验证书（表25）和库卡（表9），转入合格库区，由材料员作为库存帐。例：3例1库区收料员填写图中画圈的内容：1）仓库编号：库区记帐用编号2）发票编号：供方发票号码3）供应厂商批号：为该批材料原批号4）质量规格：符合哪种标准5）帐号：供应厂商银行开户帐号6）单价：以元人民币计算7）运费：材料运输费用8）关税：进口材料支付费用9）总价：该批材料总费用10）仓库主管、制单人、仓库记帐人分别签名11）备注：填写化验证书号例2批号记录的编排由计划部门统一规定，发放至仓库。1）批号：由六位数字组成。 XXXXXX 年末尾数 月份 顺序号每月一份，依次排列，不论品种。凡属生产用材料均需记录。2）代号：材料代号3）批准名称：与质检部统一对材料的命名。4）次批号：同一品种不同批号，但只能给一批号，可用英文字母区别同一品种不同批号。5）日期：指给予批号的日期。6）签字：指给予批号的人。例：3表头填写同四联单1）配料量：对某一成品所需用量。2）结存量：收料数量减配料量，直到该材料结存量为“零”时，将其送QC归档保存。3）化验证书号：由质检部门内部编号。E、生产作业计划的编制和下达： 周密的计划被分为日计划程序及周计划程序。 日计划程序活动包括：材料库、生产、包装材料及成品库全部有关材料的流动。 周计划程序包括： 编制周计划提供生产所需文件E-1：日计划程序E-1-1：货物接收1）计划部门将提供“批号系统”SOP，予先制定好收货批号册。一式二份，一份自留，一份交材料库。（表13）2）当“采购四联单”（表8）到达计划部门时，此批号将被登记在批号册上同时建立材料库卡（表9）。例13）仓库发生材料损耗时，仓库主任先作库存平衡后，发“损耗报告”（表31）至计划部门，计划部门同进作库存平衡。需要时提出请购单（表30）送至采购部门。E-1-2：半成品库存1）生产完工单（表19）随同计划生产指令发送至生产车间。2）车间将包装前的半成品填入生产完工单中，送至计划部门，将其放在“待验”卡片夹中。3）半成品如不合格时，一方面检查原因，另一方调整下周生产计划，如检查材料库卡发现有短缺现象，便填请购单（表31）送至采购部门。E-1-3：成品库存1）将成品库卡（表22）随同下达周计划生产文件指令送生产车间时，自留一份，放“待检”卡片夹中。2）车间将成品完工单（表24）一式二份，分别送往计划部门销售部门，同进将成品入库单（表23）。成品库卡（表22）和待检成品发送仓库。3）成品化验证书（表26）一式二份，一份到计划部门，将成品库卡和成品完工单，由“待检”夹转至“合格”夹中，并填写体验证书号于成品库卡中。一份到库区，将成品由“待检”库转入“成品”库，并将化验证书号填入成品库存卡。例：2E-2：周计划程序周计划涉及完成一周的生产活动。如编制周计划。发放生产文件和追补订货等。E-2-1：依据1）汇总计划表（每月生产多少品种和批量及半成品量等）2）成品库存量3）追补订货量4）半成品（在制品）和原辅包装材料库存情况E-2-2：按周作业计划制定生产指令1）按批号系统SOP确定成品批号（表13）2）确定产品有效期3）制备生产文件指令和编制周计划（表14）E-2-3：生产文件指令的组成：1）批生产文件指令的组成； 批生产记录取 （表15）1份 领料单 （表16）2份 核料单 （表17）3份 半成品和成品送检单元 （表18）1份 生产完工单 （表19）1份2）批包装文件指令的组成 批包装记录本 （表15）1份 领料单 （表20）2份 核料单 （表21）2份 成品库卡 （表22）1份 成品入库单 （表23）1份 成品完工单 （表24）2份例1当采购四联单（表8）到达计划部门时，将有关内容转到库卡上。例21）当成品完工单（表24）送至计划部门时，将有关内容填转到库卡上（表22）。2）当该批化验证书送至计划部门后，将证书号填转成品库卡上。F、领配料 F-1：生产材料配料指令1）配料指令是计划部门发往生产车间的生产指令的组成部分。如下： 领料单（表16）2份 核料单（表17）2份2）由车间将柄料指令交仓库主任3）仓库主任将二份核料单交质检员，二分配料单交配料员。F-2：配料（同一单只配一种）1）配料员将领料单交库区运料员。2）库构运料员凭领料单找到所需材料的货位并将料动到配料区。3）配料员在配料的同时在领料单上填写材料 批号、配料数量。全部配料结束，将所配料数量填于材料库卡（表9）例：14）将原包装多余材料，由运料员送回原货位。5）将盛配好料的容器或塑料袋上，贴上配料标签。F-3：复核质检员进行复核，复核后在二份核料单（表17）填上批号、配料量和含量（必要时），复核无误后，由配料员和质检员分别在二种单据上签名。例：2 F-4：文件交送领料单（表16）：一份发计划部门作库存平衡。；另一份送仓库作库存平衡。核料单（表17）：一份随所配的物料送生产车间，由车间收料人签字并归入批生产记录；另一份送仓库主管保存，并将复印件送至会计部门作成术核算。F-5：库卡1）原材料库卡当某一品种库存为零时，由仓库主任将库卡送质检部门评价室归入原材料批档案中。2）由于运输、配料不当引起的损耗，应由仓库主任填写损耗报告（表31），作好库存帐后，送计部门作库存平衡，以便考虑填写请购单（表30）。例：3F-6：包装装材料的领配料，原则同F-1到F-5。1）多余包装材料的退库。 车间已领取的包装材料在包装结束后，如有剩余需退库时，应填写退库单（表22），经仓库主任认可后，将退库材料运入原库位，并按退库单作库存平衡。例：4 2）车间因故需增补领 取包装材料时，应自填包装领 料单（表20）核料单（表21），文件交送按F-4办理。例：1库区配料员填写图表中内容：1）批号：收料时内部指定的批号2）配料量：实际称量或数量 2（净重）=3（毛重）-4（皮重）例：2质检员和配料填写图表中内容：1）签名：根据配料行数配料，配料员签名。2）复核：质检员核对后按行签名。例：3仓库主任填写图表中内容：1）代号和品名：材料2）批号：内部指定批号3）损耗日期：4）填表日期：5）供应厂商：材料 生产厂6）供应商批号：原生产厂批号7）运输方式：采用何种运输工具。8）损耗原因：9）仓库主管：签名例：41）发自：生产车间2）名称和代号：成品3）批号：成品批号4）名称和代号：材料5）批号：材料批号6）数量：实际数量7）发回日期：由库区填写8）收料日：由库区填写G生产和包装： G-1：当周计划及有关文件到达生产车间时，应立即制定出详细的进度及布置。 G-2：将所要用的一批产品表（16）、（17）、（20）、（21），送库存区进行领配料。 G-3：库区将要用的一批产品所配的料，送至生产区。 G-4：将核料单（表17）、（21）库区递交给车间收料工，对所送材料核对无误后签字。例：1G-5：签完字的核料单（表17）、（表21），一份留在车间，放入相应的批档案中，另一份退还给库区。 G-6：车间主任将批记录（15）发送各工段，各工段按要求进行操作。 G-7：未包装前的半成品完工后，填写生产完工单（19），送至计划部门。 G-8：成品包装完毕后，填写成品入库单（表23）、完工单（表234）完工单一式二份，一份送计划部门，一份送销售部门。G-9：车间主任将汇订记录（表15），核料单（表17）、（21），化验申请单（表18）及各项记录图表，度进行核查无误签字后送质检部门评价室，同时将入库单（表23）及成品库卡（22）随成品托架送至库区。例：1车间收料员填写表中内容：车间收料：收料员签名。H成品待检和入库： H-1：成品待检： 成品托盘到库时，成品管理员应根据入库单（表23）的产品名称、代号和批号下成品进行核对。并在入库单（表23）注上库区号将产品托盘在待检区就位；同时填写好成品库卡（表22）与入库单（表23）按代号放入“待检“库卡夹中。例：1 H-2：成品入库： 1）成品化验证书（表26）及合格标签到达库区时，有关项目核对无误，将成品库卡（22）从“待检”夹转至“合格”夹内；将成品托盘从“留检区”转入“合格区”时，贴上合格标签。 2）成品篚管理员按入库单（表23）的数量核对最终入库量后，填好成品库卡（表22）。例：2 3）成品库卡作发货记帐用，当该批库存量为“零”时，该成品库卡（表22）转入质检部订价室档案中。 4）成品化验证书另一份，由质检部门直接转发给计划部门，由计划部门作“入库”帐，。便于核对。例：1成品管理员就填图表中内容：1）代号：2）批号：3）成品名称4）入库量：每托架数量之和。5）托架数：每托架号之和。例：2A证书号：由质检部内总编制I开票发货 I-1：当销售部门收到成品完工单（表24）后，根据客户合同而开发货通各四联单。如下： 1）发货通知票销售联（表33） 2）发货通知票提货联（表34） 3）发货通知票仓库记帐联（表35） 4）发货通知票计划联（表36）I-2：开据发货票时，采取一货一票制，便于查对及计算成本。I-3：销售部门填写四联单中有关内容，并将客户合同随同随同四联单（表33）。I-4：由库区主任将四联单交给予成品保管员，负责填写表中有关内容，进行发货。并将单据交给负责运输人员，当运输完成，运输人员签字后，将单据交给库区主任，签字后将（表34）合同和运输发票交财务部门（表35）留库区记帐（表36）将计划部门，（表33）退还给销售部门。 例：2I-5：财务部门收到（表34）及有关单据，便开据增值税发票。I-6：计划部门及仓库，各自收到发货通知单（表35）、（36）后，对本部门的成品库卡进行消帐，并检查成品余量多少，便于下次发货。I-7：销售部门收到返馈发货通知单（表33），作为销售记录的凭证。例：1销售部门填写表中内容：1）购货单位：客户名称2）开票日期及地址：购货方3）品名规格及代号：成品4）单位：成品包装量5）数量：成品6）单价：包装单位价7）总价：数量单价8）制单人：签名9）会款方式：用“”表示。10）运输方式：用“”表示。11）纳税人登记号：购货单位12）开户银行及帐：购货单位例：2成品总库填写表中内容：1)发货批号：成品批号2）发货员：签名3）发货日期：成品出库日期4）运输员：签名5）仓库主管：签名J追溯 J-1：质检部门保存的追溯资料文件有： 材料库卡（表9） 核料单（表17）、（表21）成品库卡（表22）批生产档案（表15） J-2：如查询哪些用记得到我们某一批号的产品时： 1）查质检部门保存的该批的成品库卡，便能查明该批产品和数量发往哪些具体用户。 2）质检部门查不到方伯母成品库卡，说明 占有若库存。可在他库的“成品库卡”中查找，也可有销售部门“计划部门成品库卡中查找到”。J-3：生产某一批半成品时，我们需查询使用的哪些供货单位的哪一批原材料。 原材料有代号名称和批号三要素。 查明仓库踢的原材料库卡，也可在计划部门查询。（如仓库该批原材料已用完，其库卡转入质检部门中存档）。K产品成本核算计划部门将编制每个成品的“产品成本计划表”（表面化8）用于车间计算成本使用，其步骤如：K-1：将全部部产品所用材料名称及相应的代号，按代号次序填入“材料价格表”中（表27）。K-2：将“材料价格表”送至采购部门，填入制定的标准价格，但考虑到价格因素及材料规格有所变化，需每年调整一次。K-3：由计划部门将返回的“材料价格表”按成品分别编制“产品成本计算表”中。例：1、2K-4：计划部门将“产品成本计算表”复印送至财务部门处，进行 实际成本的计算。例：11）代号和材料名称：由计划部门负责提供2）标准价格：由采购部门编订3）单位：近照价格 币种填写4）定价日期：采购部门提供时间例：21）代号：成品代号2）产品名称：按生产文件规定的品种3）标准批次量：根据生产文件4）定价日期：采购部提供价格表日期5）计算日期：该表计算日期6）收率：根据生产文件7）批产量：标准批次量收率%8）单位包装规格：产品最小包装9）代号：材料代号10）材料名称：根据生产文件11）标准价格：根据材料价格表 表1 成 品 预 测 成品名称及规格 年 月 日提供日期 年 月 日 制表人：单位：月份当年-2实际销量当年-1实际销量年当11预测数当年12预测数预测数量实际销量一月二月三月一季度小计四月五月六月二季度小计七月八月九月三季度小计十月十一月十二月全年合计 表2生产计划表代号产品名称标准批次量单位提前时间（月）收率%批次量计划期（月）123456789101112计划量（预测量）库存量安全库存量（凭统计及验收）需要量（仓库供能力）批数（需量/批产量）生产量需要量生产批数代号材料单位批需量 表3需 求 表 代号产品名称标准批次量单位提前时间（月）收率%批次量代号产品名称 表4采购计划代号产品名称标准批次量单位提前时间（月）收率%批次量计划期计划量库存量安全库存量需要量I 表6 化 验 申 请 单 控制号代号批号原材料名称定购单号收料日期收料数量供应厂商定购数量包装件数单位包装量单位原材料验收人包装形式微生物检测号生物测验号备注：结果一送质检表7收料报告 代号批号原材料名称定购单号收料日期收料数量供应厂商定购数量包装件数单位包装量单位原材料验收人包装形式二送采购 表8收 料 报 告 代号批号原材料名称定购单号收料日期收料数量供应厂商定购数量包装件数单位包装量单位原材料验收人包装形式 表9 库 卡代号批号原材料名称定购单号收料日期收料数量供应厂商定购数量化验证书号失效日期二进制代码分析发送拒发安全库存量配料人日期产品名称产品代号批品批号配料量结存量表10收货三联单仓库编号 发票编号 代号批号原材料名称定购单号收料日期收料数量供应厂商定购数量包装件数单包装量单位原材料验收人包装形式供应厂商批号质量规格帐号实际单价（元）运费共税总价（元）外汇人民币外币人民币标准成本单价标准成本总价材料成本差异帐号金额仓库主管： 制单人： 仓库记帐：备注：一仓库计帐联表11收货三联单 仓库编号 发票编号 代号批号原材料名称定购单号收料日期收料数量供应厂商定购数量包装件数单包装量单位原材料验收人包装形式供应厂商批号质量规格帐号实际单价（元）运费共税总价（元）外汇人民币外币人民币标准成本单价标准成本总价材料成本差异帐号金额仓库主管： 制单人： 仓库记帐：备注：二财务计帐联表12收货三联单 仓库编号 发票编号 代号批号原材料名称定购单号收料日期收料数量供应厂商定购数量包装件数单包装量单位原材料验收人包装形式供应厂商批号质量规格帐号实际单价（元）运费共税总价（元）外汇人民币外币人民币标准成本单价标准成本总价材料成本差异帐号金额仓库主管： 制单人： 仓库记帐：备注：二财务对帐联 表13批 号 记 录批号代号批准名称A-Z次批号日期签字 表14周 作 业 计 划颁发：日期部门：抄送：代号日期批号品名实施人：备注表15批 生 产 记 录品名规格批号下达日期 签名方法日期页生产工序批次量代号BPR颁发日期签名BPR颁发日期签名工艺规程号BPRED日期时间操作步骤代号原料名称