会议营销流程(细).doc

会议营销详细流程会议流程会议现场时间安排11.8日下午确认到场，争取到场，维护客户11.8日12:00饭后集合到会场 12:0012:20前布置好会场 12:0013:10前动员会及培训演练13:10各岗位到岗13:30客户入场13:3014:00客户看视频 14:0014:05主持人开场（会议正式开始） 14:20场外撤岗14:0514:15以商会友14:1515:30讲师演讲 14:45开始分析客户15:3015:50唱单讲师 15:25全员待命15:5016:05咨询谈单16:0516:15抽奖 16:1517:00意向重点客户继续谈单17:0018:00总结会注意：1. 时间安排、人员组织协调，全部找各岗位负责人2. 撤岗人员在休息区要分析客户和演练谈单3. 主持人提醒2：00分开始下午会议4. 四点主持人引导唱单，有黑板报单，烘托氛围5. 会议课间，离场休息客户，意向客户都可以拉出来锁单6. 整个会议时间，只要客户愿意或接受我们都锁单成交7. 工作人员按要求轮换岗位休息8. 服从命令（服从，服从，坚决服从）9. 一切以会议为中心会销岗位安排名单 会议地点： 时间： 会务人员：16人岗位名称人员名单迎宾签到演示区领位门神助教拦截灯光DJ照相、摄像财务司仪主持人讲师场内负责人场外负责人物料负责人电话组备注岗位须知： （一）迎宾：这个岗位是客户来参加会议接触到我们的第一岗位，如同我们的门面一样，初次印象很重要，所以全程需要保持微笑，并持谦虚态度。标准话术：1 对于进入的每一位客户，需轻轻询问是否来参加会议的？客户回答：是，稍稍跟着客户走两步，告知客户电梯位置并如何到达签到台；客户回答：不是，需说声“不好意思”。（二）签到：此岗位需要做的事情就话术：在客户进入我们眼帘的第一时刻自客户来的方向第一人说“下午好”。其余人员说欢迎光临/欢迎参会”，随即第二个个签到人员需要说“先生/小姐，您好，麻烦出示您的邀请函件并赐两张名片”，及时确认身份是否使我们邀请过来的客户，确认完后，请客户在签到本上签到，在客户签到同时，第三人负责安排座位，并告知领位人员“XX先生的席位为xxx”，客户名片中注明席位。领位人：拿起参会证帮助客户套在脖子上后抬手示意说先生/小姐这边请，在引领过程中领位人员提示客户：“请将您的手机调整成关机状态”。领位人员把面片交予场控。一定要控制好先后流程，不能混乱了，可要求客户排队。此外签到台需安排一位负责，来处理一些紧急事情。*突发情况：1没带邀请函请出示您的短信。短信核对无误后方可安排席位2没有邀请函没有短信请告知贵公司全称（三）领位：需在签到人员告知客户席位号后帮客户带好参会证，并在引领过程中告知客户“XX总您好，麻烦您把手机调成关机状态，以免信号干扰会场的音频，影响老师讲课，非常感谢您的配合”。把客户带到席位做好后需跟客户讲到“XX总，会议稍后开始，如有任何需要帮助的，可咨询在后面的工作人员”，在离开会场之前把面片交予场控。*突发情况：1不戴牌子：不好意思先生/小姐，入会企业都有戴参会证，我来给您戴上吧（四）门神：检查客户手机确认关机后方可放行话术：先生/小姐麻烦您让我确认您的手机是否关机客户：好的*突发情况：客户：不行我有事，不能关机；我调成静音或震动行不行？答：不好意思，有规定麻烦您关一下，谢谢（五）场控：当场控拿到领位人员交予的名片时，第一时间在会场分析表中记录客户信息，并且需要在会议过程中观察客户的情况，及时告知场外负责经理。场控还需要负责会场内的纪律，如有客户在睡觉或者是窃窃私语或者是打电话以及不认真听讲，对于老师而言一切不礼貌的事情要及时制止。（六）助教：助教分别站在会场的四个角落，记录客户情况，锁定重要客户，锁定有从：衣着、笔记、气质、感兴趣程度去分析保护重点客户不受垃圾客户的影响*突发情况：1客户睡觉先生/小姐不好意思，会议正在进行不能睡觉2客户打电话先生/小姐，不好意思，会议正在进行中，请不要打电话3不认真听讲摇头晃脑先生/小姐，不好意思请问有什么可以帮您的吗？注意：1尽量让客户少喝水，水喝多了容易上厕所2适当调节空调温度，偏冷为宜，稍冷的环境下客户比较舒适，不容易睡觉（七）电话组：根据每一场会议不一样的安排来规划好电话通知时间。如樟木头这场会议，定于13:30签到，那我们可在12点开始打电话，12:00-12:20这段时间可打马仔，在12:20-12:40这20分钟的时间内打老板，为什么老板的跟催时间反而推迟，因为我们在这个时间段去打，可以直接提醒客户该出门了，这样就不用反复打，从而使得客户不至于那么反感。具体话术为：XX总您好，我这里是XXX酒店会务组的，友情提示一下于今天下午在XXX酒店的会议，请您携带好邀请函及个人名片出席！由于参会人员比较多，建议您提前10分钟签到入场，您大概什么时候到？我去楼下接您去！话术：1王总您好，我是XX酒店会务组的，给您通知一下今天下午的会议由于参会企业过多，建议您提前10分钟，1点20过来签到。您大概几点到？我到楼下去接您。客户：1:40。客户回答后将客户的到场时间记录在回执表上。待约定时间5分钟前再打一通电话。话术为：王总您好，我是XX酒店会务组的，我在大门口等你呢，您在哪呢？客户：很快就到了业务：好的，会议是在3楼您可以直接上去*突发情况：1客户：我晚点到。业务：好的，大概几点？会议还有半小时才开始还来得及，我等您。路上注意行车安全，（八）拦截：一般客户离开位置会有一下几点情况: 1）、接电话 2）、上厕所 3）、抽烟 4）、离场、1 针对接电话的 本场会议把门的在让客户关机这块要把好关，进会场必须关电话！但肯定会出现不愿意关机的！（少数）会议进行的时候出来接电话，拦截第一时间观察客户有没有把随身携带的物品也一起带出来接电话，如果没有！可以盯的远一些，有随身携带东西一起出来的必去上去盯紧客户！如接完电话要走，拦截上去 您好，先生！由于今天会场来的企业家比较多，没能照顾到您！请问有什么需要我能帮到您的吗？ 客户: 我有事要先回去了 ；拦截：先生 我们的会议马上就要结束了！稍后会有企业家交流及抽奖环节，都安排时间过来了 我相信也不差这一会吧！ 来 您这边请（带会会场）！客户不愿意进去的话直接拉到一边进行谈单！2 针对上厕所的 拦截第一时间上去问，先生。您好！请问有身上没需要帮到您的吗？ 客户：我上个洗手间？蒽 先生 来 您这边请！客户进洗手间的时候拦截站在门口等客户出来！客户出来之后要第一时间领进会场！3针对抽烟的 客户出来，拦截第一时间上去询问 先生 您好！ 请问有什么需要帮到您的吗！ 客户：我出来抽根烟！ 哦，好的！ 这边有吸烟区！您这边请！把客户带到指定的地方抽烟。一定不能让客户随便走动！ 3 针对立场的 客户拿着东西走出会议室的基本上都是准备要走了的！ 拦截要第一时间走上去截住客户！ 问：先生。您好！ 请问有什么需要帮忙的？ 客户：我要回公司处理点事情！ 拦截：先生。我们的会议还有几分钟就要结束了，稍后我们会有企业家交流和抽奖环节！既然来了就听完这场会嘛！要是客户执意要走了！ 拦截就直接在外面开始谈单！ 拦不下来了一直要跟着客户到楼下！途中寒暄一下，把客户名片要过来! 说改天约时间商贸拜访！（十）财务标准话术：1检查合同是否有涂改活不清楚等情况财务：麻烦请出示一下您的身份证：客户带了：号码正确客户没带：号码请您报一下财务：请问您这边是现金还是支票？客户：现金、支票。 收款结束客户：我没带现金也没有支票财务：目前poss机信号不好，刷不出来。业务：试一下吧王总，我看您是XX银行的吧（掏身份证时注意观察钱包）重点岗位要求1.助教客户记录，有协助放礼花的，维持课堂纪律，仪态礼仪，陪同判断客户，锁定谈单目标，控制内场，配合氛围2.客户拦截紧跟客户，找机会谈单，借机了解，拦截离场3.钉子的5个基本原则1）控制好客户2）铺垫成交3）温场4）观察客户5）组织本区域锁单成交6）解决区域问题7）配合氛围8）引导客户4.DJ的注意事项1）音频双2）麦声音和电池3）视频音乐4）时间音量5）早到5.签到台：1）卡位2）安排客户位置（判断客户）6.领位：1）不要丢人2）及时快速3）指定位置4）温场客户会议现场演练流程1.各岗位到位定岗及岗位职责、注意重点提醒2.熟悉会场，休息区，轮岗注意及安排3.会场注意及易发生问题4.座椅位置，引位安排（重点客户安排）5.落实负责人负责谈单区域（压力，定目标）6.谈单进场演练7.报单，刷款，提单8.商务谈判演练9.氛围，配合，状态10.会前动员及要求（锁定目标）会场操作注意会场三要素：1.兴奋，热情，精神2.第一时间按住客户，不要犹豫3.拖住客户，闲谈也好会场配合：1.掌声配合（会中助教叫好、会后配合主持人颁奖）2.第一时间举爆炸贴（预定，要氛围）3.谈单配合（ABC法则，主动让座，引荐）4.锁单配合（赠送协议签字）会中谈单后闲置人员要求:1.主动送客户2.谈单演练，四散在会场席位上，营造气氛3.不乱走动，闲逛闲聊4.主动找事，加茶，拿礼品等所有参会人员状态要求：1.神集中，精神绷紧，紧张起来，小心翼翼，不出纰漏2.进入状态，忘我，想自己的岗位职责；做好自己的事3.想谈单思路，话术。（预热状态）4.把事做好会场注意：1.10分钟没杀下来，主动求助2.财务排两队3.嫌吵的客户可以到VIP室或茶水区（两人陪同下可以）我们给客户的感觉:1.热情2.专业3.服务（不是卖产品赚他钱、是帮助他）1.高端2.认真，注重细节3.参会感觉很高端，感觉不买产品不好意思会场物料清单物料名称数量跟进人电子类投影仪（专人负责，懂安装调试）1摄影机、录音笔（充电、专人负责）2照相机（充电、专人负责）2会场音乐和视频笔记本电脑及移动硬盘（1）46喷绘类宣传手册100易拉宝68工作证50参会证（会后专人回收）100会议主题横幅2背景喷绘1佩戴类嘉宾，讲师，主持胸花45每场白手套8对迎宾绶带（曲别针）8其他相关讲台装饰花（假花）3会场礼品参会嘉宾名录2大头笔、签字笔财务刷款机（充电、信号、小票纸、使用专人）及收据2水果，咖啡，小吃糖果礼花2场名片签到本2水牌，桌牌2和16抽奖箱1定会场及确定会场提前2周员工服装要求，包括支持人员服装统一文件类主持稿，唱单稿2客户统计表 回执录入表各1签到表2优惠协议，销售合同人手一份杀单工