采购货物验收程序规定.doc

专业解决中国餐饮经营问题，为客户挖掘价值采购货物验收程序规定为了确保采购物资到货的质量，防止一些错弊行为，收货员必须根据完备的采购申请单，检查所有酒店来货的质量和数量，并严格执行收货程序，具体规定如下：1、 严禁在验收工作中徇私舞弊，弄虚作假，损害企业利益2、 收货员根据已收到的申请采购单验收来货。验货时，首先将供应商手中的发票或送货单与酒店的采购单相核对，核对数量、规格及价格等是否相符，然后对货物进行验收，对来货的质量、数量等仔细确认，必需用秤及开箱检查来保证来货的重量和质量。3、 所有购进的货物都必须经过验收及出具验收单，使用部门不应直接接收，凡是未经酒店收货人员验收的货物，财务部一律不开验收单。4、 需挂帐的验收单上必须填上供应商名称、收货日期、采购申请单号码、单价、金额及货物类别，同时填上使用部门。5、 严禁对收货收据进行涂改，必须如实、准确、清晰地并按“操作细则的要求填写收据、收货单、进仓单以及调拨单，并在规定时间内传递给相关人员及相关部门。6、 对于货物的内在质量及货物使用中的有具体要求的，使用部门和技术鉴定部门必须参与验收，因此在收货人员以采购单为依据，对货物进行数量、规格、外观等全面验收的同时，货物的使用部门及工程技术鉴定人员应与收货人员共同承担起检验货物质量的责任。7、 将样品与合同上的规格、质量标准等进行对照。看是否有厂家、生产日期、商标，如缺少或没有则视作“三无”产品以拒收。8、 罐装物品或其它一些有保质期限的物品还要检验是否在保鲜期内。9、 进口物资是否有海关、卫生防疫部门的检查证明，并要开箱、开罐、开包进行抽样检查。10、 验收水产品、蔬菜、肉类时要保证新鲜干净不腐烂，没有过多的水分和杂质；对于冷冻物品必须随机抽取样品解冻，解冻后的重量不应低于解冻前的90%；11、 采购员应提前将即将到货的采购申请单送到收货库房，以便库管做好准备工作。12、 若货物未到齐，收货员应列出未到货物清单交采购员、有关厨房或部门及成本控制主管各一份。13、 若属各部门使用的货物，应注明直拨使用部门名称。验收单填写、审核、签收完毕之后，将货物进仓或直拨到有关部门。14、 所有退货及拿回维修的货物，收货部必须通知采购部继续跟进，退货单由成本控制主管签发。15、 如遇紧急采购即（无采购申请单先进货），需经总经理和财务总监同意并通知收货部（仓库）收货，申请进货部门应在货物到达一周内将补批的采购申请单完成。如未按规定时间完成采购单的审批，延误物品验收单的传递影响成本费用的及时入账，其责任要由申请部门承担。16、 部门申购的货物到货后，收货部将即时通知申请部门，申请部门须在接到通知后到收货部与收货部收货人员一同验收货物，验收合格，双方共同在验收单上签字，收货部即时将物品验收单分配给申请部门和供应商。验收单入库单的派发如下：第一联由库房留存记帐第二联交到成本部，成本控制主管审核后，做为存货成本登记的记帐凭证。第三联成本控制主管审核后，财务部应付帐做为付款凭证第四联给供应商作为已收货凭据及结帐依据。17、 如所来入仓之物品与原样品有差异，而此物品又急需使用，采购部和使用部门要确认是否收货及价格