应征：如何如何提高会议效率

1 / 3 应征：如何如何提高会议效率 应征：如何如何提高会议效率 提高会议效率主要体现在会务工作上，会务工作的具体内容包括会前准备、会中服务工作、会后善后工作三个方面。 会前充分准备。会前准备工作是开好会议的前提，是会议顺利进行的保证。对于秘书来说，一般要做好以下几项会前准备工作： 一是拟订会议筹备方案。一般情况下，会议筹备方案都是按领导的安排和意图来完成的。拟订筹备方案，一般要从以下几个方面入手： 1、确定议题。 2、确定会名、会期、地点； 3、确定会议日程。一般采用简短文字或表格方式，将会议期间每天上午、 下午及晚上的活动列出即可。 席会议人员在多数情况下是固定的，但也有一些会议需要秘书人员根据会议的性质以及领导的要求初步提出与会人员名单。 是要明确每一项工作的具体责任人、完成时限，几点几分要做些什么，都尽量的细化，避免忙中出乱。 二是下发会议通知。会议通知是会议组织者将即将召开的会议的情况和需要与会人员提前了解的事宜告知有关方面和个人的行为过程。会议通知可分为正式通知和非正式通知。正式通知要正式打印，用书面形式或传真电报传递给有关人员；非正式通知常在一些 临时召开、规模较小的会议使2 / 3 用，就是采取打电话、发短信等方式通知。 三是准备文件材料。会议材料的准备对于会议的成效相当重要。一般情况下，会议材料的准备有两类：一类是供会议上学习讨论的材料、背景材料、参考材料等，需要秘书会前收集、选编、印制，并在会后回收；另一类是会议文件，如开幕词、工作报告、领导讲话稿、会议日程安排等，也必须准备好。上述材料，应放入会前按照与会人员名单所准备好的文件袋中，注意适时适量，重要文件一定要在首页左上角编号、登记，甚至注明密级，分送与会人员，切记不要在会场上发放文件。 四是做好 会场布置。会场布置工作包括会场清扫、音响设备灯光检查、席位牌摆放、会标悬挂等一系列工作。这里主要讲一下会议主席台座次的安排，应坚持的原则是 “ 左为上，右为下 ” 。当领导同志人数为单数时， 1 号首长居中， 2号首长排在 1 号首长左边， 3 号首长排右边，其他依次排列；当领导同志人数为双数时， 1 号首长、 2 号首长同时居中， 1号首长排在居中座位的左边， 2 号首长排右边，其他依次排列。 会中服务工作。会议准备工作做好以后，会议就可正式举行了。会议开始后，领导唱主角，秘书就退居二线，协助领导指挥和控制会议，做好会中服务工作。会中服 务工作主要有以下几项： 准确统计到会人数和显示会议是3 / 3 否符合法定人数的重要手段。 会议文件分发人员以报到、签到发放或摆放在座席上的方式及时准确将会议所需文件发放到与会者手中。 设立指定座标或由会议工作人员引导。 议记录要求真实、准确、完整。 是要做好音响调控、摄影摄像、茶水供应等服务。 会后做好善后工作。会议结束后，秘书的会务工作并没有结束，仍有许多扫尾和善后工作需要秘书妥善处理。这些工作主要有： 会议原始记录进行及 时整理，对错、漏、记录表达不清的地方进行核对修正，达到准确、完整。 要求及时将会议纪要或会议讲话材料印发有关单位学习或办理。 会议过程中形成的整套文