检察院档案管理规范化晋升省特级标准经验汇报

1 / 6 检察院档案管理规范化晋升省特级标准经验汇报 检察院档案管理规范化晋升省特级标准经验汇报 2015 年我院确定申报档案工作规范化管理省特级评估。一年多来，在院党组的正确领导下，在省、市、区档案局和省、市院档案管理部门的指导帮助下，我院严格按照省特级标准要求，大力抓好各项基础设施建设，抓好业务建设，并于 2016 年底顺利通过省档案局评估检查，获评档案工作规范化管理省特级单位。现将我院开展档案工作的有关情况汇报如下： 一、基本情况 我院档案管理经历了一个从无到有，从不完善到完善，从不规范化到规范化的过程， 1996 年、 2013 年我院档案工作两次通过省一级评估， 2016 年通过省特级评估。长期以来，我院始终把档案工作放在重要位置，紧紧围绕上级检察机关对档案工作的部署和要求，严格依照档案法、江西省档案管理条例，坚持档案集中统一管理，不断加大档案工作力度，努力提高档案管理水平，科学保管各类档案，做到了档案管理与业务发展有效结合，充分发挥档案资源的利用价值。 目前，我院有档案管理专职人员 1 人，兼职人员 15 人。2 / 6 档案用房面积 160中 :库房面积 120公用房 20览用房 20备档案管理设备 10 台，其 中：除湿机 2台，空调机 2 台，空气消毒器 1 台，电脑 3 台，打印机 1 台，扫描仪 1 台。现有各类档案 19933 卷（件、张、盘），其中：文书档案 657 卷 1928 件，科技档案 66 卷，会计档案 1025卷，业务档案 16016 卷，声像档案 123 张（盘），电子档案 9盘，实物档案 109 件，图书资料 1107 册。 二、主要做法 （一）加强领导，完善制度，强化档案工作组织建设 一是成立了以分管副检察长为组长，办公室主任为副组长的档案工作领导小组。明确由办公室主管档案室，由档案室负责全院档案日常管理工作，研究解决档案工作中存在的问题，并及 时向领导汇报。 二是配备了精干高效、结构合理、数量充足的专、兼职档案人员。明确由一名办公室人员任专职档案员，各科室内勤为兼职档案员。档案员负责档案的收集、保管、保密、统计等，确保档案工作的正常、持续开展。 三是建立了完善的档案管理制度。每年制定档案工作计划，并严格执行。制定了档案人员岗位责任制、档案移交、接收制度、档案保管制度、档案保密制度、档案利用制度、档案统计制度、档案鉴定与销毁制度、档案库房管理制度以及档案工作突发事件应急处置预案，3 / 6 保障档案工作向制度化、规范化方向推 进。 （二）严格标准，规范管理，努力提升档案管理质量 一是初步建立了综合档案管理体系。按照集中统一原则，我院对全院各门类档案实行集中统一管理。全院的文书档案、业务（诉讼）档案、科技档案、会计档案、声像档案、电子档案、实物档案基本实现了集中管理，统一保管在档案库房。图书资料另设有图书室存放，部分实物档案（主要是奖牌）因工作需要存放在荣誉室展示。 二是规范操作流程，强化管理制度。我院在各门类档案的收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁方面，都严格遵守档案管理制度，确保档案收集齐全、档案交接手续完备、档案整理规范、档 案内容完整、档案保管期限划分准确，做到交接有手续、利用有登记、鉴定销毁有依据。 三是重视档案全宗卷的建设。我院逐步建立了内容充实、规范的全宗卷。档案接收有移交清单，双方签字手续完备。制定了科学的档案分类大纲和编号方案。明确了鉴定小组成员名单。每年及时、准确地完成上级要求的档案统计任务，对室藏档案既进行了总量统计，又进行了分类统计。 （三）防治结合，以防为主，切实做好档案安全保障 一是重视对档案实体的安全管理检查。档案员通过定期或不定期对档案实体进行安全检查，检查档案实体是否存在水浸、霉变、粘连、字迹褪变、虫 蛀、鼠咬等现象，做好安4 / 6 全检查记录，及时发现问题，及时汇报处理，保证了档案实体的安全。 二是重视档案库房设施的硬件建设。 2015 年根据档案工作需要，配置了一台空气消毒器，更换了一台除湿机，新增了一台作为服务器使用的电脑。 2016 年对档案室的两台旧空调进行了更换，按照档案库房建设标准，新增了四台灭火器。目前档案库房设施更加完备，档案存放环境更加安全。 三是重视日常安全检查。档案员通过定期或不定期对库房防护设施的运行情况进行检查，确保了所有设施的正常运行。通过每日检查库房环境，定时记录温湿度变化，定期投放防虫药物 ，定期检查照明情况，定期检查防火防盗，确保了库房温湿度适宜，库房卫生清洁，档案无虫霉滋生现象。 （四）重视管理系统运用，努力提高档案信息化水平 一是重视档案信息录入工作。按照上级检察机关档案管理部门的部署要求和我院档案工作计划，按时完成了全部文书档案、会计档案、科技档案、实物档案、声像档案的信息录入和扫描工作，完成了十五年业务档案的信息录入工作和十一年业务档案的扫描工作。 二是重视档案管理系统建设。我院采用了两套档案管理系统共同管理全院档案。一套文件档案资料综合管理系统，对我院文书档案、会计档案、科技档案、 实物档案、声像档案、电子档案、图书资料进行管理，一套 3合档案管5 / 6 理系统，对我院业务档案进行管理。我院扫描的所有电子档案均贮存在 3合档案管理系统中，建立了目录数据库和全文数据库，实现了全文检索，提高了利用效率。 三是重视档案管理系统的应用。我院对档案员的计算机水平和档案管理系统的的操作能力提出了要求，督促其认真学习档案管理系统的应用，熟练掌握档案管理系统的各项功能。通过自学和向他人请教，能充分利用档案管理系统完成信息录入、图像导入、检索查找、调阅文档、统计数据、生成报表等工作。 （五）加强档 案信息开发，充分挖掘档案利用成效 我院目前已建有案卷目录、归档文件目录等检索工具，并编有全宗卷。在提供利用方面建立了借阅登记与利用效果反馈登记，并编制了档案利用效果事例汇编。从 2008 年起，我院编写了全宗介绍、组织机构沿革、大事记，编撰了规范化建设制度汇编、安源检察规范、风险岗位廉能管理工作资料汇编、党建工作纪实等编