中船程序之401-1.0文件控制程序.doc

程序文件-文件控制程序 文件编号: CSIT-CX 401-1.0文件控制程序文件状态： 草稿 正式发布 正在修改文档编号CSIT-CX 401-1.0当前版本1.0编制部门编 制 人完成日期2007-4-10审 核 人审核日期2007-4-10批 准 人批准日期2007-4-15文档交付：公司内部收 件 人日期存放位置电子版用 户 方收 件 人日期保密申明： 这份文档包含了来自北京中船信息科技有限公司的可靠、权威的信息，这些信息是作为中船信息科技有限公司专用，接受这份文档表示同意对其内容保密并且未经北京中船信息科技有限公司书面认可，不得复制，泄露或散布。如果你不是有意接受者，请注意对这份建议书内容的任何形式的泄露、复制或散布都是被禁止的。北京中船信息科技有限公司1 目的对文件的编制、批准、发放、使用、更改、作废和回收等进行控制，确保相关部门及时得到，并使用有效的版本。防止误用失效或作废的文件和资料。2 适用范围本程序适用于公司质量体系有关文件的控制。3 职责l 总裁负责公司质量保证手册和质量计划的批准l 总裁负责批准发布程序文件l 各部门负责本部门的程序文件的编制、使用和保管； l 质量管理部负责公司对现有体系文件的定期评审。l 质量管理部负责体系文件的归口管理。4 工作程序4.1 质量体系文件分类a) 质量手册（包括形成文件的质量方针和质量目标声明）b) 程序文件c) 为确保其过程有效策划、动作和控制所需的文件，如作业指导书、操作规程、图样和技术文件等；d) 记录（一种特殊类型的文件）e) 外来文件（包括法律法规、标准和顾客提供的图样等）4.2 文件编号规则4.2.1 质量手册编号：CSIT - SC - 200708 - 1.0 版本号 年月号 质量手册 连接符 企业代号4.2.2 程序文件编号CSIT - CX xxx - 1.0 版本号顺序号 程序文件 连接符 企业代号4.2.3 其他文件的编号CSIT - QT - xxx - 1.0 版本号顺序号 部门代码 其他文件 企业代号l 部门代码：开发部（KF）；技术服务部（JS）；质量管理部（ZL）;财务部（CW）；市场营销部（SC）;综合管理办公室（ZH）4.2.4 记录的编号按记录控制程序执行4.2.5 外来文件编号按原各自的编号4.3 文件的编写和审批l 质量手册由质量管理部编写，经管理者代表审核，由总裁批准。l 程序文件由相关部门编写，部门经理审核，管理才代表批准。l 其他文件分别由相关部门编制，部门经理审批，重大项目由总裁批准。l 确保文件的正确、清晰、协调、易于识别和检索。4.4 体系文件的状态控制a) 体系文件的控制状态分“受控”和“非受控”两类。文件在管理体系内使用时为受控版本，当文件发生更改或作废时通知到全部使用者；提供给其他单位或顾客时为非受控版本，当文件发生更改或作废时不通知使用者。b) 质量管理部负责确定本公司的受控文件清单，受控文件清单应正确反映文件编号、修订状况，以便使用有效版本.c) 各部门的“受控文件清单”由各部门确定。质量管理部依据公司领导规定的发放范围，及时发放文件，确保有关场所使用的文件均为有效版本。4.5 文件的发放l 文件编写部门根据对体系有效运行起作用的部门、岗位都必须使用相应文件的有效版本的原则。l 文件发放时，由质量管理部发放人员和收到人填写文件发放/回收登记表。l 公司范围内发放的文件为“受控”文件，向顾客提供的文件为“非受控”文件。l 提供给认证机构和供方的文件，按内部受控文件处理。4.6 文件的使用管理l 各部室、各部门收到文件后，应及时组织学习，并认真贯彻执行。l 内部人员借阅文件时，需填写借阅文件登记薄后方可借阅。外部人员或单位借阅文件需经该文件的审批领导批准，办理借阅手续后方可借出。l 文件丢失部门填写文件丢失记录，应向发放部门说明丢失原因，申请补发。发放部门编制文件丢失汇总表。l 重新领用新文件时，填写文件发放/回收登记表后，补发新文件，文件受控号不变。l 当使用的文件严重破损影响使用时，应到发放部门办理更换手续，补发新文件，仍沿用原文件分发号，破损文件由质量管理部收回。4.7 文件的评审a) 管理评审时评审、更改。文件一般每年评审一次，质量管理部每年年底在管理评审会上，组织各部门对文件的适用性、充分性进行评审，识别文件更改、更新的需求并予以实施，使文件保持有效性和适用性。必要时可提前评审、更新并再次批准。b) 日常工作中评审、更改。工作中发现文件不适用或不充分时，由发现部门向质量管理部提出书面申请，由管理者代表参加、质量管理部会同综合管理办公室组织相关部门进行评审,识别出文件更改、更新的需求并予以实施。4.8 文件的更改体系文件的更改，由质量管理部组织实施。填写文件更改审批表，经总裁批准后实施。其他文件的更改，由相应主管部门填写文件更改审批表，经原审核人员审批，若指定其他人员审批时，应获得审批所需依据的有关背景资料。文件更改时，要按规定做好记录，保存更改单，必要时收加相应作废文件。文件更改的方式，如换版、换页、局部修改等，需在文件更改审批表中注明。4.9 文件的保存及销毁与质量管理体系相关的文件，应分类存入在干燥通风、安全的地方。所有的文件原稿及其受控文件清单由质量管理部统一保存。各部门设专人负责保存相关的文件，以方便存取和查阅。作废文件由质量管理部收集后，按规定统一销毁。作废文件原稿加盖注明日期的“作废”印章，与有效受控文件隔离保存，编制文件销毁汇总表。作废留用的文件，应办理手续，加标识并单独存放。保存到期的文件或其他作废文件应由档案管理员填写文件销毁审批表，经有关领导批准后，统一销毁。4.10 外来文件控制外来文件由综合管理办公室统一管理。收到外来文件时，应识别其适用性，控制分发以确保其有效。技术服务部负责收集国际、国家和行业标准的最新版本，适时宣贯，并编写或更新“新标准目录”4.11 记录文件控制记录文件按记录控制程序执行。5 相关文件CSIT-CX 402-1.0 记录控制程序6 记录受控文件清单（见附录2）文件发放/回收记录表（见附录3）文件丢失记录（见附录4）文件丢失汇总表（见附录5）文件更改审批表（见附录6）借阅文件登记薄（见附录7）文件销毁汇总表（见附录8）文件销毁审批表（见附录9）附录1 文件控制流程图文件起草N审批 Y 编号、标识发 放执行、保管借阅/复印NN评审 更改/修订作 废Y执 行销毁/存档存 档文件控制流程图附录2受控文件清单受控文件清单记录编号：CSIT-JL-423-01 表码： 号文件名称编号版次实施日期作废日期编制人： 审核人：附录3文件发放/回收记录文件发放/回收记录记录编号：CSIT-JL-423-02 表码：文 件 名 称数 量领取人审批人领取日期收回日期附录4 文件丢失记录文件丢失记录 记录编号：CSIT-JL-423-03 表码：丢失人丢失部门文件名称文件编号丢失原因处理丢失部门主管签字发放部门主管签字附录5 文件丢失汇总表文件丢失汇总表记录编号：CSIT-JL-423-04 表码：序号文件名称编号版次丢失部门丢失人登记日期附录6文件更改审批表文件更改审批表记录编号：CSIT-JL-423-05 表码：文件更改申请部门更改文件编号更改文件名称更改条款页码文件更改后内容文件更改前状态文件更改后状态文件更改人文件更改批准人发布日期实施日期附录7借阅文件登记薄借阅文件登记薄 编号：CSIT-JL-423-06 表码：借阅时间借阅部门文件号借阅人归还日期内容：领导审批：借阅时间借阅部门文件号借阅人归还日期内容：领导审批：借阅时间借阅部门文件号借阅人归还日期内容：领导审批：借阅时间借阅部门文件号借阅人归还日期内容：领导审批：借阅时间借阅部门文件号借阅人归还日期内容：领导审批：附录8