2010811视频会议管理系统管理办法.doc

、二航深办2010163号 关于印发深圳分公司视频会议管理系统管理办法的通知分公司各单位、各部门：为充分利用网络技术，提高工作效率，降低管理成本，拉近空间距离，促进交流互动，分公司建立了分公司和项目部的视频会议系统，为保证视频会议资源合理调度、会议管控与组织到位、视频系统高质高效运行，特此制定本管理办法。请分公司各部门、各单位遵照执行。特此通知。附件：深圳分公司视频会议管理系统管理办法二一年八月十一日主题词：信息化 视频会议 办法 印发 通知抄送：李副经理，行政管理部。中交二航局深圳分公司行政管理部 2010年8月11日印发 打字：李晶 校对：王咏深圳分公司视频会议管理系统管理办法根据公司信息化建设的要求，凡适合视频会议形式召开的专业会、专题会、研讨会、交流会和远程学习培训等，尽量采用视频会议形式召开。视频系统作为深圳分公司信息化系统的重要组成部分，将会成为分公司各单位、各部门的常用工具系统。为保证视频系统运行质量，特制定本办法。一、分级管理1、分公司和项目部（办事处）必须明确会议系统管理责任机构、视频会议系统管理员。当视频会议管理员有变动时，各单位要及时上报视频会议管理员情况表（附表1）。2、分公司会议系统管理员有创建会议、管理主会场和设置本次会议密码的权根，有落实分会场操作员按系统设置要求参会的权限。各项目部、办事处分会场操作员有登录系统控制分会场系统运行的权限。3、各单位召开软件视频会议前，需向分公司信息化主管部门发出有效申请（附表2），分公司将上报公司信息中心由信息中心统一协调和分配软件会场许可资源。4、分公司信息主管部门负责视频会议系统的软硬件安装、业务指导、操作员培训与管理；各视频会议主办方负责登录系统，组织各分会场进行图像和声音效果的会前联调，负责会议现场管控；各项目部、办事处视频会议管理员负责本会场会议设备安装、调试和操作。二、会议系统硬件管理规则、视频会议系统会场最低配置要求：（1）一个可接入互联网的网点，网络带宽达到5M（2）一台配有良好视频采集卡、声卡和显卡的电脑（3）一个标清视频摄像头（4）一套会议音响设备和性能良好的麦克风（5）一台投影仪或高清电视机或液晶显示器（6）一个大小和光线适宜的会议室、分公司视频会议系统网络宽带、服务器、电脑、摄像头、视频采集卡等信息化设备归各级信息主管部门统一管理，会场、电视及会议音响系统的管理按分公司行政资产管理办法执行，视频会议管理员要建立完备的视频会议设备台帐（附表3）。分公司新成立重点项目部、办事处等相关部门有视频会议需求的（附表4），提交信息化分管领导审定后，信息中心按审定要求集中配置。3、安装了视频会议系统的项目完工后，由分公司统一配备的硬件连同视频会议设备台帐必须主动交回分公司信息化主管部门。三、视频系统运行要求1、分公司各单位、各部门要高度重视视频系统的推进工作，落实本单位、本部门会议管理责任人，掌握操作技能，提高系统利用率。、会议室及视频系统基本设施必须符合要求，各单位要定期检测视频终端设备性能。各分会场要充分重视，做好每次会前联调工作，确保视频会议达到理想效果。、在视频会议过程中，各分会场要严肃会场纪律：（1）参会人员要着装整齐、坐姿端正，保持精神饱满，不得随意离开会场。（2）会议前要调整镜头位置，应尽量包括全体参会人员；麦克风的高度、音量及距离，须保证会议发言者的使用方便；发言者发言时，要声音宏亮、吐词清晰。、系统运行中存在的管理问题及时向各级会议管理机构反馈，系统技术问题向分公司信息主管部门反馈。、各会议主办方及参会者要高度重视会议电子信息及资料的保密工作，严格审定参会者资格和规范会议密码的发布方式。附件：表1 视频会议管理员情况表表2 视频会议申请表 表3 视频会议设备台帐 表4 视频会议系统上线申请表表5 视频会议效果评价表 6表1视频会议管理员情况表单位名称视频管理员姓名视频管理员手机号视频管理员QQ号视频管理员所属部门备注表2会议审批单会议名称会议时间会议地点会议人数会议方式主办部门分管领导参会部门办公室主要领导表3视频会议设备台帐序号设备名称规格型号设备购置日期有无损坏备注表4视频会议系统上线申请表申请