Word2003长篇文档排版技巧.doc

Word 2003 长篇文档排版技巧（一）察看本文应用于的产品文章编号:890700最后修改:2004年12月1日修订:1.2简介市场部经常要出各种分析报告，一写就是洋洋洒洒几十页。文字功底深厚的小王写东西自然不在话下，然而每每困扰他的却是排版的问题，每次都要花大量的时间修改格式、制作目录和页眉页脚。最头疼的是上司看完报告后让他修改，整篇文档的排版弄不好就要重来一遍。制作目录也是出力不讨好的事，尽管小王知道Word中有插入目录的功能，可是尝试了几次就弃之不用了，原因是系统总是提示有错误。现在只能手工输入目录，加班加点数页码居然成了家常便饭。为了让自己有时间下班后享受生活，小王花了半天的时间学习了一下长篇文档的排版技巧，这才发现，这半天的时间，可以让他享受无数个闲暇的傍晚和周末。 小王把自己的体会重点总结为两点： 1.制作长文档前，先要规划好各种设置，尤其是样式设置2.不同的篇章部分一定要分节，而不是分页下面就看看他是怎样用新学的技巧制作一篇几十页的长文档的。单面打印的简单报告这份报告要求的格式是：A4纸；要有封面和目录；单面打印；除封面和目录外，每页的页眉是报告的题目；页码一律在页面底端的右侧，封面和目录没有页码，目录之后为第1页。设置纸张和文档网格写文章前，不要上来就急于动笔，先要找好合适大小的“纸”，这个“纸”就是Word中的页面设置。 从菜单中选择【文件】|【页面设置】命令，显示“页面设置”对话框，选择【纸张】选项卡，如图1所示。 通常纸张大小都用A4纸，所以可采用默认设置。有时也会用B5纸，只需从“纸张大小”中选择相应类型的纸即可。 很多人习惯先录入内容，最后再设纸张大小。由于默认是A4纸，如果改用B5纸，就有可能使整篇文档的排版不能很好地满足要求。所以，先进行页面设置，可以直观地在录入时看到页面中的内容和排版是否适宜，避免事后的修改。考虑到阅读报告的领导年龄都比较大，对于密密麻麻的文字阅读起来比较费力，还可以调整一下文字。通常，很多人都采用增大字号的办法。其实，可以在页面设置中调整字与字、行与行之间的间距，即使不增大字号，也能使内容看起来更清晰。 在“页面设置”对话框中选择“文档网格”选项卡，如图2所示。 选中“指定行和字符网格”，在“字符”设置中，默认为“每行39”个字符，可以适当减小，例如改为“每行37”个字符。同样，在“行”设置中，默认为“每页44”行，可以适当减小，例如改为“每页42”行。这样，文字的排列就均匀清晰了。 设置样式 现在，还是不用急于录入文字，需要指定一下文字的样式。通常，很多人都是在录入文字后，用“字体”、“字号”等命令设置文字的格式，用“两端对齐”、“居中”等命令设置段落的对齐，但这样的操作要重复很多次，而且一旦设置的不合理，最后还要一一修改。 熟悉Word技巧的人对于这样的格式修改并不担心，因为他可以用“格式刷”将修改后的格式一一刷到其他需要改变格式的地方。然而，如果有几十个、上百个这样的修改，也得刷上几十次、上百次，岂不是变成白领油漆工了？使用了样式就不必有这样的担心。 样式是什么？简单地说，样式就是格式的集合。通常所说的“格式”往往指单一的格式，例如，“字体”格式、“字号”格式等。每次设置格式，都需要选择某一种格式，如果文字的格式比较复杂，就需要多次进行不同的格式设置。而样式作为格式的集合，它可以包含几乎所有的格式，设置时只需选择一下某个样式，就能把其中包含的各种格式一次性设置到文字和段落上。 样式在设置时也很简单，将各种格式设计好后，起一个名字，就可以变成样式。而通常情况下，我们只需使用Word提供的预设样式就可以了，如果预设的样式不能满足要求，只需略加修改即可。 从菜单选择【格式】|【样式和格式】命令，在右侧的任务窗格中即可设置或应用格式或样式，如图3所示。要注意任务窗格底端的“显示”中的内容，在图3中，“显示”为“有效格式”，则其中的内容即有格式，又有样式。例如，“加粗”为格式，“标题1”为样式，“标题1+居中”为样式和格式的混合格式。对于初学者来说，很容易混淆。为了清晰地理解样式的概念，可在如图3所示的“显示”下拉列表中选择“有效样式”，则显示如图4所示的内容。这时，将只会显示文档中正在使用及默认的样式。 “正文”样式是文档中的默认样式，新建的文档中的文字通常都采用“正文”样式。很多其他的样式都是在“正文”样式的基础上经过格式改变而设置出来的，因此“正文”样式是Word中的最基础的样式，不要轻易修改它，一旦它被改变，将会影响所有基于“正文”样式的其他样式的格式。 “标题1”“标题9”为标题样式，它们通常用于各级标题段落，与其他样式最为不同的是标题样式具有级别，分别对应级别19。这样，就能够通过级别得到文档结构图、大纲和目录。在如图4所示的样式列表中，只显示了“标题1”“标题3”的3个标题样式，如果标题的级别比较多，可在如图3所示的“显示”下拉列表中选择“所有样式”，即可选择“标题4”“标题9”样式。 现在，规划一下文章中可能用到的样式。 a. 对于文章中的每一部分或章节的大标题，采用“标题1”样式，章节中的小标题，按层次分别采用“标题2”“标题4”样式。 b. 文章中的说明文字，采用“正文首行缩进2”样式。 c. 文章中的图和图号说明，采用“注释标题”样式。 规划结束之后，即可录入文字了。 首先，录入文章第一部分的大标题，如图5所示。注意保持光标的位置在当前标题所在的段落中。从菜单选择【格式】|【样式和格式】命令，在任务窗格中单击“标题1”样式，即可快速设置好此标题的格式，如图6所示。 用同样的方法，即可一边录入文字，一边设置该部分文字所用的样式。注意在如图3所示的“显示”下拉列表中选择“所有样式”，即可为文字和段落设置“正文首行缩进2”和“注释标题”样式。当所需样式都被选择过一次之后，可显示“有效样式”，这样不会显示无用的其他样式。 文章的部分内容录入和排版之后的效果如图7所示。为了方便对照，图中左侧列出了对应文章段落所用的样式。 在录入和排版过程中，可能会经常在键盘和鼠标之间切换，这样会影响速度。对样式设置快捷键，就能避免频繁使用鼠标，提高录入和排版速度。 将鼠标指针移动到任务窗格中的“标题1”样式右侧，单击下拉箭头，如图8所示，单击【修改】命令。显示“修改样式”对话框，如图9所示。 单击【格式】按钮，选择【快捷键】命令，显示“自定义键盘”对话框，如图10所示。此时在键盘上按下希望设置的快捷键，例如【Ctrl】+【1】，在“请按新快捷键”设置中就会显示快捷键。注意不要在其中输入快捷键，而应该按下快捷键。单击【指定】按钮，快捷键即可生效。 用同样的方法为其他样式指定快捷键。 现在，在文档中录入文字，然后按下某个样式的快捷键，即可快速设置好格式。 文档中的内容采用系统预设的样式后，格式可能不能完全符合实际需要。例如，“标题1”样式的字号太大，而且是左对齐方式，希望采用小一点的字号，并居中对齐。这时可以修改样式。 将鼠标指针移动到任务窗格中的“标题1”样式右侧，单击下拉箭头，如图8所示，单击【修改】命令。显示“修改样式”对话框，如图9所示。选中“自动更新”选项，单击【确定】按钮完成设置。这样，当应用了“标题1”样式的文字和段落的格式发生改变时，就会自动更改“标题1”样式的格式。 选中采用了“标题1”样式的某段文字，例如“一、中国互联网络宏观状况”，然后利用“格式”工具栏设置字号和居中对齐。注意文章中所有采用“标题1”样式的文字和段落都会一起随之改变格式，不用再像以前那样用格式刷一一改变其他位置的文字的格式。 因此，使用样式带来的好处之一是大大提高了格式修改的效率。 查看和修改文章的层次结构文章比较长，定位会比较麻烦。采用样式之后，由于“标题1”“标题9”样式具有级别，就能方便地进行层次结构的查看和定位。 从菜单选择【视图】|【文档结构图】命令，可在文档左侧显示文档的层次结构，如图11所示。在其中的标题上单击，即可快速定位到相应位置。再次从菜单选择【视图】|【文档结构图】命令，即可取消文档结构图。 如果文章中有大块区域的内容需要调整位置，以前的做法通常是剪切后再粘贴。当区域移动距离较远时，同样不容易找到位置。 从菜单选择【视图】|【大纲】命令，进入大纲视图。文档顶端会显示“大纲”工具栏，如图12所示。在“大纲”工具栏中选择“显示级别”下拉列表中的某个级别，例如“显示级别3”，则文档中会显示从级别1到级别3的标题，如图13所示。 如果要将“用户职业”部分的内容移动到“用户年龄”之后，可将鼠标指针移动到“用户职业”前的十字标记处，按住鼠标拖动内容至“用户年龄”下方，即可快速调整该部分区域的位置。这样不仅将标题移动了位置，也会将其中的文字内容一起移动。从菜单选择【视图】|【页面】命令，即可返回到常用的页面视图编辑状态。 对文章的不同部分分节 文章的不同部分通常会另起一页开始，很多人习惯用加入多个空行的方法使新的部分另起一页，这是一种错误的做法，会导致修改时的重复排版，降低工作效率。另一种做法是插入分页符分页，如果希望采用不同的页眉和页脚，这种做法就无法实现了。 正确的做法是插入分节符，将不同的部分分成不同的节，这样就能分别针对不同的节进行设置。 定位到第二部分的标题文字前，从菜单选择【插入】|【分隔符】命令，显示“分隔符”对话框，如图14所示。选择“分节符”类型中的“下一页”，并单击【确定】按钮，就会在当前光标位置插入一个不可见的分节符，这个分节符不仅将光标位置后面的内容分为新的一节，还会使该节从新的一页开始，实现既分节，又分页的功能。用同样的方法对文章的其他部分分节。对于封面和目录，同样可以用分节的方式将它们设在不同的节。在文章的最前面输入文章的大标题和目录，如图15所示，然后分别在“目录”文字前和“一、中国互联网络宏观状况”文字前插入分节符。 如果要取消分节，只需删除分节符即可。分节符是不可打印字符，默认情况下在文档中不显示。在工具栏单击“显示/隐藏编辑标记”按钮 ，即可查看隐藏的编辑标记。在如图16和图17所示中，分别显示了不同节末尾的分节符。 在段落标记和分节符之间单击，按【Delete】键即可删除分节符，并使分节符前后的两节合并为一节。 为不同的节添加不同的页眉 利用“页眉和页脚”设置可以为文章添加页眉。通常文章的封面和目录不需要添加页眉，只有正文开始时才需要添加页眉，因为前面已经对文章进行分节，所以很容易实现这个功能。设置页眉和页脚时，最好从文章最前面开始，这样不容易混乱。按【Ctrl】+【Home】快捷键快速定位到文档开始处，从菜单选择【视图】|【页眉和页脚】命令，进入“页眉和页脚”编辑状态，如图18所示。 注意在页眉的左上角显示有“页眉 第1节 ”的提示文字，表明当前是对第1节设置页眉。由于第1节是封面，不需要设置页眉，因此可在“页眉和页脚”工具栏中单击“显示下一项”按钮 ，显示并设置下一节的页眉。 第2节是目录的页眉，同样不需要填写任何内容，因此继续单击“显示下一项”按钮。 第3节的页眉如图19所示，注意页眉的右上角显示有“与上一节相同”提示，表示第3节的页眉与第2节一样。如果现在在页眉区域输入文字，则此文字将会出现在所有节的页眉中，因此不要急于设置。 在“页眉和页脚”工具栏中有一个“同前”按钮 ，默认情况下它处于按下状态，单击此按钮，取消“同前”设置，这时页眉右上角的“与上一节相同”提示消失，表明当前节的页眉与前一节不同。 此时再在页眉中输入文字，例如可用整篇文档的大标题“中国互联网络发展状况”作为页眉。后面的其他节无需再设置页眉，因为后面节的页眉默认为“同前”，即与第3节相同。在“页眉和页脚”工具栏中单击【关闭】按钮，退出页眉编辑状态。 用打印预览可以查看各页页眉的设置情况，其中封面和目录没有页眉，目录之后才会在每页显示页眉。 在指定位置添加页码 通常很多人习惯从菜单选择【插入】|【页码】命令插入页码，这样得到的页码，将会在封面和目录处都添加页码。而现在希望封面和目录没有页码，从目录之后的内容再添加页码，并且页码要从1开始编号。这同样要得益于分节的设置。 按【Ctrl】+【Home】快捷键快速定位到文档开始处，从菜单选择【视图】|【页眉和页脚】命令，进入“页眉和页脚”编辑状态，如图18所示。 在“页眉和页脚”工具栏中单击“在页眉和页脚间切换”按钮 ，显示页脚区域，如图20所示。 注意在页脚的左上角显示有“页脚 第1节 ”的提示文字，表明当前是对第1节设置页脚。由于第1节是封面，不需要在页脚区域添加页码，因此可在“页眉和页脚”工具栏中单击“显示下一项”按钮 ，显示并设置下一节的页脚。 第2节是目录的页脚，同样不需要添加任何内容，因此继续单击“显示下一项”按钮。第3节的页脚如图21所示，注意页脚的右上角显示有“与上一节相同”提示，表示第3节的页脚与第2节一样。如果现在在页脚区域插入页码，则页码将会出现在所有节的页脚中，因此不要急于插入页码。 在“页眉和页脚”工具栏中有一个“同前”按钮 ，默认情况下它处于按下状态，单击此按钮，取消“同前”设置，这时页脚右上角的“与上一节相同”提示消失，表明当前节的页脚与前一节不同。 这时再插入页码，就能让页码只出现在当前节及其后的其他节。 从菜单选择【插入】|【页码】命令，显示“页码”对话框，如图22所示。采用默认设置即可。单击【格式】按钮，显示“页码格式”对话框，如图23所示。默认情况下，“页码编排”设置为“续前节”，表示页码接续前面节的编号。如果采用此设置，则会自动计算第1节和第2节的页数，然后在当前的第3节接续前面的页号，这样本节就不是从第1页开始了。因此需要在“页码编排”中设置“起始页码”为“1”，这样就与前面节是否有页码无关了。 第3节之后的其他节无需再设置页码，因为页脚的默认设置为“同前”，而且页码格式默认设置均为“续前节”，将会自动为每一节编排页码。 在“页眉和页脚”工具栏中单击【关闭】按钮，退出页脚编辑状态。 用打印预览可以查看各页页脚的设置情况，其中封面和目录没有页码，目录之后才会在每页显示页码，并且目录之后的页码从1开始编号。 插入目录 最后可以为文档添加目录。要成功添加目录，应该正确采用带有级别的样式，例如“标题1”“标题9”样式。尽管也有其他的方法可以添加目录，但采用带级别的样式是最方便的一种。 定位到需要插入目录的位置，从菜单选择【插入】|【引用】|【索引和目录】命令，显示“索引和目录”对话框，单击“目录”选项卡，如图24所示。 在“显示级别”中，可指定目录中包含几个级别，从而决定目录的细化程度。这些级别是来自“标题1”“标题9”样式的，它们分别对应级别19。 如果要设置更为精美的目录格式，可在“格式”中选择其他类型。通常用默认的“来自模板”即可。 单击【确定】按钮，即可插入目录。目录是以“域”的方式插入到文档中的（会显示灰色底纹），因此可以进行更新。当文档中的内容或页码有变化时，可在目录中的任意位置单击右键，选择“更新域”命令，显示“更新目录”对话框，如图25所示。如果只是页码发生改变，可选择“只更新页码”。如果有标题内容的修改或增减，可选择“更新整个目录”。 小结至此，整篇文档排版完毕。在整个排版过程中，可以注意到样式和分节的重要性。 采用样式，可以实现边录入边快速排版，修改格式时能够使整篇文档中多处用到的某个样式自动更改格式，并且易于进行文档的层次结构的调整和生成目录。 对文档的不同部分进行分节，有利于对不同的节设置不同的页眉和页脚。 有关样式和分节应用，以及页眉页脚的设置，这里介绍的仅仅是最基本的用法。下一篇文章将会看到更为精彩和美妙的应用。简介小王经过一段时间的学习和摸索，现在已经成为市场部的Word高手，制作报告又快又好，同事们经常向他请教。不料，这却应验了那句话：能者多劳。市场部经理这次又给小王安排了一个重要的任务：制作一个专业的分析报告，要做成杂志的效果，还要正式出版印刷。小王找来很多正式出版的杂志和书刊进行对比，这才发现，杂志和书刊的编排难点很多，主要有以下几个特点： 正反面打印或印刷如果杂志或书比较厚，每页的左侧会留出一些空白，以便装订后不会遮挡文字。 奇数页总是位于翻开的书的右侧页上，偶数页总是位于左侧页上，如图1所示。 对于书而言，每一章的首页总是位于右侧页（奇数页），如图1所示中的目录和第1章首页。 如果某章的前一页没有内容，会保留空白页，空白页总是位于左侧页（偶数页），如图1所示中的目录左侧的页和第1章首页左侧的页。 奇偶页的页眉可以不同，一般偶数页可显示文章或书名，奇数页显示本章标题，如图1所示。 每一章的首页都没有页眉，如图1所示。 目录和正文部分采用不同的页码格式，（例如目录用罗马数字，正文用阿拉伯数字），并且都从1开始编号。 怎么设计这样的文档呢？抓住以下几个关键就行了： 1.页面设置决定了页面布局、节的起始位置、奇偶页页眉和首页页眉 2.分节时，每一节可以从奇数页或偶数页开始，而不一定是从下一页开始 3.域可以帮助自动填写某些内容（例如目录、页眉文字） 4.打印设置可以让纸张实现自动化或半自动化的正反面打印 双面打印的复杂报告 这份报告要求的格式将完全按照上述所列的杂志或书的特点进行设计。预留装订线区域 为了让双面打印的比较厚的文档能够在装订后不会遮挡文字，可以预留出装订线区域。从菜单中选择【文件】|【页面设置】命令，显示“页面设置”对话框，选择【页边距】选项卡，如图2所示。 在“页码范围”中，设置“多页”为“对称页边距”；在“页边距”中，设置“装订线”为“2厘米”，并可预览效果；在“预览”中设置“应用于”为“整篇文档”。 设置节和页眉页脚 文档中已经用【插入】|【分隔符】|【分节符类型】|【下一页】的方式为不同的章分节（参见上一期内容），现在需要将节和页眉页脚进一步设置。在“页面设置”对话框中选择“版式”选项卡，如图3所示。 在“节”中选择“节的起始位置”为“奇数页”，这样可以让每一节都从奇数页开始，从而让每章的首页位于奇数页。 在“页眉和页脚”中选中“奇偶页不同”和“首页不同”，这样可以分别添加奇数页、偶数页和每一节的首页的页眉和页脚，并使其内容不同。 在“预览”中选择“应用于”为“整篇文档”。 如果此时打印预览，会看到在目录前和第1章前等位置出现空白页。这是因为每一节都从奇数页开始的缘故。当上一节的文字在奇数页就结束时，为了让本节从奇数页开始，就会自动加入空白页。特别要注意，这个空白页只有打印预览时才可看到，在编辑状态下无法看到，不要误以为没有加入空白页。 添加不同内容的页眉 在添加页眉时，只要充分理解了分节的作用，就能快速设置出复杂的页眉。设置页眉和页脚时，从文档开始位置设置不容易出错。按【Ctrl】+【Home】快捷键定位到文档开始位置，从菜单选择【视图】|【页眉和页脚】命令，进入页眉和页脚编辑状态，如图4所示。 首先会显示第1节的首页页眉，这是封面的页眉，无需设置。 在“页眉和页脚”工具栏单击“显示下一项”按钮 ，显示第2节的首页页眉，如图5所示。第2节的首页页眉右侧显示“与上一节相同”，表示与上一节的首页页眉相同，目录同样无需设置页眉。 在“页眉和页脚”工具栏单击“显示下一项”按钮 ，显示第3节的首页页眉，如图6所示。第3节的首页页眉右侧显示“与上一节相同”，表示与上一节的首页页眉相同，每一章的首页同样无需设置页眉。 在“页眉和页脚”工具栏单击“显示下一项”按钮 ，显示第3节的偶数页页眉，如图7所示。在本文档中，这是第一次出现正文中的偶数页页眉的内容。如果文档的前面部分也有偶数页页眉（例如目录比较长时，就有可能在目录节首先出现偶数页页眉），就应该使此处的偶数页页眉与上一节不同。在“页眉和页脚”工具栏单击“同前”按钮 ，使“与上一节相同”消失。在页眉处输入本文档的大标题（一般是杂志名或书名），并使其左对齐，如图8所示。 在“页眉和页脚”工具栏单击“显示下一项”按钮 ，显示第3节的奇数页页眉，如图9所示。 在本文档中，这是第一次出现正文中的奇数页页眉的内容。如果文档的前面部分也有奇数页页眉（例如目录比较长时，就有可能在目录节首先出现奇数页页眉），就应该使此处的奇数页页眉与上一节不同。在“页眉和页脚”工具栏单击“同前”按钮 ，使“与上一节相同”消失。 奇数页的页眉要显示每章的标题，如果按照常用方法，可以录入标题内容，但是，必须在以后的每一节录入不同的标题，比较麻烦。 利用插入域的方法，可以一次性设置好所有奇数页的标题，并使标题自动采用该节的标题。注意到每一章的标题都采用了“标题一”样式，可以用一个域引用“标题一”样式，这样就能自动根据当前节的“标题一”样式显示它所对应的文字内容，无需反复录入。 定位到页眉中，从菜单选择【插入】|【域】命令，显示“域”对话框，如图10所示。 在“域名”中选择“StyleRef”域，并在“样式名”中选择“标题一”样式，表示引用“标题一”样式中的文字。单击【确定】按钮后，即可将本节“标题一”样式对应的文字插入页眉，设置页眉右对齐后，得到如图11所示的效果。 在“页眉和页脚”工具栏连续单击“显示下一项”按钮 ，显示其他节的首页、偶数页和奇数页页眉，此时都保持默认设置即可，让每个页眉都与上节相同。其中奇数页页眉会根据当前节的“标题一”样式所对应的文字的变化自动改变。 在“页眉和页脚”工具栏单击“关闭”按钮，退出页眉和页脚编辑状态。 去除页眉中多余的水平线 在文档的首页页眉中会注意到，虽然没有文字，却保留了一条水平线。可以去除这条多余的水平线。 按【Ctrl】+【Home】键定位到文档开始位置，在页眉处双击即可快速进入页眉和页脚编辑状态。要成功去除页眉中的水平线，必须先选中页眉中的段落标记，如图12所示。 从菜单选择【格式】|【边框和底纹】命令，显示“边框和底纹”对话框，如图13所示。在预览中可以看到段落底部添加了一条水平线，页眉中的水平线实际上是用段落的下边框线制作出来的。在左侧的“设置”中选择“无”，即可去除段落边框，从而使页眉中的水平线消失。 由于是在第1节的首页去除水平线，后续其他节的首页设置均为“与上一节相同”，因此后续节首页的水平线也会消失，不必再进行设置了。 添加不同类型的页码 在杂志和书中，目录和章节可以分别采用不同类型的页码。例如，目录的页码用罗马数字I，II，III，IV等，章节的页码用阿拉伯数字1，2，3等。要实现这样的页码编排，同样要借助分节来实现。 按【Ctrl】+【Home】快捷键定位到文档开始位置，从菜单选择【视图】|【页眉和页脚】命令，进入页眉和页脚编辑状态。在“页眉和页脚”工具栏单击“在页眉和页脚间切换”按钮 ，切换到页脚，显示第1节首页页脚，如图14所示。 第1节是封面，不需要添加页码，在“页眉和页脚”工具栏单击“显示下一项”按钮 ，显示第2节的首页页脚，如图15所示。 第2节是目录，需要添加罗马数字的页码。在第2节首页页脚的右上方显示“与上一节相同”，表示与第1节首页相同，显然，需要断开和第1节之间的链接。在“页眉和页脚”工具栏单击“链接到前一个”按钮 ，“与上一节相同”提示文字消失。从菜单选择【插入】|【页码】命令，显示“页码”对话框，如图16所示。 选择“对齐方式”为“外侧”，并可以在对话框中预览页码位于外侧的效果。选中“首页显示页码”。有些书籍在每章的首页不显示页码，如果是这种情况，也可以不选中此选项。 单击“格式”按钮，显示“页码格式”对话框，可设置页码的格式和起始编号，如图17所示。在“数字格式”中选择罗马数字格式“I，II，III，”，在“页码编排”中选择“起始页码”为“I”。单击【确定】按钮结束设置。注意第2节的页脚提示文字变为“奇数页页脚 -第2节-”，并且没有出现预期的页码，如图18所示。这是由于在如图16所示的对话框中，选择了“首页显示页码”，从而使原来的“首页不同”功能失效，自动转变为奇数页页脚，并且会显示“与上一节相同”。如果切换到页眉，还会看到自动添加了一条水平线，这是因为此节已经变为奇数页页眉，从而与上一节的首页页眉格式不再一样了。可以在完成所有的页码设置后，按照前面“去除页眉中多余的水平线”的方法去除水平线。 重复一遍刚才的操作即可设置好此节的页码：在“页眉和页脚”工具栏单击“链接到前一个”按钮 ，“与上一节相同”提示文字消失。从菜单选择【插入】|【页码】命令，显示“页码”对话框，如图16所示。此时的页码格式已经自动采用了上次的设置，因此只需单击【确定】按钮即可。现在可以看到罗马数字页码出现在第2节奇数页右侧，如图19所示。 如果目录较长，在目录的第2页会显示偶数页页脚，其中将自动采用罗马数字格式，无需再进行设置。 在“页眉和页脚”工具栏单击“显示下一项”按钮 ，显示第3节的首页页脚，如图20所示。 第3节的首页页脚会显示“与上一节相同”提示文字。在“页眉和页脚”工具栏单击“链接到前一个”按钮 ，“与上一节相同”提示文字消失。在“页眉和页脚”工具栏单击“设置页码格式”按钮 ，显示“页码格式”对话框，如图21所示。 在“数字格式”中选择“1，2，3，”，在“页码编排”中选择“起始页码”为“1”。设置完毕，后面的所有节都会延续页码的设置和编号。 至此，整篇文档的页码格式和编号设置完毕。 最后，按照前面“去除页眉中多余的水平线”的方法去除第2节（目录）页眉中的水平线即可完成所有的设置。 双面打印设置 文档需要双面打印时，可以有多种设置和打印方法。手动双面打印从菜单选择【文件】|【打印】命令，显示“打印”对话框，如图22所示。 选中“手动双面打印”，其他设置保持默认值。当开始打印时，打印机会在打印完一面后提示换纸，将纸张背面放入打印机即可打印出背面内容。每张纸都需要手动放入打印机才能打印背面。手动双面打印的方法比较麻烦，适合打印纸张很少的情况。 分别打印奇数页和偶数页 如果先打印所有的奇数页，再在所有奇数页的背面打印偶数页，就能比较快速地完成双面打印。 从菜单选择【文件】|【打印】命令，显示“打印”对话框，如图23所示。 在“打印”中选择“奇数页”，并单击【确定】按钮开始打印。打印时，通常会将纸匣中最上面的纸先送入打印机。 打印完毕，会得到按1，3，5顺序排列的所有奇数页。将这些奇数页重新放入纸匣，一般应将背面未打印的部分朝向正面。注意如果开始打印，第1张送入打印机的纸不是第1页，而是页码最大的纸。还需要注意纸张方向，不要使背面在打印出来后文字颠倒。此外，打印背面时会从奇数页的最后一页开始逆页序打印，需要注意Word文档中最后一页的页号。如果最后一页的页号为偶数，直接将所有的奇数页放入纸匣；如果最后一页的页号为奇数，应取出已打印好的最后一页纸，并将余下的奇数页放入纸匣，否则将会出现偶数页打印错位（例如，最后一页为99页时，如果把所有的奇数页放入纸匣，第98页会打印在第99页背面，正确的应该是打印在第97页背面）。 在“打印”对话框的“打印”中选择“偶数页”，并单击“选项”按钮，显示对话框，如图24所示。 选中“打印选项”中的“逆页序打印”，将会从最后一页开始逆序打印。如果纸匣中最上面的纸已打印的页面是第97页，则背面将会打印第98页，并按照96，94，92的顺序打印其他页，从而实现双面打印。 分别打印奇数页和偶数页效率较高，但如果出现卡纸等问题，就需要重新打印出现问题的奇数页和偶数页。 全自动双面打印 全自动双面打印需要采用具备双面打印功能的打印机。利用打印机的设置，就能在打印完一张奇数页后，自动将纸重新卷回并打印背面的偶数页。具体用法可参见双面打印机的使用说明。在打印设置中通常采用默认设置即可。 小结 无论多么复杂的排版，只要用好了分节、样式、页面设置和页眉页脚设置，就能轻松快捷地制作出专业水准的文档。 域是提高效率、自动生成文本内容的工具。 Word的打印功能极其强大，可以满足各种打印需求。 更多信息用word编书的排版技巧 您要打印的文件是：用word编书的排版技巧 打印本文 用word编书的排版技巧 作者：佚名 转贴自：本站原创 点击数：120 一、版心设计 在WORD中版心设计是通过“页面设置”来实现的。具体方法是： 打开“文件”菜单，下拉光条选中“页面设置”，即进入“页面设置”窗口。此时有“字符数/行数”、“页边距”、“纸张大小”、“纸张来源”、“版面”五项需要设置。 在这些设置中，首先设置的是“纸张大小”，根据需要选择纸张类型，如16开、32开、大32开或自定义大小等。然后在“字符数/行数”处按下左键，字符跨度设置为10.5磅(如果正文为5号字的话),行跨度为15.75磅.接下来在页边距处按一下左键,依版面要求分别设置上,下,左,右边界.给出的是图书排版中常见版心要求的数据,如果有特殊要求,可以在选定纸张大小后,通过调整页边距来实现.如果只是通过字符数/行数中的指定每页中的行数和每行中的字符数来设置版面的话,将可能导致字符跨度及行跨度的改变,这样,排出来版面的话,将较常规版面紧凑或稀散.因而建议,先固定字符跨度和行跨度,再调整页边码,使每页中的行数和每行中的字符数符合所需要求. 在字符数/行数中,还可以设置正文所用的字体,字号,分栏数,正文横排/竖排.要注意的是,字号改变以后,字符跨度,行跨度及上表中数据也要做相应的变化.这些设置要根据正文排版要求来设置,即哪一种字体,哪一种字号占大多数,正文内容一般是分几栏排,文字是横排还是竖排等,不要针对个别情况来设置,因为这里设置的参数是针对全书页而言,个别的情况在正文排版时还可以调整. 在纸张大小中,还可以设定纸张的方向,一般取默认值,即纵向. 在版面中,根据正文版面需求,还可以设置书眉,一般有书眉的话,奇偶页书眉不同,也有的首页不同,如果这样话,在相应各项按一下左键,其前面的小方框内即出现 ,不需要的话,再按一次左键,即去掉前面的标记了. 页面设置中的其他各项无须理会,取默认值即可. 二、标题设计 图书排版中，各级标题排法要有所区别，要做到醒目、美观、全书中同一级标题要求排法一致，否则容易造成结构混乱。北大方正排版系统中，标题有57级，可自由定义排法，而WORD中，其标题定义可达9级，这足以实现标题的排版。如果只是取系统的默认值是不可能做到9级标题定义及自由定义标题排法的，这需要根据实际情况做出调整。具体方法是： 打开“格式”菜单，选中“样式”，即进入“样式”窗。 在“样式”框中移动滑动条，选中“标题1”按“样式”窗右下部的“更改”即进入“更改样式”窗，“预览”窗有当前标题的效果图，一面还有当前标题排法的文字说明，包括字体、字号、字距等有关情况，按一下右下部的“格式”，即弹出“字体”、“段落”“制表位”等选单，选择“字体”，进入“字体”窗；设置好字体、字型、字号、效果等后，按“确定”返回。再按“格式”，选择“段落”，进入“段落”窗，设置好间距、对齐方式等后，按“确定”返回。需要的话，再按“格式”，选择其他各项进行设置，一般只需设置前面两项即可。为了加快排版的速度，也可设置快捷键，此时只需按“快捷键”进入“自定义键盘”窗，按下相应的键即可。如可设置标题1的快捷键为CTRL+1，这样将免去排版过程中弹出选项，选择选项等工作。如此这般将所需标题全部设置完后，如果需要长期使用这种设置，可在“更改样式”窗中选择“添至模板”，以后打开模板后系统就会自动采用这些设置了。 三、书眉安排 书眉的安排在“页面设置”中已初步提到，但在具体操作时，却不容易实现。当然对于通篇一致的排法却是很简单的。有的人通过将各章分开排版来实现各章书眉的不同排法，当然这也是一种排法，但是，势必给全书页码的自动处理和目录的自动生成带来不便。这里介绍的是：在一个文档是实现不同书眉排法，这样，全书既可自动编页码，也可自动生成目录（含页码），将会减去麻烦。其实简单地说，使用分节符即可实现。每节内可设置奇偶页不同书眉，节内首页书眉也可不同。这样即可实现全书书眉的自由安排。 分节符存储了节的格式设置元素如边界、页的方向、页眉和页脚、以及页码的顺序，它显示为包含有“分节符”字样的双虚线。 分节符有几种插入方式： “下一页”表示插入一个分节符并分页，新节从下一页开始； “连续”表示插入一个分节符，新节从同一页开始； “奇数页”或“偶数页”表示插入一个分节符，新节从下一个偶数页开始；创建页眉或页脚时，WORD自动在整个文档中用同样的页眉或页脚，可将该文档分节，然后断开当前节和前一节中页眉或页脚间的连接。具体操作方法是： 1、如果还没有这样做，那么可在开始使用不同页眉或页脚的新节处插入一个分节符。 2、单击要创建不同页眉或页脚的节。 3、单击“视图”菜单中的“页眉和页脚”命令。 4、如果需要，可将光标移到修改的页眉或页脚处。 5、单击工具栏上“与上一节相同”按钮。 6、修改已有的页眉或页脚，或新建页眉或页脚。WORD自动为以后的页眉或页脚作同样的修改。 7、要为以后的节创建页眉或页脚，重复步骤1到6。 删除一个页眉或页脚时，WORD自动删除整个文档中同样的页眉或页脚。 要删除文档中某个部分的页眉或页脚，可将该文档分成节，然后断开各节间的连接。 具体操作方法是： 1、单击“视图”菜单中的“页眉和页脚”命令。 2、将光标移至要删除的页眉或页脚处。 3、选定页眉或页脚区的文字或图形，然后按DELETE键。 四、页码设置 只有切换到页面视图或打印预览才能查看页码。要编辑或设置页码格式，应显示包含页码的页或页脚，页眉或页脚的工具栏如图4所示。 1、单击“视图”菜单中的“页眉和页脚”命令。 2、如果已将页码置于页面底部，则请单击“页眉/页脚”工具栏上的“在页眉和页脚间切换”按钮。 3、如果是使用“插入”菜单中的“页码”命令插入页码，则页码将位于图文框之中。单击图文框中的页码就可进行编辑，页码周围会出现斜线边框。 4、像处理普通文字一样选定并修改页码。 页码中可以包含其他字符或图形，如“第1页”或“-1-”。例如，要创建格式为“第1页”的页码，请单击该页码前或后的位置，键入“第”和“页”。“第”和“页”前有一个空格。你还可以插入格式为“第3页 共12页”的页码。 如果要某页页码不显示出来，即“暗码”，可按以下步骤进行： 1、如果文档分成许多节，请单击需要首页显示或隐藏页码的节或选定需要首面显示或隐藏页码的多节。 2、请单击“插入”菜单中的“页码”命令。 3、选中或清除“首页显示页码”复选框。 ?如果要删除页码，则按以下方法进行： 1、如果文档分成许多节，请单击需要首页显示或隐藏页码的节或选定需要首页显示或隐藏页码的多节。 2、如果已将页码置于页面底部，则请单击“页眉/页脚”工具栏上的“在页眉和页脚间切换”按钮。 3、选定一个页码。 如果使用“插入”菜单中的“页码”命令插入页码，则应同时选定页码周围的图文框。 4、按DELETE键 WORD将自动删除整篇文档的页码。如果要删除文档中某一部分的页码，就必须将文档分节，并断开节之间的连接。 如果文档首页页码不同，或奇偶页的页眉或页脚不同，就必须分别删除不同的页眉或页脚。 五、注文排列 注文的排法有随文注和文尾注两种，分别叫做“脚注”和“尾注”。 注文的插入方法为： 1、单击注释参考标记的插入点。 2、单击“插入”菜单中的“脚注和尾注”命令。 3、单击“脚注”或“尾注”选项按钮。 4、在脚注窗格中键入注释，然后单击文档中的任意位置以便继续处理正文。 对于脚注而言，也即通常所说的随文注，每页重新编号，因此需要“脚注和尾注”窗中按一下“选项（O）”，在“编号方式”中指定“每页重新编码”。而对尾注，也即通常所说的文尾注，如果是全书的注文在全书末尾，那么取其默认值“文档末尾”即可，如果是各章节的注文在本章节末尾，则必须分节处理，即先插入分节符，再设置“选项（O）”中“所有尾注”的位置为“节的结尾”，“编号方式”设置为“每节重新编号”即可。 无论哪一种注文，用户都可以自定义标记，此时，只需按一下“脚注和尾注”窗中的“符号（S）”，选择所喜欢的符号即可。 六、目录生成 编制目录的方法是：首先将内置标题样式的“标题1”到“标题9”应用到要包括在目录中的标题上。即依次选定所有各级标题，然后以相应标题样式指定其级别，应用样式完毕后，就可选择格式并编制目录。具体方法是，选择“插入（I）”中的“索引和目录（D）”，在“目录（C）”处按一下左键，然后在“格式（T）”中选择喜欢的目录格式，从“预览”窗中可见其效果，如果正文中有多级标题，页目录中只显示其若干级，则需在“显示级别（L）”中指定。如果对系统的生成效果仍不满意，可进入“选项（O）”或“更改（M）”中以选择或修改部分参数。 编制目录之后，WORD可以搜索带有指定样式的标题，按照标题级别排序，引用页码，并且在文档中显示目录。事半功倍：Word编写论文十大技巧访问次数：5268作者：不详来源：天极网加入时间：2005-05-31现在正是大学毕业生完成毕业设计、撰写毕业论文的时候，大家往往要苦熬一个多月才能完成自己的毕业论文。现在大家主要都是用Microsoft Word来编辑论文(不论各位用哪个版本，基本功能都是一致的，以下简称Word)。如果不能充分Word的一些强大功能，大家在撰写和编辑较长篇幅的科技论文的时候，可能经常要为不断地调整格式而烦恼。在这里我把自己以前使用Word的经验和教训总结一下，以求抛砖引玉。一篇论文应该包括两个层次的含义：内容与表现，内容是指文章作者用来表达自己思想的文字、图片、表格、公式及整个文章的章节段落结构等，表现则是指论文页面大小、边距、各种字体、字号等。相同的内容可以有不同的表现，例如一篇文章在不同的出版社出版会有不同的表现；而不同的内容可以使用相同的表现，例如一个期刊上发表的所有文章的表现都是相同的。这两者的关系不言自明。笔者认为，论文“表现”的编辑，是一个非常费时费力的工作。如果在写论文之前，做了各方面的准备，并按照一定的规律来编写和排列，会起到事半功倍的效果；否则，会给你带来无穷无尽的痛苦。笔者根据自己写硕士论文的体验，向各位提供如下建议，供大家参考。1、用好样式编写论文，一定要使用样式，除了Word原先所提供的标题、正文等样式外，还可以自定义样式。如果你发现自己是用选中文字然后用格式栏来设定格式的，一定要注意，想想其他地方是否需要相同的格式，如果是的话，最好就定义一个样式。对于相同排版表现的内容一定要坚持使用统一的样式，这样做能大大减少工作量和出错机会。如果要对排版格式（文档表现）做调整，只需一次性修改相关样式即可。使用样式的另一个好处是可以由 Word 自动生成各种目录和索引。一般情况下，不论撰写学术论文或者学位论文，相应的杂志社或学位授予机构都会根据其具体要求，给论文撰写者一个清楚的格式要求。比如，要求宋体、小四，行间距17磅等等。这样，论文的撰写者就可以在撰写论文前对样式进行一番设定，这样就会很方便的编写论文了。如笔者用Microsoft Office Word 2003进行样式设计如下图：2、使用交叉引用设置编号一定不要自己敲编号，推荐使用交叉引用，否则手动输入的编号极可能给你文章的修改带来无穷的后患。标题的编号可以通过设置标题样式来实现，表格和图形的编号通过设置题注的编号来完成。在写“参见第x章、如图x所示”等字样时，不要自己敲编号，应使用交叉引用。这样做以后，当插入或删除新的内容时，所有的编号和引用都将自动更新，无需人力维护。并且可以自动生成图、表目录。3、对齐一定不要用手动敲空格来达到