客服中心管理体系文件汇编.doc

文件目录序号文件名称文件编号页码备注一部门职责二组织构架三岗位职责1客服中心主管岗位职责2客服助理岗位职责3收费员兼前台接待岗位职责四客服中心服务管控制度1客服部员工服务行为规范2业主档案管理制度3服务信息收集、整理、输出、跟进制度4小区巡查制度5业主报事接待及回访制度6对外信息发布管控制度7员工自助食堂管理制度五作业规程1接房作业规程2装饰装修办理流程3房屋整改处置流程4业主报事处置流程5保洁巡查作业规程6绿化巡查作业规程7楼层巡查作业规程8业主满意度调查作业规程9物业管理费用催缴流程10委托管理钥匙管控作业规程11重要邮件收发管理规程12道闸收费管控流程13业主车位接管及信息归集作业规程14投诉处理流程六质量记录业主档案目录业主档案借阅记录业主投诉、报事登记表房屋遗漏工程整改处理单整改完工确认单房屋遗漏工程整改统计汇总表整改信息返馈登记表业主回访记录钥匙发放登记表钥匙托管记录业主家庭情况登记表业主验房表资料领取清单业主缴费明细表业户装修申请表 装修许可证 临时出入证登记表 二次装修审图意见报事、报修处置单业主报事报修登记表叠彩城楼层巡查记录绿化工作周检表绿化养护记录表满意度调查计划表满意度调查表业户满意度调查跟踪记录会议记录催款通知 叠彩城公示记录叠彩城催费函件发出记录叠彩城起诉业主清单业主托管、领取钥匙登记表钥匙发放登记表邮件收发登记表值班工作记录叠彩城临时停车收费日对账表叠彩城临时停车收费月汇总表车位接管及收费登记台帐投诉、报事处理单1.0客服中心职责1.1树立业主至上的意识，热情及时地为业主（物业使用人）提供各种服务。1.2协助并参与新接管物业的前期介入、验收工作、协调解决接管后物业相关遗留问题的跟办、回访工作。1.3 负责本小区的交房、业主档案、资料、钥匙等物品的管理工作。 1.4负责受理本小区业主的咨询、接待、报事、报修、投诉、回访等物业服务工作。1.5 负责各类费用的收缴和物业管理费的催收工作。1.6负责本小区业主房屋的装修相关手续的办理以及空置房屋的管理工作。1.7 负责拟订各种通知、通告，对外形成统一张贴格式。1.8负责整个物业服务中心的内勤（收发文、考勤、物资等）管理工作。1.9协调组织本小区的经营服务（含特约服务）活动。1.10协助组织开展本小区的社区文化活动工作。1.11负责开展业主对物管服务满意度调查活动的实施工作。1.12负责物业法规、政策及相关物业常识的宣传工作.1.13完成上级安排的其他工作。 2.0客服中心组织架构主管客服助理收费员兼前台接待客服中心主管客服助理收费员兼前台接待3.0客服中心各岗位职责3.1客服中心主管岗位职责客服主管岗位说明书岗位名称客户部主管直属上级管理处经理管理幅度客户服务所属部门 服务中心一、任职要求1大专以上文化，管理类专业毕业，持物管部门经理上岗证。2有三年以上同岗位物业管理经验或酒店管理经验。3有良好的组织及管理能力。4具备良好的沟通技巧能力，亲和力强。5熟悉国家有关物业政策、法规。二、岗位职责1、认真贯彻执行服务中心的经营管理方针以及各项管理制度，全面做好小区服务工作。2、拟定并监督客服中心员工的岗位职责和工作流程的执行情况。3、检查、指导本部们员工日常服务工作，做好下属员工培训和业绩考核工作，4、负责接待、协调处理小区内业主（物业使用人）投诉和服务请求，重要（大）事项及时报上上级领导并对每月的服务质量进行统计分析。5、协助并参与做好新接管物业的前期介入、接管验收工作，组织下属员工对接管物业的遗留问题的整改跟进及信息反馈工作。6、负责组织办理接房、装修、入住的手续，协助业主签署相关资料，做好收费工作。7、负责组织、监管服务区域的业主档案资料，并保证资料的可靠性。8、负责不定期的巡视小区范围内的公共环境保洁、绿化维护，对其服务单位进行考核。9、负责对各种通知、通告、提示、公示的编写，对外形成统一张贴格式。10、负责协助本小区社区文化活动的策划、组织和实施工作及结果分析。11、负责每年度的业主满意度调查的实施工作及结果汇总工作。12、负责每周、月向管理处经理提交本部门工作计划及工作总结，部门工作报表。13、负责与其他部门协调、沟通工作。13、成上级领导交办的其它工作。3.2客服助理岗位职责客服助理岗位说明书岗位名称客服助理直属上级客服主管管理幅度小区物业服务所属部门 客服中心一、任职要求1大专以上文化，持有物管员上岗证。2具有两年以上物业相关工作经验。3良好的协调、沟通技巧。4熟悉物业的相关法律、法规。5、具有良好的工作激情和亲和力以及良好的服务意识。二、岗位职责1.在主管领导下，具体行使对小区管理、监督、协调服务职能。2.熟悉小区的楼宇结构、住户情况、设备设施的分布位置及相关情况。3.协助主管对小区清洁、绿化、公共区域的检查，收集业主对物管服务工作建议并及时上报主管。4.熟悉小区内的物业环境（包括：楼栋、单元、户形、面积等），掌握各类收费标准，准确无误的进行物业管理费和其它费用的收取工作。5.熟悉交接房程序和装修程序，负责为业主办理接房、装修、入住等相关手续。6.参与楼宇的交房、装修检查工作并做好相关记录。7.负责业主咨询、报事、投诉的处理、回复和业主定期回访。8.负责分发、张贴小区的通知、通告、公示、提示，布置小区信息栏。9.负责各类业主档案、信息档案的归集、整理、妥善保存。10. 负责每天巡视责任范围内的公共环境清洁、绿化养护，对其服务单位进行考核。11. 负责宣传物业管理及服务的相关常识和法规。12完成上级安排的其它工作。 3.3客服中心收费员岗位职责收费员兼前台接待岗位说明书岗位名称收费员兼前台接待直属上级客服主管管理幅度小区收费、业主报事接待、信息咨询、部门档案管理、报表统计上报所属部门 客服中心一、任职要求1大专以上文化，财务专业毕业，持物管员上岗证。2具有三年以上相关工作经验。3熟悉财务相关知识，能熟练使用收费软件4熟悉国家相关财务规定和物业的相关法律、法规。5、熟悉档案管理相关制度，熟悉小区环境及报事报修处置流程。二、岗位职责 1、严格按照政府物价部门的规定和物业公司的有关规定收取物管费及相关费用，要求票据清楚，帐目清楚，无遗漏及失误。 2、按时准确向上级报送物业管理收费、有偿服务收费等多类收费报表。3、负责将小区全年的收费资料收集齐全，整理立卷，编制目录，装订成册，妥善保管 。4、建立业主收费台帐，定期完成收费报表。5、严格遵守财务管理制度，坚决抵制任何违反财务纪律的行为，不得借支现金。未经公司批准，不得随意降低收费标准、减免收费。6、熟悉各项收费标准和规定，熟悉国家及本市相关收费管理法规，做好耐心细致的宣传解释工作。7、负责前台客户及内部报事接待和信息分流，以及对客户进行服务回访。8、负责各类业主档案、信息档案的归集、整理、妥善保存。9、负责完成各项暂收费用的清退。10、负责对车辆停放收费的督察、核对，票据领取、发放、票根收回、报表填报等。11、完成上级交办的其他工作。4.0客服中心服务管控制度4.1员工行为规范客服部员工服务行为规范 1.0 目的和适用范围为提高部门客户服务质量，指导部门员工加强日常工作中的行为规范和礼仪。适用于祥怡物业叠彩城管理处客服部员工职业行为展示。2.0 制度内容2.1 仪容仪表2.1.1上岗前必须按公司规定统一着装、佩带胸卡、服装须保持挺括不得有褶皱、破损等现象，着夏装时，应注意将钮扣全部扣上，男士须佩戴领带。2.1.2上班期间男士着黑色皮鞋，女士着深色皮鞋，不得穿个性化的时装鞋，保持良好的工作仪表。2.1.3女士长发需盘扎，不得梳妆和烫染怪异发型，男士不得留长发、胡须等，不得佩戴墨镜、首饰；2.1.4上班期间身上不得发出浓烈的烟酒、香水（女员工不得浓妆艳抹）等刺激味道，保持个人卫生整洁。2.2 来访接待2.2.1业主进入大厅。2.2.2接待员暂停手中工作，向业主点头示意，并用普通话问好：“你好，请问有什么需要帮助的吗?”2.2.3如正在为其他业主服务或接听电话时，应向点头示意，并辅以手势请业主稍等，尽快结束手中的工作或电话，为等候的业主依次服务，若有其他人员在则应示意适时为等候的业主送上一杯水以稍缓业主等候的心情。2.2.4客服接待须做到业主到、微笑到、服务到“三到服务”，绝不能出现有业主到前台后，无人理会的情况发生。2.2.5接待业主时坚持礼貌待客，微笑服务，并使用普通话。当以普通话沟通会产生理解问题时，可适当使用双方都易理解的语言交流。2.2.6当业主来到工作台前，应礼貌的请业主坐下，若业主执意站立，为业主服务时除书写时必须坐下外，均应以站立服务面对业主，并且有物品交业主时必须以双手递送。2.2.7礼貌服务三要素2.2.7.1接待三声：来有迎声，问有答声，去有送声；2.2.7.2文明十字五句：问候语-你好，请求语-请，感谢语-谢谢，抱歉语-对不起，道别语-再见；2.2.7.3热情三到：眼到-友善注视；口到-普通话、因人而异；意到-表情互动，落落大方，不卑不亢。2.2.8礼仪禁忌2.2.8.1称呼：语气词称呼 “喂”、“嘿”，称兄道弟等；2.2.8.2态度：冷硬、蛮横、粗暴、顶撞；2.2.8.3拒绝：我不管、不知道、不关我的事；2.2.8.4无技巧、无对象性：生搬硬套，哪壶不开提哪壶。2.3电话接待2.3.1客服前台电话接待时间9：00-17：30；监控中心电话接待时间：17：30-09：00；电话铃三声之内必须接听，提起听筒后用甜美的普通话：“你好，叠彩城客服中心”，然后仔细听取来电内容，并同步在岗位工作记录做好详细记录；切忌接听电话时首先有“喂”等口头语。2.3.2在通话中若须暂时中断通话，应礼貌的征求对方意见“对不起，请您稍等好吗”，并取得同意后用手用力握住听筒受话器后再与他人交流，以免所交流的语言给对方带来不好的印象，中断时间一般不得超过30秒，应尽快恢复通话，并讲“对不起，让您久等了”。2.3.3接听业主电话，应尽快了解来电话的目的，经确认后尽快挂断电话，保持服务前台电话的畅通。2.3.4当通话完毕后，应礼貌的在对方挂断电话后，再轻轻放下电话听筒，严禁摔挂业主电话。2.4投诉接待2.4.1耐心倾听；2.4.2对业主遭遇表示同情，适时认同业户行为，减少对立情绪；2.4.3未有足够依据，不轻易表态或随意辩解；2.4.4学会适时赞扬业户，增加亲和力。2.4.5换位思考：将业户的考虑作为自己的事项，积极思考业户的具体要求。2.4.6加强沟通：将业户投诉作为与业户交朋友的契机，宣传本公司的服务范围、职责，宣传物业。2.4.7向业户宣传相关法律法规。2.4.8服务方针：“礼貌、热情、友善、耐心、平等”十字方针，严禁与业户争吵。2.5回访2.5.1上门回访人员应按规范着装，来到住户门前应先按门铃（3次左右），如无门铃时可用手轻轻敲门，每次敲三声，按铃或敲门后应站在观察孔前。见到住户时要先问好，简洁的向业主说明本次回访的事由。2.5.2征得住户同意后套好自己携带的鞋套方可进入室内，并顺手带上房门，但留下约10厘米缝隙，切记不可在业主家里东张西望。业主若为自己倒水应委婉拒绝，若执意倒水应表示感谢。2.5.3与业主沟通时，注意获取有用的信息，完善业户资料，对业主提出的一些问题，无论是否正确都应以虚心接受的态度，详细记录以示尊重，自己能够清楚解释的立即向业主进行解释，若不能回答须向业主说明“已将问题记录，会报公司后尽快答复” 2.5.4离开住户家时，应礼貌地向住户道别，若业主有提供一次性水杯，应随手带离，并将椅子还原位置。3.0 支持文件3.1 员工手册4.2档案管理制度业主档案管理制度1.0 目的和适用范围规范业主档案的保管与完善工作。适用于祥怡物业叠彩城管理处业主档案的管理工作。2.0 管理职责2.1客服部前台负责业主档案的归档及日常管理工作。3.0 制度要点3.1业主档案内容应根据档案目录清单要求，根据每户业主接房、装修、入住每个阶段的不同，逐步完善业主资料档案。3.2业主档案必须保存的内容有：3.2.1经业主签署后的前期物业管理服务协议3.2.2房屋交接单3.2.3业主联络资料登记表3.2.4业主收楼确认书3.2.5区域安全、防火责任协议书3.2.6业主办理收楼、二期装修手续凭证3.2.7业户验、收楼交接书3.2.8购房合同复印件3.2.9装修申请表、二次装修审图意见、加层验收合格证明、装修管理协议、相关施工图纸及装修施工单位资料，以及相关违章装修的资料记录、二次装修验收表等3.2.10业主的有关证件复印件3.2.11业主缴费、欠费明细，以及相关的催费、起诉等原始资料3.2.12业主投诉统计明细3.2.13业主房屋整改处置原始资料3.3档案盒（夹）的制作3.3.1档案盒标签根据公司VI标识统一制作。3.3.2将制作好的档案标贴在档案盒立面位置上，档案盒在档案柜中整齐放置。3.4业主档案袋的制作3.4.1根据公司VI标识统一制作的档案袋每户一袋。3.4.2在袋面写明房号后，再将业主的有关资料放置于相应的档案袋内，并根据放置的内容，填写业主档案目录。3.4.3将各业主的档案袋按栋号、楼层号、房间号的先后顺序排列在档案盒（夹）内，然后将档案盒按顺序放置在档案柜里。3.5业主档案的完善3.5.1当业主发生变更以及通讯方式发生变化时，客服中心应及时将变更情况记录在业主档案中。3.5.2业主档案属绝密档案，除客服中心日常正常服务工作查阅外，其他部门如需查询须报管理处经理批准后，经客服中心前台办理登记后方可查阅。3.5.3各阶段业主资料的完善须以及时归档为原则，装修管理档案在业主办理装修验收后一周内归档。3.6电脑软件的业主资料管理同样适用于3.5条的规定，业主档案的保管期限为永久保存。4.0 记录4.1业主档案目录 4.2业主档案借阅记录4.3信息收集及跟踪制度服务信息收集、整理、输出、跟进制度1.0目的和适用范围 规范客服中心各类服务需求信息的归集、整理、输出、跟进工作 适用于祥怡物业叠彩城管理处客户服务信息处理管控工作2.0管理职责 客服中心负责信息管控工作3.0制度要点3.1叠彩城客服中心负责收集叠彩城服务工作中的全部信息，包括客户需求、客户投诉、装修申请、保洁实施、工程维护及整改、公共秩序维护等；3.2叠彩城客服中心负责对收集到的信息在当日内进行分类，并保证在分类完成后5分钟内（或按相关约定）传递到相应的接收部门及业主、服务单位；3.3客服助理及前台接待负责对输出和输入的信息进行详细登记；3.4客服助理及前台接待负责对输出、输入信息的流转情况、处置进度进行跟进掌握；3.5客服助理及前台接待负责按工作流程要求对归集的信息进行及时反馈、回访；3.6部门主管负责对每日信息处置情况进行核查；3.7部门主管对信息处置结果进行评估，并协调跟进中出现的非常态情况；3.8部门主管负责对超期未能处置的信息统计上报管理处经理；3.9需保证服务信息在流程要求时间内，及时传递和更新；3.10负责对重要信息进行实地确认。4.0记录4.1业主投诉、报事登记表4.2房屋遗漏工程整改处理单4.3整改完工确认单4.4业主回访记录小区巡查制度1.0目的和适用范围 规范客服中心对服务区域巡查工作 适用于祥怡物业叠彩城管理处小区巡查工作管控2.0管理职责 客服中心负责服务区域保洁、绿化、装修巡查管控工作3.0制度要点3.1客服中心负责收集保洁部门岗位分配、作业流程文件以及每周、月重点工作计划，并根据小区服务协议承诺标准，对小区的保洁服务工作执行情况进行巡查，对巡查中发现的问题，按服务承诺要求提出整改标准和整改时间节点，并对此组织复查，复查结果作为保洁部门月、周考核进行评分，并在每月25日，将月度评分情况汇总，上报管理处；每年12月25日将年度考核情况汇总，提出年度保洁考核报告，上报管理处；3.2客服中心负责根据每月绿化服务工作计划，对小区绿化服务工作进行巡查、跟进，并按绿化服务标准对服务结果进行评分，将评分结果在当月25日上报管理处；3.3客服中心负责对装修现场进行巡查，监控装修单位是否按要求张贴装修施工许可证，宣讲装修注意事项，并了解装修单位的合理服务需求是否已经被满足，装修现场是否有明显违规行为和不安全隐患，并将收集到的相关情况通报维修部、秩序维护部等相关部门进行跟进、核实；3.4每次巡查工作必须在相关的工作记录上明确记载，并保证处置信息在规定时间内传递到相关部门或装修单位及业主；3.5客服中心工作人员每天需保证对责任区域进行一次以上的巡查；3.6客服中心主管需保证每周对服务区域的巡查情况进行三次以上的抽查；3.7对巡查中发现的问题需提出整改的，主管需对整改信息进行确认后，方能发出。4.0支持文件4.1保洁巡查作业规程4.2绿化巡查作业规程4.3楼层巡查作业规程4.5业主来访接待制度业主报事接待及回访制度1.0目的和适用范围 规范叠彩城管理处客服中心业主报事、来访接待及回访工作 适用于叠彩城管理处业主报事、来访接待、回访管理2.0管理职责 客服中心负责业主报事、来访接待、回访管理3.0制度要点3.1每一位客户来访，客服中心的员工必须在客户进入前台的第一时间，起立、微笑与客户打招呼“您好”，不得因为任何原因怠慢客户；3.2在客户提出需求或投诉的讲诉期间，接待人员只能微笑专注倾听，不能以任何方式打断客户说话，或以任何理由对客户置之不理；3.3在接待客户的过程中不得以任何理由推脱业主的约定范围内服务需求满足；3.4在明确客户的服务需求后，需立即对需求进行分类，并与服务提供部门进行沟通，约定服务提供时间；对已经发出派工单的报事，须在15分钟后核实服务人员是否抵达服务现场；对约定时间的报事，须在约定时间到达前15分钟与报事人进行确认，同时提示服务提供部门人员约定时间，在约定时间到达后15分钟，核实服务人员是否抵达服务现场；3.5当客户的需求超出物业服务范围或属于有偿服务范围时，接待人员需耐心的向客户解释，并明确告知客户满足需求的方式和路径，在可能的情况下，协助客户进行联系，不得随意支使客户独自处理；3.6在服务工作完成后24小时内，客服中心工作人员必须对报事人进行服务回访，了解服务完成情况及报事人对服务的评估，将评估结果反馈给服务提供部门负责人；对超过三天不超过七天完成的服务，客服中心应每隔一天了解一次服务进度，然后对报事人进行跟踪回访，反馈服务处置进度；对超过七天不超过15天完成的服务，客服中心必须每间隔两天与报事人进行一次沟通，通报处置进度，对超过15天不超过30天完成的服务，客服中心必须每周与报事人进行一次沟通，通报处置进度；3.7当未能直接满足客户需求时，应委婉的向客户表示歉意；3.8了解客户投诉意图后，应立即通知区域责任人或服务板块责任人进行现场确认，并对确认内容予以详细记录；3.9当客户离开时，应主动起身，为客户送行，并客气的表示“请您慢慢走”，不得在客户还未离开时就直接开始下一位接待或直接开始做其它工作。3.10所有报事、跟进、回访、派工单均必须清晰记录并独立存档，按管理处相关制度要求期限保存。4.0支持文件4.1员工行为规范4.2业主报事处置流程4.7对外信息发布管控制度对外信息发布管控制度1.0目的与适用范围 规范叠彩城管理处对外信息发布 适用于叠彩城管理处对外信息发布的管控工作2.0管理职责2.1客服中心负责叠彩城管理处全部对外信息发布的初稿拟定和初审，以及最终发布2.2管理处经理负责叠彩城管理处全部对外发布信息的审核和批准3.0制度要点3.1管理处的全部信息发布以客服中心为唯一渠道；3.2客服中心对外发布的信息必须得到管理处经理的最终核实；3.3对外发布的全部公示必须有发布公示的期限，在期限到达时，必须全部清除，统一销毁；3.4对外发布的全部公示信息必须进行分类，使用管理处统一的模版格式；3.5对外发布的全部公示信息必须在定稿后报管理处经理审批，并申请用印后方可发出；3.6对外发布的全部公示信息必须在客服中心进行独立存档，以备抽查；3.7对外发布的全部公示信息必须统一张贴在管理处设置公示栏内，或使用指定的方式发布，不得随意张贴及发布；3.8针对重要的对外发布公示信息，客服中心需在公示时送达管理处指定公共岗位，并将信息内容通报相关职能部门，以保证信息发布的全面覆盖；3.9小区内停水、停电、停气以及较长时间的设施维护，影响客户正常生活的信息均属于重要信息。员工自助食堂管理制度一、食堂卫生1、饮食卫生（1）严格执行中华人民共和国食品卫生法，保证食品卫生，防止食物中毒和传染疾病的发生，保障机关就餐人员身体健康。（2）认真执行卫生五四制，建立健全卫生制度，做到职责明确，责任到人，经常检查并主动整改。（3）食品加工要按工艺流程操作，副食品加工要做到一摘、二洗、三切、四烧制。（4）待出售的食品要有防尘、防蝇设施。（5）公用餐具和用具做到每餐必消毒，消毒时间每次不低于20分钟，出售食品必须使用售货工具。（6）对餐具和盛放直接入口食品的容器必须清洗干净并保持干燥，食品包装材料必须符合食品卫生要求。2、炊具设备卫生（1）盛放生、熟、荤、素食品的用具要严格分开，摆放整齐，加工生、熟食品的菜墩、刀具要有明显标志；要经常消毒，保持用具整洁、干净，做到清洁卫生、专人负责。（2）所用的操作台、货物架、售饭台、汤桶、洗碗工具等要保持清洁无灰尘、无油污；洗菜池、筐等要无泥沙、无脏垢、无异味。（3）盛装食品所用盆、盘等餐具和后厨的加工用具要生熟分开，各种盛具均保持干净、清洁，不得直接落地。（4）冰箱、冰柜、冷库要按类存放、生熟分开，有明确标志，保持清洁无异味，箱、柜、库内物品要摆放整齐有序，发现有腐烂、变质、超期储存的食品要及时处理。3、环境卫生（1）保持食堂内环境整洁，有三防措施，室内无苍蝇、无蟑螂、无鼠迹。（2）食堂内外卫生要分片包干，责任落实到人，明确任务。（3）要坚持做到：墙壁、屋顶经常清扫无黑垢、油污、蛛网；门窗干净明亮；窗帘完好，无灰尘油垢，电扇、炊具、售饭窗口、刷卡机要清洁光亮。（4）食堂操作间卫生要责任到人，做到每餐操作完毕要及时擦亮灶台、用具、加工设备并清扫地面，保持沟道畅通，无杂物、无积水，并设有防鼠网。（5）库房要保持物品堆放整齐有序，三防措施齐全，每次出、入库后要及时清理，坚持每日清扫，保持库内整洁。（6）食堂区域卫生要坚持每周大扫除一次，做到地面、瓷砖、用具见本色。4、厨师卫生（1）上岗人员必须持有指定卫生防疫部门核发的健康证明。（2）工作人员要搞好个人卫生，做到四勤：勤洗澡、勤理发、勤剪指甲、勤洗工作服。（3）工作人员上岗时必须穿戴整齐干净的工作衣、帽、围裙，操作和出售食品时不准戴戒指、耳环，不准涂指甲油。（4）在食堂操作间、售饭间、库房、餐厅内不准吸烟，不准随地吐痰，不准面对食品打喷嚏、咳嗽；做到开饭前洗手。（5）严禁穿裤头、背心、拖鞋上班，严禁打赤膊操作。二、食堂安全1、严格执行食品卫生法和饮食卫生“五四”制，按岗位责任制要求，搞好环境和个人卫生工作，定期消灭四害，严防食物中毒。2、把好食品采购、验收关，防止有毒食物进入厨房和仓库，以防误食或由于加工不当而引起食物中毒。3、加强火源管理，油灶、煤气炉灶、电热设备及电源控制柜应有专人负责，下班前，应将所有的电源切断。4、随时消除油渍污物，将易燃物品置于远离火源的地方，厨房和仓库内应禁止吸烟。5、定期组织员工进行消防培训，掌握必要的消防知识，灭火器及消防栓门前严禁放置杂物，任何人不得随意使用消防器材以及更改放置地点。6、加强刀具管理，设置专用刀具柜和刀具架，上班时专人定点使用，下班后集中存放保管。七、炉灶操作人员在烹制、运送食品过程中，应避免直接接触高温炊具炉具，必要时，应戴上手套或用布巾隔热，以防烫伤、灼伤。7、各岗位员工对发现的安全隐患应及时报告；遇突发性事情，应保持镇静，听从主管部门领导的指挥。三、员工就餐1、为了给全体物管部员工营造一个良好就餐环境，体现出物管部员工良好的自身素质与形象，特制定本制度，望全体员工严格遵守。2、员工食堂根据各岗位工作情况，制定开餐时间为：午餐11:3013:00，晚餐17:3018:30。3、员工进入食堂就餐一律要着装整齐，就餐过程中保持衣着整洁，不得脱鞋、脱衣晾背等不雅行为；食堂内不得随地吐痰、大声喧闹，做到文明用餐。4、就餐人员进入食堂后，须排队取用饭菜。5、员工食堂每餐只为员工提供统一的二荤二素，由食堂工作人员操作，员工不得私自取用；米饭由就餐人员根据自己饭量盛取，不得故意造成浪费。6、就餐员工禁止将饭菜及餐具带到工作岗位，用餐后的餐具自行洗涤，并放入提供的消毒柜内；食堂工作人员在员工用餐完毕后按消毒柜的使用规范打开消毒电源。7、在食堂用餐人员一律接受食堂工作人员的管理，爱护食堂的设施设备，不得随意挪动食堂餐桌、椅。8、员工对食堂有任何意见可直接向客服中心反映，以保证问题能及时得到解决，不得与食堂工作人员发生争吵和冲突。9、如有违反以上规定者，员工食堂有权报物管部办公室给予当事员工罚款10元/次的处理，并根据情节通报质检小组给予行政处分直至除名。5.0客服中心服务作业规程5.1业主接房服务规程接房作业规程1.0目的规范业主接房服务工作，协助业主顺利接房 2.0适用范围适用于业主接房的管理工作3.0职责3.1管理处经理负责接房工作的策划、组织，及接房资料的准备，参加人员的培训。3.2客服中心主管负责组织安排接房工作。3.2客服中心客服助理负责具体办理接房，在接房现场协助业主办理接房文件签署等手续。3.3公司财务或指定收费人员负责核收各项费用。3.4维修部负责接房现场协助业主进行验房，及时记录业主验房信息，每日整理统计报告给整改组，并协助客服中心跟踪整改进度。4.0定义接房：是指业主收到书面接房通知书后，前来办理房屋交接的相关手续。5.0流程图及程序要点流程图接房资料文本准备现场清理钥匙清理及核对售房合同、服务协议、业主临时公约、交房法规培训现场模拟操作业主接房指引接房现场布置业主接房资料核对业主接房资料签署业主接房费用收取业主接房物品点交业主房屋验收手续开具业主验房协助业主验房信息填写、整理业主验房信息归集、发出业主验接房数据统计、上报业主验房处置情况跟踪业主接验房档案归集，监管5.1接房的准备工作A管理处经理根据小区的实际情况准备编写住户手册、接房须知、业主规约、装修管理服务协议。B接房须知的内容要求写明物管办公地点，办理接房手续时应带的资料、证件及交纳的费用明细，并附简明扼要的接房程序。5.1.1设计办理接房手续流程图。5.1.2接房时的环境布置A接房处挂横幅，内容有“欢迎业主回家”等，插彩旗，营造热烈的气氛；B树立指路牌，出入口处到管理处客户服务中心，指路牌标明“叠彩城客户服务中心”字样；D入口处标明客户服务中心办公地点和办公时间；E张贴醒目的“接房手续流程图”，办理手续窗口设置要求做到“一条龙服务”，窗口标识清楚，一目了然；F服务人员着装整洁，精神饱满；J客户服务中心内资料摆放整齐有序。 5.2接房手续的办理5.2.1验证：服务中心在业主前来办理接房手续时，应首先对以下证件进行检查：A购房合同；B业主的身份证原件；C委托他人办理的，还需带业主的委托书、业主及本人身份证；D销售部门出具的接房确认单。5.2.2检查无误后，客服助理将原件返还业主，购房合同、身份证复印件及接房确认单、业主委托书存入业主档案。5.2.3签署接房文件A客服助理将业主公约（一式两份）交给业主并请业主详细阅读；B请业主签署业主公约、前期物业管理服务合同、住宅防火责任书、业主档案登记表、业主收楼确认书等资料；C客服助理将签署后的业主公约前期物业管理服务合同其中一份交业主保存，另一份随其他资料存入业主档案；5.2.4收取接房费用：A预交三个月全额物管费；B 预售三个月或一定金额的公摊能耗费； 5.2.5验房收楼：A客服助理在业主完清费用后开具验房表，由维修部专人带业主验收房屋，并请业主将房屋存在的问题填入验房表中；B房屋经验收后，客服助理应请业主在验房表上签字确认，协助验房工作人员及接待客户助理需在验房表上签字；C现场验房后，对业主提出的房屋交接问题属法规规定整改范围的，将信息传递到整改组，敦促相关单位在约定或规定时间内进行整改，属业主误解的，请相关专业人员进行沟通解释；D整改完毕的，客服助理应在一天内将整改情况反馈给业主，并约定再次验收时间 ；5.2.6发放钥匙A业主接房无问题，客户服务中心应将业主房屋钥匙全部交给业主；B业主接房有问题的，客户服务中心在将钥匙交给业主的同时，请业主托管一把装修钥匙在客服中心以备整改时用；C业主在领取钥匙时，客服助理应要求业主在钥匙托管、领取表内确认。5.2.7资料发放：物管员将准备的相关资料发给业主保存；5.3供水、电检查维修部工作人员应在业主验收房屋时，陪同业主将水、电表读数抄录在验房表中，并开通业主房屋的水电，检查是否正常。6.0相关记录6.1钥匙发放登记表6.2钥匙托管记录6.3业主家庭情况登记表6.4业主验房表6.5资料领取清单6.7业主缴费明细表6.8房屋遗漏工程整改处理单6.9房屋遗漏工程整改统计汇总表7.0相关支持文件7.1业主档案管理作业规程业主装修申请服务作业规程装饰装修办理流程1.0 目的规范叠彩城业主装修申请办理的服务过程2.0适用范围适用于叠彩城管理处装修申请办理3.0 管理职责3.1 叠彩城客服中心负责为业主提供装修申请办理的咨询服务，以及接收业主提供的装修申请基本资料，按装修管理要求审核资料是否完善，并按装修申请审核意见为业主填制、发放装修施工许可证，收取相关费用；3.2 维修部负责为业主提供装修设计建议，并主动提示业主在装修中的法规注意事项，协助业主阅读装修服务协议，并在解释后，请业主签署。4.0 工作流程4.1 流程图超常规装修内容常规装修内容业户报政府职能部门或相关单位审核是否符合相关规定及约定协助业主签署装修服务协议办理装修相关手续符合业主缴纳各项费用填制并向业主发出装修施工许可证和办理工人临时出入证审核申报资料不符合业主向管理处提交装修申请及施工方案4.2流程说明4.2.1业主到客户服务中心填写装修申请表，并向管理处提供装修设计图纸及方案，客服助理初步审核业主提供的资料是否有缺失，在确认后将资料送达维修部；4.2.2业主所报方案中有改动房屋结构、涉及毗邻房屋或共用部份的改动或增减时，除经政府部门审核同意批文外还须同毗邻房屋业主协商并书面确认相关事宜；4.2.3维修部须在三日内完成装修设计图纸和方案的审核，不符合法规及管理规约的约定及要求的，向业主说明具体情况，并在申请图纸上详细注明原因，建议业主修改装修方案；4.2.4要求业主所聘用的装饰公司提供资质证明复印件备案；发现资质不符合承接装饰工程的情况及时与业主取得沟通；4.2.5装修方案审核符合后，维修部签署意见，并请业主到客服中心签署装修服务协议，并根据协议内容缴纳装修保证金等相关费用；4.2.6请装修施工单位提供装修施工人员的身份证复印件，客服助理协助办理临时出入证，并发出装修许可证；4.2.7维修部装修巡查人员在业主进场装修第一天应陪同业主及装修现场负责人对该套房屋的施工进行技术交底。5.0 相关记录5.1 业户装修申请表 5.2 装修许可证 5.3 临时出入证登记表 5.4 二次装修审图意见房屋整改管控作业规程房屋整改处置流程1.0 目的规范房屋整改工作，及时解决业主在接房、验房中所发现的整改问题，提高业主满意度2.0适用范围适用于叠彩城范围内的房屋整改工作管3.0 管理职责3.1 客服中心负责对整改要求的初次记录和统计，对已发出的整改内容的过程跟踪，负责与整改组进行整改结果信息对接，负责根据整改回单与业主进行联系，约定整改验收时间；3.2 整改组负责整改内容的现场核实，负责对业主进行专业解释，负责收集、提供相关法规及设计、施工证明文件消除业主疑虑，负责对已整改完成的内容进行验收，负责对责任单位未按时整改的内容提请启动第三方整改意见和审核第三方整改方案及完工验收。4.0 流程要点业主验房返修现场确认施工方处理属解释范围确认整改信息客服中心开出房屋遗漏工程整改处理单空房检查返修处理完毕跟踪处理过程整改组验收向客服中心反馈不合格业主签单存档整改组协助客服与业主沟通第三方处理合格通知业主验收合格5.0流程说明5.1“现场确认”需由叠彩城管理处维修部进行确认，且必须在客服中心开具房屋遗漏工程整改处理单的当日完成；5.2启动“第三方处理”由公司整改组按集团公司文件或制度要求组织进行；5.3业主对整改结果进行确认时，未确认的整改项目，客服中心必须在业主确认当天以书面形式反馈给整改组；5.4对于业主未确认的整改项目应与业主另行约定整改时间，并保证在预定时间内完成。5.5在通知业主验收过程中，每次通知必须详细记载通知时间及电话号码，在经过三次通知，业主仍未能到现场进行验收确认的，管理处视为业主已经认可整改结果，将给予整改单位确认，签字。6.0 质量记录6.1房屋遗漏工程整改处理单 6.2整改信息返馈登记表 6.3整改遗漏统计汇总表业主报事处置作业规程业主报事处置流程1.0目的 规范叠彩城管理处业主报事接待及处置程序2.0适用范围 适用于叠彩城管理处业主报事接待、处置管控3.0管理职责3.1客服中心客服助理负责业主各类报事的接待，信息收集，处置单开具，时间填制，处置结果回访；3.2维修部、秩序维护部负责根据处置单中服务需求进行服务，并将服务结果填写后返回客服中心；3.3各部门主管负责审核每日处置单完成情况；4.0作业流程业主报事客服助理负责根据报事内容填写报事处置单客服助理根据报事内容通知职能部门接单接单人员到达时按实际时间填写接单时间接单人员进行服务服务完成后，立即填写服务情况，并将处置单返回客服中心客服助理根据报事情况在限定时间内对业主进行回访主管审核处置单内容完成情况，签字存档5.0流程说明5.1客服助理必须在接到报事后三分钟内完成报事、保修处置单的填写和职能部门通报；5.2接单人员必须在15分钟内或与业主约定时间内到达服务现场；5.3在服务人员接单后15分钟回访，除渣须在与除渣单位约定的时间内回访；在服务部门回单后，24小时内向报事人进行回访核实；报事人对服务有异议或投诉服务未及时完成的，客服助理应上报部门主管，主管需在当天到现场进行确认，并当面回访报事人；5.4部门主管每天需对报事情况进行复核，对处置现场或报事业主进行抽查或抽访；5.5管理处经理随机对报事人进行抽查回访；5.6本流程同样适用于公司、集团内部报事处置。6.0质量记录6.1报事、报修处置单6.2业主报事报修登记表保洁巡查作业规程保洁巡查作业规程1.0目的规范清洁工作质量检查标准，确保小区环境清洁卫生，对清洁工作质量作出客观评价。2.0适用范围适用于叠彩城管理处的保洁服务日常巡查管控3.0职责3.1管理处负责依照本规程对清洁工作进行质量检查、卫生评价工作3.2客服中心负责依照本规程每日进行清洁卫生的检查、考核3.3客服助理根据工作安排，依照本规程和委托合同约定标准进行检查4.0程序要点4.1保洁工作巡查以保洁服务合同约定的服务标准为基础，对服务现场每日进行巡查，并记录在指定巡查记录表单中；4.2要求保洁单位现场负责人对当日巡查记录签字确认；4.3对保洁单位阶段性工作计划的完成情况，按计划时间节点进行督察；4.4针对客户提出的保洁类投诉，应要求保洁单位现场主管及片区责任人一同前往核实，并在现场填写核实记录，签字确认；4.5对违反保洁服务合同约定的内容，按合同约定标准予以处罚，并要求保洁现场负责人在第一时间予以签字确认，每周工作例会时，将确认单统一上报管理处经理审核；4.6客服中心主管每周完成一次现场保洁巡查，每月根据全月巡查记录，完成保洁工作月度评估；4.7管理处经理根据客服中心保洁评估情况，签付相应月度保洁合同款。5.0相关记录5.1叠彩城楼层巡查记录绿化巡查作业规程绿化巡查作业规程1.0目的 为业主营造优美的绿化环境，保障植物生长旺盛，规范绿化养护管理工作。2.0使用范围 适用于公司所接管物业的绿化养护工作。3.0职责3.1客服主管负责依照本规程对绿化工作进行质量检查及评价工作。3.2客服助理负责依照本规程进行绿化维护工作的配合及检查。4.0程序要点4.1客服助理每周需对小区内的绿化区域进行全面巡查，对出现明显的枯萎和泥土裸露情况进行详细记录，并报园林部现场核实；4.2客服助理每周应按园林养护工作计划，对小区园林维护工作进行督察；4.3园林部需进行农药喷洒、杀虫等工作时，客服中心需提前一天发出温馨提示；4.4巡查中发现绿化区域内的垃圾、落叶等明显的情况，应及时通知保洁及绿化部门组织清除。5.0记录5.1绿化工作周检表5.2绿化养护记录表楼层巡查作业规程楼层巡查作业规程1.0目的 规范叠彩城管理处客服中心楼层巡查工作2.0适用范围 适用于叠彩城管理处客服中心楼层巡查工作指导3.0管理职责3.1客服中心客服助理负责按计划、安排完成责任区域的定期巡查；3.2客服中心主管负责根据现场管控需要，计划、安排客服助理进行楼层巡查，同时对每次巡查情况进行检查、核实；3.3品管部负责对巡查现场及巡查记录进行抽查。4.0作业流程根据服务工作需求，每周计划巡查数量及范围按计划将巡查量拆分到每个工作日，落实到人分阶段组织人员按标准要求进行巡查在统一的巡查记录中记载巡查情况巡查结束后，整理巡查资料分析巡查情况，提出资料传递的目标建议，并上报跟踪发出资料的处置情况对已处置的情况进行复核，对未及时处置的情况，整理上报5.0流程说明5.1周计划由部门主管负责编制，管理处负责审核；5.2巡查重点为：小区公共道路保洁情况，楼栋内地面、墙面保洁状况，垃圾桶内垃圾存量，电梯轿厢奶保洁情况；照明设施完好情况，包括公共区域高杆灯、草坪灯、单元大厅长明灯、声控灯、电梯轿厢内照明灯等照明设施是否完好业主装修情况，包括正在装修