矿建施工企业提升人事档案管理质量问题探讨.docx

矿建施工企业提升人事档案管理质量问题探讨矿建施工企业提升人事档案管理质量问题探讨 人事档案是企业人力资源管理工作的重要内容，对于企业实现生产经营、科研开发和改革发展目标具有重要意义。国有矿建施工企业的特点，要求全面审视人事档案管理中存在的问题，高度重视人事档案的地位和作用并不断提升管理质量和效能，更好地促进企业和员工的共同发展。 1. 国有矿建企业人事档案管理的现状 矿建项目施工线长分散、流动频繁、环境艰苦，而且劳动强度高、安全风险大、工资待遇低，从业人员需求量大但招工难、流失多，企业人事档案管理的特点也明显区别于其他行业。 1.1主要特点。一是种类多样：国有矿建施工企业职工主要有五类，即原国家煤炭部所属企业员工、集团内部交流领导人员、大中专毕业生、外部招聘人员、择优留转的技校生和农合工。从业人员文化程度、工作经历、专业技术不一，决定了人事档案的多样性。二是注重实用：矿建施工劳动密集的特点突出，施工一线更强调实际操作，比如项目经理必须具备二级以上建造师职业资格，这就要求人事档案除了教育培训、工作经历、党团等材料外，还要有职业资格、专业技术、技能鉴定等反映实践能力的材料。三是部分滞留：熟练的技术、管理人员流失多，在矿建施工企业一直比较突出。但部分民营、私人企业只注重引进人员的实际操作能力，很少提出调档要求而出现死档弃档、人档脱节，原企业未转出档案越来越多。 1.2主要问题。一是信息失真：首先是内容前后不符，出生年月、参加工作、入党（团）时间不一致，常用姓、字混用；其次是考核鉴定片面，只有优点和成绩，没有缺点和差错；再次是身份证登记姓名、出生年月等信息与人事档案记录不一致。二是材料不全：首先是个人履历表、年度考核表、学历、职称、工资等材料缺乏或不完整；其次是材料收集不及时，人员调离时应归档材料未及时归档；再次是临时借阅、单位撤并调整、人员调动时，传递、交接不规范导致遗失。三是多头管理：企业领导层人事档案由上级组织部门或人力资源部门管理，中层以上管理人员和党员人事档案由本单位组织部门或人力资源部门管理，中层以下人员和非党职工人事档案由本单位劳资部门管理。四是使用狭窄：由于人事档案材料不完善，不能客观反映全貌，导致档案利用价值相对较低；另一方面由于企业强调人事档案保密性，除了技校生、农合工择优留转和员工入党、提拔、调动、办理退休手续时才调阅外，多数人事档案几乎很少被利用。五是管理滞后：人事档案数量逐年增加，但管理还基本处于传统、原始的手工操作阶段，加上管理人员身兼数职、缺乏责任或调整频繁等原因，自然导致管理质量低下，无法实现人事档案管理的信息化。 2. 正确认识人事档案管理工作的地位和作用 人事档案是记述和反映成长经历、学习工作过程和表现并以个人为单元归档整理、保管、备考的信息载体，是个人成长的历史见证。科学、规范地管理人事档案，对于促进矿建施工企业和员工的共同发展具有重要意义。 2.1为促进企业竞争发展提供人才信息。矿建项目施工技术复杂、安全管理标准高，需要大量的机电、通风、防治水、土建、安装、冷冻等专业技术和安全、生产、经营管理人才。科学管理和使用人事档案，利于全面、历史地掌握员工面貌、特点及专长，更好的发现、培养和使用人才。如果人事档案信息不全、间断甚至片面，就不能反映真实情况，一方面使领导层担心青黄不接、出现人才饥荒，另一方面又使部分员工感到怀才不遇、产本文由收集整理生抱怨心理，最终影响企业的生产经营和改革发展。因此，人事档案管理在促进企业和员工共同发展中具有重要的信息保障作用。 2.2是企业科学选才用人的重要手段。优秀人才不仅局限于工作能力，其背景、品行、以往工作实绩等都是考察要素，而人事档案是人才信息的缩影，是各类人才社会实践活动的原始记录，是德、能、勤、绩等方面的综合反映，管理规范、实力强大的企业都非常重视人事档案的利用。矿建施工企业近年来发展迅速，各类专业技术、生产、经营人员的需求量不断增加。尽管目前人才交流的形式和渠道不断丰富，但完整、翔实的人事档案可以增加企业领导层对应聘、拟提拔人员的信任度。所以，人事档案仍是多数企业决定是否录用、如何使用人才的重要依据。 2.3是企业预测人力资源需求的重要依据。矿建施工企业的人力资源需求一直是动态变化的，随着项目数量的增减、结构布局的变化，需要根据实际及时调整人员的数量、结构和分布情况。系统分析人事档案，可以掌握企业各类人才数量、结构、文化程度、专业素质、岗位分布等信息，为领导层准确预测人才需求提供可靠依据，利于制定科学合理的人才培养计划，确保各类人才的选、育、用、留满足企业需求。所以，企业要加强人事档案管理，以确保各类人才的可持续供应为目标做好需求预测工作。 2.4是确保员工享受社会保障的根本保证。这直接关系到企业员工的切身利益。在职期间，人事档案主要反映员工的岗位职级变化、薪酬结构和水平、五险一金基数调整标准。同时，员工退休年龄因男女性别、岗位（工种）而不同，养老金水平也因工龄、养老金缴纳、技术职称等而存在差异，人事档案就成了确定退休时间、享受养老金水平的唯一依据。矿建施工企业之特殊，在于存在法定可以折算工作年限、提前退休的特殊工种。所以，必须坚持实事求是、严格界定标准、准确把握政策，通过提高人事档案管理质量，确保员工合法享受社会保障权益。 3. 国有矿建施工企业提升人事档案管理质量的对策 结合多年的人事档案管理工作，笔者认为，要从根本上提升人事档案管理质量，更好地服务于企业和员工的共同发展，应该从以下方面着手： 3.1提高管理人员综合素质。人事档案管理质量的高低，很大程度上取决于档案管理人员。首先要强化责任意识。充分认识人事档案的地位和作用，坚持原则、遵守纪律、保守秘密，防止失误、及时归档，体现人事档案管理工作的严肃性。其次要提高业务素质。通过自学、培训掌握科学管理原则，熟悉人事档案管理基本要求，把握材料鉴别、分类方法，确保人事档案管理更科学、更实用，提供真实、全面的人力资源信息。 3.2完善人事档案管理制度。要坚持有章可循、有规可依、按章办事，做到四个确保：一是明确归档范围和要求，主动收集材料，全面反映情况，确保严谨科学；二是遵循取之有据，舍之有理原则，及时鉴别、更新、补充归档材料，确保准确完整；三是健全完善借阅制度，确保及时收回；四是规范档案使用，延长使用寿命，确保档案安全。 3.3人事档案内容体现差异性。矿建施工企业从业人员多，对不同专业、领域人员的需求变化快。由于岗位责任、素质要求、考核评价等不同，不同人员人事档案的内容要有所侧重；而同一人的人事档案，有的内容可以作为公共信息，有的却只能高度保密。所以，应该根据各人情况增加反映个性特点的资料，使人事档案内容更加贴近实际、更能适应需求，从而提高人事档案的实际价值和利用效率。 3.4提高信息化管理水平。信息化管理可以提高人事档案管理效率和质量，也是大势所趋。针对人员变化快、种类多、数量大的实际，企业应建立以人事档案信息为基础的员工信息系统，逐步实现人事档案管理的科学化、现代化。一是通过电子扫描仪或数码相机等多媒体设备，将人事档案内容数字化处理，实现纸质档案向全文本电子档案转变。二是健全完善相关措施，防范电子文档容易修改的问题，确保档案内容的原始、真实和完整。 3.5建立人档分离管理体制。人事代理制度成本低、效果好，利于人事管理事务的社会化、专业化、规范化。企业应将死档弃档、人档脱节人员（包括改制破产单位置换身份人员）人事档案统一移交人事档案管理中心，改革目前的人档合一模式。对企业而言，可减轻人才引进、职称评审、档案管理等大量事务性工作；对