食品企业管理文档之辅包材采购员工作标准.doc

Q/SHF-ZCG-004-2009山东惠发食品有限公司 发布2010-1-1实施2009-12-15发布辅包材采购员工作标准受控状态：发放编号：编 制：审 核：批 准：Q/SHF-ZCG-004-2009Q/SHF山东惠发食品有限公司企业标准6 前 言 为满足建立工作标准体系的要求，根据GB/T 15498 企业标准体系 管理标准和工作标准体系的要求，结合*的实际情况，制度本标准。 本标准由山东惠发食品有限公司标准化委员会提出并负责解释。 本标准由山东惠发食品有限公司企管部归口。 本标准起草单位：山东惠发食品有限公司*。 本标准主要起草人：*、*。 本标准审查人：*。 本标准批准人：*。 本标准2009年首次发布。辅包材采购员工作标准1范围本岗位规范规定了辅包材采购员岗的岗位职责、从岗条件、工作内容、考核与评定、应得效益。本岗位规范适用于辅包材采购员岗的实施与考核。2规范性引用文件下列文件中的条款通过本标准的引用而构成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件，其随后所有修改单（不包括勘误表的内容），或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本，适用于本标准。3岗位职责3.1负责对所采购范围内供应商的选择、考察、评定。3.2负责日常生产所需辅、包材的采购及临时性采购计划。3.3及时了解市场行情，拓展知识面向公司提出有效的合理化建议。4权限4.1对供应商有选择、评价权。4.2对采购物资的价格、付款方式等有谈判权。4.3对采购物资质量负责。5从岗条件5.1具有市场营销相关专业大专以上学历。5.2具有2年以上采购相关工作经历。5.3具有良好的沟通、表达能力；对行业状况比较了解；熟练使用计算机。5.4责任心强，具有很强的自我约束力，独立工作的能力；具有高度的工作热情，良好的团队合作精神。6工作内容6.1上班时间提前十分钟到厂，按照采购部值日表打扫办公楼穿堂及厂区卫生区。6.2通过多种渠道了解国家政策及行业政策的变动，了解一些厂家信息及供需的变化对市场价格波动情况。寻找充足的货源，建立稳定的采购渠道，避免因辅包材短缺而影响生产。6.2.1通过因特网。包括各种搜索性网站及专业性网站，但网站上的信息必须经过核实和对照。6.2.2超市、批发市场、商场、集贸市场。根据物资的品种分析其出现频繁的市场进行调查。6.2.3产地调查。一般而言，每一种物资根据其特性都有集中的原料产地，可进行实地调查。6.2.4专业市场。全国有很多物资专业市场，如五金市场、办公用品市场集中了各种相应物资，便于进行相应的市场调查。6.2.5报纸、杂志、专业书籍。可了解一些厂家信息及技术信息。另一些国家政策及行业政策也会通过这种形式发布。6.2.6供应商本身。这也是一个重要的信息来源。6.3负责对供应商的管理，不定期对供应商进行合理筛选、比对，去除不合格供应商及时增加新供应商，让供应商尽量达到最优化。总经理采购部经理采购部相关部门供应商开始收集评级资料、制定考核指标进行标准评估、考核等级评定考核建议告审核审批供应商定级、编制考核报告配合拟定奖惩办法更新供应商档案审核审批实施奖惩方案沟通资料存档结束6.3.1辅包材采购员根据供应商评定标准和考核计划，收集原料供应商的评级资料（如：生产规模、信誉度、到货及时率、质量、同期价格对比等）。6.3.2辅包材采购员对收集到的评级资料进行初步分析评估，并将收集到的评级资料提交给供应商评估小组。6.3.3采购部汇总评估小组对供应商的考核结果，拟定供应商等级评定考核建议，并报采购部经理审核总经理审批。6.3.4总经理审批通过后采购部根据评定考核结果，划分供应商等级编制考核报告。6.3.5采购部根据供应商等级拟定奖惩办法，更改供应商档案。并与供应商沟通等级评审结果和奖惩方案。6.3.6采购部将评审结果和奖惩方案交予各采购员实施奖惩方案，存档相关评审资料。6.3.7邀请供应商到我公司实际参观，增加供应商认知度，稳定供应关系6.4负责粉类辅料的采购。6.4.1每天一早查看库存报表，重点看每种库存是否在合理库存之间（合理库存由辅料保管根据车间每天使用量决定），找出需要采购的货物结合采购计划单（保管提前4-5天报计划）进行采购。6.4.2根据公司的采购标准，向供应商询价，填写询价单，至少寻找三家供应商以上。6.4.3辅材料采购员与询价供应商进行初步谈判，谈判内容包括：产品价格降价空间、税票、送货周期等。6.4.4辅材料采购员根据初步谈判结果，对各供应商的各项条件进行对比，提出自己的采购意见，报采购部经理、总经理审核。6.4.5审核通过后与初步确定的供应商就相关条件(如：发票类型、付款周期、价格等)进行洽谈，做到最大限度让利于公司，根据公司采购合同模板拟定采购合同，交采购经理审核后送审。 6.4.6审批未通过，根据总经理及相关人员的意见与供应商再次谈判或寻找新的供应商。6.4.7经总经理审批后，采购部应安排与供应商签订采购合同的相关事宜。6.4.8如与供应商签订长期合同，每次采购时要先询价，如同期市场价格无变动可直接下订单订购，如同期市场价格发生变动则与供应商协商降价事宜。6.5负责包装材料的采购6.5.1包材的的采购程序同6.46.5.2当公司包材的版面更改或增加新版面时，将营销部提供的电子版面传与供应商。6.5.3收到供应商转换后（转换成制版版面）的版面后，及时交予营销部和质检部经理签字确认。6.5.4将公司确认后版面传真至供应商，通知供应商可以制版，并将首批订单（首批定单不宜下多）下予供应商试制作。6.5.5首批包材到货后经包材保管检验合格后，将供应商的联系方式告知生产计划员，由其根据生产计划下订单。6.6负责辅销品的采购。根据订单要求寻找相应的供应商，首先要求供应商邮寄材质样品，将样品交予营销部经理确认好材质后，将设计版面交予供应商。然后与供应商进行相关的谈判及合同的签订（具体的操作程序同6.4）。6.7电器设备的采购程序同6.4。6.8每天查看到货通知单，根据自己所订的货物，重点看预付款货物是否到货，数量是否准确，不准确的要及时查找原因，记录好处理结果，其次是根据昨天采购订单查看昨天订货是否都已经到货，不到货的查找原因，跟催直至货物到厂。6.9原料到厂后经质检部检验合格后方可入库。如不合格，根据质检部提报的不合格通知单中的处理建议，与供应商沟通予以退货、换货或降价处理。6.10接收到原料供应商的发票后，查看发票是否合格。6.10.1如果是增值税发票要认真审核我公司的单位名称、税号、地址、开户银行、帐号等是否正确；核对发票的货物名称、单位、数量、单价、金额、税率、税额以及价税合计的大、小写金额等是否正确，数字是否涂改。核对销货单位的名称、税号、地址、开户银行、帐号等是否正确，并检查“发票联”和“抵扣联”是否加盖“发票专用章”。6.10.2如果是普通发票要核对我公司的单位名称、发票的货物名称、单位、数量、单价、金额是否正确，是否盖有供应商的“发票专用章”。6.10.3如果是普通定额发票要求检查发票日期是否在使用期限内，是否盖有供应商的“发票专用章”。6.10.4经审查发票合格后交予保管统计，如不合格通知供应商予以更换合格的发票。6.11负责采购物资预付款的申请办理。6.11.1根据合同要求需要预付款的物资，在接到供应商发来的发货物资明细后，根据明细内容中的数量及合同价格填写用款申请单，经采购经理审核，总经理审批后，交财务部汇款。接到财务已付款通知后，电话通知供应商发货。6.11.2每次预付款后都把厂家、货物名称、数量、单价记录好，等保管打好入库单，拿入库单与财务销账。6.12按照采购部制定的餐厅购菜值日表，按时与餐厅负责人采购所需物资。餐厅买菜流程财务 公司办公室 采购部 餐厅 供应商开始采购计划单配合借款结束消账审核报账入库核对数量配合市场采购6.12.1采购员根据餐厅制定的采购计划，提前一天预算采购费用，填写借款单，报采购经理审核，企管经理审批后到财务领取现金。6.12.2根据采购的物品先进行市场询价后，再向选定的供应商询价，采购