邮件回复技巧与注意事项.doc

一）、回复技巧1.回复时间注意事项：今天的今天一定要回香港、台湾、韩国2个小时内回复澳大利亚收到后马上回欧洲下午三点前一定要回美国下班前回（根据各国的时差和工作习惯统计）注：如果不能回复询盘一定要给客户一个回应，告诉他目前不能回的原因和什么时候能够给客户回2.回复原则：3C原则Clearness(清楚)Concisenes(简洁)Courtesy（礼貌）3.案例分析第一回合（1）需要思考的问题：专业度 professional (多了解自己的产品，在每一封邮件中体现您的专业度)、满足需求度 meet demands、体现诚意 show your sincereity（2）回复邮件注意点规范的格式（paragraphy, capitalization,spelling ,grammer.）主题 Subject 点睛之处（用之前客户给的主题/自己总结的主题如:公司+for哪几个产品）问候语礼节、呼应有问必答不能回答要给客户解释重点突出，意思明确落款要有完整称呼第二回合询盘回复专业报价完整、针对性/报价谨慎、完整专业图片清晰、方便浏览和接收向客户提要求审慎，tell why 可以向客户报两个价格fob/c&f价前瞻性专业的最好体现语气会影响全局几个回合后客户来邮件后客户有多个问题 一一作答，条理清楚客户提出的专业问题尤其不能避而不答（如在说明中已有要标出）涉及到产品证书、质量等级的问题最好主动提及减少邮件往来的回合，提高效率4.公司介绍公司介绍怎么写？公司介绍三行 How long? When？ What？三行最适合且要有独特的卖点，放在开始和结尾都是可以的公司介绍内容：独特卖点员工情况质量控制程序公司新闻工厂规模贸易服务设备特殊生产能力参展情况代理商及代表处质量和安全标准委托加工服务研发能力其它主要客户5.讨价还价第一次报价给自己适当留有空间价格的合理性与竞争对手相比其他选择方案6.独家代理了解当地试产，了解该代理商让对方先谈条件保护自身利益（合作方式、合作期限、违约条款、数量）如果可能具体到某一制定产品7.无法满足对方需求时一定要注意语调给出解决方案总结每天提升一点专业书籍熟读唐诗三百首，不会作诗也会吟企业内部学习三人行、必有我师客户邮件很好的免 费 老师温故而知新自己是自己的老师意识决定行为重视你的每一客户赢在服务自己多做功课，少让客户做功课细节很关键仔细阅读客户邮件中每一句话，和每一封邮件参加国际展览会。外贸人员重要的市场拓展是参加国际展览会，一方面是企业形象的宣传，一方面是和顾客最直接的沟通。你可以直接从参展的人群中见到你的顾客，了解你顾客的想法和要求，也会知道你竞争对手的情况。一个优秀的口语将为你在顾客处留下好印象。平时要积极的联系。一个好的外贸销售应该会两国以上的外语。建立你的客户档案。拥有了你的客户档案后，要持续沟通，电话，传真，邮件，圣诞贺卡，只要你持续从事这个行业，你就要想着你的客户，要关心你的客户，他/她的公司和家人。至少许多公司是这么关心我的。建立你的信誉。要说到做到。尽管你非常想达成合同，但是你知道企业不能按期生产，那么你要告诉你的顾客，在这个定单中的数量是不能完成的，你能按时守质完成的数量是XXX。不要怕失去这个合同，失去一个合同不能比失去一个客户对你的信任更重要。坚持原则，树立你的企业形象。如果你的产品在某一地区销售很多，要经常统计，并给予销售公司以更多的优惠。要知道你的顾客利润高了，对你的定单将稳定增加。帮助你的顾客发展也是外贸业务人员的工作之一。长久的合作是最重要的。许多外贸公司的利润率低于5%，但多年稳定就是这个道理。在一般情况下，怎么认识更多的商人朋友呢！第一招：经常在工作中积累是个好办法，比如向你询盘过的人，你自己推销过的客户，其实这些都是你的潜在商人朋友，关键是你如何在日后建立朋友感情，因为你们有过联系，一般是电话或e-mail，msn,其实你可以隔一段子或在什么节日，主动去问候别人一下，感情就会急具升温的；呵呵不过ddmm们对人不要太过热情啊，弄出其它误会我可不负责的呀！第二招：经常去一些，商人可能去的论坛。看到好贴或说跟你产品，生意有关系的贴子，你就可以看一下这个人有没联系方式什么的，主动跟贴或跟他联系一下，说不定以后就成为知已