《档案工作新思路》doc版.doc

2008年档案学术研讨会推进档案数字化与精细化建设之我见肖焕欣（广州市城市管理综合执法支队海珠大队）摘要： 随着改革开放的发展，社会信息化进程的加快，可持续发展的要求，使档案数字化与精细化建设被提上了日程，因此，本文希望通过理论分析，结合实际，从档案资源数字化、利用数字化、管理数字化三方面以及从档案收集整理精细化、编研工作精细化和保管过程精细化三方面分别论述推进档案工作数字化和精细化建设的有效途径。关键词：档案 数字化 精细化随着改革开放的不断发展，我国档案工作取得了长足的进步。信息技术的发展与广泛应用，可持续发展观念的深入推进，使档案数字化与精细化建设提上了日程，给档案工作带来了新的契机，也给档案工作带来了新的研究课题。档案工作的数字化与精细化建设是顺应潮流、适应时代发展的新举措、新要求。下面笔者就谈谈推进档案工作向数字化与精细化发展的一点想法。1档案工作数字化档案现代化建设是信息时代档案工作的主题，而档案数字化则是档案现代化建设中一个重要的内容，是档案管理模式里的一项深刻变革。知识经济的挑战和网络信息时代的冲击，电子文件的普及，多种新型载体档案的出现，都使档案数字化变成了必要。档案管理机构不仅要接收和管理传统的纸质档案资料，而且还要接收和管理电子形式的档案以及多种新型载体的档案。实现档案数字化，是档案工作融入社会主流生活的客观要求和深度开发利用档案资源服务社会的必然选择。11档案资源数字化档案资源的数字化，是档案工作数字化的基础工作，这是一项资金密集和劳动密集的巨大工程，需要投入大量的人力物力。网络信息时代的发展，工作内网的投入使用，档案的查阅方式由手工查阅转变为计算机查询，也使档案资源的数字化成为必要。要达到数字化的要求，要对档案资源进行加工处理。加工扫描前先对档案进行预处理，启钉、拆分，保证纸张的平整、扰平边角等工作，加工扫描后需要装钉还原，并打印目录。实现档案资源数字化，能解决目前纸质档案管理中内容不齐全、整理质量不高、规格不统一等问题，解决纸质档案资料平时无法归档，必须等到年底才能整理归档的问题，保证了档案的归档率和完整率，解决多年来一直处于封闭式的传统档案管理局面，提高档案资料的利用价值，可以最大限度地实现档案信息的共享，提高档案的综合利用效率。12档案利用数字化档案利用的数字化，是充分发挥计算机和网络技术高效处理和传输信息的巨大能力，适应社会对档案信息资源共享的迫切需要。传统的档案利用方式，如到档案部门利用档案、参加档案展览、阅读档案复制件或公布件，在信息化时代里必然要发生变化，至少是部分变化。社会的全面信息化改变了人们工作、学习和生活的环境，使人们更注重信息的时效性，希望通过信息系统、信息网络及时准确地获得多种信息。因此，被动的、手工式的档案提供利用方式必然逐步被主动的、现代化的档案服务方式所代替。档案利用者希望能通过网络查阅利用档案资料，可少跑腿、少花钱、少抄写，过去那些落后的服务方式必然淘汰。档案资源的数字化也使档案资源可以准确、方便、快捷地提供利用成为了可能，档案信息资源得到共享，以满足社会对档案利用的需求。一是通过建立档案管理部门的网页，开展网上利用服务。档案管理部门充分利用本单位的网站制作自己的网页，实现档案信息的网上检索，为用户提供更好的服务。二是以网站为基础，建立档案信息资源数据库，集中管理网站内各单位的归档电子文件，并在网站上提供有限制性或非保密电子文件查询、利用服务，实现电子文件信息资源共享。三是档案管理部门可以在网页上通过汇编专题、提供数据库查询、电子信箱等服务方式，让利用者与档案管理部门通过电子邮件在网上进行快速通讯，信息交流，提供查询和资讯服务。13档案管理数字化档案资源数字化与档案利用数字化必然推动档案管理工作的整体数字化。虽然目前许多档案部门都将计算机应用于档案管理中，但多数仅限于各类档案目录的输入、输出或检索，而在档案管理其它方面的应用则较少。其实，还有许多工作可以利用现代化技术来提高我们的工作效率，借助计算机来代替本来较繁琐的手工操作。档案管理的数字化就是通过计算机系统，对档案的整个流程进行管理，包括整理、检索、利用等，并对档案管理单位的馆藏资料、馆藏器具进行统筹管理，涉及数字化的对象包括设备、工作环境、流程管理等内容。可以根据档案管理工作的需要，制定并实施数字化管理档案的总体方案，并应用大型数据库管理数据，包括综合档案管理、档案数字化制作、档案信息检索发布、数据实时上传、信息安全认证等，并使档案管理系统与其他相关信息网络接轨，以满足档案信息“广、快、精、准”的要求。 2档案工作精细化档案工作的质量对档案工作的可持续发展产生着重要的影响。目前，一些单位的综合档案管理工作仍明显滞后，加强精细化管理刻不容缓。精细化管理最基本的特征就是重视细节的管理，这在档案工作的各个环节中都应该体现。21档案收集整理精细化不断深化的工作实践证明，档案材料收集的是否完整是决定和影响档案价值的因素，而归档方法问题与档案质量问题则是影响档案工作规范化、标准化的决定性因素。因此，在推进档案工作规范化、标准化的工作进程中，我们必须注意解决好收集整理档案材料过程中的每一个环节。个别档案部门管理制度不健全，没有专门的档案管理人员，对档案资料的收集、录入、审核、整理、归档等工作内容没有统一规范的管理制度，容易造成资料散失严重、内容不全、查阅不便，整体利用率较低等情况，不利于档案的精细化管理。因此，应当深入推行精细化管理，加强档案建设。按照规范的档案归集目录要求，安排档案管理员集中进行各项信息资料的收集和整理工作，按照档案资料的功能和用途不同，各类文书资料的整理、收集、归档分门别类，避免重复建档、存档的现象。档案经分级审核后归入档案室进行集中管理，使档案管理工作步入了规范化、制度化、科学化轨道。对纸质档案，加强装钉整理过程的精细化管理，强化关键工艺、工序等重点部位的细节控制，结合档案管理信息化、精细化、规范化的发展要求，对档案资料的采集、整理、移交、归档、移送、保管等过程，制定出科学规范、安全集中、系统完整、简便实用的管理流程。对电子档案，抓录入、扫描等细节工作，围绕档案“及时、完整、统一”的要求，加强档案资料的专业管理，提高资料和数据录入的准确性、及时性，避免错误信息造成数据资料失真。设立专职或兼职档案管理员，负责档案资料的复核、归档和电子数据的维护工作，对不符合要求档案管理要求的资料，应及时要求有关责任人员予以补正或补录。22档案编研过程的精细化档案编研过程的精细化，是档案工作向高层次发展的一个重要表现。提高档案人员的档案管理水平，使其对本单位档案的数量、内容、种类、史料价值等做到心中有数，以便结合档案工作实际，积极做好档案的编研工作。档案管理人员应做好信息开发利用工作，深入基层，搞好调查研究工作，大兴调查研究之风，调研出思路，调研出对策，调研出成果。通过调研开拓视野、掌握实情，通过调研形成科学的认识，以达到加强和促进档案编研工作发展的目的。通过编研工作把散落在不同位置的有价值的信息，分门别类编写成系统的参考资料，这种参考资料是馆藏中某类信息的集合，它所产生的利用价值和效益是哪一条单个的信息都无法比拟的，它使那些因先天不足后天又难以弥补的档案质量得到“升华”。23档案保管精细化档案保管工作的精细化是档案管理工作精细化的又一个重要体现。部分档案管理部门不重视这方面工作，出现库房建设不标准、业务运作不规范、档案保护措施不力等诸多问题。对档案储存环境没有很好的管理，使档案室变成了杂物室，存在设施老化、设备不齐全、档案柜五花八门不统一等问题，影响档案的保管工作。个别单位奖牌类实物没有按照档案管理的要求进行存放，久而久之生锈或发霉现象常有发生，严重影响了档案的保存价值。这些管理体制的不到位，使档案受到了损害，是不符合档案工作发展的要求的。因此，需要加强精细化档案保管，要把档案管理过程中各种可能的情形都做出详尽的规定，使其有章可依，没有漏洞可钻。不但要细化到各类档案的管理规程，还要根据特征细化每一类档案的保管方法。档案装具由专人保管,确保正常使用，定期盘点档案库房设备，对库房人员操作规范等方面做出明确规定等，推动档案工作的发展。参考文献：1陈永生，论档案工作的改革开放，档案学通讯，1993年第1期2王鹰，档案资料数字化管理解决方案，档案学研究,