生命科技有限公司采购物流手册.docx

编制说明【编制目的】采购物流手册为辽宁xxx健康有限公司（以下简称xxx）的采购物流管理提供方案、方法和流程。【使用范围】本手册仅供xxx采购物流人员及相关人员作为工作手册阅读、参考。【手册制度】1. 采购物流手册由集团统一制定和修改，其版权、解释权和维护权归公司总部所有；各相关人员仅有使用权及修改建议权。为避免资料外泄，各使用者不得带出公司，不得翻印、不得外借他人，不得向外泄密透露。2. 本手册升级时，由采购物流部或相关部门提出调整修改意见，由采购物流部组织讨论修改，经集团总部审批后正式生效，由采购物流部存档。3. 采购物流手册由xxx实行编码管理，相关部门一部一册，并统一记录在案，故请各部门妥善保管，不得遗失。4. 采购物流手册的第一保管责任人为相关部门负责人；各岗位人员对手册的培训学习，应由xxx相关部门负责人统一安排、集中学习。【使用说明】采购物流手册内容包括采购流程、采购预算管理、物流管理规范及工具表单等内容。采购物流手册是xxx人成功的操作经验，也是xxx人智慧的结晶。正是这些工作流程和操作规范的长期坚持和积累，才铸就了xxx强大的经营竞争力，希望各位同事及员工能够在实际工作中贯彻执行和坚持不懈，并为采购物流手册的不断升级而积累更多的经验与智慧，xxx连锁辉煌的发展期待您宝贵的建议！ 目 录1组织职能41.1部门架构41.2采购物流职能42采购物资分类53采购计划管理63.1采购计划流程63.2采购计划流程规范73.3采购计划变更流程83.4采购计划变更流程规范94物料采购管理104.1物料采购流程（合同类）104.2物料采购流程（合同类）规范124.3物料采购流程（零采类）134.4物料采购流程（零采类）规范144.5合同变更采购流程154.6合同变更采购流程规范164.7紧急采购流程174.8紧急采购流程管理规范175供应商管理195.1供应商管理流程195.2供应商管理流程规范206价格体系管控216.1招标流程216.2招标流程管理规范226.3询价流程236.4询价流程规范247采购结算管理257.1采购付款流程257.2采购付款流程规范257.3采购预付款流程267.4采购预付款流程规范268物流管理278.1配送流程278.1.1自主配送流程（仓库门店）278.1.2自助配送流程（仓库-门店）规范288.1.1自主配送流程（门店-客户）298.1.2自助配送流程（门店-客户）规范298.2物流商管理318.2.1物流商管理流程318.2.2物流商管理规范338.2.3第三方物流准入机制338.2.4第三方物流退出机制349工具表单341 组织职能1.1 部门架构1.2 采购物流职能部门名称采购物流部工作概要以正确的价格在正确的时间，从正确的供应商处买到正确数量的和质量的商品及服务。工作职能l 采购计划管理：在调查和分析采购需求的基础上进行采购决策，制订采购计划及资金计划，指导采购作业；l 供应商管理：根据采购计划进行市场调研、选择、评审及考核供应商等工作，建立完善供应商档案l 采购价格管理：建立并更新重要物资的价格档案，指导采购作业与价格谈判，提高采购效率。l 采购招标管理：规范招标工作标准，确保按照公平、公正和公开的原则执行。l 采购合同管理：建立采购合同台帐，并进行分类管理，监督合同的执行。l 采购进度控制：监督采购合同签订与执行，开展采购跟单与催货工作并进行交期管理，监督合同执行。l 采购质量控制：建立采购认证体系，对供应商及采购物资的质量进行检验和认证，确保采购物资符合要求。l 采购结算管理：规范采购付款结算的支付流程，加强对个支付环节的审核与控制，保证采购资金运用合理。l 采购成本控制：严格执行采购预算，监督采购询价，议价及订购过程中费用的使用情况，加强成本分析以控制采购成本。l 采购外包管理：规范采购外包业务的决策执行过程，提高采购外包业务的实施效果，规范承包商的选择实施过程及要求，提高采购外包决策的正确性。l 采购绩效管理：定期对采购作业及各采购人员进行绩效考核，并根据采购结果实施奖惩，分析采购过程中的薄弱环节与问题，制订改进计划，提高采购效率。，l 采购风险管理：建立采购风险控制体系，制定规避措施及环节，确保采购工作正常进行。2 采购物资分类采购物资可分为用于消耗品类、固定资产类、办公用品几类。见下表。类别包含内容消耗品售卖商品、日用百货、维修工具及配件、餐具、厨具、包材等其他运营消耗性物资食 品餐饮原材料、售卖食品固定资产建筑物、机器设备、运输设备、装饰材料、物品其他参照财务发文，办公用品书写用品、展示用品、文件管理、电脑用品其 他以上类别未包含物资3 采购计划管理3.1 采购计划流程3.2 采购计划流程规范流程 步骤规范 负责部门/岗位 工具表单 物资需求递交 各门店由申请对接人每月18日递交物资计划需求单，采购部进行物资汇总。 餐饮原材料按现有管理规范要求递交。工作重点 各门店物资名称准确、统一，递交时间一致、按期。 采购部/采购计划员；门店申请对接人； 物料采购申请单 制订采购计划 根据上一步的汇总，采购部根据物资交期，3-5个工作日内制作物资采购计划。 工作重点 了解物资交期，及需求部门要求到货时间，合理排序。采购计划及预计到货时间进行反馈。 采购部/计划岗采购计划表 采购资金计划审批 根据上一步采购计划，以及前期采购价格。同时制定采购资金计划。每月25日递交采购资金计划并报批；5个工作日完成审批； 工作重点 前期采购价格汇总、参照，新产品具有高效率的询价手段或方式；采购资金预算准确性；审核审批时限控制；资金支付顺序安排； 采购部/贸易公司副总/采购计划员；集团财务、董事长采购资金计划表3.3 采购计划变更流程3.4 采购计划变更流程规范流程 步骤规范 负责部门/岗位 工具表单 变更需求递交 各中心及子公司提出变更需求，并将审批后变更单递交采购部。 工作重点： 变更需求之前的协调，确定不同类型需求变更的申请审批权限。 各中心及子公司/对接人物资需求变更单 计划变更申请 采购部根据变更需求判定计划审批否， 若计划未审批，走计划流程；若计划已审批，判定是否执行采购，未执行的走合同或零采流程；执行采购的，采购部编制计划变更单。审批后走合同或零采流程； 工作重点： 变更需求判定及申请周期； 采购部/采购计划采购计划变更单 变更执行 已执行采购的，采购部门执行合同变更流程；未执行采购的，采购部门递交计划变更单，由主管领导、集团财务、董事长审批后采购部执行变更作业； 工作重点： 变更流程时限控制； 采购部/贸易公司副总/集团财务/董事长4 物料采购管理4.1 物料采购流程（合同类）4.2 物料采购流程（合同类）规范流程 步骤规范 负责部门/岗位 工具表单 按资金计划、采购申请分解采购任务 按已审批的资金计划或采购申请，下达采购任务。合理安排采购顺序。计划外的控制采购频率，加大集中采购力度。 工作重点 采购顺序的安排 采购部/采购组 确定价格 根据资金计划，采购组判定单笔合同额，小于等于20万元的，走询价流程；大于20万元的，走招标流程； 工作重点 明确采购价格管理制度内容及管理层级采购部/采购组 确认合同 价格确定后，采购各组确定合同条款。合同条款进行审批。 工作重点 不同类型物资的合同条款附件内容的确认采购部/采购组/贸易公司副总/董事长合同文本 4.3 物料采购流程（零采类）4.4 物料采购流程（零采类）规范流程 步骤规范 负责部门/岗位 工具表单 按资金计划分解采购任务 计划类的分解已审批的资金计划，按审批结果、及下达采购任务。合理安排采购顺序。计划外的控制采购频率，加大集中采购力度。 工作重点 采购顺序的安排； 采购部/采购组 确定价格 计划与非计划均走询价流程；零采单设置额度为单笔采购额小于等于3万元。 工作重点 价格管理制度的规范以及管理层级；采购部/采购组 确认采购单 供应商、价格确定后，进行审批。 工作重点 审批权限的应用； 采购部/采购组/副总/集团财务/董事长采购单 4.5 合同变更采购流程4.6 合同变更采购流程规范流程 步骤规范 负责部门/岗位 工具表单 合同/订单变更需求 采购计划变更产生合同/订单变更需求； 工作重点 控制变更需求产生频率，变更原因的跟综； 采购部/采购计划员 采购计划变更单 判断、修改合同 判断变更类型，规格变化的，终止合同或订单；规格未变化的，修改合同条款，贸易公司副总审核，采购组判定是否数量减少，若为数量减少直接签订修改合同或订单；若为数量增加，需递交财务及总董事长进行审批。 工作重点 变更类型的判断； 采购部/采购组 签订执行变更合同 按类型不同进行签批，按修改条款签订补充合同；执行采购计划变更； 工作重点 不同类型采购物料合同附件不同，审核及审批人职责内容。 各中心负责人/贸易公司副总/集团财务/董事长 4.7 紧急采购流程4.8 紧急采购流程管理规范流程 步骤规范 负责部门/岗位 工具表单 紧急物资需求 采购部接到紧急物资需求; 工作重点 分析紧急需求原因，记录、存档、调整； 采购部/采购组/采购计划 确定价格 根据紧急程度确定采购价格及供应商； 工作重点 采购部的快速反应，紧急采购价格及供应商判定依据； 采购部/采购组 零采单 采购执行 各中心单笔申请小于等于2000元的可自行采买；单笔小于等于2万元，副总审批财务借款，大于2万元的董事长审批财务借款采购； 工作重点 各部门之前相互配合； 采购部/采购组/副总；集团财务；董事长； 5 供应商管理5.1 供应商管理流程5.2 供应商管理流程规范流程 步骤规范 负责部门/岗位 工具表单 寻找供方 通过各种渠道搜集供应商信息，选择基本符合要求的供应商，填写供应商基本信息表；估算申请价格，超过20 万按招标流程筛选供应商；工作重点 供应商搜集渠道，供应商基本条件判定 采购部/采购组 供应商基本信息表 考察 确定是否考察供应商，填写考察申请，需要考察的，采购部组织人员考察，形成考察报告报副总审核。 工作重点 考察的内容、考察人员、报告形成 采购部/采购组/副总 供应商考察评审表采样 考察完毕后，确定是否采买样品。需要采购样品的，样品审核，通过后，形成样品评审报告报批；通过后执行采购； 工作重点 采购样品的判定条件 采购部/采购组/副总 样品评审表6 价格体系管控6.1 招标流程6.2 招标流程管理规范流程 步骤规范 负责部门/岗位 工具表单 招标文件确定 确定招标需求，采购部组织编制招标文件，拟定招标内容及资格审查文件，搜集供应商信息进行初步筛选，组建评标小组，采购组织供应商考察，确定入围供应商； 工作重点 标前会议的组织，招标文件内容编写，技术文件及商务文件的拟定 采购部/采购组 招标申请单 发标、收标、开标 将招标文件发送给供应商，采购部按规定日期收标，开标确定入围供应商；评审结束后进行开标； 工作重点 组织、协调、按期完成； 采购部/采购组 评标报告 定标 开标完成后，形成评标报告，召开定标会进行审核，审核通过后发送中标通知书。 工作重点 评标报告与中标判定相符条件； 采购部/采购组/副总；集团财务；董事长； 中标通知书 6.3 询价流程6.4 询价流程规范流程步骤规范负责部门/岗位工具表单询比价 采购组按采购任务及价格管理制度要求进行询价、比价； 工作重点 询价来源、物资需求准确性、时限要求； 采购部/采购组 询价单比价单 价格审批、确定供货商 比价单审核，供应价格及周期合适供应商，执行采购； 工作重点 供应商的审核，价格及周期判断。 采购部/采购组 7 采购结算管理7.1 采购付款流程7.2 采购付款流程规范流程步骤规范负责部门/岗位工具表单确定付款方式确认付款方式工作重点前期与财务部门的沟通，以及资金计划上报准确性采购部/采购组付款申请采购部协带合同、发票、入库单以及合同中要求的付款需要提供的其他所需资料，按合同付款要求递交付款申请；工作重点付款相关资料的准备，以及特殊情况的处理方式，如：首次合作供应商不能提供发票及收款收据的，与财务之间的协调。采购部/采购组付款审批单付款审批资料准备完毕后，采购组递交贸易公司副总、各中心负责人、集团财务审核，董事长进行权限审批；工作重点付款审批的时限要求；采购部/采购组/贸易公司副总/集团财务/董事长；7.3 采购预付款流程7.4 采购预付款流程规范流程步骤规范负责部门/岗位工具表单预付款申请/发票跟催按合同条款，申请预付款；工作重点特殊情况下，不能先提供发票的情况处理及沟通；采购部/采购组付款审批资料准备完毕后，采购组递交贸易公司副总，集团财务审核，董事长进行权限审批；工作重点预付款项审批的跟综，付款后采购执行确认；采购部/采购组/贸易公司副总/集团财务/董事长；8 物流管理8.1 配送流程8.1.1 自主配送流程（仓库门店）8.1.2 自助配送流程（仓库-门店）规范流程步骤规范负责部门/岗位工具表单配送计划门店向仓库发出需求，仓库按要求备货，备货完成向物流部发出配送需求单，物流部接收单据，制订配送计划，协调安排配送时间、车辆、负责人员；工作重点：配送需求单发出时间要求；门店/物流部配送需求单配送计划表配送物流部门运输车辆及负责人员按配送计划时间进行各门店物资配送。送达后门店接货人员签字回单。完成配送。工作重点：按配送计划时间完成配送任务；物殊交通情况下的处理预案；物流部/配送负责人送货单8.1.1 自主配送流程（门店-客户）8.1.2 自助配送流程（门店-客户）规范流程步骤规范负责部门/岗位工具表单配送计划各门店需求单位整合递交物流部，物流部制订配送计划；计划中包含送达时间、客户地点、行车路钱等；计划审核后进行分单；工作重点：各门店需求整合时间、物资备货时间段及保温设备的使用；门店/物流部配送需求单配送计划表配送物流通知门店备货时间，物流车辆门店提货；按计划要求送达客户；工作重点：配送时间的控制；特殊交通情况的处理预案；门店/物流部送货单8.2 物流商管理8.2.1 物流商管理流程8.2.2 物流商管理规范流程 步骤规范 负责部门/岗位 工具表单 寻找物流商 通过各种渠道搜集物流商信息，选择基本符合要求的供应商，填写物流商基本信息表； 工作重点 物流商搜集渠道，物流商基本条件判定 物流部物应商基本信息表 周期评审 1) 对已录用合作的物流商半年进行一次周期评估；2) 周期评估的主要内容包括：服务质量、价格水平、配送效率、配合程度；3) 运营部根据以上4点评估内容，对物流商过往半年的数据加以统计分析，汇总后录入物流商周期评估表，并得出评估结果。工作重点 评审内容、评审人员物流部物流商周期评审表8.2.3 第三方物流准入机制1、第三方物流应具备的条件拥有有效的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、道路运输许可证以及其他物流运输资质的合法企业。注册资本？万元人民币及以上。通过ISO9001质量管理体系认证。拥有？台以上运输车辆，满足100公里范围以外的配送业务司机、叉车工、等特殊岗位从业人员应具备相应的资格证书。2、第三方物流信息来源各种物流行业专业期刊；物流相关行业协会；公开招标；第三方物流主动联络；其他途径8.2.4 第三方物流退出机制 发生以下情节的第三方物流，由门店运营部与物流部根据实际情况填写第三方物流评价表，经由物流中心总监审批，取消其合格第三方物流的资格：1、物流过程出现品质不良、包装破损、数量不足，未及时解决的；2、未按运输合同或订单要求送货，且不积极处理的；3、第三方物流在其经营活动中有违法行为，与其继续合作会间接或直接影响公司声誉的。4、由于第三方物流联络信息变更，没有及时通知，造成长期无法联络的。对于取缔合格资格的第三方物流，应当在合格第三方物流一览表中做取缔记录，但对于其第三方物流的编号及相关资料都要保留，不得删除或替换。5、第三方物流评价物流中心每年12月底前组织对合格第三方物流进行一次业绩评价（分数在？分以上者为合格），并将第三方物流评价表归档管理。对业绩评价（或单项制约）不合格的第三方物流提出限期整改，整改后重新评价仍然不合格的，取消其合格第三方物流资格。对业绩评价不合格的第三方物流，自评价之日起，冻结与其签订的业务合同，整改合格后，方可解冻。对于整改不合格被取消合格第三方物流资格的，自合格第三方物流资格取消之日起，终止与其签订的业务合同。9 工具表单9.1 物料需求计划表(常规)物料需求计划表(常规)编号：申请中心或公司名称：申请日期： 提单人： 序号产品名称规格/型号单位需求数量用途预计使用时间申请部门申请人采购组别备注12345678审核： 审批：采购接单：注：1、表头涂灰色部分为必填项；2、规格、型号不能明确的，标明参数并提供产品图片及描述或提供样品；3、若申购审批时需要物资预算的，请至少提前3-5个工作日联络采购部。9.2 物料采购需求表（紧急/临时）物料采购需求表（紧急/临时）编号：申请中心或公司名称： 临时 紧急 申请日期： 提单人： 序号物品名称规格/型号单位数量用途预计使用时间申请部门申请人采购组别备注12345678紧急原因：审核： 审批：采购接单：注：1、表头涂灰色部分为必填项；2、规格、型号不能明确的，标明参数、提供产品图片及描述或提供样品；3、紧急采购原因不能填写清晰的请另附表说明；4、若申购审批时需要物资预算的，请至少提前2-3个工作日联络采购部。9.3 物资贸易公司采购资金计划汇总表年（ ）月物资贸易公司采购资金计划汇总表各中心/子公司： 制表日期：单位：万元序号月份计划资金合计备注1月份上旬 填写3月合计金额填写附件以及页数中旬下旬中旬下旬 小计 合计（大写） 采购组负责人：计划复核：贸易公司副总审核：集团财务审核 董事长批示：备注：1、实际采购时金额可能与预计有所偏差，以实际采购金额为准。 2、集团财务审核统筹资金，并给出可支付额度建议，交由董事长参考； 3、董事长确定支付额度，并签字确认允许支付；9.4 采购申请分类汇总表/任务表（紧急/临时类）采购申请分类汇总表/任务表（紧急/临时类）编号组别申请公司/中心产品名称规格/型号单位需求数量用途申请时间预计使用时间申请部门申请人备注贸易公司编号计划部： A组： B组： C组：9.5 资金计划明细表年（ ）月资金计划明细表序号月份申请公司/中心产品名称规格/型号单位数量单价（元）总价（元）用途预计使用时间申请部门申请人预计支付时间123456小计金额（大写）：计划复核： 日期：采购组： 日期：贸易公司副总： 日期：备注：实际采购时金额可能与预计有所偏差，以实际采购金额为准。9.6 前期业务需支付资金明细表 （ ）月前期业务需支付资金明细表各中心及子公司：序号合同编号/零采单号签订/制单时间供应商名称采购内容需付款额（元）用途款项原由预计支付时间备注1 如：验收款10% 2 3 4 5 6 合计采购组：计划复核：贸易公司副总：备注：此明细表内的资金内容为当月未支付成功，遗留至下月支付的款项金额 实际采购时金额可能与预计有所偏差，以实际采购金额为准。9.7 物资需求变更单物资需求变更单申请中心或公司申请时间变更单号变更类型型号变化 数量增加 数量减少变更原因申请部门申请人审核审批采购接单9.8 合同拟订审批表合同拟订审批表 合同名称:使用部门：合同编号:拟订时间： 甲方：乙方：合同负责人：乙方联系人及电话： 乙方开户银行及账号：合同总额：首付款比例及金额：支付首付款日期:质保金比例及金额：招投标/履约保证金:合同内容及支付方式：法务部/律师意见 （附件有/无） （确认是/否）：经办部门负责人：使用部门负责人：腾鸿负责人：财务部：董事长审批：9.9 采 购 单(零采）-代借款单采 购 单(零采）-代借款单 编号：CGRW+月份+序列号使用中心及子公司名称申请中心或子公司名称申请部门申请人计划 临时/紧急序号申请时间申请单编号产品名称规格/型号单位数量单价总价预计使用时间用途供应商名称联系电话备注合计（大写）制单人：询价人：采购人：采购审核：审 批：集团财务审核：注：单笔供应商采购额小于等3万元的走零采单。9.10 供应商基本信息表 供应商基本信息表 编号：供应商名称企业法人单位地址联系人注册资金联系电话员工人数联系传真企业生产经营状况加工生产形式外委生产、加工自生产、外委加工自生产加工主要生产设备包装形式 外委加工：厂内包装主要设备包装种类：木质 纸箱 其他经营范围：销售形式批发（ ） 零售（ ） 其他：主要产品情况产品名称型号/品种品牌年产量单价生产周期注：需供方提供相应资质文件，如：企业营业执照、税务登记证、代码证、纳税人资格证等相关资质文件.9.11 供应商考察评审表供应商考察评审表供应商名称企业详细地址经营范围法定代理人电话业务代理人电话注册资金企业类型资质等级专业等级是否与我公司合作过外部业绩考察部门经办人部门审核以上由采购部门填写，以下由其他部门填写公司成立时间公司（厂区）面积开户银行及帐号质量体系其他参与考察部门9.12 样品评审单样品评审单供应商名称编 号日 期序号编码品名规格包装形式单位图片商品基本情况（外观、产地、供应商情况、QS） 填写部门填写人注：以上由采购部门填写采购部品控部营运部审批采购部主管副总营运部主管副总评审结果9.13 招标申请书招标申请书招标人（单位）标的类别招标方式招标项目规模资审方式招标内容管理部门意见采购部意见集团公司意见9.14 评标报告评标报告招标情况评标委员会组建评标依据评标程序评标结果及推荐意见评标委员会意见9.15 中标通