办公室资源管理办法.doc

办公室资源管理办法（试行）第一章 总则1、本办法所指办公室资源包括但不限于：文书档案、公司办公场所、办公家具、办公电器设备、办公电话、计算机及电脑设备、报刊图书、办公用品、印刷品及快递管理等。2、公司办公设施的采购、配备、维护等管理事宜由人事行政部牵头、负责。第二章 文书档案管理3、归档范围：公司的远景规划、年度计划、统计资料、财务审计、劳动工资、各种合同档案、项目方案及各项通知、通告等具有保留、参考价值的文件等均为应归档资料。4、档案管理由专人负责，明确责任，并保证原始资料的完整性，密级档案应妥善保管。5、档案的借阅和索取A总经理以上级人员借阅非密级档案可直接进行。B部门经理以上人员借阅非密级档案需由主管总经理批准再由人事行政部办理相关手续。C部门经理以下人员借阅非密级档案需由部门经理批准再由人事行政部办理相关手续。D借阅文件、档案必须爱护、保持整洁、严禁任何涂改或销毁。各级人员应注意安全和保密，严禁擅自翻印、抄录。确属工作需要摘录和复制的，凡属密级文件，必须经过主管总经理批准方可摘录和复制；属一般文件，需由人事行政部经理批准。6、公司印鉴由财务部统一负责保管。7、公司印鉴的使用一律由主管总经理签字认可后方可使用，同时财务部要做好印鉴使用的登记、记录工作。8、公司所有需要使用印鉴的介绍信、说明、合同及其他形式的对外公文等，应统一编号并登记记录、归档。9、凡使用印鉴后出现的问题及其他情况由印鉴使用批准人负责。10、所有部门下发的公文应一律交由人事行政部编号、登记、发放并进行归档管理。第三章 办公场所管理11、办公场所包括：公司办公区、会议室、接待区等。12、人员如需使用公司会议室及投影仪等设备的，应提前一天告知人事行政部，调配使用。会议室使用部门使用完毕，需关闭好会议室照明、投影仪等设备，并带走一切文字资料。会后，应及时恢复会议室原状。13、办公区个人环境应与办公区整体环境协调一致，并保持干净、整洁。14、各办公室每天最迟离开公司的员工需关掉计算机、照明、空调等电器设备。第四章 办公家具管理15、公司为每名员工配备一套办公用桌椅及办公柜，员工需爱护使用并保持其清洁，不得改装。员工要始终保持自己办公桌面上摆放的文件资料与办公用品等的干净与整齐，建立井然有序的工作环境。16、如遇会议使用员工用椅，征用人需于使用完毕及时归还。第五章 办公电话管理17、公司为每名员工配备电话，用于业务联络，员工不得利用公司话机长时间拨打私人电话。（一般私人电话控制时间在5分钟以内）18、使用公司电话拨打长途业务时，仅限于工作使用并且应注意节约通话时间。19、人事行政部每月定期核查各部门长途电话费用及清单，确保合理使用长途电话。第六章 电脑设备及网络安全管理20、公司为每名员工配备计算机，严禁将公司计算机用于游戏、QQ聊天等与本职工作无关的目的。21、公司为防范计算机病毒的入侵，统一安装杀毒软件。员工应自觉定期杀毒。为保证计算机内重要电子文件、信息数据的安全，员工应对其进行备份保存，防止因感染病毒而造成数据丢失等损失。22、公司各部门对计算机内保存的重要信息数据应采取加密保护措施，对存有文件数据的软盘或光盘应妥善保管，不得随意放置，杜绝泄密事件的发生。23、公司电脑机房的维护、管理及网络安全，由公司IT部门负责。24、因工作需要，公司为部门总监配备笔记本电脑一台。笔记本电脑由人事行政部统一负责购买、登记、管理、借用，并需填写笔记本电脑使用登记表（附件七）。当使用人离职前，需将笔记本电脑交回人事行政部，要确保相关资料及数据的完整性，并由IT部门确认机器情况完好后，方可办理其他离职交接手续。第七章 办公电器设备管理25、办公电器设备包括打印机、复印机、传真机、投影仪、扫描仪、碎纸机等。26、人事行政部负责向员工传授办公用电器设备的使用方法及注意事项，员工需按章操作。因操作失当导致电器损坏者，需承担相应责任。27、电器设备如发生故障，员工可在明确知晓提示信息涵义及操作方法的情况下按提示进行简单修理，否则需及时报人事行政部。员工若因私自拆卸电器导致电器损坏，需承担相应损失。28、公司禁止员工用办公用电器设备印制及传发私用资料。29、公司传真的收取、存档由人事行政部统一负责，其他部门人员不得自行取阅。30、公司未在办公区摆放的其他电器设备（如：投影仪、照相机等）由人事行政部统一收存并保管。各部门如需使用，需经部门经理及人事行政部经理分别批准，明确责任人，填写办公设备借出单（见附件一），用后应及时归还。31、借用期间如因人为原因导致仪器损坏，责任人承担相应责任。第八章 办公用品管理32、员工到职时，由人事行政部于当日向员工发放办公文具一套并进行登记，填写办公用品领用登记表（见附件二）。行政部同时每月做好办公用品库存记录。33、员工使用办公用品应节约、爱护。如员工离职，需将所领用的办公用品扣除合理损耗后如数交还公司。34、每月25日，由人事行政部向各部门了解需购买的办公用品情况，填写办公用品购买申请表（见附件三），由人事行政部按需统一购买、发放。公司提倡节约使用办公用品，人事行政部对浪费严重的部门进行提醒并可以核减其办公用品领用量。35、为降低成本，内部传阅文件打印、复印用纸，提倡双面利用。第九章 报刊、样书及图书管理36、人事行政部组织各部门订购开展业务所需的专用书籍、报刊、资料。各部门需按时将所需书籍及刊物的名称、数量、产品及价格信息申报公司人事行政部，由人事行政部统一核定后，负责订购。37、报刊、杂志作为时效性强的资料，由人事行政部统一订购后，设专人更新，放置在休息区，供员工业余翻阅。38、对于各类书籍，各部门可根据实际业务需要，向部门主管进行申请、批准后，进行购买，但须经人事行政部部登记和保管。39、公司样书及杂志的管理需设专人，并做好出库、入库管理工作。40、对于公司自行出版的图书，由图书部定期将书目情况报人事行政部，并在新书出版后60日内，将新书各20本，分发到各地区办公室，以便于各地区业务部门的客户联络及赠书需要。此书目的登记、管理、领用、发放由人事行政部负责。41、人事行政部随时将订购书籍报刊的信息予以公布，以便于全体员工能充分利用图书资源。42、员工借阅图书均需办理借阅手续，填写图书借阅登记表（见附件四），并按时归还。43、员工离职，需将本人借阅的图书及刊物办理归还手续后，方可办理离任手续。第十章 印刷品管理44、印刷品申请:A各部门根据各自的业务需要及活动安排,需提前两周告知各地人事行政部需要印刷品的种类及数量，由各地人事行政部根据需求进行调配或印刷。B人事行政部每半年亦会进行各部门印刷品库存及需求统计，并根据各地库存及需求进行调配或印刷。45、印刷品设计及制作: A根据各地需求，人事行政部会在各地进行印刷品询价，后以邮件方式进行价格公示并在菲林交印厂后7个工作日内将印刷品成品交各部门。(7个工作日印刷时限单指一般印品,如特殊印品时限延长会以邮件方式提前告知)。B如遇新制印刷品或更新印刷品设计,需提前向设计部申请,并由设计部确认设计及出片时间告知人事行政部,人事行政部在设计及出片完成后,按照印刷品申请及制作流程进行制作。46、印刷品管理: 印刷品自印厂发往各地后,各地人事行政部按各部门之前申请之需求进行分发并记录，印品分发后由各部门自行管理。第十一章 员工出差管理47、员工因公需要出差，需提前填写出差申请单（见附件五），经部门经理及主管总经理签字后，方可通知人事行政部，按规定购买飞机票或火车票。48、机票及火车票等由人事行政部负责定购。相关标准，参照财务部出差报销标准（见附件六）相关规定执行。如无特殊理由，不得超标使用交通工具。如由于个人原因改乘飞机，由此带来的票款增加，机场建设费及住宿费用的增加由个人自行承担。49、出差期间的住宿费标准，参照财务部出差报销标准相关规定执行。公司在出差当地有指定酒店的，需在指定酒店住宿，如自行选择酒店，公司按照在指定酒店住宿限额内实报实销，超出部分不予报销。对于在出差当地公司没有指定酒店的，采用上述出差住宿标准内实报实销制度，超出标准不予报销。50、员工凡申请出差后，已购买机票或火车票，因个人原因不能成行的，需将票款交还公司财务部；如因公原因不能成行的，另做其他处理。51、对于在劳动合同中有特殊约定的人员（如外派工作、外籍人员等），每年可报销一次由工作所在地至户籍地址的往返交通费用。部门经理级以上人员，可报销往返机票一次；部门经理以下人员，可报销往返火车票一次。超出部分，费用自理。同时应参照财务部出差报销标准相关规定执行。第十二章 快递管理52、凡公司工作需要邮寄、快递信函需在公司指定的机构进行，并由主管负责人签字确认，每月25日前各项相关费用单据统一汇交到人事行政部统计并支付相关费用。53、各部门要合理使用快递，并且应写明送往的客户单位、姓名、联系方式。54、各部门提交快递物品的时间为：上午9点-10点、下午2点4点。由行政部统一安排快递物品的递送及周转。55、人事行政部每月统一汇总各部门快递费，合理控制并尽量降低快递费的支出。第十三章 附则56、本办法由人事行政部制定。如有未尽事宜或随着公司的发展有不适合工作需要的条款，需经总经理批准后做出修订。57、本办法解释权属于人事行政部。