合同管理办法及表格6.4.doc

合同管理办法第一章 总 则第一条 目的为深化项目工作目标责任制，落实公司针对各项目的项目工作目标责任书的要求，规范全公司合同管理工作的程序，提高合同管理的工作效率。特制定本办法。第二条 适用范围本办法适用于公司各个项目部与施工相关的各类合同。第二章 合同的管理部门第三条 管理部门公司：经营开发部作为公司的合同管理部门，负责公司的合同管理工作。项目部：合同部作为本项目部的合同管理部门，负责本项目部的合同管理工作。第三章 合同的分类、编号、整理、归档第四条 合同分类公司所有合同实行分类编号、整理、归档，分为租赁类、购销类、劳务分包类、地方关系类等四类。如有需要可列其他类。（一）机械物资租赁类合同： 机械设备仪器类租赁合同 各类车辆租赁合同 物资材料类租赁合同 其他租赁类合同（二）机械物资购销类合同： 水泥类采购合同 钢材类采购合同 机械设备仪器类采购合同 各类车辆采购合同 物资材料类采购合同 物资材料的加工定做类合同 油料类采购合同 地材采购合同 互联网安装、移动电话购买协议其他购销类合同（三）劳务分包类合同包括： 路、桥、隧及其附属工程施工劳务协议 项目部临建劳务协议 技术检测、试验合同其他劳务分包类合同（四）地方关系类合同包括： 临时征地及补偿类协议 乡村农田补偿类协议 临时租地、占地类合同 各类房屋租赁合同 供电供水类合同 其他涉及地方关系的协议第五条 合同编号合同采用的编号为 年度+项目部代码+合同分类字号+编码（3位数字）。例如；（2011）张涿十劳字第056号，即2011年度张涿十标项目部劳务分包类第56号合同。如果合同进行变更或者补充则合同编号相应的增加“补”字，其后编号采用2位数字，其他不变。合同编号为公司内部归档整理使用，在对方原件上不予填写，只在合同会签单上填写，至合同签订后由管理人员在我方留存的文本右上角上书写。 第六条 合同归档项目部所签订的合同由项目部合同部统一编号、整理、归档、传回公司，所有原件必须交合同部保存。公司签订的合同由公司经营开发部统一管理。 项目部原则上不留存合同原件，所签订的合同原件必须传回公司经营开发部统一归档、保管。公司各部门以及项目部可以留存合同复印件或扫描件。 第七条 合同台帐的填写各个项目部合同部按照公司提供的合同台帐的样表格式，在合同初步形成后，进行编号并录入台帐。台帐编号按照第四条中规定的四类合同分别独立填写。出现特殊情形，造成合同作废，或者不再使用该合同的，必须保留该合同文本以及编号，只需在合同台帐中标明即可。不允许用新合同替换该合同，不允许重复编号，避免出现一个编号，两份合同的情况。合同台账样本附后。第四章 合同的起草第八条 合同范本与合同起草公司经营开发部为各个项目合同部提供所需要的各类合同范本。各项目部可以参照合同范本根据施工计划、工程实际情况起草、签订合同。各项目部起草的合同必须严格按照公司提供的合同范本，按照实际情况进行修改，形成合同具体条款。项目部各部门起草合同必须会同项目部合同部，由项目部合同部统一管理。各类合同的签订原则上应当使用我方范本。如果我方没有具体合适的范本，项目合同部可以自行起草，或者按照公司合同范本进行修改使用，传经营开发部审查。必须使用对方范本的，报公司批准。第五章 各类合同的签订说明第一节 机械物资采购合同的签订说明第九条 合同标的物名称所采购的机械物资名称应为该物资的正规名称。以此保证该合同的严谨性、严肃性。 第十条 发票机械物资采购必须开具发票，如果是个人供货的无法开具发票，则必须要求供货人到当地税务机关代开发票。项目合同部在对该合同的初步审查过程中，必须核对发票事宜，如果合同中未明确发票事宜，则要求该合同的负责人必须明确。如果没有发票，财务不予支付货款。第十一条 起草与审查部门机械物资采购类合同由项目机物部负责起草，项目合同部负责初步审查。机物部与合同部都必须遵守公司关于合同管理的规定。第十二条 公司采购材料的合同公司集中采购材料的合同，由公司会签并签订，以电子邮件的形式传到项目合同部，由项目部履行的，项目合同部按照项目部程序编写编号录入台帐。第二节 机械物资租赁类合同签订说明第十三条 机械名称机械物资的名称应当为该机械设备的正规名称。 第十四条 必须填写的内容在合同中写明施工标段、设备的工作内容、起租的日期、租金。第十五条 发票租赁物资必须开具发票，如果物资是个人所有无法开具发票的，则必须要求设备所有人到当地税务机关代开发票。项目合同部在对该合同的初步审查过程中，必须核对发票事宜，如果合同中未明确发票事宜，则要求该合同的负责人必须明确。如果没有发票，财务不予支付租金。第十六条 起草与审查部门机械物资租赁类合同由项目机物部负责起草，项目合同部负责初步审查。机物部与合同部都必须遵守公司关于合同管理的规定。第三节 地方关系类合同签订说明第十七条 注明事项地方关系类合同中必须写清楚该合同所涉及的事项，避免由于合同表述不清，给公司或项目部带来合同风险。第十八条 对方名称正确完整填写签订合同对方的名称。例如写A县B镇C村村委会，不能只写C村村委会。对方是个人的，个人姓名必须写正确，即与身份证相符。第十九条 房屋场地的租赁房屋场地租赁的合同须留存房屋场地所有人的所有权证明。例如房产证或者村委会证明（该证明须加盖公章），以及身份证复印件。第二十条 赔偿、补偿合同临时占地、赔偿等合同对方为个人的，须个人签字、摁手印并留存对手身份证复印件。单位的须加盖单位公章。第二十一条 发票涉及需要开具发票的，如果是个人的无法开具发票的，则必须要求对方到当地税务机关代开发票。项目合同部在对该合同的初步审查过程中，必须核对发票事宜，如果合同中未明确发票事宜，则要求该合同的负责人必须明确。如果没有发票，财务不予支付。第二十二条 起草与审查部门地方关系类合同由项目合同部起草，或者项目部地协负责人起草，合同部初步审查。地协负责人起草的必须遵守公司关于合同管理的规定。第四节 劳务合同签订说明第二十三条 施工标的与施工内容的填写第一段标段处要填写中标单位的项目标段，工程项目名称为所分包的单位或分部工程项目名称，例如：软基处理。第二十四条 工程名称与地点的填写第2.1条工程项目名称为劳务分包工程的分项工程项目名称或实体工程项目名称，例如：软基处理工程项目中的“水泥搅拌桩”工程项目；第2.2条工程地点填写工程项目所在地的具体地、市、县、镇、村的具体名称；第2.3条填写同2.1条。第二十五条 工程范围的填写工程范围的填写， 200章路基和软基的工程项目，填写具体的施工起讫桩号；400章桥梁工程填写桥梁名称及桥涵中心桩号；500章隧道施工起讫桩号。第二十六条 缺陷责任期缺陷责任期的时间为总合同中规定的时间或业主调整后的时间。第二十七条 承包方式承包方式分固定总价或固定单价两种方式。第二十八条 附表的填写要求附表一中的工程项目填写根据签订的合同项目分项详细填写，劳务分包工程量清单中的工作内容参考工程量计量规则执行；附表二中的进场人员资质情况，机械设备、测、试检仪器的种类、型号、数量，均需要根据劳务分包合同的工作项目填写实际需要配备的内容，与劳务工程项目无关的可以不用填写；如果在签订合同时计划进场的人员和设备不能明确，可以以补充协议的形式填写。第二十九条 单价项目部自行签订的劳务合同，劳务单价要以公司下发的指导价为基础，如果工程项目的单价小于或等于指导价的，项目经理部可以自行签订合同，走公司会签程序，三天内报公司备案，如果工程项目的单价超出了指导价，必须报公司主管领导批准，并附上原因，再走会签程序。第五节 合同留存材料与文本格式的要求第三十条 留存材料留存的材料：个人签订合同需要留存个人身份证复印件。企业或者个体户的留存企业或个体工商户的营业执照、组织机构代码证、税务登记证、资质证书、安全生产许可证、法人授权书、被授权人个人身份证复印件。第三十一条 文本格式正文应当采用仿宋体、小四号字；标题采用仿宋体、小二号字加粗、居中；正文中有小标题的采用仿宋体、小四号加粗。行距采用固定值20磅，但可以视内容进行调整至合适行距。第五章 合同的会签程序第一节 项目部会签程序第三十二条 项目部会签程序项目部自行签订的合同，必须由主管部门负责人、合同部负责人、副经理及总工审核后，项目经理在会签单上签字确认，方可签订执行。每份合同必须留存合同会签单，以备检查。项目部合同会签单见附件。会签的时限由项目部自行掌握，以不影响施工进度为标准。第二节 公司会签程序第三十三条 传回公司的合同传回公司进行会签的合同，必须由项目经理签署意见并署名。为提高工作效率，会签单仅保留项目经理签署栏，签字的项目经理或公司授权人对该合同负全部责任。新会签单见附件。第三十四条 公司会签程序公司经营开发部收到合同应当在第一时间登记并统一在当日下午4点发给各个部门负责人。公司各个相关部门在第三个工作日下午4点之前回传经营开发部合同管理人员。各个相关部门逾期的将上会通报。经营开发部收到会签后的合同按照各个相关部门的意见整理形成统一的意见并与项目部及其他业务部门进行沟通，项目部或业务部门修改好后及时反馈公司。无异议的执行。公司负责签订的新项目开工前的劳务合同。公司形成的劳务合同，由经营开发部组织会签。经营开发部对会签完毕的合同统一归档，并及时交接给项目部。项目部合同部收到劳务合同后，组织合同的交接，并签署交接单回传公司经营开发部。公司签订的材料设备合同。公司形成合同后，由机械物资部交于经营开发部，由经营开发部组织会签。会签后，由经营开发部定期统一发给项目部合同部。项目部收到该合同后，编写入合同台帐，并传给项目部机械物资部，按照合同与公司规定执行。第三节 合同会签的分类第三十五条 会签合同与备案合同为提高合同签订效率，合同会签采用公司会签与公司备案两种形式。即会签的合同必须传回公司经营开发部进行会签后方可正式签订。项目部自行签订、履行的合同，属备案的合同。合同内容应符合法律规定、符合公司规定、维护公司利益。备案合同须在签订完三日内以传真或电子邮件的形式传回公司经营开发部进行留存备案，以备核查，合同原件须30日内送交公司经营开发部。第三十六条 会签的分类（一） 必须公司进行会签的合同：1、项目开工前期的劳务合同，由公司统一签订，各部门会签；2、对于特殊施工工艺或关键工程，项目部可以自行联系施工队伍，项目部草签后，须传回公司进行会签。3、租期超出3个月以上的由公司机械物资部统一安排。4、公司机械物资部所有的采购合同必须会签。（二） 项目部自行会签、签订、履行，属公司留存备案检查的合同：1、项目部办公生活生产驻地的场地或房屋的租赁。2、临时占地类、赔偿以及其他涉及地方事务总额在50万元以下的合同。3、机械租赁租期在1个月以内按计日工程序执行。租期在1-3个月的按公司机械物资部市场指导价自行签订合同，超出市场指导价必须上报公司批准后签订合同，合同原件留存公司经营开发部。4、临时建设总金额在50万元以下的合同，主要包括临时便道、便桥，临时建设工程。5、项目施工中期的需签订劳务合同的，项目部可以自行联系施工队伍，经项目部内部会签后签订合同。公司留存合同原件。6、其他，项目部可以自行签订、履行的合同。第六章 合同交底第三十七条 合同交底项目合同部收到公司传来的合同应当及时交接给各个部门，各部门应当熟悉了解合同内容。第三天由项目合同部组织开会进行合同交底。项目合同部应当将合同中的重要内容进行交底，主要包含以下内容：第一合同标的，第二材料供应情况，第三结算支付规则，第四工程项目包含的工程内容，第五付款比例，但不限于以上内容。第七章 合同履约检查第三十八条 履约检查的内容和要求履约检查的基础是双方建立的正式合同，首先对于已经进场签订合同的队伍按其承接工程量的大小将进场人员和机械设备的要求进行明确，双方签字后作为合同的组成部分，以达到能够完成工程施工计划为目的。然后才能按此标准进行检查，对于以后项目再签订合同，一定要将合同中后附的人员和机械设备、测试检仪器表格填写完整，以备检查。履约检查的项目包括劳务队伍配备的人员、机械设备、农民工工资发放、工程质量、安全生产和工程进度情况六方面进行检查。第三十九条 履约检查的重点履约人员检查中要重点检查人员数量是否能满足工程施工需要，劳务队伍配置的技术人员（总工或技术负责人，工班长）资格证书、工作经历、技术管理能力是否满足工程需求，工班长是否能够熟悉相关工种的技术知识，熟悉施工图纸、合理安排施工任务。履约机械设备重点检查设备的数量、新旧程度、工作年限、完好状态和利用效率。农民工工资的发放是否按人数、考勤、工资标准、按月足额发放。对于各劳务队伍要重点检查签订合同的法人和实际现场负责人是否为同一个人和帐户，财务付款要只对一个人和帐户，也就是签订合同的本人，特别是对于大包的劳务队伍，我们也要对其下属的分包队伍按规定内容进行检查。第四十条 履约检查的项目部门组织和分工履约检查由项目合同部组织，工程部、机物部、办公室和财务配合完成每期的检查。由合同部通知检查的时间；工程部负责劳务队伍进场技术人员和机械设备的统计和检查工作，对工程施工产生的影响进行分析，对工程质量、安全生产和工程进度进行检查，并写出检查报告；机物部负责对劳务队伍进场的材料进行检查，并写出检查结果；民工工资发放情况由办公室和财务部负责、合同部配合全面检查。依据公司制定的农民工工资管理制度检查，最后由合同部将各部门的检查情况进行汇总整理后上报。第四十一条 检查的频率和上报时间 对于刚进场劳务队伍的检查，进场一星期后，对其按第一项内容要求进行一次全面的检查，将检查结果整理后3日内由合同部上报公司经营开发部，一周后再进行一次复查，并将复查的结果在3日内上报公司经营开发部。对于进场正常施工后所有的劳务队伍，按其合同中签订履约情况和其承担的工程项目任务量的大小进行检查，每月20日检查一次，各部门要做出检查结果分析，并由合同部出具最终的检查结果总结，并在每月的25日随各种报表一起上报公司经营开发部。对各劳务队伍每月施工工程项目的工程质量、安全生产和工程进度进行检查，工程质量的检查标准按公路工程施工技术规范和公路工程质量检验评定标准（JTGF80/1-2004）及安全生产操作规程进行。工程进度按项目部制订的月工程施工计划和周工程施工计划进行，此项检查工作由工程部执行，并对检查结果进行分析。第四十二条 履约检查的处理结果 要求各项目部对每次的检查结果进行分析汇总，对于未能达到履约条件的劳务队伍要提出具体的整改要求，并限日进行整改，在下次的检查中进行重点复查，对于屡次达不到履约要求的劳务队伍，要给予适当的处罚措施，或清退出场的决定。处理结果可以视情节轻重给予处罚，并和管理处给我项目部的处罚和资励相结合，并将处罚结果以经理部红头文件的形式下发至各劳务队伍，并分别给项目财务部一份和公司经营开发部一份。合同管理的表格、台账附件附件一、合同管理台账合同台帐应当按照公司规定编写清楚，便于公司与项目部的查阅和管理。合同台帐与经营开发部其他上报资料一同上报给公司。公司经营开发部合同管理人员有权随时检查项目部合同台帐的编写情况。合同台帐可以与合同扫描件形成链接，便于查阅和管理。 项目部合同台帐序号日期合同编号合同名称签订方合同标的 合同会签签订情况合同签订日期留存材料履约情况归档情况备注甲方乙方合同金额，简要内容会签时间会签情况1234567合同台帐编写说明：1、编写日期为该合同编写入本台帐的日期；2、合同编号按照规定连续编写，如有合同作废或取消，则仍然保留该标号。编号不允许重复；3、签订方为合同签订的双方或者三方；4、合同标的为本合同所涉及的价款，或简单内容；5、会签情况填写是否经过公司会签；6、签订情况填写哪一方签字，例如：双方签字、对方签字；7、保留文件填写留存对方的材料，例如身份证复印件、营业执照复印件等8、履行情况填写该合同是否履行完毕；9、归档情况填写在公司归档或