办公室岗位职责与工作流1.doc

办公室岗位职责与工作流程公司办公室是为公司各项业务提供服务、协调、管理等工作的综合性职能部门。根据公司2003年25号文件关于部门工作职责的精神，为使本部门工作高效、有序、协调运作，特制定办公室岗位职责如下：一、办公室主任：岗位职责1、 落实办公室的管理、协调、服务等工作职能。2、 对本部门工作负责，保证本部门工作高效运转。3、 做好公司内协外联等工作。4、 加强本部门员工队伍建设，提高其业务能力和管理水平。5、 严格控制各项办公行政费用支出。6、 领导交办的其他事务。具体包含但不限于以下事务：1、 内部事务：1) 负责本部门日常管理，根据有关规定，确定、调整部门员工岗位职责，对部门内部员工进行绩效考核。2) 协调公司各部门之间协同完成工作。3) 负责制订公司行政办公制度并督促落实；4) 根据公司车辆管理规定，负责公司车辆的统一调度。5) 协助人力资源部做好员工福利的工作。6) 负责收集整理公司内外的反馈信息及合理化建议，将公司相关检查结果的汇总分析、上报知达。7) 协助公司领导完成重要文稿的草拟，负责公司公文的起草、制作及发放。8) 记录、整理公司办公会议纪要。9) 行政管理工作，组织做好公司行政后勤事务，统筹管理安全、消防、办公环境、卫生秩序、员工宿舍等工作，与其他部门协同工作。10) 协调网上办公的相关工作。11) 协助人力资源部做好公司体贴工作。与协同相关部门领导，以电话、走访等多种方式予以慰问。2、外部事务：1) 负责公司的对行业主管机关及各政府管理机构、兄弟合作单位等的联络工作。2) 协调与房屋业主、物业等单位的关系，为公司各项工作创造良好的环境。3) 节假日前走访主要领导与关系单位，加强与相关单位的联系。4) 重要来访者接待及安排。包括礼品选定、宴请等。5) 协助处理公司的重要法律事务。二、行政管理岗位： 岗位职责：1、负责公司办公室行政管理的各项工作的实施。协助办公室主任做好行政管理事务。包括但不限于以下事务：1) 负责安排公司各种行政办公会议和公司重要会务和活动的组织、建档工作。2) 文体活动（包括旅游）组织，活跃员工生活。3) 协助组织、执行、落实公司后勤与安全、消防、办公环境、卫生秩序、员工宿舍等具体工作。4) 按时缴纳公司领导移动话费。5) 员工生日等由办公室负责办理的公司体贴工作。6) 春节、元旦、中秋节等重要节日的贺卡及礼品（包括日常礼品）的购买、派送、登记的工作。7) 员工午餐管理工作，包括用餐统计、报送人力资源部数据等。8) 协助做好各种服务、外联工作。2、保管公司各类公章，依据公司有关公章管理规定严格管理。3、依照行政规章办理公司所需各种证照及各种证照的变更、年检、终止手续等有关法律事务。日常工作内容与流程1、 1月5日，公司营业执照、代码证年检准备工作；2、 1月15日前，春节员工福利、关系单位走访、礼品及值班工作安排；具体见，由办公室主任协调有关部门协助办理。3、 2月15日（春节过后），再次检查证照年检工作并组织实施（3月底前完成）； 4、 3月1日，妇女节有关慰问、福利工作；5、 3月5日，查询消费者权益日活动，如有需要，配合或牵头准备工作；6、 4月5日，筹划组织员工春游；7、 4月25日，筹划五一劳动节与五四青年节活动，安排五一假期值班；8、 5月8日，查询世界电信日活动，确定是否牵头或配合工作；9、 5月中下旬，组织检查办公生产等空调运行情况；10、 6月25日，筹划七一党的生日活动；11、 8月30日，准备中秋节福利、贺卡、拜访、礼品工作；具体见，由办公室主任协调有关部门协助办理。12、 9月25日，国庆节值班安排工作； 由办公室主任协调有关部门协助办理。13、 10月底，检查取暖设施运行情况；14、 12月15日，筹备并组织实施有关元旦总结会议、员工福利、贺卡寄发、礼品及值班工作安排； 具体见，由办公室主任协调有关部门协助办理。15、 其他季度、月度工作：每季度末缴纳员工宿舍的房租；每季度在收到创业园物业部门水电费资料后，及时缴纳费用（根据工作情况，争取一周内完成）；每月第2个工作日前，确定员工午餐费消费明细，报人力资源部制作工资表；每月初统计、分析、核实并缴纳生产车间的水电费用（根据工作情况，争取一周内完成）；每月20日前，缴纳领导电话费；每月26日前，统计当月礼品支出，报前台汇总费用，并盘点仓库库存。每周三检查办公、研发、生产环境卫生，于次日通报检查结果，并保留记录。三、前台管理岗位：岗位职责：1、 注重礼仪，维护公司形象，礼貌接待外来访人员。2、 负责公司总机电话的转接。灵活处理一些不明身份的电话。3、 工作时间，负责公司门卫管理，按照有关规定对出入公司人员、财物进行管理。外出人员（含出差）一律在前台登记，作为考勤的依据。4、 负责员工考勤，做好相关记录。5、 收发信件、预订机票车票及其它前台事务。6、 行政办公费用汇总、分配。日常工作内容与流程1、 重要客人来访，代为登记、发贵宾证，电话通报公司领导，引导至公司领导办公室；一般客人来访，填写来宾登记后，通知相关人员到前厅或会议室接见，需进入办公区的，发放参观证，需相关人员引导方可进入。2、 来电询问公司领导及部门重要岗位人员的私人联系方式（如移动电话、宅电等）时，原则不允许透露。可以请来电者留下联络方式，请相关人员回复。3、 承担公司领导及其它重要公文的录入、打（复）印。协助公司行政公文的打（复）印、分发。4、 考勤记录每月第2个工作日前汇总报人力资源部。对请假、调休、加班、未打卡人员的考勤需有部门经理签字的书面证明。5、 办公易耗品的保管及发放。包括新购买办公用品的入库、发放及每月26日前汇总各部门费用（含电话冲值、移动电话费用、打印、复印、办公用品领用、车辆里程、宿舍房租等）。6、 对每天寄往公司的所有邮件进行登记，并通知收件人领取；发出的信件，发件人填写申请单，经部门经理签字后办理。紧急、特殊的邮件需安排快件及其他形式发出。7、 为提出委托要求的出差员工通过协议宾馆、服务卡、优惠卡等方式代订票、订房。8、 负责公司报刊的管理。每天将公司报刊分门别类，分别递交公司领导及相关部门，每天整理报刊架，摆放整齐有序。9、 印制名片管理。申请人书面申请，明确名片内容如称谓等，须经部门经理或分管副总签字后联系印制。10、 每季度联系清洗饮水机一次。四、统计管理岗位： 岗位职责：1、 依照国家档案管理规定和公司实际，做好公司所有文件、资料存档及档案管理。2、 制定和完善全部档案管理制度和程序，按规定督办各部门档案的立卷与归档。3、 全部证照、证书、证本、数据的存档与分类管理。4、 负责收存与公司业务有关的档案：公司内部所有下达文件；公司外部所有接收文件及资料；公司办公室会议记录及资料；有关公司所有秘密、机密、绝密文件、资料；公司重大活动、事件记录和重要数据、图片等。5、 按规定程序，协助做好档案的借阅、查询。6、 负责公司对外报表的制作、发送。7、 公司图书资料及其它参考资料的管理。8、 负责公司公文的拟、收、发、存，对公司文书工作进行规范化管理。日常工作内容与流程：1、 按照考核管理规定，每月26日报前台当月各部门分配的耗材（打印、复印、纸张等）费用。2、 每月26日前统计各部门车辆使用情况，各部门电话费用支出情况，报前台汇总。3、 按照规定，按时完成上报信息产业厅、高新区等各类工业统计报表（详见工作流程）。五、资产设备管理岗位：1、 常用办公设备及易耗品的采购。按照有关规定对公司礼品的购买及保管工作负责。2、 负责对公司资产经常核查、会同盘点和维修维护工作，保证财产帐、卡、簿与实物相符，提高各项资产设备的利用率和使用寿命。3、 按照公司设备工装管理制度的要求，做好办公设备的选型、购置、安装、调试和验收、维修、定期检查和储存工作。4、 清查登记已有资产，按统一的格式建立台帐。5、 负责办公电话系统、办公局域网维护，依据企划部确定的内容协助网站的维护、管理、更新等。日常工作内容与流程：1、 每半年全面核查资产存量，做到帐实相符，并对不符的问题调查清楚，书面汇报领导。2、 对公司存量与新增资产按统一的编码规则编号，对后续资产变动（包括使用人、使用部门与位置）即时登记。3、 对电话交换机、局域网服务器每半年提交检查报告，发现问题及时解决。4、 网站维护，每日检查网络、网站是否正常，依据企划部明确的资料修改网站内容。六、车辆管理员岗位： 岗位职责： 1、公司车辆、燃油使用管理及例行公务用车管理，对车辆的安全运行负责。2、制订安全行车、车辆使用、燃油、维修保养等规章制度。3、建立车辆运行档案，保留所有相关车辆维修、保养等记录单据。4、组织车辆的日常清洁保养，保证车辆整洁、安全。5、驾驶员交通法规、安全驾驶知识的宣传教育。6、办理与车辆有关的一切证照和手续7、处理交通意外及交通事故。8、协调并与交通局、交警、车管所等车辆管理部门保持良好的关系。9、办理车辆购置手续等相关事宜。日常工作内容与流程：1、 每月至少一次检查车辆水、电、油、轮胎、制动等设施，保证车辆的安全运行。2、 每个季度末月20号前，购买各类车辆养路费、规费。3、 保险购买：每辆车上年度的保险期满前10天。4、 按月办理车辆年检的有关手续。5、 负责有关车辆过户、报废等手续的办理。6、 负责制定每月的燃油使用计划并购买；每月26日前统计公司公务用车燃油使用情况。7、 由非具体负责人驾驶的车辆，每次运行回公司后，对车辆尽职检查（建立检查明细表），对出现的问题立即提出、记录，做出书面报告并由驾驶人员签字、备案。对问题车辆做必要检修。8、 按月统计公务用车使用情况并做出合理的分析。各岗位根据工作中的实际情况、具体联系的服务单位，对照岗位职责、详细工作内容，进一步补充、完善流程重要节、假日工作安排工作内容时间主要工作完成期限协调者责任人备注中秋节、元旦寄送贺卡节日前14天整理、更新公司所有客户、关系单位名单3天内公司各相关部门办公室行政专员公司领导确定节日前10天准备贺卡。购买或者自己设计、印刷，准备相应数量的信封一周内公司企划、采供等相关部门办公室行政专员节日前5天寄送贺卡2天内办公室行政专员办公室所有人员均参与春节拜年节前5天整理、更新公司所有客户、关系单位名单3天内公司各相关部门办公室行政专员节前2天对名单分门别类，确定相关的负责人并递交属本人负责的名单1天公司各相关部门办公室行政专员春节责任人通过上门、电话、短信等形式对客户、关系单位拜访春节期间相关的负责人节后上班的第一个工作日统计、落实节日期间拜年情况；如有必要，组织相关人员上门拜访1天公司领导及相关部门人员；办公室行政专员；节日礼物（券）的发送节前15天对刷新的客户、关系单位名单提出初步方案3天内公司分管领导、各相关部门办公室主任公司领导最终确定节前10天根据方案，购买各类礼物（券）1天办公室主任、行政专员节前10天内 走访、发送礼物（券）公司领导、各相关部门节后3个工作日内剩余礼物（券）返还、上缴1天各相关责任人员工福利节前15天办公室广泛征集员工意见，提出员工福利发放方案。3天公司各部门办公室主任、行政专员公司领导最终确定节前10天根据