zj6文件和资料管理制度.doc

1目的为了使安全标准化管理体系文件的识别、批准、发布和撤销以及安全标准化资料得到有效控制，以确保对安全标准化管理体系有效运行具有重要作用的岗位都能得到有关文件和资料的现行有效版本，防止作废版本的使用，特制定本程序。2适用范围适用于本公司安全标准化管理体系运行中的所有文件、资料的控制。3职责：3.1安全标准化管理手册由最高管理者批准颁布，程序文件由管理者代表批准颁布；3.2安环科负责安全标准化管理手册、程序文件的组织编写、更改以及组织体系文件的评审工作，负责组织实施适用法律、法规的获取与识别，负责各单位支持性文件的批准；3.3各部门负责相关文件的实施，文件制(修)订意见的提出，作业文件的编写以及本单位文件和资料的日常管理；3.4办公室负责安全标准化体系文件、外来文件、有关资料的发放、登记、回收、销毁、存档及借阅。4工作程序：4.1文件和资料的分类4.1.1公司安全标准化管理体系的文件分为三个层次：-第一层次：管理手册；-第二层次：程序文件；。-第三层次：工作文件。包括以下四部分：（1）操作性文件。指为使体系程序文件更具可操作性而进一步细化，对体系程序文件有直接支撑作用的文件。如安全管理制度、实施细则、操作规程、作业指导书等；（2）体系的外来文件。公司适用的安全标准化法律法规和其他要求文件。4.1.2公司需要进行有效管理，防止遗失损坏的资料主要有以下这些：（1）矿区平面布置图（2）地质构造图（3）水文地质图（4）岩性分布图（5）环境和地理位置资料（6）重要设备设施资料（7）化学危险品、油类资料（8）法律法规性资料（9）技术标准性资料；（10）井上下工程对照图（11）开拓系统图；（12）纵投影图；（13）各中段平面图；（14）通风系统图（15）供排水系统图（16）供电系统图；（17）采空区资料； （18）废旧井巷资料；（19）设计资料；（20）安全评价报告；（21）承包方、相关方资料；（22）安全管理及生产过程中产生的按规定须保存的各种记录、报告等，如事故报告、检测报告。4.2 文件的编制、审核、批准4.2.1管理手册由安环科组织编写、修订，安全标准化管理者代表审核，公司总经理批准；4.2.2程序文件由安环科负责编写和修订，安环科负责人审核，管理者代表批准；4.2.3第三层次的操作性文件由体系要素的主管部门编写和修订，主管部门负责人审核，管理者代表批准。各生产单位编制的操作性文件，本单位负责人审核，安环科批准；4.2.4适用于公司的有关安全标准化法规目录清单，由管理者代表审核批准；4.3安全标准化管理系统文件的标识4.3.1 操作手册的标识ZJKH/AQBZH2009ZJKH单位代码AQBZH系统代码 一级文件2009发布年份4.3.2程序文件的标识ZJKH/AQBZH（3）12009ZJKH单位代码AQBZH系统代码 二级文件（3）系统元素号1程序或制度文件序号2009发布年份4.3.3三级文件和外来文件不做编号（记录除外，详见记录控制程序），以原有文件名称标识。ZJKH/AQBZH（3）12009（001）ZJKH单位代码AQBZH系统代码 二级文件（3）系统元素号1记录文件序号2009发布年份（001）同样记录文件顺序号4.4 文件的发放4.4.1管理手册和程序文件及其他文件，办公室负责发放；其他由安环科分发；4.4.2文件发放对象及范围主要有：公司领导、各部门、内审员、特种设备的操作岗位、危险化学品管理岗位等；4.4.3文件发放分为“受控”发放和“非受控”发放。凡对该份文件需追回更改的发放为受控发放，发放时应加盖红色的“受控印章”，并在文件适当位置编号，领取人应在发放登记上签署姓名和日期。凡毋需对该份文件追回修改的发放为非受控发放（如相观方索要），发放时盖红色“非受控印章”，领取人在发放登记上签署姓名和日期即可。4.4.4上级文件的传阅按文件管理制度执行。4.4.5相关方提供的文件由相关方的对口单位负责分发或内容传递，法律、法规由安环科发放；4.6文件的制(修)订4.6.1文件制(修)订的条件公司的组织机构、技术改造、设备更新等变化，现文件不能满足需要的；上级文件或标准进行了修订，现公司文件与之相抵触的；经使用单位(部门)反映，文件的可操作性不强或与实际中行之有效的做法不相符的。4.6.2文件制(修)订的提出与归口使用文件的单位负责文件制(修)订意见的提出，由安全处负责统一修订。4.7文件的批准发布修订的文件经总经理（管理手册）、管理者代表批准后，由办公室发布并收回原文件。4.8文件的更改4.8.1文件更改的分类4.8.1.1手改：指某些字、符号等出现错误时进行的修改；4.8.1.2一般更改：指对原文件进行部分补充或完善、文件的主要内容没有发生根本变化的修改；4.8.1.3更版：指对原文件版面内容更改二分之一以上，或原文件的主要内容发生较大变化的更改。4.8.2文件更改的方法和步骤4.8.2.1手改的方法是由安环科以书面形式下达勘误表，各单位受控版本按勘误表进行手改。具体手改的方法是：在错误处划两条水平线，将正确内容写在上方或边上；4.8.2.2一般更改由原文件起草单位填写“文件更改申请表”，并按上述步骤执行后，与原文件一同使用；4.8.2.3更版由原文件起草单位填写“文件更改申请表”，经批准后分发新版，收回旧版；4.8.2.4所有文件更改，文件管理部门应进行编号登记，并编制文件更改一览表。4.9作废文件的处理4.9.1文件作废后，应停止使用作废文件，送交办公室统一处理，如需留作资料，则应加“作废”标识，以确保只使用有效的文件版本；4.9.2办公室应及时收回作废文件，予以更新，经主管领导批准